Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada do 2 grudnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Podjuchy w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 3 grudnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Podjuchy (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na:

• niewskazywaniu paragrafu klasyfikacji budżetowej na dowodach księgowych przedkładanych do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK),
• nieterminowym złożeniu uchwały nr 148/23 (brak potwierdzenia wcześniejszego złożenia uchwały),
• nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2023 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2023 r. wyniósł 15.330 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XLV/1244/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2023 r. ze zm.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 622.370 zł. Wykonanie wydatków RO za 2023 r. wyniosło ogółem 14.754 zł (2,6% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 575.022 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2023 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez WGK na kwotę łączną 17.858,90 zł, w tym:

• 7 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 10.128,62 zł (do realizacji i księgowania z budżetu RO przyjęta została kwota 7.024,16 zł, kwota 3.000 zł pokryta została z darowizn jakie wpłynęły do WGK na rzecz RO i kwota 38 zł pokryta ze środków WGK), na podstawie zamówień złożonych przez RO,
• 4 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 7.730,28 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono, że w opisach 4 dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z § 10 ust. 1 pkt 2 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), wg którego opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez Rady zamówień, zgodnie z § 8 ust. 5 procedury prowadzenia gospodarki finansowej. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty księgowe, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

W pozostałym zakresie, dowody księgowe podlegające rozliczeniu, były opisane i podpisane przez Przewodniczącego i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Kontrola wykazała, że Przewodniczący złożył stosowne oświadczenie, zgodnie z § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg którego wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

W 2023 r. nie zostały przyznane diety dla członków zarządu RO.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2023 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, co było zgodne z § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2023 r. w kwocie ogółem 15.330 zł, przyjęty uchwałą RO nr 148/23 z dnia 18 stycznia 2023 r., uległ zmianie na mocy uchwały RO nr 180/23 z dnia 15 listopada 2023 r. (przesunięcie między paragrafami).

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2023 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2023 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Plan rzeczowo – finansowy został sporządzony w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji z WGK o wysokości przyznanych środków finansowych.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli były sprawozdania z wykonania planu finansowego RO za I półrocze i za 2023 r., złożone w WGK w dniach: 28 lipca 2023 r. i 17.01.2024 r., czyli w terminach wskazanych w § 13 ust. 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (termin do dnia 31 lipca 2023 r. i 15 lutego 2024 r.)

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecin:wydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Zarządzeniem Nr 192/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13.04.2023 r. zobowiązano do przeprowadzenia w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków trwałych stanowiących składniki majątku Urzędu Miasta Szczecin (wyposażenie Rad Osiedli). Do kontroli przedłożone zostały oświadczenia przewodniczącego RO, odpowiedzialnego za powierzone mienie. Spis z natury przeprowadzali pracownicy WGK i Przewodniczący poszczególnych rad.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2023 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że uchwała nr 148/23, dotycząca planu rzeczowo – finansowego na 2023 r.,podjęta w dniu 18.01.2023 r., przekazana została do WGK w dniu 6.03.2023 r., tj. po 47 dniach od jej podjęcia. Było to niezgodne z § 39 Statutu Rady Osiedla, wg którego Przewodniczący przekazuje uchwały w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

W toku kontroli kompletności dokumentów zamieszczanych na stronie internetowej RO stwierdzono, że nie było uchwały i protokołu powołującego na funkcję Sekretarza RO. Przedłożony w toku kontroli Protokół nr 29/2022 z posiedzenia w dniu 25 maja 2022 r., w którym pkt 4 obrad przewidywał wybory Zarządu RO, nie został zamieszczony na stronie internetowej RO. Na stronie chronologicznie zamieszczone zostały protokoły nr 28/2022 z dnia 18.05.2022 r. i nr 29/2022 z dnia 22.06.2022 r.

Ustalono ponadto, że informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 4 listopada 2024 r., nie były aktualizowane. Na stronie internetowej nie zamieszczono m.in. aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w zakładkach:

• „Protokoły” – nie zamieszczono protokołu z nr 48/2023,
• „Sprawozdania” – zamieszczono sprawozdanie za 2023 r., nie było sprawozdania za I półrocze 2023 r.,
• „Uchwały” - uchwały RO zamieszczane były niechronologicznie pod względem dat uchwalenia i pod względem numeracji (na stronie 1 i 2 zamieszczone zostały uchwały od nr 148/23 do nr 167/23, na stronie 3 zamieszczone były uchwały od nr 143/22 do 147/22 i od nr 199/24 do nr 203/24, na stronie 4 zamieszczone były uchwały od nr 187/24 do nr 198/24 (bez nr 191-197/24) i od nr 182/23 do nr 186/23, na stronie 5 i 6 zamieszczone były uchwały od nr 168/23 do nr 181/23 i od nr 191/24 do nr 196/24),
• „Działania bieżące” - ostatnia zamieszczona informacja dotyczyła wydarzeń z 2020 r.

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjętych uchwał i protokołów z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, powinna poinformować mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Wskazywanie na dowodach księgowych paragrafu klasyfikacji budżetowej, zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Składanie do WGK podjętych uchwał w terminach wynikających z § 39 Statutu RO.
3. Zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu RO.