Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 14.12.2018 –25.01.2019 r., z przerwą w dniach: 20 - 31.12.2018 r. oraz 14 – 15.01.2019 r., przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Szczecinie przy ul. Jodłowej 11 (zw. dalej PP 13) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2017 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 11.03.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Szczecinie (zw. dalej PP 13) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• naliczeniu i wypłacie pracownikom premii w wysokości niezgodnej z obowiązującym regulaminem wynagradzania,
• naliczeniu i wypłacie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego w zawyżonych kwotach,
• naliczeniu i wypłacie pracownikowi nienależnego dodatku za warunki szkodliwe,
• naliczeniu i wypłacie pracownikowi zawyżonego zasiłku na zagospodarowanie,
• zapłacie po terminie składek z tytułu ubezpieczenia społecznego,
• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu najmu sal,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• braku wykazu użytkowanych programów finansowo – księgowych.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• prowadzenia akt osobowych,
• pobierania opłat z tytułu żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji.
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

      Wykonanie dochodów budżetowych w PP 13 w 2017 r. wyniosło 90.218,50 zł, co stanowiło 109,12 % planowanej kwoty w wysokości 82.680 zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 89.984,50 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 –  234,00 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 147.242,70 zł, co stanowiło 93,70 % planowanej kwoty w wysokości 157.150 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 137.509,62 zł), wpływów z najmu składników majątkowych (§ 075 – 9.470,08 zł), z pozostałych odsetek (§ 092 – 113,00 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 097 – 150,00 zł). 

Kontroli poddano 25. umów cywilno-prawnych zawartych z rodzicami/ opiekunami na rok 2017/2018 (tj.  16,67 % ze 150. wg stanu na dzień 30.09.2017 r.), obowiązujących od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.887,50 zł, tj. 2,01 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie w wysokości 137.509,62 zł.

Kontroli poddano również wszystkie obowiązujące w PP 13 w 2017 r. umowy najmu oraz rozrachunki z tytułu wszystkich zawartych umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 234 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ewidencja kwot wynikających z rozliczenia opłat z tytułu wyżywienia  w przedszkolu (odpisów w przypadku nieobecności) za dany miesiąc ujmowana była dopiero w miesiącu następnym, co naruszało postanowienia art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanego dalej uor (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Było to niezgodne również z § 18 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planówkont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Ustalono ponadto, że w ewidencji analitycznej opłat za wyżywienie, prowadzonej w systemie komputerowym, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym wpłata ta została ujęta. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Odsetki z tytułu nieterminowo regulowanych należności za pobyt w PP 13i wyżywienie naliczane były od kwoty 0,10 zł.  W świetle obowiązujących przepisów jednostkanie może być zwolniona od naliczania odsetek nawet w najmniejszych kwotach, nie jest też uprawniona do tego ażeby wyznaczać minimalny próg odsetek od którego zacznie ich naliczanie.naruszało to postanowienia ówcześnie obowiązującego § 8 ust. 5 rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości , w związku z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), według którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W toku kontroli należności z tytułu najmu powierzchni użytkowych stwierdzono, że główny księgowy nie naliczył i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania ww. płatności. Na podstawie dokumentacji księgowej ustalono, że były one regulowane po terminie wskazanym na fakturach oraz w umowie (w 12 przypadkach z 39 poddanych badaniu, a opóźnienia wyniosły od 1 do 31 dni). Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznychsą obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Dodatkowo wszystkie 34. wyciągi bankowe, dotyczące objętych kontrolą dochodów, nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, a zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych nie zawierało wskazania miesiąca. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 13 był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności wymagalne z tytułu towarów i usług wykazane zostały w kwocie 3.877,68 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności netto w kwocie 798,90 zł. 

Należności ogółem PP 13 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 1.615 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 5.492,68 zł.

Z kwoty 3.877,68 zł należności wymagalnych, do dnia 31.12.2018 r. nie została uregulowana kwota 3.532,68 zł. W stosunku do należności niezapłaconych w terminie w 2017 roku nie były podejmowane żadne czynności windykacyjne.

Osobą odpowiedzialną w PP 13 za monitorowanie należności był główny księgowy. Szafrańska.

Należności z tytułu wyżywienia oraz pobytu za okres 2017 r. w kwocie 345,00 zł zostały uregulowane w styczniu 2018 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 13 w wysokości 1.582.472,00 zł zrealizowane zostały w 99,37 %, tj. w kwocie 1.572.566,70 zł (środki budżetowe na kwotę 1.425.324 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 147.242,70 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 16 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 105.017,01 zł, co stanowiło 6,67 % wydatków jednostki ogółem (sfinansowanych w całości ze środków budżetowych),
• 11 wyciągów bankowych i 1 raport kasowy,
  • 8 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami,
• 11 umów dotyczących wydatków, 3 zamówienia, 4 protokoły odbioru.

    Ustalono, że w 1. przypadku na 11 poddanych kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań oraz 2 aneksy do umów nie zostały przekazane przez Panią do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta. Dodatkowo w 9. przypadkach umowy nie były zaparafowana przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur, rachunków, wyciągów bankowych i raportów kasowych wykazała że:

• we wszystkich przypadkach wyciągi bankowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, a zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) nie zawierało wskazania miesiąca,
• w 1. przypadku dekretacja raportu kasowego nie zawierała wskazania miesiąca i podpisu osoby odpowiedzialnej.

Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 13 był główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury/rachunki (16) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3.000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem w sprawie zamówień), po uprzednim dokonaniu analizy rynku.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach, a wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2 Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 129.658,88 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 101.814,49 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 27.844,35 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania jednostki dotyczące nadpłaty rodziców/opiekunów z tytułu żywienia dzieci w kwocie 1.037,80 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 25. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 16 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 145.388,20 zł, tj. 18,2 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 764.895 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 7.206,09 zł, tj. 12,16 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 59.252 zł.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 2 pracowników, na 4 poddanych kontroli nieprawidłowo naliczone zostało dodatkowe wynagrodzenie roczne, wypłacone za 2016 r. Stwierdzono, że w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględniono wypłacone w 2016 r. nagrody i jednorazowe premie uznaniowe, co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 1.097,78 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1872), wg którego powyższe wynagrodzenie ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, natomiast według § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14 ze zm.) do ww. wynagrodzenia nie wlicza się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. 

W kontrolowanym okresie na podstawie decyzji dyrektora, głównemu księgowemu wypłacono dodatek za warunki szkodliwe w łącznej kwocie 261,60 zł. Możliwość wypłaty powyższego dodatku nie została jednak przewidziana w obowiązujących w badanym okresie przepisach, tj. rozporządzeniu Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.), ani wskazana w regulaminie wynagradzania jednostki.

Ustalono ponadto, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela kontraktowego wypłacona w styczniu 2017 r. zasiłek na zagospodarowanie w zawyżonej o kwotę 139,86 zł wysokości, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. Dz.U.2017.1189), według którego nauczyciel, który uzyskał stopień nauczyciela kontraktowego w ciągu dwóch lat od dnia podjęcia pierwszej pracy zawodowej w życiu w szkole i posiadał kwalifikacje wymagane do zajmowania danego stanowiska, otrzymuje w szkole wskazanej jako podstawowe miejsce zatrudnienia na swój wniosek jednorazowy zasiłek na zagospodarowanie w wysokości dwumiesięcznego otrzymywanego wynagrodzenia zasadniczego.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

Stwierdzono również, że w grudniu 2017 r. 10. z 12. pracownikom niepedagogicznym dyrektor przyznała premie w kwocie znacznie przewyższającej ramy określone w obowiązującym Regulaminie wynagradzania pracowników (obowiązujący w PP 13 od dnia 01.01.2012 r.), zwanego dalej regulaminem wynagradzania. Najwyższa przyznana przez dyrektora w grudniu 2017 r. premia wyniosła 11.100 zł, przy wynagrodzeniu zasadniczym w miesiącu wypłaty premii 2.578 zł. W pozostałych przypadkach wypłacone premie stanowiły wielokrotność wynagrodzenia zasadniczego pracownika, a w jednym przypadku wysokość przyznanej premii była nawet siedmiokrotnie wyższa od płacy zasadniczej pracownika. Stało to w sprzeczności z zapisami pkt 2 i 3 załącznika nr 4 do ww. regulaminu, według których pracownikowi niepedagogicznemu może być przyznana premia regulaminowa w wysokości do 40 % wynagrodzenia zasadniczego miesięcznie, a niewykorzystane środki premiowe można przeznaczyć na podwyższenie premii maksymalnie do 100 % wynagrodzenia zasadniczego pracownika.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi dyrektor, ponieważ zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu wynagradzania to dyrektor decyduje o przyznaniu pracownikowi premii w określonej wysokości.

W aktach osobowych wszystkich objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującymi zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Ustalono jednak, że pracownicy zostali zapoznani z treścią ww. regulaminu.

W badanym okresie dyrektor był osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 7.053 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 298.621,63 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że zapłaty składek z tytułu ubezpieczenia społecznego za miesiące:

- kwiecień 2017 r. dokonano w części po terminie. Kwotę 15.373,34 zł zapłacono w dniu 08.05.2017 r., tj. 3 dni po przypadającym na 5 maja terminie płatności;

- listopad 2017 r. dokonano w części po terminie. Kwotę 23.629,00 zł zapłacono w dniu 06.12.2017 r., tj. 1 dzień po przypadającym na 5 grudnia terminie płatności;

- grudzień 2017 r. dokonano w części po terminie. Kwotę 39.336,36 zł zapłacono w dniu 09.01.2018 r., tj. 4 dni po przypadającym na 5 stycznia terminie płatności;

Opóźnienia w zapłacie składek naruszały art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), według którego jednostki budżetowe opłacają składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.

 Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).

W 2017 r. PP 13 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 234 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 90.218,50 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.425.324 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 147.242,70 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 3.877,68 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 82.680,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.425.324,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 428.931,00 zł (dokonano 15 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 157.150,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 35.000,00 zł (dokonano 4 zmian planu).

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywności, arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie przemysłowym, protokół z inwentaryzacji kasy, 6 potwierdzeń sald i dokumentacja dotycząca weryfikacji sald kont.

W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie dotyczących środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki oraz podpisem osoby, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Ponadto w ww. księdze inwentarzowej dokonywano zapisów, nieposiadających trwałego charakteru, tj. przy użyciu ołówka.

Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał główny księgowy.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją, a wartość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zakładową politykę rachunkowości.
2. Regulamin Kontroli Zarządczej - zarządzenie nr 1 z dnia 03.01.2011 r.
3. Instrukcję kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych z dn. 01.01.2011 r.
4. Zakładowy Plan Kont - zarządzenie nr 1 dyrektora z dn. 03.01.2011 r.
5. Instrukcję kasową - zarządzenie nr 5 z dn. 01.09.2007 r.
6. Instrukcję magazynową - zarządzenie nr 6 z dn. 01.09 2007 r.
7. Instrukcję rozliczania podatku  VAT wprowadzoną w dn. 25.11.2016 r.
8. Regulamin wydatkowania środków finansowych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych - zarządzenie nr 18/2014 z dn. 30.12.2014 r.
9. Instrukcję przebiegu inwentaryzacji - zarządzenie nr 4 z dn. 01.09.2007 r.
10. Procedury kontroli dokumentów księgowych i zaciągania zobowiązań.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

  W toku kontroli stwierdzono, że opis systemu przetwarzania danych nie zawierał wykazu programów finansowo – księgowych oraz płacowo – kadrowych, nie zawierał nazw, numerów licencji użytkowanych obecnie programów, daty wprowadzenia ich do użytkowania oraz wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 13 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących
z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 1 korektę deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży oraz 56 faktur z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 56. faktur/faktur wewnętrznych, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- w 18. przypadkach nie zachowano ciągłości w nadawaniu numerów faktur/faktur wewnętrznych, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 306 pkt 2 i § 315 (dotyczy faktur) oraz w § 325 pkt 2 i § 316 pkt 2 (dot. faktur wewnętrznych) załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin; z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin nr 315/17 z 05.07.2017 r.),

- we wszystkich 26. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 8. przypadkach w fakturach wewnętrznych nie wskazano miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 5. przypadkach wskazane w fakturach wewnętrznych miary i ilości nie uwzględniały godzin pobytu dzieci w PP 13, za które obowiązywała cena jednostkowa inna niż 1 zł/h,

- na 24 fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Ustalono ponadto, że w 1. przypadku deklaracja VAT-7 za 2017 r. sporządzona została i przekazana do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług  Gminy Miasto Szczecin, tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za luty została sporządzona i przekazana dopiero w dniu 13.03.2017 r.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2017 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Było to spowodowane nie korzystaniem przez PP 13 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2017 r. wyniosłaby 19,28 zł. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że jednostki budżetowe działają w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin. Szczególnie po uwzględnieniu efektu skali przy dostawie mediów, kwoty możliwe do odliczenia mogą być znaczące.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w wystawionych fakturach i fakturach wewnętrznych. Należny podatek od towarów i usług przekazywany był na konto UM Szczecin terminowo.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2017 r. w jednostce przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne, tj. kontrola w dniu 07.12.2017 r. przeprowadzona przez Powiatową Stację Sanitarno – Epidemiologiczną dot. działu żywienia oraz kontrola w dniu 14.12.2017 r. przeprowadzona przez Zachodniopomorskie Kuratorium Oświaty dot. oceny pracy dyrektora.

W wyniku kontroli ustalono, że o przeprowadzonych przez organa zewnętrzne kontrolach dyrektor nie poinformował WKiAW. Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania dyrektora WKiAW o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2017 r. rolę administratora systemu, który nie mógł zmieniać własnych uprawnień, ale mógł dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem daty dowodu księgowego, daty dokonania operacji gospodarczej oraz z opisem operacji.
2. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
3. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
4. Dekretacja dowodów księgowych ze wskazaniem miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
5. Każdorazowe dokonywanie kontroli księgowych wyciągów bankowych i składanie na nich podpisów osób za to odpowiedzialnych.
6. Podjęcie czynności windykacyjnych w stosunku do należności wymagalnych.
7. Naliczanie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości. 
8. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
9. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r., nadpłaconego zasiłku na zagospodarowanie i nienależnie pobranego dodatku z tytułu warunków szkodliwych.
10.  Przyznawanie premii w wysokości nie wykraczającej poza ramy określone w obowiązującym regulaminie wynagradzania, tj. maksymalnie do 100% wynagrodzenia zasadniczego.
11. Każdorazowe przekazywanie umów/aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
12. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
13. Umieszczanie na fakturach i fakturach wewnętrznych podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług.
14. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.
15. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.