Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

         Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w maju 2018 r. przeprowadził w Zespole Szkół nr 4 ul. Kusocińskiego 4, 70-237 Szczecin (zw. ZS nr 4 lub jednostką) w zakresie inwentaryzacji składników mienia.

         Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.07.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli inwentaryzacji składników mienia w ZS nr 4 stwierdzono że:

• termin i częstotliwość inwentaryzacji - wynikające z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395) (zw. dalej uor) - nie zostały dotrzymane,
• składniki majątku ZS nr 4 nie były oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi),
• członkowie komisji inwentaryzacyjnej w trakcie spisu z natury mieli wgląd do zestawień majątku szkoły (wydruki z ksiąg inwentarzowych), co w konsekwencji poddało w wątpliwość rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji,
• do dokumentacji nie dołączono oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych.

II. Oceny cząstkowe

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano protokoły i dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, protokół z inwentaryzacji, rozliczenie przeprowadzonej inwentaryzacji.

W toku kontroli ustalono, że Dyrektor ZS nr 4 nie dotrzymał terminu i częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym. Ostatnia inwentaryzacja majątku jednostki została przeprowadzona w okresie 10.03.2017 r. – 31.07.2017 r. na podstawie Zarządzenia Dyrektora ZS nr 4 z dnia 10.03.2017 r. Poprzednia inwentaryzacja w jednostce została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia nr 1/2010 Dyrektora ZS nr 4 z dnia 22.06.2010 r. w okresie 23.06.2010 r. – 31.12.2010 r. - tj. ponad 6 lat wcześniej.

Ww. inwentaryzacja z 2017 r. została przeprowadzona z uwagi na nieprawidłowości powstałe w inwentaryzacji przeprowadzonej na podstawie Zarządzenia nr 6/2016 Dyrektora ZS nr 4 z dnia 19.10.2016 r. w okresie 24.10.2016 r. – 31.10.2016 r. Powyższe naruszało art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, według którego termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4. lat. Powyższe naruszało ponadto § 6 ust. 2 instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 5 do Zasad Polityki Rachunkowości ZS nr 4 z dnia 15 grudnia 2010 r. (zw. dalej instrukcją), według którego inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków (w tym pomocy dydaktycznych), w związku z tym, że znajdują się na terenie strzeżonym - przeprowadza się raz na 4 lata.

Stwierdzono ponadto, że na dzień rozpoczęcia kontroli tj. 08.05.2018 r. składniki majątku ZS nr 4 nie posiadały żadnych oznaczeń umożliwiających ich identyfikację (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.). Brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, a co za tym idzie nie było możliwości ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce oraz ilości i rodzaju sprzętu zlikwidowanego. Na przedstawionych do kontroli 138 arkuszach spisu z natury wskazano łącznie 5053 pozycje składników majątku. W opinii kontrolera przy tak dużej ilości pozycji nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji z danym pojedynczym składnikiem majątku w sytuacji braku jakichkolwiek znaków go identyfikujących.

Kontrola wykazała ponadto, że członkowie komisji inwentaryzacyjnej w trakcie spisu z natury mieli wgląd do zestawień majątku szkoły (wydruki z ksiąg inwentarzowych). W przekazanych do kontroli 138 arkuszach spisu z natury kolejność składników mienia była identyczna jak w dołączonych do nich zestawieniach sprzętu (wydruki z ksiąg inwentarzowych dla poszczególnych pól spisowych). Dokonywanie spisu w kolejności zestawienia i ciągłe przemieszczanie się po poszczególnych polach spisowych w poszukiwaniu kolejnych składników mienia wydłuża czas trwania spisu a także może prowadzić do pominięcia ewentualnych nadwyżek inwentaryzacyjnych, zarówno w odniesieniu do składników niewykazanych na wydruku a istniejących faktycznie, jak i nadwyżek ilościowych w ramach składników majątku uwzględnionych na wydruku.

Sposób działania komisji spisowej polegający na stałym wglądzie do zestawień sprzętu prowadzi – w opinii kontrolera - do poważnych nieprawidłowości przeprowadzonego spisu, w tym przede wszystkim mógł prowadzić do sugerowania się przez komisję spisową wskazanymi w zestawieniach ilościami poszczególnych składników majątku. Powyższe mogło powodować ponadto redukcję uważności komisji inwentaryzacyjnej, która większą uwagę przywiązywała do potwierdzenia ilości ewidencyjnych niż do rzetelnego zliczenia rzeczywistych ilości składników majątku. Prawidłową metodą przeprowadzania spisu z natury jest zliczanie składników majątku według faktycznego ułożenia w poszczególnych polach spisowych.

Pomimo, iż przepisy nie regulują zasad przeprowadzenia spisu z natury, to w literaturze przedmiotu, w tym m.in. publikacjach Komitetu Standardów Rachunkowości wskazuje się na pewne dobre praktyki w tym zakresie.

Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji wg literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością, tak aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji (Małkowska D. „Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2017 r., str.14; Świderek I. „Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2016 r., str. 21). W sytuacji ww. braku oznaczenia składników majątkowych oraz wglądu członków komisji inwentaryzacyjnej - w trakcie spisu z natury - do zestawień majątku szkoły nie sposób uznać, że przedmiotowa zasada została zrealizowana, co poddaje – w opinii kontroli - w wątpliwość rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji.

Stwierdzono ponadto, że dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, co było niezgodne z § 9 ust. 4 instrukcji, według którego do obowiązków grup spisowych należy m.in. pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych.

Według art. 4 ust. 5 uor, Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Ponadto według § 7 ust. 3 instrukcji Dyrektor jednostki odpowiadał za przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji a według § 9 ust. 1 instrukcji do jego obowiązków należało m.in. wydanie stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji określającego w szczególności skład komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego. Główna Komisja Orzekająca w Orzeczeniu z dnia 23.02.2012 r. wskazała, że: „przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury jest wieloczynnościowym procesem. Procesu tego nie można podzielić na odrębne części, także w przypadku ustalania odpowiedzialności. Za inwentaryzację przeprowadzoną drogą spisu z natury od początku do końca odpowiada kierownik jednostk” (BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76).

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych (na dzień 31.10.2017 r.: stan inwentarza wynosił: 1.982.874,01 zł, stan środków trwałych wynosił 14.183.044,67 zł, stan wartości niematerialnych i prawnych wynosił 5.392,35 zł).

W wyniku przeprowadzonego w 2017 r. spisu z natury ujawniono różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki w wysokości 14.559,00 zł), które zidentyfikowano i rozliczono.

Na dzień 22.05.2018 r. składniki majątkowe znajdujące się łącznie w 20 pomieszczeniach zostały oznakowane numerami inwentarzowymi.      

III. Uwagi i zalecenia                         

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. przeprowadzanie inwentaryzacji w terminach wynikających z uor,
2. oznaczenie wszystkich składników majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych i ponowne przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji,
3. nieudostępnianie komisji inwentaryzacyjnej – w trakcie spisu z natury - zapisów ksiąg inwentarzowych w postaci zestawień sprzętu,
4. pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych.