Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 12 grudnia 2025 r. do 26 stycznia 2026 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Świerczewo w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 28 stycznia 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 lutego 2026 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

        W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Świerczewo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na niezłożeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2024 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu ( Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr XXIX/777/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. ze. zm.).

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2024 r. wynosił 29.717 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr LV/1527/23 Rady Miasta Szczecin z dnia 12 grudnia 2023 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2024 r. ze zm.), co stanowiło 3,25% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 915.093 zł. Wykonanie wydatków RO za 2024 r. wyniosło ogółem 29.709,24 zł (3,41 % wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 871.533 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2024 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 29.708,88 zł, w tym:

• 14 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 14.248,68 zł, na podstawie zamówień złożonych przez RO, (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).
• 60 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 15.460,20 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.          

Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez rady zamówień zgodnie z § 8 pkt 5 Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli- jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej).

Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu były opisane, podpisane przez ówczesnego przewodniczącego i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z §10 ust. 1 oraz ust. 2 i 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Sekretarz, Skarbnik i Członek Zarządu RO), złożyły stosowne oświadczenie, zgodnie z § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg którego wypłaty diet na rzecz Przewodniczącej RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do procedury.

Przysługiwała Przewodniczącemu dieta miesięczna w wysokości 15 % diety Przewodniczącego Rady Miasta zgodnie z § 25 ust. 1.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

W dokumentach widniało także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w§34 ust. 1 Statutu RO złożone przez ówczesnego Przewodniczącego.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2024 r. w kwocie ogółem 29.709,24 zł, z dnia 9 stycznia 2025 r. nie uległ zmianą w ciągu roku.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2024 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2024 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

W toku kontroli ustalono że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2024 r.

Obowiązek złożenia ww. sprawozdania do WGK wynikał z zapisów § 13 ust. 1 pkt 1 - 2 Procedury prowadzenia gospodarki finansowej według których RO zobowiązana była do złożenia sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze - w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli znajdowało się sprawozdanie z wykonania planu finansowego RO za 2024 r., złożone do WGK w terminie wskazanym w § 13 ust. 1 pkt 1 i 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (tj. do dnia 15 lutego 2025 r.).

Różnica w kwocie 0,36 zł pomiędzy kwotą wykazaną w sprawozdaniu tj. 29 709,24 zł a kwotą faktycznie wydatkowaną przez RO tj. 29 708,88 zł. wynika z zaokrągleń zastosowanych przy podziale kwoty diet pomiędzy poszczególnych członków RO.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecinwydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

W 2024 r. przeprowadzono likwidacje majątku pozostającego w zasobie RO Świerczewo w dniu 23.09.2024 r. przedstawiono Protokół Stałej Komisji Likwidacyjnej Urzędu Miasta Szczecin stanowiącej załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 174/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 maja 2019 r., wniosek w sprawie postawienia środka trwałego (wyposażenia) w stan likwidacji, notatkę służbową WGK i ekspertyzę techniczną zestawu komputerowego, druk LT, potwierdzenie utylizacji odpadów.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2024 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze

W toku kontroli kompletności dokumentów zamieszczanych na stronie internetowej RO (http://swierczewo.osiedla.szczecin.pl), stwierdzono, że opublikowane były dokumenty dotyczące działalności Rady Osiedla.

Powyższe było zgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, powinna poinformować mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia.

W toku kontroli stwierdzono, że podjęte uchwały przekazywane były do WGK w terminie wskazanym w § 39 Statutu Rady Osiedla, czyli w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.   

III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.