Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od stycznia do lutego 2025 r. przeprowadził w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie (zw. dalej MOPR lub jednostką) kontrolę dotyczącą prawidłowości przeprowadzenia procedury „Niebieskie Karty”

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.04.2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono jedynie uchybienia o małej istotności w następujących obszarach:

• w 1 przypadku grupa diagnostyczno-pomocowa nie została powołana przez przewodnicząca Zespołu Interdyscyplinarnego w terminie 3 dni od otrzymania zgłoszenia o podejrzeniu wystąpienia przemocy domowej,
• w 2 przypadkach akta procedury „Niebieskie Karty” nie zawierały dokumentów z czynności podjętych w ramach prowadzonej procedury,
• w 2 przypadkach protokół w posiedzenia grupy diagnostyczno-pomocowej zawierał błędy pisarskie lub nie zawierał podpisu pracownika socjalnego będącego członkiem grupy.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie realizacji zadań związanych z prowadzeniem procedury „Niebieskie Karty”, w szczególności:

• Zespół Interdyscyplinarny opracował i przyjął regulamin określający szczegółowe warunki jego funkcjonowania oraz tryb i sposób powoływania grup diagnostyczno-pomocowych,
• Zespół Interdyscyplinarny co do zasady niezwłocznie powoływał grupy diagnostyczno-pomocowe,
• w skład grup diagnostyczno-pomocowych powoływane były osoby wskazane w ustawie,
• w każdym przypadku osoba podejrzana o stosowanieprzemocy domowej była zawiadamiana o wszczęciu procedury „Niebieskie Karty”,
• członkowie grup diagnostyczno-pomocowych podejmowali czynności adekwatne do potrzeb osób objętych procedurą „Niebieskie Karty”,
• po zakończeniu procedury „Niebieskie Karty” wobec osób uczestniczących w procedurze prowadzone były działania monitorujące przez okres co najmniej 9 miesięcy, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące.

 II. Oceny cząstkowe

Procedura „Niebieskie Karty”, zwana dalej procedurą NK, jest narzędziem, którego głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa osobie doznającej przemocy domowej, ale także współpraca przedstawicieli różnych instytucji i podmiotów, które są zobowiązane do reagowania w przypadku uzyskania informacji o wystąpieniu przemocy domowej. Na podstawie art. 9d ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1673), zw. dalej uppd, procedura obejmuje ogół czynności podejmowanych i realizowanych przez osoby wskazane w ustawie, w związku z uzasadnionym podejrzeniem stosowania przemocy domowej.

Zgodnie z art. 9a ust. 1 i ust. 9 uppd gmina podejmuje działania na rzecz przeciwdziałania przemocy domowej w szczególności w ramach pracy w zespole interdyscyplinarnym (zw. dalej ZI lub zespołem), a obsługę organizacyjno-techniczną i finansową zespołu zapewnia właściwy ośrodek pomocy społecznej.

Kontroli została poddana dokumentacja dotycząca organizacji i funkcjonowania ZI oraz dokumentacja dotycząca łącznie 64 prowadzonych procedur „Niebieskie Karty”.

W toku kontroli ustalono, że w jednym przypadku przewodnicząca Zespołu Interdyscyplinarnego, posiadająca upoważnienie ZI do samodzielnego jednoosobowego powoływania grup diagnostyczno-pomocowych, powołała grupę diagnostyczno-pomocową z przekroczeniem  terminu określonego w art. 9a ust. 10a uppd. Zgodnie z powołanym przepisem, grupę diagnostyczno-pomocową powołuje się nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zgłoszenia o podejrzeniu wystąpienia przemocy domowej. Ustanowiony przez ZI regulamin określał wzór dokumentu powołującego grupę diagnostyczno-pomocową.

Co do zasady ZI w sposób niezwłoczny powoływał grupy diagnostyczno-pomocowe, natomiast w jednym przypadku termin wskazany w ustawie został przekroczony, co było niezgodne z art. 9a ust. 10a uppd. Zgodnie ze złożonymi w toku kontroli wyjaśnieniami, wskazano, że przyczyną przekroczenia terminu był wpływ dużej liczby procedur do ZI w tym czasie, a także problemy techniczne.

 Następnie w toku kontroli ustalono, że w dwóch przebadanych procedurach NK akta nie zawierały dokumentów ze wszystkich czynności podjętych w ramach procedury.

W jednym przypadku do akt nie dołączono protokołów z posiedzeń grupy diagnostyczno-pomocowej. Zgodnie ze złożonymi w toku kontroli wyjaśnieniami, przedmiotowe protokoły zostały sporządzone przez pracownika socjalnego będącego członkiem grupy diagnostyczno-pomocowej, jednakże nie zostały dołączone do właściwych akt ze względu na ich kontrolę formalną dokonywaną przez aktualną przewodniczącą ZI.

W innej poddanej kontroli procedurze NK, w teczce nie było wniosku do sądu o wgląd w sytuację rodziny, który zgodnie z informacjami zawartymi w protokole kończącym, został sporządzony i wysłany w dniu 25.08.2024 r. Przedmiotowy wniosek został złożony przez Policję, natomiast został dołączony do akt procedury NK przez funkcjonariusza Policji będącego członkiem grupy diagnostyczno-pomocowej dopiero po wszczęciu kontroli w tym zakresie.

Powyższe było niezgodne z § 14 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 września 2023 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz.U. z 2023 r. poz. 1870), zw. dalej rozporządzeniem NK, oraz § 5 ust. 14 Regulaminu ZI (Regulamin Zespołu Interdyscyplinarnego w Szczecinie określający szczegółowe warunki funkcjonowania Zespołu Interdyscyplinarnego oraz tryb i sposób powoływania grup diagnostyczno-pomocowych, stanowiący załącznik do uchwały nr 4 Zespołu Interdyscyplinarnego z dnia 04.12.2023 r.), które stanowią, że wszystkie działania realizowane przez poszczególnych członków grupy w ramach procedury są dokumentowane w formie pisemnej, a dokumenty dostarczane są do MOPR i przechowywane w teczce danej rodziny.

 Ponadto w toku kontroli ustalono, że w dwóch przypadkach protokoły z posiedzeń grup diagnostyczno-pomocowych zawierały omyłki pisarskie lub były niekompletne.

W jednym przypadku protokół z posiedzenia grupy diagnostyczno-pomocowej nie został opatrzony podpisem członka tej grupy – pracownika socjalnego. Powyższe było niezgodne z § 5 ust. 13 Regulaminu ZI oraz z określonym w regulaminie wzorem protokołu posiedzenia grupy diagnostyczno-pomocowej (załącznik nr 6 Regulaminu ZI).

Następnie w protokole kończącym jedną z procedur NK w treści podano dane osób nieobjętych tą procedurą i powołując się na nieznane miejsce ich pobytu odstąpiono od monitoringu środowiska po zakończeniu procedury. W wyjaśnieniach złożonych w toku kontroli przewodnicząca ZI wskazała, że powyższe było omyłką pisarską w protokole, a monitorowanie rodziny objętej procedurą NK jest realizowane przez okres 9 miesięcy od jej zakończenia.

Zgodnie z § 8 ust. 4 rozporządzenia NK, każde posiedzenie grupy diagnostyczno-pomocowej powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wzór protokołu z posiedzenia grupy diagnostyczno pomocowej został określony w załączniku do Regulaminu ZI. Zgodnie z ustalonym wzorem, w protokole należy podać m.in. dane osoby doznającej przemocy domowej i dane osoby stosującej przemoc, z wykluczeniem danych osób trzecich, natomiast protokół powinien być opatrzony podpisem członków grupy diagnostyczno-pomocowej. Na gruncie przepisów postępowania administracyjnego należy wskazać ponadto, że protokół należy sporządzić w taki sposób, aby był odzwierciedleniem czynności, które zostały w nim udokumentowane, w szczególności ze wskazaniem kto tych czynności dokonał i kogo one dotyczyły.

 Kontrolująca wskazuje, że wyżej opisane uchybienia były stosunkowo niewielkiej istotności i nie zagrażały prawidłowej realizacji zadań z zakresu prowadzenia procedury „Niebieskie Karty”.

 Ponadto wskazać należy, że w pozostałych obszarach dotyczących przebiegu procedury NK nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zespół Interdyscyplinarny został powołany w sposób określony w ustawie przeciwdziałaniu przemocy domowej, a aspekty jego funkcjonowania były zgodne z przepisami ustawy, rozporządzeniem NK i ustalonym w drodze uchwały regulaminem.

Co do zasady ZI niezwłocznie powoływał grupy diagnostyczno-pomocowe dla wszczętych procedur NK, a w ich skład wchodziły osoby wskazane w ustawie.

We wszystkich poddanych kontroli przypadkach osoba podejrzana o stosowanie przemocy domowej była zawiadamiana o wszczęciu wobec niej procedury NK. Członkowie grup diagnostyczno-pomocowych podejmowali czynności adekwatne do potrzeb osób objętych procedurą „Niebieskie Karty”, w szczególności w razie potrzeby poszerzano skład grupy diagnostyczno-pomocowej, zwracano się do placówek oświatowych o opinię na temat małoletnich lub do placówek ochrony zdrowia o informację na temat podejmowanych świadczeń medycznych.

Ponadto po zakończeniu procedury NK wobec osób objętych procedurą prowadzone były działania monitorujące przez okres co najmniej 9 miesięcy, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, co było zgodnie z art. 9h ust. 2 i 3 uppd.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącej Zespołu Interdyscyplinarnego za pośrednictwem Dyrektora MOPR:

1. Powoływanie grup diagnostyczno-pomocowych nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zgłoszenia o podejrzeniu wystąpienia przemocy domowej.
2. Dokumentowanie wszystkich działań prowadzonych przez poszczególnych członków grupy diagnostyczno-pomocowej w formie pisemnej, niezwłoczne przekazywanie ich do Zespołu ds. Procedury Niebieskie Karty i przechowywanie w teczce dotyczącej danej procedury NK.
3. Sporządzanie protokołów z posiedzeń grup diagnostyczno-pomocowych w sposób staranny i kompletny, i dołączanie ich do teczki procedury NK.