Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od stycznia do marca 2024 r. przeprowadził w Urzędzie Stanu Cywilnego (zw. dalej USC lub jednostką) kontrolę w zakresie realizacji zadań Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie zawierania małżeństw.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.03.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono jedynie uchybienia o małej istotności w następujących obszarach:

• w procedurze USC-I nie umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej formularza wniosku o udzielenie ślubu poza lokalem USC, pomimo że formularze takie były faktycznie stosowane,
• w 8 na 110 przebadanych przypadkach w protokole przyjęcia oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński brak było pieczęci z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym kierownika USC oraz pieczęci właściwego urzędu.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie realizacji zadań związanych z zawieraniem małżeństw, w szczególności:

• ślubów udzielały osoby do tego umocowane,
• w każdym wypadku dochowywano terminu wyczekiwania albo nupturienci złożyli stosowny wniosek o jego skrócenie,
• ślubów poza lokalem USC udzielano na wniosek złożony przez nupturientów i za czynności te pobierano stosowną opłatę dodatkową,
• miejsce udzielenia ślubu poza lokalem USC znajdowało się w obszarze właściwości miejscowej USC i odpowiadało wymogom ustawowym,
• w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia albo pozbawienia wolności osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo, oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński przyjmowano poza lokalem USC (w domu, szpitalu lub areszcie śledczym),
• w przypadku zawarcia związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznego kościoła albo innego związku wyznaniowego, kierownik USC sporządzał akt małżeństwa po spełnieniu przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązujących przesłanek,
• w przypadku zawarcia związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznego kościoła albo innego związku wyznaniowego, stosunki Państwa do tego kościoła lub związku wyznaniowego były regulowane ustawami szczególnymi, które przewidywały skutki w prawie cywilnym dla małżeństw wyznaniowych, 
• za czynności związane z realizacją zadań w zakresie zawierania małżeństw pobierano stosowne opłaty skarbowe.

 II. Oceny cząstkowe

Art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2023 r. poz. 2809 ze zm.), zw. dalej krio, przewiduje dwie formy zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu. Pierwsza z nich polega na udzieleniu ślubu przez kierownika USC (w lokalu urzędu lub poza nim). Druga polega na złożeniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed duchownym podczas ceremonii zawarcia małżeństwa podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła lub innego związku wyznaniowego, z zamiarem jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu. Warunkiem wywołania określonych skutków takiego małżeństwa w prawie cywilnym jest to że ratyfikowana umowa międzynarodowa lub ustawa regulująca stosunki między państwem a kościołem lub innym związkiem wyznaniowym przewiduje możliwość wywołania przez związek wyznaniowy podlegający tej instytucji takich skutków, jakie pociąga za sobą zawarcie małżeństwa przed kierownikiem USC.

Kontroli została poddana papierowa dokumentacja dotyczącą łącznie 150 aktów małżeństwa umieszczonych w Systemie Rejestrów Państwowych, w tym w szczególności protokoły przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, wnioski o wydanie decyzji zezwalającej na skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego, wnioski o udzielenie ślubu poza lokalem USC czy zaświadczenia stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego.

W 110 przypadkach dokumentacja dotyczyła ślubów zawieranych przed kierownikiem USC, natomiast w 40 przypadkach ślubów wyznaniowych.

Kontrola wykazała, że w procedurze umieszczonej w Biuletynie Informacji Publicznej (zw. dalej BIP) dotyczącej zawarcia związku małżeńskiego przed kierownikiem USC, nie umieszczono formularza wniosku o udzielenie ślubu poza lokalem, pomimo że był on powszechnie i każdorazowo stosowany przez właściwych pracowników USC do przyjmowania wniosków w tym zakresie.

Art. 85 ust. 5 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378), zw. dalej poasc, przewidywał możliwość przyjęcia przez kierownika USC oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego w okręgu stanu cywilnego, w którym jest on właściwy, na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo, jeżeli wskazane we wniosku miejsce zapewnia zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń. Jednocześnie w USC wypracowano wzór takiego wniosku, który był powszechnie i każdorazowo stosowany w takich przypadkach. Wniosek ten co do zasady był uzupełniany przez nupturientów w trakcie składania zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, na miejscu w USC. Natomiast formularz ten nie został umieszczony w procedurze umieszczonej w BIP, która przewidywała złożenie takiego wniosku (procedura USC-I).

W ocenie kontroli, umieszczenie takiego formularza, który był już i tak stosowany we wszystkich zbadanych przypadkach dotyczących zawarcia małżeństwa poza USC, przyczyni się do usprawnienia pracy pracowników USC oraz przyspieszenia załatwiania spraw w tym zakresie, ponieważ daje możliwość jego przygotowania przez nupturientów przed przyjściem do urzędu w celu załatwienia formalności związanych z zawarciem małżeństwa.

Następnie w toku kontroli ustalono, że w 8 przypadkach na protokole przyjęcia oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński nie umieszczono pieczęci z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym kierownika USC, który udzielał ślubu, a także pieczęci właściwego urzędu.

Wzór protokołu przyjęcia oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński został określony w załączniku nr 19 do Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1023, poprzednio obowiązujący na podstawie Załącznika nr 19 do Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 18 kwietnia 2020 r. [Dz.U. z 2020 poz. 698]). Zgodnie z ustalonym wzorem, na ww. protokole powinien się znaleźć własnoręczny podpis kierownik USC i pieczęć z imieniem i nazwiskiem i stanowiskiem służbowym, a także pieczęć urzędowa.

Wg wyjaśnień złożonych w toku kontroli, brak pieczęci na protokołach w omawianych przypadkach był wynikiem niedopatrzenia pracownika i we wszystkich przypadkach braki te zostały usunięte.

Opisane uchybienia były stosunkowo niewielkiej istotności i nie zagrażały prawidłowej realizacji zadań z zakresu zawierania małżeństw przez USC. 

Ponadto kontrola wykazała, że w pozostałych obszarach nie stwierdzono nieprawidłowości, a w pozostałym zakresie kontrola objęła niżej wskazane obszary.

Na gruncie prawa o aktach stanu cywilnego przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński należało do wyłącznej właściwości kierownika USC i jego zastępców. W regulaminie wewnętrznym jednostki ustanowiono jednego zastępcę kierownika USC na pełen etat i 6 zastępców zatrudnionych na 1/6 etatu. Tym samym czynności z zakresu udzielania ślubów wykonywane mogły być przez łącznie 8 osób. We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, czynności z zakresu przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński lub w zakresie rejestracji małżeństwa dokonywane były przez kierownika USC lub jednego z zastępców, tj. przez osoby posiadające stosowne umocowanie do dokonywania czynności w tym zakresie.

Następnie ustalono, że we wszystkich poddanych kontroli przypadkach dochowano miesięcznego okresu wyczekiwania, o którym mowa w art. 4 krio albo nupturienci złożyli wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na jego skrócenia i wnieśli stosowną opłatę skarbową. Ustalono także, że kierownik USC udzielał ślubu poza lokalem urzędu na wniosek nupturientów, przy zachowaniu wymogów określonych w art. 85 ust. 5 poasc, tj. wybrane miejsce zapewnia zachowanie uroczystej zawarcia małżeństwa oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeńoraz po uiszczeniu stosownej opłaty dodatkowej określonej odrębnym rozporządzeniem (Dz.U. z 2015 r. poz. 180).

Zgodnie z art. 85 ust. 4 poasc, w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia albo pozbawienia wolności osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo, kierownik USC przyjmował oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem USC, tj. w domu, szpitalu lub areszcie śledczym na wniosek nupturientów (w 2023 r. w 7 przypadkach).

W toku kontroli ustalono ponadto, że w przypadku zawarcia związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznego kościoła albo innego związku wyznaniowego, kierownik USC sporządzał akt małżeństwa po spełnieniu przesłanek określonych w art. 1 § 2 krio, przy uwzględnieniu terminu na przekazanie zaświadczenia, wskazanego w art. 8 § 3 krio. We wszystkich poddanych kontroli przypadkach ślubów wyznaniowych zostały spełnione przesłanki określone w art. 1 § 3 krio, tj. ustawa regulująca stosunki pomiędzy państwem na kościołem lub związkiem wyznaniowym przewidywała możliwość wywołania przez związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu tego kościoła albo związku wyznaniowego takich skutków, jakie pociąga za sobą zawarcie małżeństwa przed kierownikiem USC (w badanym obszarze zweryfikowano stosunki pomiędzy państwem a Kościołem Rzymskokatolickim, Kościołem Zielonoświątkowym i Kościołem Ewangelicko-Augsburskim).

We wszystkich poddanych kontroli przypadkach sprawdzono, na podstawie przekazanego przez Wydział Księgowości raportu z systemu księgowego, czy opłaty za poszczególne czynności w zakresie zawierania małżeństw były uiszczane. W każdym przypadku od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pobierano opłatę za sporządzenie aktu małżeństwa oraz dodatkowo pobierano stosowne opłaty za poszczególne wnioski przewidziane procedurami, a opłaty te były odprowadzane na dedykowane rachunki bankowe Gminy Miasto Szczecin.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Umieszczenie w BIP w procedurze USC-I formularza wniosku o udzielenie ślubu poza lokalem USC.
2. Prowadzenie protokołów przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w sposób staranny i kompletny, zgodnie z obowiązującymi przepisami.