Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od dnia 22.09.2025 r. do dnia 14.10.2025 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 62 przy ul. Jasnej 74 w Szczecinie (zw. dalej PP62)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 21.10.2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03.12.2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2024 r. w PP 62 ustalono, że:

• w dwóch przypadkach w oświadczeniach majątkowych nie było dat ich złożenia a w jednym przypadku podpisu wnioskodawcy,
• dyrektor jednostki podpisał umowę o pożyczkę mieszkaniową jako pożyczkobiorca i jako przedstawiciel pracodawcy,
• w przypadku emerytów nie były sporządzane listy płac potwierdzające wypłatę świadczeń.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym regulaminem,
• upoważnień osób do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS,
• zgodności przyznanych w 2024 r. świadczeń socjalnych z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zwaną dalej ustawą o ZFŚS (Dz. U, z 2023 r. poz. 998 ze zm. ),
• sporządzania i akceptowania list płac pracowników potwierdzających naliczenie świadczeń,
• dekretacji wyciągów bankowych,
• ewidencji na kontach: 135 – rachunek bankowy ZFŚS,  234-ZZ - pożyczki mieszkaniowe oraz na koncie 851-ZZ – ewidencja stanu funduszy,
• naliczania i terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

W 2024 r. w PP 62 funkcję głównego księgowego pełniły dwie osoby.

 I. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2024 r. wyniósł 160.739,34 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2024 r. – 11.244,66 zł,
• wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 8.679,68 zł,
• odpisy na fundusz 2024 r. – 140.815,00 zł,

Wypłaty z funduszu w 2024 r. wyniosły łącznie 136.387,77 zł, na co złożyły się m.in.:

• świadczenia urlopowe nauczycieli - 36.377,77 zł
• dofinansowanie do wypoczynku – 26.250,00 zł,
• pomoc w związku ze zwiększonymi wydatkami – 56.140,00 zł,
• działalność kulturalno - oświatowa – 11.620,00 zł,
• pożyczki na cele mieszkaniowe – 6.000,00 zł,

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2024 r. wyniosło 24.351,57 zł.

Kontroli poddano:

• 21 wniosków pracowników o dofinansowanie wyjazdu rekreacyjno-integracyjnego,
• 24 wnioski pracowników o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego,
• 45 wniosków o świadczenie w związku ze zwiększonymi wydatkami  w okresie zimowym (w tym 28 dotyczyło pracowników i 17 emerytów),
• 2 umowy pożyczek na cele mieszkaniowe, udzielonych w roku 2024,
• 5 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej,
• 5 list płac i dokumentację finansowo – księgową,
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 101, 135, 225, 234, 240 i 851.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w PP 62 stwierdzono, że w dwóch przypadkach na oświadczeniu o dochodach za 2023 rok brakowało daty ich złożenia a w jednym przypadku brakowało podpisu pracownika.

Brak podpisu jest szczególnie istotny, ponieważ z podpisem łączy się między innymi autentyczność dokumentu i zgodność osnowy dokumentu z wolą osoby podpisującej dokument, gdyż podpis pełni funkcję identyfikacyjną i jednocześnie stanowi "zatwierdzenie" dokumentu. Chodzi w szczególności o możliwość weryfikacji autentyczności podpisu i identyfikacji osoby podpisującej oraz możliwość przyjęcia, że osoba ta zna treść oświadczenia, które podpisuje (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 18 czerwca 2018 r. - III APa 1/18.). Powyższe potwierdza art. 78 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071), wg którego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Kontrola zasad udzielania pomocy w formie pożyczek na cele mieszkaniowe wykazała, że w 2024 r., dyrektor Przedszkola Publicznego Nr 62 w Szczecinie podpisał dokument nazwany umową o pożyczkę ze środków ZFŚS występując  jednocześnie jako pożyczkobiorca oraz jako pracodawca czyli pożyczkodawca. Takie działanie stanowi naruszenie zasad rzetelności i bezstronności przy dysponowaniu środkami Funduszu oraz jest sprzeczne z zasadami reprezentacji jednostki. W przypadku, gdy stroną umowy jest dyrektor, czynność tę w imieniu pracodawcy powinien dokonać organ prowadzący jednostkę tj. Prezydent Miasta lub osoba przez niego upoważniona, co potwierdza art. 29 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r.  Prawo Oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 ze zm.).

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym ustalono, że,emeryci nie zostali ujęci na listach płac, świadczenia zostały im przyznane i wypłacone na podstawie Protokołu z posiedzenia Komisji ZFŚS przy PP62 w Szczecinie z dnia 18.11.2024 r., co było niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,  Wg art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Od dnia 1.09.2021 r. dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za organizowanie działań socjalnych oraz przygotowywanie propozycji decyzji socjalnych odpowiedzialna była komisja socjalna. Za obsługę finansowo – księgową funduszu odpowiedzialny był główny księgowy.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej przyznania świadczeń w związku z wyjazdem rekreacyjno – integracyjnym, dofinansowaniem do wypoczynku oraz świadczeniami w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym  ustalono, że wnioski oraz pozostałe oświadczenia o dochodach były złożone terminowo. Wszystkie wnioski były wypełnione i podpisane przez wnioskodawców. Uzupełniono daty i podpis w oświadczeniach majątkowych.

Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę do ewidencji w księgach rachunkowych wykazała, że wyciągi bankowe zawierały wskazania dekretacyjne poprzez wydruk z programu, datę i podpis głównego księgowego oraz potwierdzenia przeprowadzonej kontroli.

Ponadto ustalono że, konto 135 na dzień 31.12.2024 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 240-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

Na koncie 851, na dzień 01.01.2024 r. ustalony został bilans otwarcia zgodny ze stanem środków pieniężnych na rachunku bankowym.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi oraz emeryci.

Wszyscy członkowie komisji socjalnej, powołanej z dniem 01.01.2019 r., zostali przez dyrektora upoważnieni do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS zgodnie z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFSŚ, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Listy płac były sporządzane przez główną księgową akceptowane przez dyrektora i księgową.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń przyznanych w 2024 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 8.135 zł, w całości odprowadzony do urzędu skarbowego w 2024 r.

Kontroli poddano 5 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej  i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora PP62.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Świadczenia wypłacane pracownikom i nauczycielom były opodatkowane uwzględniając roczną kwotę zwolnioną z podatku dochodowego w wys. 1.000 zł, w przypadku emerytów była to kwota 4.500 zł. W 2024 r. z tytułu wypłaty świadczeń których nie został naliczony i odprowadzony podatek dochodowy.

Wg art. 21 ust. 1 pkt 67 obowiązującej ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2025.poz 163 ze zm.), wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł.

W 2024 r. jednostka skorzystała z możliwości pomniejszenia podatku o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.) w powiązaniu z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1377), wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,3%.

 II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP62:

1. Weryfikować składane oświadczenia majątkowe pod względem braków formalnych.
2. Uregulować kwestie przyznawania pożyczek z ZFŚS dyrektorowi jednostki.
3. Wpisać kwestie przyznawania pożyczek dyrektorowi do Regulaminu ZFŚS.
4. Sporządzać listy płac będące podstawą wypłaty świadczeń dla emerytów.