Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od czerwca do lipca 2025 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 48 (zw. dalej SP 48 lub jednostką) przy ul. Czorsztyńskiej 35, 71-201 Szczecin kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.08.2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości

• nieprzeprowadzenie inwentaryzacji przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,
• nieprzeprowadzenie w 2022, 2023 i 2024 roku inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych,
• niesporządzenie przez komisję inwentaryzacyjną protokołu wyników weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, co było niezgodne z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną,
• niewskazanie na arkuszach spisu z natury osoby odpowiedzialnej materialnie,
• nieuwzględnienie przez komisję inwentaryzacyjną w spisie z natury wszystkich składników majątku jednostki znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach szkoły,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych w sposób niejednolity, niekompletny oraz niezgody z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości,
• przeprowadzenie likwidacji środków trwałych w sposób niezgodny z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości,
• wystawienie w 1 przypadku błędnie faktury za najem powierzchni,
• nieprzekazanie w 2023 r. Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.), w 2024 r. przekazanie ww. informacji z przekroczeniem terminu,
• niezawarcie w informacji złożonej Prezydentowi na podstawie § 11 uchwały nr LXIII/1169/06 (zmienionej uchwałą Nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.) w 2024 i 2025 r. pełnej informacji w zakresie powierzchni udostępnionych osobom trzecim na podstawie zawartych umów, tj. wszystkich zawartych i obowiązujących umów najmu powierzchni.

 II. Oceny cząstkowe

1. Inwentaryzacja

Kontroli poddano sposób dokonania czynności związanych z inwentaryzacją oraz sporządzenie dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie w 2022 roku. Na podstawie Zarządzenia nr 11/2022 Dyrektora SP 48 z dnia 14.11.2022 r. zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji oraz powołano komisje inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury w dniach 01.12.2022 r. – 31.12.2022 r. wg stanu na dzień 30.11.2022 r. Kontroli poddano dokumentację dotyczącą przedmiotowej inwentaryzacji, w tym łącznie 97 stron arkuszy spisu z natury.

Komisja inwentaryzacyjna dokonała spisu majątku szkoły w dniach od 02.12.2022 r. do 30.12.2022 r. Inwentaryzacja została rozliczona w dniu 15.01.2023 r.

 1.1 Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji gruntu

Ustalono, że co najmniej od 2022 r. do końca 2024 r. jednostka nie inwentaryzowała gruntu którego była zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Decyzją Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II/ZB/72244/40/01 z dnia 23 lipca 2003 r. (sprostowaną postanowieniem z dnia 11.09.2003 r. nr WGN-II/ZB/722/44/40/01) ustanowiony został trwały zarząd na czas nieoznaczony na rzecz SP 48 nieruchomością oznaczoną w ewidencji gruntów numerem działki 167/1 o powierzchni 9.940 m², zabudowaną budynkiem szkoły o powierzchni użytkowej 3.094,85 m² Przedmiotowa nieruchomość została oddana SP 48 na cele oświatowe.

Uwzględniając zasady wynikające z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342 ze zm.), inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.

 1.2 Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Kontrola wykazała, że w 2022, 2023 i 2024 roku w jednostce nie przeprowadzono inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych.

Powyższe naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 uor który stanowi, że aktywa inne niż wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor, a więc również wartości niematerialne i prawne, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników a inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości była Pani Dyrektor SP 48.

 1.3 Niesporządzenie protokołu wyników weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną

W toku kontroli ustalono, że komisja inwentaryzacyjna powołana do przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce nie sporządziła protokołu wyników weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

Powyższe było niezgodne z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną (Załącznik nr 4 do Polityki Rachunkowości (PR_INW_1_01)). W myśl pkt 6.7. i 6.8. instrukcji inwentaryzacyjnej, komisja inwentaryzacyjna dokonuje weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, w szczególności na podstawie arkuszy spisu z natury, protokołów weryfikacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych, źródłowych dowodów księgowych, informacji zespołu spisowego i wyjaśnień pracowników. Wyniki weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych ujmowane są w protokole komisji inwentaryzacyjnej, w którym też sformułowane są wnioski co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

W SP 48 po przeprowadzeniu inwentaryzacji metodą spisu z natury komisja inwentaryzacyjna sporządziła dokument pn. „Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury” (bez wskazania daty jego sporządzenia). Powyższy dokument nie zawierał w swojej treści żadnych informacji odnoszących się do dokonania przez komisję weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

Zgodnie ze złożonymi w toku kontroli przez Dyrektora SP 48 wyjaśnieniami, weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych dokonał kierownik administracyjno-gospodarczy jednostki, co było niezgodne z obowiązującą w SP 48 instrukcją inwentaryzacyjną.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie kontroli komisja inwentaryzacyjna nie dopełniła ciążących na niej obowiązków w zakresie dokonania weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.

 1.4 Nieuwzględnienie przez komisję inwentaryzacyjna w spisie z natury wszystkich składników majątku jednostki

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że komisja inwentaryzacyjna przeprowadzając inwentaryzację metodą spisu z natury nie uwzględniła w arkuszach spisu z natury wszystkich składników majątku jednostki znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach szkoły, tj. mebli (krzeseł i biurek), otrzymanych przez jednostkę nieodpłatnie, których wartość była niższa niż 500 zł.

Powyższe było niezgodne z pkt 4.5. lit. a instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym do obowiązków członków zespołu spisowego należy w szczególności przeprowadzenie spisu z natury z zachowaniem rzetelności, tj. zgodności spisu ze stanem rzeczywistym składników majątku.

 2. Gospodarowanie środkami trwałymi

2.1 Niewskazywanie osób odpowiedzialnych materialnie

Kontrola ustaliła ponadto, że na arkuszach spisu z natury nie wskazywano osoby odpowiedzialnej materialnie za składniki majątku szkoły, co było niezgodne z instrukcją inwentaryzacyjną jednostki, która stanowi, że na arkuszach spisu z natury należy wskazać w sposób czytelny imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych materialnie.

Na podstawie złożonych przez Dyrektora SP 48 wyjaśnień ustalono, że majątek szkoły użytkowany był przez wiele osób, w związku z czym nie przypisywano poszczególnym pracownikom szkoły odpowiedzialności za powierzone mienie, natomiast osobą odpowiedzialną za wszystkie składniki majątku objęte inwentaryzacją w 2022 r. była pani kierownik administracyjno-gospodarcza.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że powyższe działanie zostało podjęte bez uwzględnienia i zabezpieczenia interesu SP 48. Zgodnie z art. 124 § 1 ustawy z dnia – Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm), zw. dalej kp, pracownik odpowiada za szkodę w pełnej wysokości w mieniu, które zostało mu powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Przyjmuje się, że prawidłowe powierzenie pracownikowi mienia chroni interes pracodawcy, który w sytuacji szkody w powierzonym mieniu nie jest obarczony ciężarem dowodzenia winy pracownika. Natomiast w sytuacji, w której mienie szkoły nie zostało w sposób prawidłowy powierzone osobom, które faktycznie z niego korzystały, w przypadku szkody w tym mieniu, naprawienia tej szkody pracodawca musiałby dochodzić na zasadach ogólnych.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że przyjęta w jednostce praktyka niepowierzania mienia osobom z niego korzystającym i niewskazywania osób odpowiedzialnych materialnie za to mienie w przypadku inwentaryzacji środków trwałych, była niewłaściwa i nie zabezpieczała interesów finansowych szkoły.

 2.2 Niewłaściwe prowadzenie ewidencji środków trwałych

W ramach prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że nie wszystkie składniki majątku objęte inwentaryzacją były odpowiednio oznaczone numerami inwentarzowymi, kierownik administracyjno-gospodarczy nie miał adekwatnej wiedzy co do tego gdzie znajdują się poszczególne rzeczy ujęte w arkuszach spisu z natury (w sytuacjach, w których nie było ich we wskazanych w spisie lokalizacjach). Ponadto miejsce znajdowania przedmiotów nie zostało wskazane w księdze inwentarzowej.

Powyższe było niezgodne z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości, z której wynika, że zarejestrowanie nowego obiektu majątkowego należy do zadań odpowiedniego pracownika merytorycznego (tu do kierownika administracyjno-gospodarczego) i polega na wprowadzeniu do systemu informacji o miejscach użytkowania i osobach odpowiedzialnych za środek trwały. W przypadku gdy jednostka gospodaruje znaczną liczbą składników majątku, w sytuacji braku numerów inwentarzowych nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji z danym środkiem trwałym.

Ponadto ustalono, że na terenie szkoły znajdowały się i były używane do wykonywania obowiązków służbowych środki trwałe nie będące własnością jednostki (stanowiące majątek prywatny pracowników szkoły), tj. podkaszarka/kosa ręczna spalinowa i narzędzie do cięcia żywopłotu.

Na gruncie przepisów kodeksu pracy, w szczególności art. 218 w związku z art. 215 i art. 217 kp, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczają pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy. Natomiast w sytuacji, w której pracownik do wykonywania obowiązków służbowych używa sprzętu, który nie został zapewniony przez pracodawcę i jest wykorzystywany bez jego zgody, nie ma gwarancji, że sprzęt ten spełnia wymogi określone w przepisach kp.

Ponadto w toku czynności kontrolnych okazało się, że kierownik administracyjno-gospodarczy (będący bezpośrednim przełożonym pracownika, którego dotyczy ww. sytuacja) nie miał w ogóle świadomości, że sprzęt znajdujący się na terenie szkoły jest prywatną własnością jednego z pracowników. Powyższe działanie było niezgodne z określonym zakresem obowiązków, zgodnie z którym kierownik administracyjno-gospodarczy SP 48 kieruje i nadzoruje pracę pracowników obsługi oraz prowadzi księgi inwentarzowe wyposażenia szkoły. Tym samym w ocenie kontroli kierownik administracyjno-gospodarczy nie wypełniał w sposób prawidłowy ciążących na nim obowiązków w tym zakresie.

 2.3 Przeprowadzenie likwidacji środków trwałych w sposób niezgodny z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości

W SP 48 przeprowadzono likwidację środków trwałych w sposób niezgodny z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości.

Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, celem procesu jest ujęcie likwidacji środka trwałego w księgach rachunkowych. Proces likwidacji rozpoczyna się od informacji o likwidacji środka trwałego, następnie sporządzany jest protokół komisji likwidacyjnej. Na podstawie protokołu komisji likwidacyjnej sporządzany jest dowód finansowo-księgowy – likwidacja środka trwałego.

W SP 48 komisja likwidacyjna sporządziła protokół likwidacji, przy czym część środków trwałych objętych tym protokołem w ogóle nie została fizycznie zlikwidowana, lecz została przeniesiona do pomieszczenia szkoły pełniącego funkcję magazynu. I tak – dokonano likwidacji na podstawie protokołu z dnia 29.11.2022 r., natomiast przedmioty objęte tym protokołem likwidacji (sprzęt komputerowy) znajdowały się faktycznie w szkole podczas przeprowadzenia oględzin w ramach czynności kontrolnych w czerwcu 2025 r., tj. ponad 2,5 roku po czasie ich rzekomej likwidacji. Zgodnie ze złożonymi przez Dyrektora SP 48 wyjaśnieniami, sprzęt ten został oznaczony jako uszkodzony i złożony w pomieszczeniu pełniącym funkcję magazynu i zostanie wywieziony jednym transportem do końca 2025 roku.

Jednocześnie w jednostce dokonywano likwidacji środków trwałych w ten sposób, że najpierw (w sierpniu 2022 r.) faktycznie wywieziono środki trwałe stanowiące odpady, a następnie dopiero po 3 miesiącach (29.11.2022 r.) sporządzono protokół z ich likwidacji.

Powyższe działania stanowiły niejednolitą praktykę w zakresie likwidacji środków trwałych, jednakże w żadnym ze wskazanych przypadków nie były zgodne z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości w zakresie likwidacji.

Zgodnie z zakresem czynności i obowiązków, za przeprowadzenie likwidacji zniszczonego sprzętu i wyposażenia odpowiedzialna była pani kierownik administracyjno-gospodarcza.

 3. Najem

W SP 48 w 2024 r. zawarto 21 umów najmu powierzchni, w tym: sal szkolnych, sali gimnastycznej oraz boiska do gry w piłkę nożną, zawieranych na podstawie uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskiej jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.), zw. dalej uchwałą Nr LXIII/1169/06 lub uchwałą ws. korzystania z nieruchomości gminnych.

Ustalono, że w jednym przypadku jednostka w sposób błędny wystawiła fakturę za najem powierzchni. Omyłkowo ta sama godzina najmu sali szkolnej (realizowana we wrześniu 2024 r.) została ujęta w fakturze za wrzesień 2024 r. i następnie w fakturze za październik 2024 r. Zgodnie ze złożonymi w toku kontroli wyjaśnieniami, wyrównanie dotyczące przedmiotowej omyłki miało nastąpić w fakturze za czerwiec 2025 r.

 W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że w 2023 r. nie przekazano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, natomiast w 2024 r. informacja ta została złożona z przekroczeniem terminu.

Powyższe było niezgodne z § 11 uchwały nr LXIII/1169/06, który stanowi, że kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do przedkładania Prezydentowi Miasta w terminie do 30 kwietnia każdego roku informacji z realizacji uchwały, w szczególności informacje powinny zawierać wykazy wolnych powierzchni i użytkowych w budynkach oraz gruntu, powierzchni udostępnionych osobom trzecim na podstawie zawartych umów najmu, dzierżawy lub użyczenia oraz przeprowadzonych prac budowlanych i remontowych.

Kontrola wykazała, że informacja przekazana Prezydentowi w 2024 r. i 2025 r. nie zawierała pełnej informacji w zakresie wszystkich zawartych i obowiązujących umów najmu powierzchni w danym roku. Ww. informacja w zakresie zawartych umów najmu zawierała informację wyłącznie o zawartych dwóch umowach, podczas gdy w jednostce w tym czasie obowiązywało więcej umów na najem powierzchni..

Tym samym Dyrektor Sp 48 jako kierownik jednostki nie wypełniła ciążącego na niej na podstawie uchwały nr LXIII/1169/06 obowiązku informacyjnego.

 4. Książka obiektu budowlanego

Na podstawie decyzji Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II/ZB/72244/40/01 z dnia 23 lipca 2003 r. (zmienioną postanowieniem z dnia 11.09.2003 r.) przekazano w trwały zarząd na rzecz SP 48 nieruchomość położoną w obrębie ewidencyjnym 76 Szczecin-Pogodno, oznaczoną w ewidencji gruntów numerem działki 167/1 o powierzchni 9.940 m², zabudowaną budynkiem szkoły o pow. użytkowej 3.095,85 m², uregulowaną w księdze wieczystej KW nr 104491. Dla ww. obiektu budowlanego w dniu 02.01.2020 r. została założona książka obiektu budowlanego (tom III).

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

 5. Laboratoria Przyszłości

W SP 48 w 2021 r. realizowany był program Laboratoria Przyszłości, w ramach którego jednostka dokonała zakupu wyposażenia na łączną kwotę 243.906,93 zł brutto (od 5 różnych dostawców), w tym m.in. laptopy, drukarki 3D, skaner 3D, sprzęt nagłaśniający, aparaty cyfrowe i inne.

W 4 przypadkach w jednostce dokonano analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz sporządzono notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość była niższa niż 130 000 zł netto. Powyższe było zgodne z § 13 ust. 1 Załącznika Nr 1 do zarządzenia Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r.). W 1 przypadku na podstawie z § 13 ust. 2 zarządzenia nr 657/20 (biorąc pod uwagę wartość zamówienia) odstąpiono od dokonania analizy rynku i sporządzenia notatki z zamówienia.

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości,

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP 48:

1. Przeprowadzić inwentaryzację przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu zgodnie z przepisami uor.
2. Przeprowadzać corocznie inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z przepisami uor.
3. Nakazać komisji inwentaryzacyjnej sporządzanie protokołu wyników weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną,
4. Wskazywać osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone mienie.
5. Uwzględniać w ramach inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury wszystkie składniki majątku jednostki znajdujące się w poszczególnych pomieszczeniach szkoły
6. Prowadzić ewidencję środków trwałych w sposób przejrzysty i zgodny  z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości.
7. Przeprowadzać likwidację środków trwałych w sposób zgodny z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości.
8. Dokonać faktycznej likwidacji środków trwałych w dalszym ciągu znajdujących się na terenie szkoły, które były objęte protokołami likwidacji począwszy od 2022 r.
9. Sprawować odpowiedni nadzór przez kierownika administracyjno-gospodarczego nad podległymi pracownikami obsługi.
10. Wystawiać faktury za najem powierzchni zgodnie z harmonogramem korzystania z sal realizowanym przez najemców.
11. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin uwzględniając wszystkie zawarte umowy najmu, w wyznaczonym terminie.