Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2018 r. kontrolę w Radzie Osiedla Załom - Kasztanowe z siedzibą w Szczecinie na Os. Kasztanowym 54, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 5 grudnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2018 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Załom - Kasztanowe (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• występowania o wypłatę diet Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie (niedopłata za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 56,87 zł),
• niepodjęcia stosownych uchwał dotyczących przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r.,
• niedokumentowania wyników głosowania wbrew zapisom statutowym,
• przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO,
• niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 18.302 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 2 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych w kwocie 6.500 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 11/17 z dnia 21.02.2017 r. przeznaczone zostały na organizację Festynu Osiedlowego.

Wykonanie wydatków RO za 2017 r. wyniosło 17.792,57 zł(Uchwała Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 czerwca 2018 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2017 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2017 roku (zw. dalej Uchwałą Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin) i stanowiło 97,2 % planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 17.792,57 zł, co stanowiło 100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2017 r.,w tym:

• 18 faktur i rachunków dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczonych z zaliczek do rozliczenia otrzymanych przez Skarbnika na kwotę łączną 8.452,38 zł,
• 28 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych Przewodniczącemu, Wiceprzewodniczącemu i Skarbnikowi na kwotę łączną 9.340,19 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

 Kontrola wykazała, że Przewodniczący RO wystąpił o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego Przewodniczący otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

Stwierdzono ponadto, że listy wypłat diet za styczeń 2017 r. złożone przez Przewodniczącego i Skarbnika, nie zawierały kolejnego numeru i daty listy. Wymienione elementy wskazane zostały we wzorze listy, stanowiącym załącznik nr 5 do „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.

Kontrola 18. faktur/rachunków wydatkowych wykazała, że:

• w 1. przypadku, w opisie merytorycznym nie wskazano uchwały RO, a zgodnie z § 12 pkt 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, numer uchwały winien stanowić jeden z elementów opisu dowodów księgowych podlegających rozliczeniu,
• w przypadku 3. z 12. rachunków wystawionych z tytułu umowy zlecenia nr WGKiOŚ/RO/4/2017 za styczeń, luty i marzec 2017 r., data wystawienia wskazana na rachunku, tj. 02.01.2017 r. była niezgodna z zapisami § 3 ww. umowy, według których zleceniobiorca zobowiązany był wystawić rachunek na koniec miesiąca, w którym wykonywana była usługa wraz z wykazem liczby godzin za dany miesiąc, w którym wykonywał zlecenie,
• w 2. przypadkach, na rachunkach za wykonanie prac zleconych Przewodniczący nie złożył stosownego podpisu, co było niezgodne z zapisami § 3 ust. 5 ww. umowy, według których osobą upoważnioną do potwierdzenia prawidłowości realizacji usługi był Przewodniczący RO, który powinien dokonać na rachunku odpowiedniej adnotacji o przyjęciu usług lub odmowie ich przyjęcia przez Zleceniodawcę.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO (poza 1. ww. przypadkiem) dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Skarbnik wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu diet.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2017 r. z wykonaniem wydatków RO za 2017 r. wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin oraz sprawozdaniem rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podjęła stosownych uchwał dotyczących przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r. Sprawozdania powinny być przyjęte uchwałami RO, na podstawie § 15 ust. 1 statutu obowiązującego od maja 2017 r., według którego Rada rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji.

Kontrola wykazała, że wbrew zapisom procedury dotyczącej gospodarki finansowej, ROnie sporządziła sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego za 2017 r. Według § 15 ust. 2 ww. procedury, Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych przez WGKiOŚ w toku kontroli nr Z/4/18, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że RO sporządziła, ale nie przekazała do WGKiOŚ opisu rzeczowego planowanych do realizacji działań, stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr 10/16 z dnia 20.12.2016 r., dotyczącej zatwierdzenia planu rzeczowo – finansowego na 2017 r. Powyższy opis rzeczowy winien zostać przekazany do WGKiOŚ wraz z projektem planu finansowego, na podstawie § 3 ust. 3 procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

Nie stwierdzono różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2017 r. i wykonaniem wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin.

Z ww. uchwałą zgodna była także wartość wydatków RO wykazana w przedstawionej kontrolującemu analitycznej ewidencji wydatków poniesionych przez RO, prowadzonej przez WGKiOŚ.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2017 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

Kontrolą objęto także postępowanie RO w związku z wystąpieniem interesu prawnego i majątkowego członka rodziny Skarbnika RO.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://zalom.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie nie zamieszczono m.in. uchwał nr 14/17 i 16/17 oraz sprawozdania finansowego za 2017 r. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r., czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Kontrola wykazała, że 2. uchwały z 7. dotyczących 2017 r. przekazane zostały do WGKiOŚpo terminie statutowym. Według zapisów obu Statutów RO obowiązujących w 2017 r. (§ 41 i § 39), jako Przewodniczący RO był Pan zobowiązany do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że wyniki głosowania nie podlegały w RO dokumentowaniu zgodnie z zapisami § 18 ust. 5 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. i Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według którego wynik głosowania jawnego odnotowuje się w protokole obrad, a wynik głosowania tajnego w protokole komisji skrutacyjnej, który załącza się do protokołu obrad.

W toku kontroli stwierdzono, że zleceniobiorca zatrudniony w RO na podstawie umowy nr WGKiOŚ/RO/4/2017 zawartej w dniu 02.01.2017 r. w zakresie obsługi administracyjnej i gospodarczej RO był członkiem rodziny Skarbnika RO. W dniu 20.12.2017 r. sporządzony został protokół nr 5/2016 z zebrania RO, a w ślad za nim podjęta została uchwała nr 10/16, w której ujęte zostały wydatki RO wynikające z ww. umowy zlecenia. Zgodnie z zapisami § 16 ust. 5 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r., Radny obowiązany jest wyłączyć się z udziału w głosowaniu w sprawie dotyczącej interesu prawnego lub majątkowego jego lub członka jego rodziny. W przypadku głosowania nad uchwałą nr 10/16 nie można było stwierdzić, czy Skarbnik RO został wyłączony z głosowania, ponieważ w protokole nr 5/2016 nie odnotowano wyników głosowania. Według wyjaśnień Przewodniczącego, do protokołu nr 5/2016 sporządzona została lista obecności, według której Skarbnik był obecny, nie było żadnego sprzeciwu, a po wyłączeniu Skarbnika z głosujących, ilość tych osób pozwalała na podjęcie ww. uchwały.

Ostatnie sprawozdanie finansowe zamieszczone na stronie internetowej RO dotyczyło 2014 r.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
2. Podejmowanie stosownych uchwał dotyczących wykonania planu finansowego.
3. Przekazywanie podjętych uchwał komisji rewizyjnej za pośrednictwem WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
4. Dokumentowanie wyników głosowania zgodnie z zapisami statutowymi.
5. Potwierdzanie faktur/rachunków dotyczących wydatków RO zgodnie z obowiązującymi procedurami.
6. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.