Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2026 r. przeprowadził w Przedszkolu Publicznym Nr 49 w Szczecinie (zw. dalej PP 49 lub jednostką) kontrolę w zakresie przeprowadzenia postępowań rekrutacyjnych do przedszkola.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.03.2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

• przyznawano kandydatom za poszczególne kryteria inną liczbę punktów niż określona w uchwale rekrutacyjnej,
• przyznawano kandydatom punkty za poszczególne kryteria, pomimo niewykazania przez kandydata spełniania tych kryteriów lub nie przyznawano kandydatom punktów pomimo załączenia do wniosków stosownych oświadczeń,
• nie przyjęto do przedszkola kandydata ze wskazania Prezydenta Miasta Szczecin w trybie przewidzianym art. 31 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2025 r. poz. 1043),
• w postępowaniu rekrutacyjnym uzupełniającym nie zakwalifikowano dwóch kandydatów pomimo złożenia przez nich wniosku w terminie i wolnych miejsc w przedszkolu,
• nie opublikowano listy kandydatów niezakwalifikowanych w postępowaniu rekrutacyjnym,
• nie wskazano w liście kandydatów zakwalifikowanych oraz liście kandydatów przyjętych progu liczby punktów, od których przyjmowano do przedszkola,
• nie podano do publicznej wiadomości informacji o liczbie wolnych miejsc w przedszkolu,
• w 3 przypadkach wraz z wnioskami o przyjęcie do przedszkola gromadzono i przechowywano dane osobowe rodzeństwa kandydata, które nie były adekwatne i niezbędne do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie rekrutacji do przedszkola, w szczególności:

• wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP 49,
• komisja rekrutacyjna została powołana zgodnie z ustawowymi wymogami,
• na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,
• do przedszkola przyjęto kandydatów zakwalifikowanych, których rodzice złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola.

 II. Oceny cząstkowe

Tryb i sposób przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do przedszkola zostały określone w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, zwanej dalej p.o.oraz uchwale nr XXVIII/724/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 marca 2017 r.(ze zm.), zwanej dalej uchwałą rekrutacyjną), w tym w szczególności kryteria brane pod uwagę w rekrutacji.

W załączniku do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 35/25 określono terminy przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na rok szkolny 2025/2026.

 1. Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości komisji rekrutacyjnej

Zarządzeniem Dyrektora PP 49 nr 01/02/2025 z dnia 12.02.2025 r. została powołana komisja rekrutacyjna do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na rok szkolny 2025/2026 w PP 49. Do zadań komisji należało m.in. weryfikacja spełniania przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym, ustalenie punktacji postępowania rekrutacyjnego i podanie do publicznej wiadomości listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz sporządzenie protokołu z postępowania rekrutacyjnego. W skład komisji wchodziło 3 nauczycieli pracujących w przedszkolu.

Kontroli poddano wszystkie wnioski złożone do przedszkola w postępowaniu rekrutacyjnym podstawowym (30 wniosków) oraz w postępowaniu rekrutacyjnym uzupełniającym (10 wniosków).

a) W zakresie przyznawania punktów w rekrutacji

Ustalono, że w 14 przypadkach komisja rekrutacyjna przyznała kandydatom inną liczbę punktów za dane kryterium, niż została przewidziana w uchwale rekrutacyjnej. I tak za kryterium: dziecko obojga rodziców pracujących zawodowo lub uczących się w trybie dziennym oraz dziecko wychowywane przez jednego rodzica pracującego lub uczącego się w trybie dziennym, uchwała przewidywała przyznanie 10 punktów na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego. Tymczasem komisja poddając weryfikacji poszczególne wnioski, przyznawała połowę punktów za to kryterium, tj. 5 punktów, w przypadku, kiedy tylko jeden z rodziców pracował zawodowo lub uczył się w trybie dziennym (także rodzic samotny). Podobnie w przypadku kryterium: dziecko rodziców zamieszkujących w Gminie Miasto Szczecin i rozliczających podatek dochodowy od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, za spełnianie którego uchwała przewidywała 8 punktów, komisja rekrutacyjna w PP 49 przyznawała 4 punkty, gdy oświadczenie o rozliczaniu podatku w Szczecinie złożył tylko jeden z rodziców kandydata.

Powyższe działanie komisji rekrutacyjnej było niezgodne z obowiązującą uchwałą rekrutacyjną oraz przepisami ustawy prawo oświatowe obowiązującymi w tym zakresie i wykraczało poza kompetencje przyznane komisji. Uchwała wprost wskazywała bowiem, że spełnianie jednego z dwóch ww. kryteriów dotyczy obojga rodziców kandydata. Ponadto wskazać należy, że ani uchwała rekrutacyjna, ani ustawa czy rozporządzenie (Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół, placówek i centrów)nie przyznawały komisji rekrutacyjnej kompetencji do dzielenia punktów w obszarze jednego kryterium czy też w zakresie wartościowania wniosków o przyjęcie do przedszkola. Do zadań komisji należało zweryfikowanie czy kandydat spełnia kryteria określone w ustawie lub uchwale rekrutacyjnej i przyznanie bądź nieprzyznanie w tym zakresie punktów. Uchwała rekrutacyjna wprost wskazywała określoną liczbę punktów za spełnianie danego kryterium.

W konsekwencji powyższego, w 9 z 14 ww. przypadków, komisja przyznała kandydatom łącznie większą liczbę punktów, niż rzeczywiście powinna. W dwóch przypadkach komisja nie przyznała kandydatom samotnie wychowywanym w rodzinie kompletu punktów za ww. kryteria, wobec czego otrzymali oni łącznie mniej punktów niż powinni. Powyższe nie miało wpływu na ostateczny wynik rekrutacji, ponieważ po zakończonym postępowaniu rekrutacyjnym przedszkole w dalszym ciągu dysponowało wolnymi miejscami. 

Kontrola wykazała, że komisja rekrutacyjna w sposób niewłaściwy dokonywała weryfikacji wniosków o przyjęcie do przedszkola i załączonych do nich dokumentów, co z jednej strony prowadziło do błędnego przyznania punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów rekrutacyjnych, pomimo braku wystarczających podstaw w tym przedmiocie, natomiast z drugiej do nieprzyznania punktów w sytuacjach, gdy w świetle przepisów kandydat spełniał wymogi do przyznania mu punktów za dane kryterium, i tak:

• w 2 przypadkach nie przyznano punktów za samotne wychowywanie kandydata w rodzinie (40 pkt), pomimo zaznaczenia tego kryterium we wniosku i złożenia stosownego oświadczenia,
• w 2 przypadkach przyznano punkty za pracę zawodową obojga rodziców (10 pkt), pomimo że oboje rodzice kandydata nie złożyli oświadczenia o zatrudnieniu,
• w 2 przypadkach kandydatowi przyznano punkty za rodzeństwo rozpoczynające lub kontynuujące edukację w tym przedszkolu (6 pkt), pomimo że rodzice nie zaznaczyli tego kryterium w złożonym wniosku i nie dołączyli do wniosku stosownych oświadczeń,
• w 1 przypadku kandydatowi przyznano punkty za zamieszkanie w pobliżu przedszkola (4 pkt), pomimo że adres jego zamieszkania podany we wniosku o przyjęcie nie znajdował się w pobliżu przedszkola,
• w 1 przypadku kandydatowi przyznano punkty za rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie przez rodziców dziecka zamieszkujących w Gminie Miasto Szczecin (8 pkt), pomimo braku stosownego oświadczenia jednego z rodziców.

Powyższe nieprawidłowości skutkowały przyznaniem ogółem w przypadku 7 kandydatów błędnej liczby punktów, jednakże nie miały wpływu na ostateczny wynik rekrutacji.

W 2 wnioskach o przyjęcie do przedszkola, w których rodzice kandydata zaznaczyli, że samotnie wychowują dziecko w rodzinie i złożyli oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka i niewychowywaniu wspólnie co najmniej jednego dziecka z jego rodzicem, komisja rekrutacyjna nie przyznała kandydatowi punktów za spełnianie tego kryterium.

Zgodnie z art. 150 ust. 2 pkt 1 p.o. do wniosku należało dołączyć dokumenty potwierdzające spełnianie przez kandydata kryteriów, odpowiednio m.in. prawomocny wyrok orzekający rozwód lub separację lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem.

Dyspozycja art. 150 ust. 7 p.o. umożliwiała przewodniczącemu komisji rekrutacyjnej żądanie dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w oświadczeniach w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego lub możliwość zwrócenia się do prezydenta miasta właściwego za względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności.

Wskazane w art. 150 ust. 2 pkt 1 lit. c p.o. dokumenty nie określają wyczerpująco wszystkich okoliczności, w jakich występuje samotne wychowywanie kandydata w rodzinie. Zgodnie z definicją legalną, przez samotne wychowywanie dziecka należy rozumieć wychowywanie dziecka przez pannę, kawalera, wdowę, wdowca, osobę pozostającą w separacji orzeczonej prawomocnym wyrokiem sądu, osobę rozwiedzioną, chyba że osoba taka wychowuje wspólnie co najmniej jedno dziecko z jego rodzicem (art. 4 pkt 43 p.o.). W ocenie kontroli, w przypadku gdy rodzicem samotnie wychowującym dziecko byłaby panna lub kawaler, dokumentem wystarczającym dla wykazania samotnego macierzyństwa byłoby samo złożone oświadczenie. Natomiast w sytuacji, w której komisja rekrutacyjna podałaby w wątpliwość okoliczności zawarte w tym oświadczeniu, powinna skorzystać z przysługujących jej na mocy ustawy środków, takich jak żądanie stosownych dokumentów bezpośrednio od wnioskodawcy albo zwrócenie się o potwierdzenie tych okoliczności do Prezydenta. W dokumentach przekazanych do kontroli nie było potwierdzenia zwrócenia się przez komisję (wraz z wyznaczeniem terminu) do przedłożenia takich dokumentów.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie kontroli komisja rekrutacyjna w sposób nieuprawniony nie przyznała kandydatom punktów za samotne wychowywanie w rodzinie. 

W toku kontroli ustalono ponadto, że w 2 przypadkach kandydatowi przyznano punkty za pracę zawodową obojga rodziców, pomimo że do wniosku nie dołączono oświadczeń obu rodziców kandydata o zatrudnieniu.

Uchwała rekrutacyjna stanowi, że na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego przyznaje się 10 punktów za spełnianie kryterium pracy zawodowej obojga rodziców, a dokumentem niezbędnym do potwierdzenia spełniania tego kryterium jest oświadczenie o zatrudnieniu. Rekrutacja do przedszkola publicznego prowadzona jest w oparciu o zasadę powszechnej dostępności, niemniej zatrudnienie rodziców jest często kluczowym kryterium punktowanym podczas rekrutacji, ponieważ w przypadku gdy oboje rodzice pracują zawodowo, nie są w stanie w tym czasie sprawować osobistej opieki nad swoim małoletnim dzieckiem. Dlatego w przypadku premiowania kandydatów do przedszkoli istotną rolę odgrywa fakt, że to oboje rodzice pracują zawodowo. Dla potwierdzenia tego faktu konieczne jest przedłożenie stosownego oświadczenia przez oboje rodziców. Brak oświadczenia któregokolwiek z rodziców implikuje brak możliwości przyznania punktów za spełnianie tego kryterium. 

W przypadku 2 kandydatów komisja przyznała punkty za posiadanie rodzeństwa, które w roku szkolnym, na który prowadzona była rekrutacja będzie rozpoczynało lub kontynuowało edukację w przedszkolu, pomimo że rodzice kandydatów nie złożyli stosownych oświadczeń w tym zakresie i nie zaznaczyli tego kryterium we wniosku rekrutacyjnym. Na wnioskach kandydatów jeden z członków komisji przekreślił w rubryce dotyczącej spełnianie tego kryterium naniesioną odpowiedź wnioskodawcy (rodzica kandydata) „NIE” i odręcznie długopisem wpisał „TAK”, przyznając za to kryterium dodatkowe punkty, co było niezgodne z oświadczeniem woli złożonym przez rodziców składających wniosek. Ponadto do wniosku nie dołączono stosownego oświadczenia, które stanowi dokument niezbędny do potwierdzenia spełniania tego kryterium.

W złożonych w toku kontroli wyjaśnieniach Dyrektor PP 49 wskazała, że komisja rekrutacyjna znała rodzinę kandydatów i mając do weryfikacji dwa wnioski rodzeństwa automatycznie naliczyła punkty za to kryterium, nie zauważając, że rodzice nie dołączyli stosownego oświadczenia.

Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza komisja rekrutacyjna, niemniej każdorazowo jest ona związana złożonym w tym postępowaniu wnioskiem. Nie należy do uprawnień komisji domniemywanie spełniania kryteriów, za które można by przyznać kandydatowi punkty. To wnioskodawca, inicjując postępowanie w sprawie swojego dziecka, powinien w sposób niebudzący wątpliwości określić i uprawdopodobnić wszelkie okoliczności, które w procesie rekrutacji mogą wpłynąć na wynik rozpatrywania jego wniosku.

W powyższym przypadku brak było podstaw do przyznania kandydatom punktów.

W 1 przypadku kandydat otrzymał 4 punkty za zamieszkanie w pobliżu przedszkola, pomimo że adres jego zamieszkania podany we wniosku o przyjęcie do przedszkola nie znajdował się w pobliżu przedszkola. W pierwszej kolejności należy wskazać, że na gruncie § 3 uchwały rekrutacyjnej, pobliże przedszkola oznacza granice obwodu szkoły podstawowej, w którym znajduje się przedszkole publiczne. PP 49 znajdowało się w granicach obwodu Szkoły Podstawowej nr 12 w Szczecinie. Załącznik do Uchwały nr XLVI/1271/23szczegółowo określał nazwy ulic, które mieściły się w granicach obwodu szkoły, stanowiące jednocześnie obszar pobliża przedszkola PP 49. We wskazanym przypadku adres kandydata nie mieścił się w wyznaczonych granicach statuujących pobliże przedszkola oraz nie znajdował się na osiedlu, w którym nie ma w pobliżu przedszkola (kandydat mieszkał w pobliżu innego przedszkola).

Tym samym komisja rekrutacyjna w sposób nieuprawniony przyznała kandydatowi 4 punkty w naborze.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w 1 przypadku kandydatowi przyznano punkty za rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie przez rodziców dziecka zamieszkujących w Gminie Miasto Szczecin, pomimo niezłożenia stosownego oświadczenia przez jednego z rodziców kandydata.

Zgodnie z uchwałą rekrutacyjną kandydatowi należy przyznać 8 punktów za zamieszkiwanie przez jego rodziców w Gminie Miasto Szczecin i rozliczanie przez nich podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie. Dokumentem niezbędnym do potwierdzenia spełniania tego kryterium jest oświadczenie o zamieszkiwaniu i rozliczaniu podatku w Szczecinie.

W ww. przypadku jeden z rodziców dziecka nie złożył oświadczenia o rozliczaniu podatku, zatem komisja w sposób nieuzasadniony przyznała kandydatowi komplet punktów za spełnianie tego kryterium. 

b) W zakresie weryfikacji wniosków

W postępowaniu rekrutacyjnym uzupełniającym komisja rekrutacyjna nie zakwalifikowała dwóch kandydatów, pomimo złożenia przez nich wniosku w terminie oraz pomimo faktu, że przedszkole dysponowało wolnymi miejscami (nie określono minimalnego progu liczby punktów, od których przyjmowano do przedszkola). Na obu wnioskach kandydatów niezakwalifikowanych komisja rekrutacyjna dokonała odręcznej adnotacji o braku załączników do wniosku oraz oznaczyła te wnioski pieczęcią o treści „komisja rekrutacyjna nie zatwierdza wniosku (…).”

W wyjaśnieniach złożonych w toku kontroli Dyrektor PP 49 wskazała, że rodzice, którzy złożyli wniosek w naborze uzupełniającym nie załączyli żadnych dokumentów do wniosku, pomimo że komisja informowała o braku w tym zakresie. W rezultacie powyższego komisja nie zatwierdziła złożonych wniosków, a kandydaci zostali niezakwalifikowani do przedszkola (jeden z nich został zakwalifikowany przez system do przedszkola drugiej preferencji).

Powyższe działanie komisji rekrutacyjnej nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach prawa dotyczących naboru do przedszkola publicznego.

Zawarta w art. 131 ust. 1, 2 i 4 p.o. konstrukcja przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego pozwala przyjąć, że w przypadku, kiedy miejsca w przedszkolach jest więcej niż chętnych do przyjęcia dzieci, należy zakwalifikować do przedszkola wszystkich, co do których zostanie w zakreślonym czasie złożony wniosek. Ponadto zgodnie z art. 130 ust. 4 p.o., postępowanie rekrutacyjne jest prowadzone na wniosek rodzica kandydata. Oznacza to, że dla wzięcia udziału w rekrutacji złożenie wniosku jest konieczne, ale i wystarczające. Natomiast wszelkie oświadczenia będące załącznikami do wniosku, stanowią jedynie dokumenty niezbędne do potwierdzenia spełniania poszczególnych kryteriów.

W ocenie kontroli to wniosek złożony przez rodziców kandydata stanowi podstawę do udziału w rekrutacji, natomiast składane w toku postępowania rekrutacyjnego oświadczenia stanowią dokumenty potwierdzające spełnianie poszczególnych kryteriów wskazanych we wniosku. Odmowa udzielenia informacji w zakresie spełniania któregokolwiek z kryteriów jest uprawieniem rodzica jako wnioskodawcy. Jeżeli przy złożeniu wniosku rodzic z takiego uprawnienia korzysta, to w ocenie kontroli komisja rekrutacyjna związana jest co do zasady samym wnioskiem.

Mając na uwadze powyższe należy uznać, że komisja rekrutacyjna w PP 49 w sposób nieuprawiony nie zakwalifikowała w postępowaniu rekrutacyjnym dwóch kandydatów, którzy w postępowaniu uzupełniającym złożyli same wnioski bez załączonych oświadczeń.

c) W zakresie dokumentowania czynności postępowania rekrutacyjnego

W toku kontroli ustalono, że komisja rekrutacyjna nie opublikowała listy kandydatów niezakwalifikowanych w postępowaniu rekrutacyjnym.

Powyższe było niezgodne z trybem przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do przedszkola. Zgodnie z art. 158 ust. 1 p.o. komisja podaje do publicznej wiadomości w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i kandydatów niezakwalifikowanych, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów oraz informację o zakwalifikowaniu albo niezakwalifikowaniu kandydata do danego publicznego przedszkola.

W złożonych w toku kontroli wyjaśnieniach Dyrektor PP 49 wskazała, że w naborze podstawowym wszyscy kandydaci zostali zakwalifikowani, w związku z czym opublikowano listę dzieci zakwalifikowanych, natomiast nie było żadnych dzieci niezakwalifikowanych, dlatego nie opublikowano listy dzieci niezakwalifikowanych.

Na podstawie art. 157 ust. 2 pkt 1 p.o. do zadań komisji rekrutacyjnej należy w szczególności ustalenie wyników postępowania rekrutacyjnego i podanie do publicznej wiadomości listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych. Jest to obowiązek ustawowy ciążący na członkach komisji rekrutacyjnej, niezależnie od tego, czy tacy kandydaci w ogóle będą występowali w postępowaniu rekrutacyjnym czy też lista będzie zawierała adnotację „brak kandydatów”.

Ponadto kontrola ustaliła, że komisja rekrutacyjna nie wskazała w liście kandydatów zakwalifikowanych oraz liście kandydatów przyjętych do przedszkola progu liczby punktów, od którego przyjmowano do przedszkola, a także nie podała do publicznej wiadomości informacji o liczbie wolnych miejsc w przedszkolu, pomimo że po przeprowadzonym naborze przedszkole dysponowało takimi miejscami.

Powyższe było niezgodne z art. 158 ust. 4 p.o., który stanowi, że listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz listy kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych zawierają imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia. Informacja dotycząca minimalnego progu, od którego były przyjmowane dzieci do danego przedszkola jest istotna z punktu widzenia kandydatów, którzy nie dostali się do przedszkola z powodu zbyt małej liczby punktów i może stanowić podstawę do złożenia odwołania.

Na gruncie art. 158 ust. 3 p.o. komisja rekrutacyjna podaje do publicznej wiadomości listę kandydatów przyjętych i nieprzyjętych, zawierająca imiona i nazwiska kandydatów lub informację o liczbie wolnych miejsc. Zgodnie z protokołem komisji rekrutacyjnej w PP 49 po przeprowadzeniu rekrutacji podstawowej pozostało 16 wolnych miejsc do rekrutacji uzupełniającej. Jednakże informacja ta nie została podana do publicznej wiadomości.  Pozostanie wolnych miejsc w przedszkolu po przeprowadzeniu podstawowej rekrutacji jest istotną informacją dla kandydatów, którzy z różnych przyczyn nie dostali się do żadnego przedszkola na tym etapie lub chcą wziąć udział w rekrutacji uzupełniającej.

Za prawidłową realizację zadań komisji rekrutacyjnej była odpowiedzialna przewodnicząca komisji wyznaczona zarządzeniem Dyrektora PP 49 w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej. 

2. Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości dyrektora przedszkola

Rodzice dzieci przyjętych do publicznego przedszkola corocznie składają na kolejny rok szkolny deklarację o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego w tym przedszkolu. Na podstawie złożonych w tym trybie deklaracji, dyrektor przedszkola ustala liczbę wolnych miejsc w przedszkolu na kolejny rok szkolny, wobec których prowadzone jest postępowanie rekrutacyjne. 

Kontrola ustaliła, że do przedszkola nie przyjęto kandydata ze wskazania Prezydenta, w trybie przewidzianym w ustawie prawo oświatowe, lecz dopuszczono tego kandydata do postępowania uzupełniającego, pomimo zgłoszenia się przez rodziców tego kandydata do placówki w odpowiednim terminie.

Na podstawie art. 31 ust. 10 i 11 p.o. Prezydent jest obowiązany wskazać rodzicom dzieci, które nie zostały przyjęte do przedszkola w postępowaniu podstawowym, w formie pisemnej, nie później niż przed rozpoczęciem postępowania uzupełniającego, inne publiczne przedszkole, położone najbliżej przedszkola, o przyjęcie do którego ubiegali się rodzice dziecka. Obowiązek wskazania wolnego miejsca wynika z realizowania przez gminę zadania własnego na rzecz mieszkańców gminy, którzy biorą udział w naborze w podstawowym terminie. Placówka wychowania przedszkolnego wskazana w tym trybie przez Prezydenta ma obowiązek przyjęcia dziecka, jeżeli jego rodzic zgłosi taką wolę w zakreślonym terminie. Jak zostało wskazane powyżej, wskazanie takie powinno odbyć się przed rozpoczęciem postępowania uzupełniającego, a co za tym idzie, dziecko nie bierze już udziału w postępowaniu uzupełniającym do tej placówki. Po przyjęciu dzieci, którym zostały wskazane miejsca w danej placówce na podstawie art. 31 ust. 10 p.o., dyrektor placówki ustala liczbę wolnych miejsce, na które będzie prowadzony nabór uzupełniający.

Wskazanie miejsca w przedszkolu przez Prezydenta na podstawie art. 31 ust. 10 i 11 p.o. jest inną formą przyjęcia do przedszkola, pozostawioną do wyłącznej decyzji Prezydenta, wyjętą spod kompetencji komisji rekrutacyjnej. Samo pisemne wskazanie miejsca w przedszkolu wraz z potwierdzeniem woli zapisania dziecka do placówki jest wystarczające do przyjęcia dziecka do przedszkola.

W PP 49 kandydat, którego rodzice otrzymali pisemne wskazanie Prezydenta i zgłosili chęć jego przyjęcia, nie został przyjęty do przedszkola w tym trybie. Zamiast tego rodzice wypełnili po raz kolejny wniosek o przyjęcie do przedszkola i dziecko brało udział w postępowaniu rekrutacyjnym uzupełniającym, w którym komisja rekrutacyjna weryfikowała wniosek kandydata i przyznała mu punkty za spełnianie poszczególnych kryteriów.

W ocenie kontroli takie działanie Dyrektora jednostki, jako osoby zobowiązanej do przyjęcia kandydata w ww. trybie, jak i członków komisji, którzy nie posiadali legitymacji do oceny wniosku kandydata, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Oczekiwanie od rodziców kandydata, którzy otrzymali pisemne wskazanie Prezydenta, że będą ponownie brali udział w kolejnym etapie postępowania rekrutacyjnego, jest w gruncie rzeczy nieuznaniem czynności dokonanej przez Prezydenta za ważną. Ponadto stanowi ryzyko dla wnioskodawcy, że jego dziecko z różnych przyczyn nie zostanie zakwalifikowane i przyjęte w postępowaniu uzupełniającym, co byłoby sprzeczne ze wskazaniem Prezydenta.

Biorąc pod uwagę powyższe, nieprzyjęcie dziecka do przedszkola na podstawie wskazania Prezydenta było sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa oświatowego.

Za przyjęcie do przedszkola dziecka ze wskazania Prezydenta odpowiedzialna była Dyrektor PP 49.

W toku kontroli ustalono, że w 3 przypadkach poddanych kontroli wraz z wnioskami o przyjęcie do przedszkola gromadzono i przechowywano kserokopie aktów urodzenia rodzeństwa kandydatów, w celu wykazania okoliczności wskazywanych przez rodziców kandydata w oświadczeniach dotyczących spełniania poszczególnych kryteriów, w szczególności kryterium wielodzietności rodziny kandydata.

Powyższe było niezgodne z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, który stanowi, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W ocenie kontroli akty urodzenia nie zawierają danych adekwatnych i niezbędnych do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w szczególności gdy dotyczą osoby, która nie bierze udziału w tym postępowaniu. Zgodnie z art. 150 ust. 2 pkt 1 lit. a p.o., dokumentem potwierdzającym spełnianie kryterium wielodzietności rodziny jest oświadczenie złożone przez jednego z rodziców. Ustawa nie przewiduje dodatkowych dokumentów, które rodzice kandydatów mieliby składać w postępowania rekrutacyjnym w celu udowodnienia okoliczności wskazanych w tym oświadczeniu. Art. 150 ust. 7 p.o. daje przewodniczącemu komisji rekrutacyjnej uprawnienie do żądania dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w oświadczeniach, w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego lub do zwrócenia się do wójta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności, jednakże nie stanowi to uzasadnienia do gromadzenia i przechowywania danych osobowych osób nieuczestniczących w rekrutacji. Informacje pozyskane w ten sposób, które dotyczą tak naprawdę osób trzecich, znacząco ingerują w prywatność rodziny i jej poszczególnych członków.

Zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 12 p.o., dyrektor przedszkola wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające zgodność przetwarzania danych osobowych przez placówkę z przepisami o ochronie danych. Na podstawie art. 160 ust. 1 i 2 p.o., dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego powinny być przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, natomiast dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego powinny być przechowywane w publicznym przedszkolu przez okres roku.

Dyrektor PP 49 była osobą odpowiedzialną za prawidłowe przechowywanie danych osobowych kandydatów i dokumentacji postępowania rekrutacyjnego zgodnie z przepisami o ochronie danych. 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Przyznawać kandydatom w postępowaniu rekrutacyjnym punkty za poszczególne kryteria w wysokości określonej w uchwale rekrutacyjnej.
2. Przyznawać kandydatom punkty wyłącznie w przypadku spełniania przez nich wymogów przewidzianych w ustawie prawo oświatowe lub w uchwale rekrutacyjnej.
3. Kwalifikować dzieci w postępowaniu rekrutacyjnym na podstawie złożonych wniosków.
4. Sporządzać i odpowiednio podawać do publicznej wiadomości wszystkie wymagane przepisami listy kandydatów, w tym w szczególności listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych.
5. Wskazywać na liście kandydatów zakwalifikowanych oraz liście kandydatów przyjętych próg liczby punktów, od których przyjmowano do przedszkola.
6. Podawać do publicznej wiadomości informacje dotyczące liczby wolnych miejsc w przedszkolu.