Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 17 czerwca 2025 r., do 30 lipca  2025 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr im. Juliusza Słowackiego  w Szczecinie, ul. Reymonta 23, zwanej dalej SP3, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 4 sierpnia  2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 września2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP3, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

- w zakresie zawierania umów najmu: zawarciu 22 umów najmu obowiązujących w 2024 r. z pominięciemprocedury przetargowej, zastosowaniu w umowach błędnej podstawy prawnej zawarcia umów oraz błędnym określeniu przedmiotu najmu (rodzaju pomieszczenia),

- nieposiadaniu przez dyrektora SP3 pełnomocnictwa do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych SP3 w trwały zarząd,

- nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem w przypadku 6 faktur,

- nieprawidłowościach w notatkach służbowych z udzielenia zamówienia publicznego na artykuły spożywcze, nierzetelnym przeprowadzeniu analizy rynku oraz niesporządzeniu umów z dostawcami artykułów spożywczych,

- w zakresie wypłaty wynagrodzeń: przyznaniu pracownikowi wynagrodzenia zasadniczego wg błędnej kategorii zaszeregowania, niewypłaceniu dodatku dla nauczyciela za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wys. ogółem 200 zł oraz wypłaceniu pracownikowi nagrody jubileuszowej bez udokumentowanego pełnego okresu zatrudnienia, prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,(Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.) w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.)

- nieprzedłożeniu przez pracownika pełniącego w 2024 r. funkcję kasjera zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (zw. dalej KRK) oraz braku zakresu obowiązków na ww. stanowisku,

- nierzetelnym  sporządzeniu spisu z natury magazynu żywnościowego,

- nieumieszczeniu na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej przez dyrektora jednostki i głównego księgowego oraz dekretacji wg klasyfikacji budżetowej,

- braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 7 umowach obowiązujących w 2024 r. zawartych z dostawcami towarów i usług,

- nieprzekazywaniu do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 Funkcję dyrektora SP3 w 2024 r. pełniły dwie osoby:

- od 01.01.2024 r. do 31.08.2024 r. pani J. Cz.,

- od 01.09.2024 r. do chwili obecnej Pani, zw. dalej dyrektorem szkoły.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP3 w 2024 r. wyniosły ogółem 20 187,97 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie
  1 043,70 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 - „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 19 922,39 zł,
• rozdz. 8103 §0920 - „Wpływy z pozostałych odsetek” w kwocie” 265,58 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2024 poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 465 055,62 zł i zostały wykazane w rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 0640 – „Wpływy z tytułu kosztów egzekucyjnych, opłaty komorniczej i kosztów upomnień” w wys. 128,00 zł,
• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 110 205,35 zł,
• §0690 – „Wpływy z różnych opłat” (duplikaty legitymacji i kart przedszkolnych) w kwocie 639,00 zł,
• §0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 29 971,41 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” w kwocie 295 519,00 zł (w tym: obiady uczniów 294 439,00 zł, obiady MOPR w wys. 256,00 zł),
• §0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek” w wys. 1 496,36 zł,
• § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów – (opłaty za półkolonie) w kwocie 27 096,50 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2024 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez SP3, obowiązujące w 2024 r.,
• dochody z tytułu najmu pomieszczeń uzyskane od 2 najemców na kwotę 11 916,24 zł, stanowiące 39,76% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych”,
• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.3 605,24 zł, stanowiące 3,27% dochodów zaewidencjonowanych na § 0670,
• wpływy z usług – dochody z tytułu opłat za wyżywienie w szkole (obiady uczniowskie) w wys. 3 176,60 zł, stanowiące 1,07% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830 - „Wpływy z usług”.

W wyniku analizy umów najmu obowiązujących w 2024 r., dotyczących pomieszczeń znajdujących się w SP3, stwierdzono:

1. Zawarcie 22 umów najmu obowiązujących w 2024 r. z pominięciem procedury przetargowej.  Zgodnie z zapisami § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecinaz dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.), zw. dalej uchwałą Nr LXIII/1169/06,oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W ww. zaistniałych przypadkach, nie zachodziły przesłanki wynikające z § 4 ust. 5 uchwały nr LXIII/1169/06,dotyczące kontynuacji umowy, gdyż umowy zawierano z wykonawcą z dwu lub trzymiesięczną przerwą, lub po raz pierwszy, w odniesieniu do 2024 r.

Nie zachodziły też inne przesłanki wynikające z ww. uchwały, uzasadniające odstąpienie przez jednostkę od procedury przetargowej.

W związku z powyższym, w umowach zacytowano błędną podstawę prawną zawarcia umowy, tj. § 4 ust. 6 uchwały nr LXIII/1169/06.

2. Brak pełnomocnictwa Dyrektora SP3 do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych placówce w trwały zarząd, bądź przekazywania tych nieruchomości do używania wyłącznie w celu prowadzenia gabinetów profilaktyki zdrowotnej lub pomocy przedlekarskiej albo w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach - zgodnie z zasadami wynikającymi z uchwały Nr LXIII/1169/06.

3. Błędne zapisy w 6 umowach najmu dotyczące przedmiotu najmu, tj. rodzaju/powierzchni użytkowanego pomieszczenia, jednak zastosowane stawki najmu w umowach były zgodne w odniesieniu do rodzaju faktycznie użytkowanego pomieszczenia, wg obowiązujących cenników w SP3. Ponadto stwierdzono brak zapisów w 2 umowach najmu na podstawie, których stawki najmu zostały zmienione (podwyższone lub obniżone) w stosunku do obowiązującego cennika, ze względu na korzystanie z wyposażenia sali lub usług dodatkowych przez najemcę. 

4. W przypadku jednego z najemców, termin płatności wynikający z faktur nie był tożsamy z terminem płatności wynikającym z umów najmu.

5. W przypadku dwóch najemców, w odniesieniu do 6 faktur sprzedaży, nienaliczano odsetek ustawowych, pomimo zapisów w umowach najmu dotyczących naliczania odsetek.

Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 2 do 60 dni.

Powyższe naruszało postanowienia art. 42 ust. 5 uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,(Dz.U. z 2020 r. poz. 342 ze zm.)według któregoodsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

6. Na wszystkich 99 fakturach sprzedaży dotyczących wynajmu,stwierdzono brak podpisów na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz brak wskazań dekretacyjnych.

Przedłożone kontrolującym procedury obowiązujące w SP3, nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił były dyrektor SP3 pani Joanna Czyż oraz Pani, jako kierownik jednostki.

Za wystawiane faktur sprzedaży i naliczanie odsetek od nieterminowych płatności odpowiedzialna była główna księgowa.

Pozostałe wpływy z tytułu dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione  i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2024 r.

w wys. 3 922,66 zł, w tym należności z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu w wys. 3 891,26 zł oraz odsetki w wys. 31,40 zł.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., wykazane zostały należności netto w kwocie ogółem 26 410,08 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu w kwocie ogółem 19 726,78 zł oraz w szkole w kwocie 288,00 zł, należności z tytułu opłat za najem pomieszczeń w kwocie 6 266,85 zł oraz należności z tytułu odsetek w kwocie 128,45 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności w kwocie ogółem w wys. 30 224,74 zł, w tym: należności wymagalne w kwocie 16 729,91 zł oraz pozostałe należności w kwocie ogółem 13 494,83 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP3 w wysokości 7 637 942,22 zł, zrealizowane zostały w 99,64%, tj.

w kwocie 7 610 122,79 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 7 145 067,17 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2024 r. wykazano wydatki w kwocie 465 055,62 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 47 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na  kwotę ogółem 430 122,32 zł, co stanowiło 5,65% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 7 610 122,79 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 403 267,79 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. Dalej wrd) w wys. 26 854,53 zł. Ponadto kontrolą objęto 7 umów zawartych z dostawcami towarów i usług.

W wyniku analizy 6 zamówień publicznych poniżej kwoty 130 000 zł netto, dotyczących zakupu artykułów żywnościowych na potrzeby SP3, stwierdzono:

1. Zapytania ofertowe nie zawierały jasnych, mierzalnych kryteriów oceny oraz precyzyjnego określenia zamawianych produktów: rodzaju, ilości, gramatury, składu, np. chleba, ciasta, pierogów, wędlin, co mogło mieć wpływ na ustalenie ceny przez dostawcę.
2. Przedłożone oferty nie były sporządzone wg wzoru będącego załącznikiem do zapytania ofertowego: zawierały inny asortyment w danej grupie produktów oraz inne jednostki miary lub produkty spoza zapytania ofertowego, w związku z powyższym oferty były nieporównywalne cenowo.
3. Z przedłożonych ofert nie wynika, że zostały spełnione kryteria wyboru: cenowe oraz pozacenowe, wymienione w zapytaniu ofertowym, jak również w notatce służbowej, w związku z powyższym nie można stwierdzić, że na podstawie analizy rynku wybrano najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z § 12 oraz § 13 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania

w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.) zw. dalej Zarządzeniem Nr 657/20.  

4. W notatkach służbowych z udzielenia zamówienia sporządzonych w dniu 05.01.2024 r., nie wyszczególniano szacunkowej wartości zamówienia. Wg treści notatek przyjęto, że szacunkowa wartość zamówienia będzie ustalana każdorazowo przez złożeniem jednorazowego zamówienia. Obowiązek szacowania wartości zamówienia wynikał ze wzorunotatki, określonej przez Dyrektora Biura Zamówień Publicznych, zgodnie z §13 ust. 3 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20.

5. W notatkach zacytowano nieaktualną, błędną podstawę prawną, tj. zamówienia udzielono na podstawie § 11 ust. 4 pkt 1 Zarządzenia Nr 45/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin ze zm., podczas gdy w 2024 r. obowiązywało Zarządzenie Nr 657/20.

6. W przypadku ww. zamówień dotyczących artykułów spożywczych, z 6 dostawcami nie zawarto pisemnych umów dostaw. Umowę sporządzono tylko z jednym dostawcą w dniu 08.10.2024 r. (od momentu rozpoczęcia współpracy).

W ocenie kontroli, zachowanie formy pisemnej umowy, chroni interesy obu stron, regulując m.in. kwestie jakości towaru, terminu dostaw, płatności orazokreśla inne warunki współpracy między dostawcą a odbiorcą, zapewniając bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji. 

Niezawarcie umowy lub zawarcie umowy w sposób dorozumiany, bez zachowania formy pisemnej, nie zabezpiecza interesu prawnego i ekonomicznego placówki, niesie za sobą ryzyko nienależytego lub w ogóle niewykonania zobowiązania wynikającego z tej umowy oraz braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu dostaw, co może skutkować niewywiązaniem się z obowiązków ustawowych ciążących na SP3.Narusza również zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi, określonymi w art. 33 i art. 34 uofp.

Ponadto w przypadku 7 umów zawartych przez SP3 w roku 2023 i 2024 dotyczących pozostałych dostaw towarów i usług w 2024 r., stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego.

W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił były dyrektor SP3 pani J.Cz.

Na podstawie wydruków kont analitycznych zakupów artykułów spożywczych za 2023 i 2024 r. stwierdzono, że wartości dostaw artykułów spożywczych poszczególnych dostawców oraz w poszczególnych grupach asortymentowych nie przekroczyła wartości 130 000 zł netto.

W pozostałych przypadkach stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20, tj. sporządzano notatki służbowe w przypadku zamówień powyżej kwoty 3 000 zł oraz dokonywano analizy rynku, poprzez skierowanie zapytań do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenie do wypłaty, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. Środki trwałe objęte kontrolą zostały zaewidencjonowane na koncie 011 lub 013 oraz w księgach inwentarzowych.

 2.2  Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 551 081,52 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4010, §4110, §4120, §4790 – podatek PIT-4, składki ZUS w kwocie ogółem 116 141,82 zł,
•  §4040, §4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie ogółem  377 614,53 zł,
• §4260 zakup energii elektrycznej oraz cieplnej i gazu w łącznej kwocie 56 133,50 zł,
• §4280, §4300 - zakup usług pozostałych (badania okresowe, monitoring, dzierżawa terminala) w kwocie ogółem 416,67 zł,
• § 4710 - wpłaty na PPK w łącznej kwocie 775,00 zł.

W sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., nie wykazano zobowiązań.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2024 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,RB-34S iRb-Z za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 69 pracowników zatrudnionych w SP3 w 2024 r., tj. 7,25% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 264 814,07 zł, tj. 5,49% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4 820 507,44 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 401(…), 4740, 4750, 479(…) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 23 173,75 zł, tj. 7,74/% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 299 173,33 zł, zaewidencjonowanej na § 404(…) i 480(…).

Podczas kontroli akt osobowychwybranych pracowników, stwierdzono:

1. Nieprzechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym w przypadku akt osobowych jednego pracownika oraz brak numeracji stron w przypadku dwóch pracowników.

Zgodnie §4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.

2. Przechowywanie dokumentów w niewłaściwej części akt osobowych w przypadku 3 pracowników.

Zgodnie z § 3 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowychprzechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C akt osobowych, przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

3. Brakzaświadczenia z KRK pracownika pełniącego w 2024 r. funkcję kasjera oraz brak zakresu obowiązków na ww. stanowisku.

Powyższe było niezgodne z zasadami określonymi w punkcie 3.1. ppkt 1 i 3 Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości SP3, zgodnie z którym kasjerem może być osoba będąca pracownikiem w rozumieniu przepisów o pracownikach samorządowych, która nie była karana za nieumyślne przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu oraz umyślne wykroczenia przeciwko mieniu lub umyślne wykroczenia skarbowe, a także posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i minimum średnie wykształcenie.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzne Załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84)zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

4. Brak wszystkich świadectw pracy w przypadku jednego pracownika, potwierdzających staż pracy, pomimo, że w 2024 r. została wypłacona nagroda jubileuszowa za 40 lat pracy.

5. Brak podpisu dyrektora szkoły na piśmie z dnia 18.01.2024 r. o przyznaniu pracownikowi odprawy emerytalnej oraz nagrody jubileuszowej (pismo zawierało tylko podpis głównego księgowego).

6. W przypadku pracownika zatrudnionego wg umowy o pracę na stanowisku specjalisty, przyznanie wynagrodzenia zasadniczego wg błędnej kategorii zaszeregowania, tj. winno być wg kategorii X w wys. maksymalnie 4 800,00 zł, natomiast pracownik został przyporządkowany do kategorii XIII, jako główny specjalista, ze stawką wynagrodzenia zasadniczego od 01.01.2024 r. w wys. 5 026,00 zł, w związku z powyższym stawkę wynagrodzenia zawyżono.

7. Niewypłacenie w przypadku jednego nauczyciela, dodatku za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wys. 100 zł miesięcznie za m-ce IX i X 2024 r.

W związku z powyższym, wynagrodzenie pracownika zostało zaniżone o kwotę ogółem w wys. 200,00 zł.

     Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2024 r. odpowiadał specjalista ds. finansowych.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy w 2024 r. odpowiadałspecjalista ds. kadr.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D i/lub E. W aktach osobowych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora 4. i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został

w kwocie ogółem 332 057,00 zł (zapłacony w kwocie 331 065,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 1 893 739,02 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.( Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.)

W 2024 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych

z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.(Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.)Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości

i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,(  Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005)z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1 043,70 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.

o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2024 r., wykazujące dochody w wys. 21 231,67 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w kwocie ogółem 3 922,66 zł.

2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2024 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys.

7 145 067,17 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 551 081,52 zł.

3. Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2024 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 465 055,62 zł.

W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 26 410,08 zł oraz nie wykazano zobowiązań.

Wykazano natomiast odsetki od należności niezapłaconych w terminie na kwotę 128,45 zł.

4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne w kwocie 16 729,91 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 13 494,83 zł.

5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.

6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2024 r .W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 21 231,67 zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 7 145 067,17 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 39 200,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 7 145 090,22 zł i wzrósł o 2 549 073,22 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r., który wynosił 4 596 017,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 492 852,00 zł i uległ zwiększeniu o 50 400,00 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r., który wynosił 442 452,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z kwotami wykazanymi na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2024 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w SP3 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2024 r.

Ostatni spis z natury majątku SP3 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2022 r. zgodnie z Zarządzeniem nr 12/2022 kierownika jednostki z dnia 07.11.2022 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) została przeprowadzona w 2017 r. Termin kolejnej inwentaryzacji został wyznaczony przez jednostkę na dzień 31.12.2027 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych SP3 wg stanu na dzień 31 grudnia 2024 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 17/2024 dyrektora szkoły w sprawie inwentaryzacji rocznej z dnia 29.12.2024 r. Inwentaryzację przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: magazyn żywnościowy oraz gotówka w kasach,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów (z wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych) oraz własne składniki majątkowe powierzone innym jednostkom,

- w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także porównanie danych ewidencyjnych z aktualnym stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic i ujęcie ich w protokole, a także weryfikację i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych.

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzonej inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2024 r. stwierdzono, że przedłożony przez jednostkę arkusz spisu z natury artykułów żywnościowych na dzień 31.12.2024 r., był wydrukiem z programu magazynowego Progman Stołówka, tj. wszystkie wiersze i kolumny arkusza, a w szczególności stwierdzona ilość towarów w magazynie, były sporządzone komputerowo. W wyniku tak sporządzonego spisu z natury nie stwierdzono różnic inwetaryzacyjnych.

W ocenie kontroli, w przypadku nieprzeprowadzenia inwentaryzacji metodą przeliczenia wszystkich towarów w magazynie, nie można było stwierdzić rzeczywistego stanu magazynowego oraz wykazać faktycznych różnić inwetaryzacyjnych, które mogą być spowodowane kradzieżą, zniszczeniem, nieprawidłowym magazynowaniem, ubytkami naturalnymi (ilościowych i jakościowymi), błędami w ewidencji, czy niedokładnością na etapie wydawania produktów określanych wagowo, np. w przypadku produktów sypkich.

Przedłożony arkusz spisu z natury, został więc sporządzony nierzetelnie, tj. niezgodnie z art. 22 ust. 1 uor, gdyż nie potwierdzał stanu rzeczywistego.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f, stanowiskaKomitetu Standardów Rachunkowościw sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów,(Załącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55)  polega na ustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowegoi jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani, jako dyrektor SP3.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 5 749 292,78złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość artykułów spożywczych na podstawie spisu z natury na dzień 31.12.2024 r. wynosiła 657,99 zł i była zgodna z saldem konta 310.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2024 r. w SP3 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania SP3.

     Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2024 r. w jednostce, wykazała brak uregulowań w Procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP3 dotyczących wzorów pieczęci stosowanych w jednostce, związanych z potwierdzeniem wykonania kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzeniem środki do wypłaty.

Wzory pieczęci zostały wprowadzone do polityki rachunkowości w trakcie kontroli Zarządzeniem nr 14/2025 dyrektora SP3 z dnia 23.07.2025 r.

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2024 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 99 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2024 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2024 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Należny podatek VAT został odprowadzany terminowo.

Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r.

  Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez Panią w dniu 25.07.2025 r., stwierdzono, że w 2024 r. w SP3 zostały przeprowadzone kontrole przez następujące organy kontroli zewnętrznej:

• Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Szczecinie w dniu 28.02.24 r.,
• Urząd Miasta Szczecin WKiAW w zakresie BHP w dniu 17.04.2024 r.,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniu 13.05.2024 r.,
• Kuratorium Oświaty w Szczecinie w dniu 03.06.2024 r.,
• Powiatowa Inspekcja Nadzoru Budowlanego w dniu 03.07.2024 r.,
• Państwowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Szczecinie w dniu 05.07.2024 r.,
• Państwowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Szczecinie w dniu 19.12.2024 r.

Wg oświadczenia dyrektora, informacje o przeprowadzonych kontrolach nie zostały przekazane do WKiAW.

Powyższe było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16.

Zgodnie z § 8,kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2024 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam Dyrektorowi SP3 M.J:

1. Zawierać umowy najmu na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Szczecin.
2. Oddawać nieruchomości w najem lub dzierżawę zgodnie z uchwałą Nr LXIII/1169/06, z uwzględnieniem procedury przetargowej oraz na podstawie prawidłowo sporządzonych umów najmu.
3. Naliczać odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem.
4. Prawidłowo sporządzać notatki służbowe z udzielenia zamówienia publicznego, z uwzględnieniem szacunkowej wartości zamówienia, określenia przedmiotu zamówienia oraz prawidłowej podstawy prawnej udzielenia zamówienia.
5. Rzetelnie dokonywać analizy rynku, w szczególności w odniesieniu do dostaw artykułów spożywczych.
6. Sporządzać umowy z dostawcami towarów i usług.
7. Dokonywać na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz dekretacji wg klasyfikacji budżetowej.
8. Naliczać i wypłacać pracownikom wynagrodzenie zgodnie z kategoriami zaszeregowania, przyznanymi dodatkami oraz udokumentowanym okresem zatrudnienia.
9. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, przepisami obowiązującym na danym stanowisku, w szczególności w odniesieniu do wymogu pisemnego określenia zakresu obowiązków oraz przedkładania zaświadczenia z KRK na stanowisku kasjera.
10. Rzetelnie dokumentować przeprowadzanie spisów z natury.
11. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
12. Przekazywać do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.