Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 20 marca 2026 r. do 22 kwietnia 2026 r., przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 61 w Szczecinie, przy ul. Maciejowickiej 26 (zw. dalej PP61), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2025 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 28 kwietnia 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 czerwca 2026 r.

I.    Ocena ogólna kontrolowanej działalności

   W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości  polegające m.in.  na:

• nieprzeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych metodą spisu z natury zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) zw. dalej „uor”,
• nieoznaczeniu wszystkich środków trwałych stanowiących majątek jednostki numerami inwentarzowymi,
• niewykazaniu różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z art. 27 ust. 2 uor,
• nieewidencjonowaniu majątku jednostki przyjętego w formie darowizny,
• niezaewidencjonowaniu 6 pozostałych środków trwałych zakupionych w 2025 r. na koncie 013,
• niezgodności sprawozdań Rb-27S , Rb-28S oraz Rb-34S z ewidencją księgową na łączna kwotę 1.621,46 zł,
• wypłaceniu głównej księgowej zawyżonego dodatku funkcyjnego za 2025 r. na kwotę 3.087,73 zł,
• zaewidencjonowaniu zakupu mebli na kwotę 14.919,02 zł na podstawie faktury proformy,
• nierzetelnym opisie w ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych na kwotę 14.919,02 zł,
• braku podpisów głównej księgowej na umowach z dostawcami,
• braku w aktach osobowych pracowników poddanych kontroli informacji nt. przyznanych nagród finansowych oraz dodatków motywacyjnych (w przypadku nauczycieli) na łączną kwotę 55.355,89 zł,
• nieprzekazaniu do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2025 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S), dochody w PP61 w 2025 r. wyniosły ogółem 81.963,04 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80104 § 0660 - „Wpływy z dochodów opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 81.483,81 zł,
• rozdz. 80104 § 0970 - „Wpływy z  różnych dochodów” w kwocie 479,23 zł (wynagrodzenie płatnika).

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 poz. 1483 ze zm.), za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2025 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 260.527,00 zł i zostały wykazane w rozdz. 80104 na poniższym paragrafie klasyfikacji budżetowej:

• § 0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 260.527,00 zł,

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Kwoty dochodów wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S oraz Rb-34S za 2025 r. były zgodne z przedłożoną dokumentacją.                            

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2025 r. jednostka  wykazała należności na dzień 31.12.2025 r. w kwocie 2.145.65 zł (opłata za pobyt z lat: 2008 r.- 2011 r.)

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2025 r., nie wykazano należności..

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2025 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie 2.145,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.       

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2025 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

2. Wydatki

2.1  Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP61 w wysokości 3.609.522,00 zł, zrealizowane zostały w 99,99%, tj. w kwocie 3.566.574,77 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2025 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 3.306 047,77 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2025 r. wykazano wydatki w kwocie 260.527,00 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 47 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na  kwotę ogółem 206.115,31 zł, co stanowiło 5,78% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 3.566.574,77 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 3.306.047,77,00 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 260.527,00 zł. Kontrolą objęto wszystkie umowy zawarte z dostawcami materiałów i wyposażenia, zakupu usług remontowych, zakupu usług pozostałych których wartość zamówienia była wyższa niż 6.000,00 zł.

   W wyniku analizy 9 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty 130.000,00 zł netto ustalono, że  w księgach rachunkowych zaewidencjonowano zakup mebli ze stali nierdzewnej na kwotę 14.919,02 zł na podstawie faktury proformy. Dokument posiadał dekretację, jednak nie był sprawdzony pod względem merytorycznym , formalno-rachunkowym, a także nie został zatwierdzony przez kierownika jednostki co było niezgodne z pkt. 3.1.9 załącznika nr 3 Polityki Rachunkowości PP61. Dowód został przyjęty do realizacji i ujęty w księgach rachunkowych przez główną księgową pomimo niespełnienia powyższych etapów kontroli zarządczej, co było niezgodne z pkt. 3.1.10. załącznika nr 3 Polityki Rachunkowości PP61.

Należy zaznaczyć, że faktura pro forma jest dokumentem, który nie jest dowodem księgowym i nie stanowi dowodu zakupu, na podstawie którego zakup może być ujęty w księgach rachunkowych jednostki. Jest to dokument wystawiany kontrahentowi w celu przekazania informacji o szczegółach transakcji oraz ewentualnych płatnościach lub w celu uzyskania zaliczki lub potwierdzenia zamówienia (zapowiedź wystawienia faktury). Zatem faktura pro forma nie oddaje istoty rzeczywistych operacji gospodarczych, nie może więc stanowić podstawy kwalifikowania kosztów jako wydatek lub koszt uzyskania przychodu.

W trakcie kontroli stwierdzono, że na  8 umowach zawartych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego poniżej kwoty 130.000 zł, nie było podpisu głównego księgowego, co było niezgodne z pkt. 3.1.3. zał. nr 3 Polityki Rachunkowości PP61, wg którego celem tego etapu jest niedopuszczenie do poniesienia wydatku, który nie znajduje pokrycia w planie finansowym jednostki budżetowej. Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jest ustawowo (uofp) narzuconym etapem kontroli zarządczej, w którym następuje stwierdzenie czy skutek operacji gospodarczej i finansowej - wydatek mieści się w planie finansowym. Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2025 r. w wys. 199.829,01 zł.

Na zobowiązania budżetowe w kwocie łącznej 199.829,01 zł, wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. składały się zobowiązania z tytułu:

 - 80104 § 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 49.738,47 zł,

- § 4110 – składki ZUS w kwocie 26.746,62 zł,

- § 4120 – składki ZUS w kwocie 2.887,20 zł,

- § 4800 – dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli w kwocie 107.191,23 zł,

-  80148 § (4040) – dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 11.528,49 zł,

- § 4110 –  składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie 1.971,37 zł.

- § 4120 – składki na FP oraz FS w kwocie 282,45 zł. Zobowiązania zostały uregulowane w 2026 r.

W sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2025 r., wykazano zobowiązania  na kwotę 6.642,26 zł na które składały się zobowiązania z tyt. zakupów artykułów spożywczych zaewidencjonowanych na § 4220. Zobowiązania zostały uregulowane w 2026 r.

    Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.           

 W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2025 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2025 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S, RB-34S

i Rb -Z za 2025 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 27 pracowników zatrudnionych w PP61 w 2025 r., tj. 18,52% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 408.344,87 zł, tj. 17,55% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.327.146,87 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 29.242,82 zł, tj. 19,34% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 151.240,82 zł zaewidencjonowanej na § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S.

   W wyniku kontroli akt osobowychpracowników stwierdzono, że w 2025 r. główny księgowy zatrudniony w jednostce na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu miał przyznany dodatek funkcyjny niezgodnie z regulaminem wynagradzania.  Zgodnie z § 3.2. regulaminu wynagradzania wprowadzonego zarządzeniem nr 6/2023 przez dyrektora PP61 w Szczecinie z dnia 16.06.2023 r. pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia przysługują w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.

Wg tabeli miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego stanowiącej załącznik nr 3 do Regulaminu wynagradzania obowiązującego w PP61, maksymalna stawka wynosiła 840 zł (dla pełnego etatu), a główny księgowy miał przyznany dodatek funkcyjny w wysokości 661,00 zł (dla ½ etatu). W związku z powyższym w 2025 r. łącznie wypłacono głównemu księgowemu zawyżony dodatek funkcyjny o 3.087,73 zł. 

Osobą odpowiedzialną był dyrektor PP61.

 W wyniku kontroli akt osobowych 5 pracowników stwierdzono, że nie dołączano informacji nt. nagród przyznawanych przez dyrektora. Łączna wartość nagród przyznanych przez dyrektora wynosiła w 2025 r. 4.790,00 zł. Powyższe było niezgodne z art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r – Kodeks Pracy, (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), a także § 11 ust. 3 pkt. 4  załącznika nr 1 Dyrektora PP61 z dnia 14.01.2019 r. w sprawie ustalenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych w PP61 w Szczecinie.

Ponadto kontroli poddano 5 dodatkowych pracowników pod kątem zasadności wypłat nagród jubileuszowych o łącznej wartości 44.303,51 zł. Informacje o tychże nagrodach nie były dołączone do akt osobowych.

W dokumentacji pracowniczej dwóch pracowników będących nauczycielami stwierdzono brak informacji, na podstawie której został przyznany dodatek motywacyjny. W przypadku pierwszego pracownika ostatnie informacje o przyznaniu dodatku były zamieszczone w aktach w 2022 r., natomiast w przypadku drugiego pracownika ostatnia informacja była zamieszczona w aktach w 2023 r. Zgodnie z § 7 ust. 2 Załącznika do uchwały nr XLIII/1226/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2018 r., dodatek motywacyjny przyznaje się na czas określony, nie krótszy niż 4 miesiące i nie dłuższy niż jeden rok. Łączna wartość dodatków motywacyjnych pracowników poddanych kontroli za 2025 r. wynosiła 6.262,38 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto brak oświadczenia potwierdzającego zapoznanie się jednego pośród pięciu kontrolowanych pracowników z regulaminem wynagradzania, co było niezgodne z obowiązującym w 2025 r. § 1.3 Regulaminu wynagradzania PP61, wg którego każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy zostaje zapoznany z regulaminem wynagradzania, a oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem zostaje włączone do akt osobowych.

   Osobą odpowiedzialną był dyrektor PP61.

   Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C. W aktach osobowych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2025 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 152.984,00 zł (zapłacony w kwocie 152.612,00 zł po odjęciu wynagrodzenia płatnika  w wysokości 372,00 zł).

 Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2025 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 869.406,03 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2025 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

W 2025r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2026 r. poz. 622).

   W 2025 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 119 ze zm.)

   Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2025 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz.  592 ),oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z
i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2025 r.

Według rocznego sprawozdania Rb27-S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2025 r. wyniósł 84.150,00 zł i w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r., uległ zmianie o 3.200,00 zł a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2025 r. wyniosło 81.963,04 zł i było niższe od planu po zmianach o 2.186,96 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

- Plan wydatków na dzień 31.12.2025 r. wyniósł 3.319 472,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2025 r. o 574.659,00 zł (plan na 1.01.2024 r. w kwocie 2.744.813,00 zł).

- Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2025 r. wynosiło 3.306.047,77 zł i było mniejsze od planu o 13.424,23 zł.

Według sprawozdań Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2025 r. wyniósł łącznie 290.050,00 zł i zwiększył się z porównaniem z planem na dzień 1.01.2025 r. o 50.000,00 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2025 r. wynosiło łącznie 260.527,00 zł i było mniejsze od ww. planu o 29.523,00 zł                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

   W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2025 r. z ewidencja księgową.

  W wyniku kontroli porównano zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-02-Rachunek bieżący jednostki – dochody. W toku analizy stwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-02 były niższe o 49,23 zł. Obroty konta wynosiły 81.913,81 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S wynosiło 81.963,04 zł. Wg analityki rachunków bankowych dla wszystkich paragrafów z dzienników Budżet na dzień 31.12.2025 r., saldo po stronie dochodów wyniosło 81.019,95 zł.

    W wyniku porównania sprawozdania Rb-28S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-01- Rachunek bieżący jednostki - wydatki stwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-01 były wyższe o 1.142,23 zł. Obroty konta wynosiły 3.307.190,00 zł, natomiast wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wynosiło 3.306.047,77 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi w toku kontroli, jako przyczynę uchybienia podano zaniechanie sporządzania zapisów technicznych, co doprowadziło do niespójności obrotów konta 130 z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S.

Wg opisu do konta 130, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mającej siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2020 r. poz. 342), konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzania sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów.

   W wyniku porównania sprawozdania Rb-34S z ewidencją księgową konta 132-WW – rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd) stwierdzono, że obroty konta 132-WW wynosiły 260.527,00 zł,  a wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S wynosiło 260.527,00 zł, natomiast kwota wynikająca z  analityki rachunków bankowych dla wszystkich paragrafów z dzienników WRD wyniosła na dzień 31.12.2025r. 260.0970,00 zł i była niższa o 430,00 zł od wykonania dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S.

Jako przyczynę rozbieżności główna księgowa podała nieujęcie przez program w analityce przeksięgowań pomiędzy kontami wynikającą z błędnie wpłaconych odpłatności rodziców za wyżywienie. Kwota została ujęta w dzienniku dochodów budżetowych i na koncie 130. Pomimo przeksięgowania na konto WRD i przelewu z konta na konto, nie została wykazana w analityce. Brak dokonania korekty zapisów doprowadził do sztucznego zaniżenia obrotów w analityce, co pozostawało bez wpływu na saldo końcowe wykazane w sprawozdaniu. Należy jednak podkreślić, że zachowanie czystości obrotów (analogicznie jak w przypadku konta 130) jest warunkiem niezbędnym dla zapewnienia przejrzystości ewidencji i rzetelnego odzwierciedlenia operacji na środkach pieniężnych.

Osobą odpowiedzialną był główny księgowy.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę obowiązków wynikających z art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2025 r. Sprawdzono również, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP61 przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 8/2025 z dnia 19.12.2025 r., dyrektora szkoły w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z art. 26 i 27 uor. Inwentaryzację przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury w dniach 29.12 – 31.12.2025 r.,

- w drodze spisu z natury magazynu żywnościowego w dniach 29.12 – 31.12.2025 r.,

- w drodze spisu z natury gotówki w kasie z dnia 31.12.2025 r.,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2025 r.

W toku kontroli ustalono, że nie dokonano rzeczywistego spisu z natury środków trwałych objętych inwentaryzacją. Wg wyjaśnień dwóch członkiń komisji przed przystąpieniem do inwentaryzacji otrzymały one od intendentki gotowe wydruki ze spisem środków trwałych oraz ilościami w poszczególnych pomieszczeniach. Otrzymane arkusze spisu z natury ostatecznie zostały podpisane przez komisję. Wg  § 15 ust. 2  załącznika nr 1 Dyrektora PP61 z dnia 14.01.2019 r. w sprawie ustalenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych w PP61 w Szczecinie, arkusze spisu z natury powinny być wydane przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej przez głównego księgowego za pokwitowaniem odbioru.

 Stwierdzono ponadto, że środki trwałe, które nie występowały w danych pomieszczeniach nie były odnotowane na arkuszach spisu z natury przez członków komisji jako niedobory, natomiast środki które znajdowały się w poszczególnych pomieszczeniach a nie było ich na listach spisowych, nie zostały przez komisję odnotowane na spisach jako nadwyżki. W związku z powyższym stwierdza się, że inwentaryzacja nie była przeprowadzona drogą faktycznego liczenia i oględzin składników majątku, nie spełniła także swojej funkcji weryfikacyjnej i ochronnej, powielono błędy z ewidencji księgowej zamiast stwierdzić stan faktyczny. Powyższe było niezgodne z art. 27 ust. 2  uor.

Osoba odpowiedzialną był dyrektor PP61.

   W toku kontroli ustalono, że środki trwałe stanowiące majątek jednostki nie były oznakowane numerami inwentarzowymi, co uniemożliwiło dokonanie identyfikacji środków trwałych występujących w jednostce.

Wg załącznika nr 4 pkt. 5 ust. 2 lit. d Polityki Rachunkowości PP61, wypełnione przez członków komisji arkusze spisu z natury, winny zawierać między innymi numery inwentarzowe ułatwiające identyfikację środków trwałych oraz stwierdzoną ilość. Za prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz nadawanie środkom trwałym numerów inwentarzowych odpowiedzialne były: główna księgowa oraz intendentka.

   W wyniku kontroli ustalono, że jednostka dostawała w formie darowizn środki trwałe które nie zostały ujęte w ewidencji ilościowo- wartościowej oraz nie zostały ujęte  w księgach rachunkowych. Środki nie były na bieżąco wprowadzane do ewidencji majątkowej. Jednostka nie zastosowała dokumentów wewnętrznych w celu przekazania darowizny, co było niezgodne z § 10 ust 6 pkt.1 załącznika nr 1 Dyrektora PP61 z dnia 14.01.2019 r. w sprawie ustalenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w PP61 w Szczecinie.  Wg pkt. 5.1.2.1. lit. B. Polityki Rachunkowości PP61  na stronie Wn konta 013 ujmuje się między innymi  nieodpłatne otrzymanie środków trwałych, następnie przeksięgowuje się je na konto 072 umarzając ich wartość i zachowując kontrolę nad majątkiem. Powyższe było niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt. 1 uor w zakresie prowadzenia kont ksiąg pomocniczych.

Pośród środków trwałych zakupionych w 2025 r., 6 z nich o łącznej wartości 5.787,04 zł  nie zostało wykazanych w ewidencji ilościowej ani w księgach pomocniczych co było niezgodne z pkt. 5.1.2.1. zał. nr 2 Polityki rachunkowości, wg którego konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011.

Osoba odpowiedzialną był główny księgowy.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2025 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano obowiązującą w 2025 r. w PP61 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6),

   W toku kontroli ustalono na podstawie załączonych dokumentów finansowo-księgowych oraz raportów kasowych za cały 2025 r., że pracownicy dokonywali zakupów z własnych środków pieniężnych, nie pobierając uprzednich zaliczek, co było niezgodne z § 12  załącznika nr 1 Dyrektora PP61 z dnia 14.01.2019 r. w sprawie ustalenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w PP61 w Szczecinie. Wg powyższego przepisu, w jednostce występują zaliczki gotówkowe jednorazowe- wypłacane pracownikom zatrudnionym w jednostce w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług. Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego
i zaakceptowanego przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania.

  W dniu 8.04.2025 r. dokonano zakupu gotówkowego ze środków prywatnych - laptopa w kwocie 2.699,00 zł, a następnie wypłatą z banku w dniu 30.05.2025 r. pobrano środki finansowe w celu rozliczenia zwrotu pracownikowi.

W toku analizy dokumentacji finansowo-księgowej stwierdzono, że w pkt. 4 ust. 2 zał. nr 5 do Polityki Rachunkowości z 2021 r., stanowiącej instrukcję kasową, wysokość niezbędnego zapasu gotówki (pogotowie kasowe) w kasie ustala się w kwocie 2.000 zł. Zapas może być wykorzystywany jedynie na pokrycie bieżących wydatków, w miarę wykorzystania uzupełnia się go do ustalonej wysokości. 

   Jednostka nie posiadała aktualnego wykazu osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi wraz z wzorami ich podpisów, co było niezgodne z pkt. 3.1.1 ust. 4 załącznika nr 5 Polityki Rachunkowości PP61.

   W toku kontroli ustalono, że jednostka nie prowadziła ewidencji środków czystości na koncie księgi głównej 310 „Materiały”. Wg załącznika nr 2 Polityki Rachunkowości jednostka powinna prowadzić ewidencję ilościowo-wartościową przychodów i rozchodów dla kategorii żywność oraz środki czystości.

   W toku analizy dokumentacji finansowo księgowej ustalono, że przyjęte na podstawie faktury pro formy meble ze stali nierdzewnej (8 stołów roboczych i 2 szafki), zostały opisane w całości na koncie 013 jako „stalowe stoły do kuchni”. Nierzetelny opis majątku jednostki  stanowi istotną kwestię pomiędzy stanem faktycznym a opisem w księgach rachunkowych.

Osoba odpowiedzialną był intendent pełniący funkcję kasjera oraz główny księgowy.

   W toku kontroli stwierdzono, że w 2025 r. w jednostce nie stosowano czeków jako dokumentacji obrotu gotówkowego, jednak nadal były ujęte w wykazie w pkt. 5.1. ust. 1 załącznika nr 5 do Polityki Rachunkowości PP61.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontrolą objęto dokumentację prowadzoną w 2025 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży.

Jednostka w 2025 r. nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, gdyż  w 2025 r. nie uzyskiwała przychodów uwzględniających podatek VAT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2025 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. W związku z tym, iż jednostka nie uzyskiwała przychodów opodatkowanych podatkiem VAT, rejestry zakupu i sprzedaży oraz przekazywane deklaracje VAT-7, wykazywały wartości zerowe.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2025 r.

   W toku kontroli stwierdzono, że nie przekazano do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2025 r. Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez Panią w dniu 01.04.2026 r. stwierdzono, że w 2025 r. w PP61 została przeprowadzona kontrola sprawdzająca przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Szczecinie,azgodnie z przedłożonym oświadczeniem dyrektor jednostki poinformował WKiAW o jej przeprowadzeniu. Po zakończonej kontroli w dniu 27.04.2026 r. wysłała Pani do kontrolującego informację drogą mailową, że nie poinformowano WKiAW o kontrolach przeprowadzonych w 2025 r.

Powyższe było niezgodne z § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

   W trakcie kontroli ustalono, że jednostka nie posiadała w dokumentacji uchwały wprowadzającej Statut PP61 z dnia 1.12.2017 r. Wg § 9 ust. 2 pkt. 2 Statutu PP61 w Szczecinie, do kompetencji stanowiących Rady Pedagogicznej należy uchwalenie statutu przedszkola. Jako że Statut przedszkola to najważniejszy akt prawa wewnętrznego, regulujący organizację i zasady funkcjonowania placówki, to uchwała wprowadzająca Statut stanowi jego integralną część.W jednostce sporządzono i przekazano do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacje o niewystępowaniu transakcji podejrzanych w związku z wymogami ustalonymi w Zarządzeniu nr 307/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W toku kontroli ustalono, że autoryzacja przelewów realizowanych
w systemie bankowości elektronicznej została każdorazowo dokonana dwuosobowo.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 61:

1. Przeprowadzić rzetelnie inwentaryzację zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt. 1 uor.
2. Oznaczyć wszystkie środki trwałe stanowiące majątek PP61 numerami inwentarzowymi, oraz przeprowadzić rzetelny inwentarz środków trwałych.
3. Wykazywać i rozliczać różnice inwentaryzacyjne po przeprowadzonej inwentaryzacji.
4. Ewidencjonować majątek przyjęty w formie darowizny.
5. Ewidencjonować na bieżąco pozostałe środki trwałe na odpowiednich kontach.
6. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
7. Podjąć działania regulujące wypłatę dodatku funkcyjnego zgodnie z regulaminem wynagradzania.
8. Prowadzić księgi rachunkowe wyłącznie na podstawie dokumentów finansowo księgowych.
9. Opisywać rzetelnie zakupione środki trwałe w ewidencji ilościowo- wartościowej, zgodnie
   z opisem na dokumentach finansowo- księgowych.
10. Potwierdzać kontrasygnatą głównego księgowego umowy wydatkowe.
11. Zamieszczać w aktach osobowych pracowników informacje dotyczące przyznawanych nagród oraz zamieszczać informacje dotyczące zapoznania się z regulaminem wynagradzania.
12. Przyznawać pracownikom zaliczki gotówkowe na pokrycie bieżących wydatków zgodniez instrukcją kasową obowiązującą w PP61.
13. Przedłożyć aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi wraz z wzorami ich podpisów.
14. Przekazywać do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje
    o kontrolach zewnętrznych.