Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od kwietnia do maja 2025 r. przeprowadził w Centrum Żeglarskim (zw. dalej CŻ lub jednostką) przy ul. Przestrzennej 19, 70-800 Szczecin kontrolę w zakresie realizacji umów odpłatnego korzystania z gminnych obiektów sportowych będących w zarządzie Centrum Żeglarskiego.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.06.2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości

• w 9 umowach dotyczących korzystania z miejsca postojowego przez jednostki pływające w przypadku zawarcia postanowień umownych o przedłużeniu umowy na kolejne okresy roczne, nie wskazano maksymalnego okresu przedłużenia,
• w przypadku 6 umów korzystania z miejsca postojowego naliczono standardowe opłaty wynikające z cennika zamiast opłaty za bezumowne korzystanie, pomimo że umowy te zawarto ze znacznym (kilkumiesięcznym) opóźnieniem wynikającym ze zwłoki armatora,
• w jednym przypadku w niewłaściwy sposób została naliczona opłata za korzystanie z miejsca postojowego,
• w 3 przypadkach nie określono w umowie korzystania z miejsca postojowego parametrów jednostki pływającej umożliwiających zakwalifikowanie jej do lekkiego sprzętu sportowego zgodnie z obowiązującym zarządzeniem,
• w 3 przypadkach błędnie wskazano miejsce postojowe jednostki w umowie,
• w jednym przypadku umowa nie została podpisana przez korzystającego,
• w jednym przypadku umowa została podpisana przez osobę nielegitymującą się stosownym pełnomocnictwem do jej zawarcia,
• kolejnym umowom korzystania z miejsca postojowego przez jednostki pływające zawieranym z tym samym armatorem nadawano ten sam numer, mimo że były zawierane w różnych datach i dotyczyły innych okresów,
• brak jednolitych praktyk w zakresie stosowania formy przedłużenia umowy,
• dokumentacja związana z umowami korzystania przez jednostki pływające z miejsc postojowych, nie zawierała aneksów do zawartych umów i prowadzona była w sposób nieuporządkowany i nietransparentny.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości, w szczególności:

• dyrektor Centrum działał na rzecz jednostki zgodnie z zakresem określonym Statutem i udzielonym mu pełnomocnictwem,
• w sposób zgodny z obowiązującym cennikiem naliczano opłaty za usługi noclegowe i wynajem sal oraz opłaty za wynajem jachtów na cele szkoleniowe,
• od najemców w długoterminowych umowach najmu żądano adekwatnych zabezpieczeń roszczeń wynikających z umowy.

II. Oceny cząstkowe

Centrum Żeglarskie jest jednostką organizacyjną gminy, realizującą zadania własne i zlecone określone w jej statucie, m.in. w zakresie realizacji zadań sportowych i szkoleniowych, ze szczególnym naciskiem na sporty wodne i żeglarstwo, rozwoju żeglarstwa sportowego i regatowego oraz realizacji wydarzeń o charakterze morskim. Statut CŻ został nadany uchwałą nr X/194/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2015 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Gminy Miasto Szczecin pn. Centrum Żeglarskie.

Kontrolą objęto czynności związane z realizacją umów odpłatnego korzystania z gminnych obiektów sportowych będących w zarządzie CŻ, w szczególności w zakresie członkostwa w poszczególnych sekcjach Centrum, wynajmu jachtów na cele szkoleniowe, wynajmu powierzchni i świadczenia usług noclegowych oraz korzystania przez jednostki pływające z miejsc postojowych na wodzie, na lądzie i w hangarze.

 1. Niewskazanie maksymalnego okresu przedłużenia umowy

W 9 umowach dotyczących korzystania z miejsca postojowego w przypadku zawarcia postanowień umownych o przedłużeniu umowy na kolejne okresy roczne, nie wskazano maksymalnego okresu przedłużenia tej umowy.

Zgodnie z cennikiem CŻ wysokość opłat za korzystanie przez jednostki pływające z miejsc postojowych uzależniona była od ustalonego okresu postojowania, który można było określić w umowie w dniach, tygodniach, miesiącach a także mógł wynosić odpowiednio 3 miesiące, 6 miesięcy i 1 rok.

W 9 ww. przypadkach umowa została zawarta na okres roczny, przy czym w umowie zawarto zastrzeżenie o następującej treści: „(…) z zastrzeżeniem, że umowa ulega przedłużeniu na kolejne roczne okresy, w sytuacji gdy żadna ze stron nie złoży oświadczenia o nieprzedłużeniu umowy, najpóźniej w terminie 31 dni przed końcem danego roku obowiązywania umowy”.

Przyjęte powyżej rozwiązanie prowadziło do sytuacji, w której w umowie, pomimo że okres jej obowiązywania został ustalony na 1 rok, nie został tak naprawdę wskazany termin jej zakończenia i w rezultacie faktycznie miała ona charakter umowy zawartej na czas nieoznaczony.

Wskazać przy tym należy, że zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (ze zm.) jednostka organizacyjna władająca daną nieruchomością ma prawo do oddania nieruchomości do odpłatnego korzystania w ramach umów najmu lub dzierżawy na okres do lat 3.

W świetle § 3 ust. 1 pkt 2 uchwały nr LXIII/1169/06 jednostka jest uprawniona oddać nieruchomość do odpłatnego korzystania w ramach umowy najmu na okres powyżej 3 lat (lecz nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd) za zgodą Prezydenta. CŻ nie miało takiej zgody w tych przypadkach.

Mając na uwadze powyższe, przyjęte w 9 omawianych przypadkach rozwiązanie w zakresie ustanowienia automatycznego przedłużenia umowy, należy uznać za niezgodne z określonymi zasadami dotyczącymi warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Jednocześnie ustalono, że wskazane powyżej nieprawidłowości zostały wyeliminowane w umowach korzystania z miejsc postojowych zawieranych od początku 2025 r. Kontrolująca wskazuje, że do kontroli zostały przedłożone wzory umów: umowy korzystania z miejsca postojowego na wodzie i lądzie oraz umowy korzystania z miejsca postojowego na lądzie, w których dodano do zastrzeżenia o automatycznym przedłużeniu umowy warunek o następującej treści: „nie dłużej jednak niż na okres 3 lat od dnia jej zawarcia, z upływem to którego okresu umowa wygasa.”

 2. Niewłaściwe naliczenie opłat 

W toku kontroli ustalono, że w 6 przypadkach umowy korzystania z miejsca postojowego zostały zawarte ze znacznym (kilkumiesięcznym) opóźnieniem wynikającym ze zwłoki armatora. W konsekwencji umowy te zostały zawarte na okres, który obejmował czas przed faktycznym zawarciem umowy. W przypadku tych umów CŻ naliczył opłaty, zależne od okresu obowiązywania umowy, określone w załączniku do zarządzenia nr 259/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 maja 2023 r. w sprawie ustalenia wysokości cen i opłat za korzystanie z miejskich obiektów sportowych i urządzeń użyteczności publicznej będących w zarządzie Centrum Żeglarskiego w Szczecinie, zw. dalej cennikiem CŻ.

Wskazać przy tym należy, że cennik CŻ przewidywał także stawkę za bezumowny postój za każdy rozpoczęty miesiąc korzystania z miejsca postojowego. Na gruncie przepisów prawa cywilnego posiadaczowi samoistnemu przysługuje roszczenie o wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z rzeczy przeciwko osobie, która korzysta z rzeczy bez ważnego tytułu prawnego.

To w interesie osoby korzystającej z miejsca postojowego jest zawarcie umowy stanowiącej legitymację do korzystania z tego miejsca bez zbędnej zwłoki. We wskazanych przypadkach umowy korzystania z miejsca postojowego zostały zawarte z opóźnieniem wywołanym przyczynami leżącymi po stronie osoby obowiązanej do dokonania tej czynności (korzystającego). Dlatego też konsekwencje zaistniałej zwłoki w dokonaniu czynności prawnej powinny obciążać osobę pozostająca w zwłoce.

Zaznaczenia wymaga fakt, że w treści umów nie została wskazana inna data rozpoczęcia korzystania z miejsca postojowego niż ta określająca na jaki okres umowę zawarto. Wobec powyższego należy domniemywać, że łódki/jachty postojowane były w Centrum przez cały okres obowiązywania umowy wskazany w tej umowie.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie kontrolującej, za okres faktycznego korzystania z miejsca postojowego do czasu zawarcia umowy, CŻ powinno było naliczyć korzystającym opłaty za bezumowny postój za każdy rozpoczęty miesiąc, zgodnie z cennikiem CŻ, zamiast stosować standardowe stawki opłat za korzystanie z miejsc postojowych.

Ponadto kontrolująca wskazuje, że brak umowy w przypadku faktycznego korzystania z miejsca postojowego, niesie za sobą ryzyko powstania roszczeń korzystającego względem CŻ, a także ryzyko dochodzenia roszczeń pozaumownych przez CŻ. Centrum jako jednostka organizacyjna gminy Szczecin posiadająca we władaniu nieruchomości stanowiące jej własność, powinna wykazywać najwyższy stopień staranności w celu zabezpieczenia interesu prawnego gminy w przypadku dochodzenia ewentualnych roszeń.

W toku kontroli ustalono, że w jednym przypadku CŻ w sposób nieprawidłowy dokonało wyliczenia opłaty za korzystanie z miejsca postojowego w związku z wcześniejszym rozwiązaniem umowy za porozumiem stron.

Na podstawie cennika CŻ umowa korzystania z miejsca postojowego powinna zostać zawarta na czas oznaczony. Cennik CŻ zawiera stawki preferencyjne dla umów o charakterze długoterminowym, w których cena postoju w przeliczeniu na stawkę dzienną czy miesięczną jest niższa od stawki przy umowach krótkoterminowych.

W przypadku jednej z umów, zawartej na czas oznaczony 1 roku (od 01.01.2024 do 31.12.2024 r.), korzystający w dniu 19.03.2024 r., po niespełna 3 miesiącach, złożył oświadczenie o odstąpieniu od umowy. CŻ przyjął ww. oświadczenie i rozwiązał przedmiotową umowę za porozumieniem stron, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dla określenia wysokości opłaty za okres korzystania z miejsca postojowego jednostka dokonała wyliczenia proporcjonalnego w skali roku, tj. opłatę roczną ustaloną w umowie przeliczyła proporcjonalnie do faktycznego okresu korzystania z miejsca (3 miesiące), która dla tej jednostki pływającej wyniosła 700 zł.

Na gruncie prawa cywilnego istotą umowy najmu na czas oznaczony jest pozostawanie stron w tym stosunku prawnym przez cały z góry określony w umowie okres. Powyższe ma na celu zapewnienie trwałości stosunku najmu i ochrona obu jego stron. Niezawarcie w umowie najmu regulacji dotyczących możliwości jej wypowiedzenia przez najemcę, ani okresu wypowiedzenia wskazuje, że intencją stron przy zawarciu umowy było jej trwanie przez cały okres, na jaki została zawarta.

Rozwiązanie umowy za zgodą stron, w szczególności za zgodą wynajmującego (tutaj CŻ), powinno mieć charakter wyjątkowy i co do zasady odbywać się bez pokrzywdzenia interesów gminy jako właściciela przedmiotu najmu.

W ocenie kontrolującej wyrażenie zgody przez CŻ na rozwiązanie umowy przed terminem jej obowiązywania, powinno każdorazowo określać okres wypowiedzenia, uwzględniający uzasadnione interesy jednostki. Zachowanie okresu wypowiedzenia ma bowiem na celu umożliwienie podjęcia w określonym czasie działań zmierzających do znalezienia nowego korzystającego z miejsca postojowego.

Natomiast nawet przy przyjęciu, że powodem rozwiązania umowy były wyjątkowe okoliczności, niezależne od korzystającego, opłata za okres korzystania z miejsca postojowego powinna zostać naliczona zgodnie z obowiązującym cennikiem CŻ, nie zaś proporcjonalnie do przyjętej w umowie stawki. Jak zostało wskazane powyżej, opłaty roczne zostały ustalone w preferencyjnej wysokości z uwagi na ich długoterminowy charakter, który daje jednostce gwarancję uzyskiwania z tego tytułu przychodów za cały okres trwania umowy. W przypadku, gdy okres ten z różnych przyczyn (w tym przypadku nieprzewidzianych w umowie) jest krótszy, należałoby zastosować odpowiednią stawkę przewidzianą w cenniku CŻ, która w tym wypadku wyniosłaby 1300 zł, a nie 700 zł jak ustaliło CŻ.

W świetle powyższego w ocenie kontroli jednostka w sposób nieprawidłowy dokonała wyliczenia opłaty w związku z wcześniejszym rozwiązaniem umowy.

 3. Błędy w umowach

W toku kontroli ustalono, że w 3 przypadkach w umowie korzystania z miejsca postojowego nie określono parametrów jednostki pływającej umożliwiających zakwalifikowanie jej do lekkiego sprzętu sportowego zgodnie z zarządzeniem.

Dla lekkiego sprzętu sportowego cennik CŻ określał opłaty za korzystanie przez jednostki pływające z miejsca postojowego na lądzie w niższej wysokości. Zgodnie z cennikiem, lekki sprzęt sportowy oznacza łodzie otwartopokładowe o wadze do 500 kg oraz deski windsurfingowe i deski typu sup.

Kontrola wykazała, że w przypadkach, o których mowa powyżej, w umowie nie wskazano wprost, że dotyczy ona lekkiego sprzętu sportowego, natomiast podane tam parametry sprzętu nie pozwalały na jednoznaczne zakwalifikowanie go jako lekkiego sprzętu sportowego, ponieważ w umowie wskazano wyłącznie model jednostki i jej długość.

W ocenie kontroli stosując preferencyjną, niższą stawkę opłaty w przypadku lekkiego sprzętu sportowego, CŻ powinno w sposób jednoznaczny i przejrzysty wskazać to w zawieranej umowie lub określić parametry sprzętu w sposób, w jaki zostały one wskazane w cenniku CŻ.

Umowy zawierane przez Centrum powinny przede wszystkim zawierać niezbędne informacje i parametry określone w cenniku CŻ, aby w sposób niebudzący wątpliwości każdy, a nie tylko osoby o specjalistycznej wiedzy żeglarskiej, mógł ustalić czy opłata za korzystanie z miejsca postojowego została naliczona we właściwej wysokości.

Następnie ustalono, że w 3 przypadkach błędnie wskazano miejsce postojowe jednostki w umowie. W treści umowy wskazano, że umowa dotyczy miejsca na lądzie, natomiast faktycznie umowa dotyczyła postoju na wodzie i opłata została naliczona jak za postój na wodzie.

Powyższe było omyłką pisarską.

W jednym przypadku do kontroli przedłożono umowę korzystania z miejsca postojowego na lądzie bez podpisu osoby korzystającej.

Zgodnie z przepisami prawa cywilnego zaciągnięcie zobowiązania następuje w momencie złożenia stosownych oświadczeń woli przez strony stosunku prawnego. Złożenie podpisu na umowie jest powszechnie rozumiane jako akceptacja warunków umowy określonych w tej umowie. Natomiast brak podpisu oznacza niezaciągnięcie przez korzystającego zobowiązania w tym zakresie.

Nawet jeżeli przyjąć, że umowa została zawarta w sposób dorozumiany, poprzez jej faktyczne realizowanie, tj. zapewnienie korzystającemu miejsca postojowego i uiszczenie przez niego opłaty z tego tytułu, to brak umowy może stanowić poważne komplikacje w przypadku problemów z realizacją tej umowy lub wzajemnych roszczeń.

Kontrola wykazała, że w jednym przypadku umowa została podpisana przez osobę, która nie została wskazana w umowie jako korzystający, a do umowy nie dołączono stosownego pełnomocnictwa do dokonania tej czynności w imieniu osoby korzystającej.

Powyższe było niezgodne z art. 96 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2024 r. poz. 1061), który stanowi, że umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie albo na oświadczeniu osoby reprezentowanej. Na gruncie kc, jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w imieniu której została zawarta.

W ocenie kontroli w CŻ należy dochować szczególnej staranności aby wszystkie umowy zawierane przez Centrum były w odpowiednim czasie podpisane przez uprawnione strony stosunku prawnego.

 4. Brak jednolitych zasad dotyczących dokumentacji związanej z umowami korzystania z miejsc postojowych

W toku kontroli ustalono, że w CŻ kolejnym umowom dotyczącym korzystania z miejsca postojowego zawieranym z tym samym armatorem dotyczącym różnych okresów obowiązywania i zawieranych na przestrzeni lat w różnych datach, nadawano ten sam numer. Powyższe praktyki prowadziły do sytuacji, w której w obiegu prawnym jednostki istniało kilka umów oznaczonych tym samym numerem, które obejmowały inne okresy postojowania łodzi i co do których stosowano różne stawki opłat. Jednoczenie umowy te nie były przechowywane razem pod jednym przyjętym numerem, ponieważ w Centrum przyjęto chronologiczny system przechowywania dokumentów.

Jednocześnie w części umów zawarte było zastrzeżenie o ich automatycznym przedłużeniu na kolejny roczny okres obowiązywania Natomiast pomimo istnienia takich postanowień umownych, co do niektórych umów zawierano aneksy na kolejne okresy, natomiast w przypadku niektórych umów zawierano umowy (o tym samym numerze) na kolejny okres obowiązywania.

Stosowanie powyższych, niejednolitych praktyk w jednostce w zakresie przedłużania lub zawierania następnych umów korzystania z miejsc postojowych prowadziło do powstania uzasadnionych wątpliwości co do tego, która umowa lub dokument stanowi podstawę stosunku prawnego obowiązującego w danym roku.

Kontrola wykazała przypadki, w których na przestrzeni lat w każdym roku znajdowała się umowa o tym samym numerze. Przy czym umowy te nie były przechowywane chronologicznie w jednej teczce. W ramach dokonywanych czynności kontrolnych znacznie utrudnione było w takim przypadku ustalenie, która umowa jest aktualnie obowiązującą.

Ponadto nie w każdym przypadku, gdy dochodziło do zmiany łódki/jachtu, na okoliczność tą zawierany był aneks do umowy.

Mając na uwadze powyższe w ocenie kontroli dokumentacja związana z umowami korzystania z miejsc postojowych prowadzona była w sposób niejednolity i nieuporządkowany, a przez to nietransparentny.

W pozostałych obszarach poddanych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

Centrum Żeglarskie jest jednostką budżetową gminy realizującą jej zadania własne i inne zadania zlecone. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1465), zw. dalej usg, do zadań własnych gminy należy zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty. Na gruncie usg mieszkańcy gminy tworzą z mocy prawa wspólnotę samorządową. W aktach prawa miejscowego obowiązujących na terenie Gminy Miasto Szczecin przyjmuje się, że przez członków wspólnoty samorządowej należy rozumieć osoby fizycznie faktycznie zamieszkujące na terenie gminy, centralizujące swoje potrzeby majątkowe lub zawodowe i prowadzące na tym terenie gospodarstwo domowe.

Biorąc powyższe pod uwagę należy uznać, że CŻ powinno realizować swoje zadania w zakresie gospodarowania powierzonymi obiektami mając na uwadze w szczególności potrzeby lokalnej wspólnoty.

Tymczasem Cennik CŻ nie uwzględnia żadnych warunków czy preferencji w przypadku mieszkańców gminy Szczecin w zakresie umów korzystania z miejsc postojowych. Natomiast znaczna część osób korzystających z usług związanych z korzystaniem z miejsca postojowego przez jednostki pływające (50% przypadków poddanych kontroli) nie ma miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej w Szczecinie.

W ocenie kontroli celowym i uzasadnionym byłoby dostosowanie przepisów w zakresie określenia warunków korzystania z obiektów sportowych znajdujących się w zarządzie CŻ ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb bądź z pierwszeństwem mieszkańców gminy Szczecin, poprzez podjęcie przy pomocy wydziału nadzorującego odpowiednich czynności w zakresie inicjatywy uchwałodawczej, celem dokonania stosownych zmian w uchwale w sprawie przyjęcia zasad korzystania z miejskich obiektów sportowych będących w zarządzie CŻ.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi CŻ:

1. Zawierać umowy z osobami korzystającymi z miejsc postojowych dla jednostek pływających w odpowiednim terminie, bez zbędnej zwłoki.
2. Naliczać opłaty z tytułu bezumownego korzystania z miejsc postojowych w przypadku zwłoki korzystającego w zawarciu umowy.
3. Naliczać opłaty za korzystanie przez jednostki pływające z miejsc postojowych zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin.
4. Określać w umowach korzystania z miejsca postojowego warunki wypowiedzenia umowy oraz zasady naliczenia opłat w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy.
5. Określać w sposób jednoznaczny parametry jednostek pływających kwalifikujące je do zastosowania poszczególnych opłat wynikających z Cennika CŻ.
6. Dochowywać należytej staranności przy sporządzaniu i zawieraniu umów.
7. Zawierać umowy z osobami legitymującymi się ważnym pełnomocnictwem.
8. Stosować jednolite zasady i praktyki w zakresie przedłużania lub zawierania umów korzystania z miejsc postojowych na kolejne okresy.
9. Prowadzić dokumentację związaną z umowami korzystania przez jednostki pływające z miejsc postojowych w sposób uporządkowany i transparentny.