Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń - luty 2018 r. przeprowadził w Domu Pomocy Społecznej przy ul. Broniewskiego 4/6, 71-460 Szczecin (zw. dalej DPS) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

         Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.03.2018 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

         Kontrola w Domu Pomocy Społecznej nie wykazała nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem. Ustalono, że: jednostka dotrzymywała terminów inwentaryzacji i przeprowadzała ją prawidłowo, samochody służbowe użytkowane były zgodnie z określonymi w jednostce zasadami, zamówienia o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro udzielane były zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin.

            II. Oceny cząstkowe

1. Zakupy/likwidacje składników majątkowych

W latach 2016 - 2017 r. wprowadzono na stan składniki majątkowe (środki trwałe i pozostałe środki trwałe) o łącznej wartości 493.354,24 zł. Zlikwidowano majątek o łącznej wartości 21.679,96 zł.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W DPS w latach 2016-2017 wprowadzono na stan łącznie 17 pozycji środków trwałych o łącznej wartości 414.030,16 zł (w tym m.in. przekazany przez Zarząd Dróg i Transportu Miejskiego samochód osobowy Nissan ENV 200 Combi Acenta 6,6 kW o wartości 130.841,00 zł, modernizacja dźwigu osobowego o wartości 97.200,00 zł, ogrodzenie w tylnej części posesji 65.000,00 zł) oraz 68 pozycji pozostałych środków trwałych o łącznej wartości 79.324,08 zł. Wszystkie ww. składniki majątkowe zostały przyjęte na stan – wprowadzone do ksiąg inwentarzowych - na podstawie dokumentów OT oraz zaksięgowane na kontach 011 – środki trwałe oraz 013 – pozostałe środki trwałe.

W toku kontroli ustalono, że w latach 2016-2017 zlikwidowano łącznie 57 pozycji pozostałych środków trwałych o łącznej wartości 21.679,96 zł. We wszystkich ww. przypadkach do likwidacji powoływano trzyosobową Komisję, która sporządzała protokół likwidacji. Wszystkie likwidowane przedmioty - według przedstawionej do kontroli dokumentacji – utraciły wartość użytkową i zostały przekazane do utylizacji firmie zewnętrznej. Wszystkie zlikwidowane składniki majątku zostały usunięte z ksiąg inwentarzowych.

2. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 395.) o rachunkowości w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Pełna inwentaryzacja została przeprowadzona w okresie od 12.05.2015 r. do 29.05.2015 r.

W wyniku spisu z natury ujawniono różnice inwentaryzacyjne, które zidentyfikowano i rozliczono.

3. Gospodarowanie wybranymi składnikami majątku (samochody, telefony służbowe)

Na dzień zakończenia kontroli DPS posiadał na stanie m. in.: 3 samochody tj.: Volkswagen Transporter, Citroen Berlingo, Nissan ENV 200 Combi Acenta; 12 telefonów komórkowych wraz z kartami SIM.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że pojazdy użytkowane były zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku do Zarządzenia nr 42/2010 Dyrektora DPS z dnia 30.12.2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad korzystania z pojazdów służbowych oraz prowadzenia kart drogowych i rozliczania paliwa zmienionym Zarządzeniem nr 5/2018 Dyrektora DPS z dnia 16 lutego 2018 r., w tym przede wszystkim w eksploatacji pojazdu stosowano: karty drogowe SM-101 oraz zestawienia kart drogowych.

Do kontroli przedłożono karty drogowe oraz zestawienia kart drogowych za rok 2017 r. Dokumentacja zawierała 217 kart drogowych dla samochodu Volkswagen oraz 131 kart drogowych dla samochodu Citroen.

Karty drogowe wypełniane były czytelnie, rzetelnie i systematycznie każdego dnia pracy zarówno przez kierowcę jak i inne osoby uprawnione i zobowiązane do dokonywania zapisów, paraf i podpisów. Po upływie miesiąca, niezwłocznie, na podstawie kart drogowych sporządzano zestawienie kart drogowych. Według przedstawionych do kontroli kart drogowych pojazdami służbowymi kierowały jedynie upoważnione przez Dyrektora DPS osoby.

W przypadku użytkowanych przez pracowników DPS telefonów komórkowych wraz z kartami SIM ustalono, że przekazanie poszczególnych urządzeń było każdorazowo potwierdzane wpisem do kart ewidencyjnych wyposażenia poszczególnych pracowników. W toku kontroli ustalono ponadto, że pracownicy nie przekraczali przyznanych limitów, które zostały określone w umowie z operatorem. Powyższe potwierdzały wystawione przez operatora faktury VAT.

4. Zamówienia o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

Kontroli poddano prawidłowość 5 przeprowadzonych w latach 2016-2017 postępowań o udzielenie zamówień, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Przedmiotem ww. zamówień było:

1. remont łącznika i holu przy łączniku, sanitariatów i murów piwnicznych w budynku DPS.
2. Modernizacja dźwigu osobowego w budynku DPS.
3. Wymiana instalacji wodno – kanalizacyjnej w piwnicy, magazynie i ubikacji w budynku DPS.
4. Rozbudowa systemu monitoringu.
5. Remont i wymiana ogrodzenia wokół DPS.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W wyniku kontroli ustalono, że postępowania w sprawie udzielenia zamówień zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 45/16 z dnia 8 lutego 2016 r.( Zarządzenie nr 45/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 lutego 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin) oraz aktualnie obowiązującego Zarządzenia nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r.

W odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzano notatki służbowe, każdorazowo ustalano też wartość zamówienia z zastosowaniem prawidłowego kursu euro. Wszystkie poddane kontroli umowy ws. udzielenia ww. zamówień były przed zawarciem uzgadniane pod względem formalno – prawnym z radcą prawnym.

            III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano