Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 3 do 25 sierpnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 46 w Szczecinie przy ul. Felczaka 13, zwanej dalej SP 46, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, zwanym dalej funduszem lub ZFŚS.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 25 sierpnia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 października 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2022 r. w SP 46 ustalono m.in., że:

• nie został naliczony i zapłacony podatek dochodowy od świadczeń świątecznych dla dzieci w wys. 241 zł,
• w regulaminie ZFŚS nie było wzoru naliczania odsetek od pożyczek mieszkaniowych a wzór umowy o pożyczkęnie przewidywał podpisu pożyczkobiorcy,
• świadczenia socjalne były przyznawane i wypłacane z naruszeniem regulaminu ZFŚS i ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.), zwanej dalej ustawą o ZFŚS,
• tabele dofinansowań do działalności socjalnej zawierały błędy i luki pod kątem ustalenia kwoty bazowej i zależnych od niej progów dochodowych,
• wzór wniosku o świadczenia był niespójny z zapisami regulaminu w zakresie świadczeń dla emerytów i dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży,
• komisja socjalna nie weryfikowała uprawnień podmiotów organizujących wypoczynek dzieci i młodzieży, co było niezbędne w przypadku stosowania zwolnienia z podatku dochodowego,
• komisja socjalna przyznawała świadczenia niezgodnie ze składanymi wnioskami a dyrektor te propozycje zatwierdzał,
• nie w każdym przypadku były sporządzane listy płac lub inne dowody księgowe potwierdzające naliczenie świadczeń.

Stwierdzono ponadto:

• braki i błędy w składanych wnioskach i oświadczeniach o dochodach,
• wypłacanie świadczeń mimo złożenia wniosków po terminie lub niezłożenia decyzji ZUS (w przypadku emerytów i rencistów),  
• brak w dokumentacji ZFŚS potwierdzenia spełnienia warunku skorzystania przez pracowników administracji i obsługi z urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni, co wynikało z regulaminu ZFŚS,
• brak potwierdzenia przeprowadzenia kontroli na wyciągach bankowych,
• błędy w księgowaniach na koncie 851-ZZ,
• brak sprawozdania merytorycznego komisji socjalnej za rok 2022.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• upoważnienia przez dyrektora członków komisji socjalnej do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS,
• ewidencji na kontach: 135 – rachunek bankowy ZFŚS i 234-ZZ - pożyczki mieszkaniowe.
• W 2022 r. w SP 46 funkcję głównego księgowego pełniły dwie osoby: w okresie do 9.09.2022 r. i począwszy od 12.09.2022 r.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2022 r. wyniósł 367.376,86 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2022 r. – 9.250,25 zł,
• wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 37.124,84 zł, w tym zwrot w wys. 515,80 zł,
• odpisy na fundusz 2022 r. – 320.818,88 zł,
• odsetki bankowe – 182,89 zł.

Wypłaty z funduszu w 2022 r. wyniosły łącznie 366.655,17 zł, na co złożyły się m.in.:

• świadczenia pieniężne w okresie świątecznym – 109.210,00 zł,
• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 55.828,17 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników – 50.000,00 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 89.150,00 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 4.050,00 zł,
• pożyczki na cele mieszkaniowe – 40.000,00 zł,
• zapomogi pieniężne – 4.800,00 zł,
• świadczenia pieniężne w okresie świątecznym dla dzieci – 3.240,00 zł,
• zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2022 r. – 10.377,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 721,69 zł.

Kontroli poddano:

• 150 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 56 dotyczyło pracowników a 94 emerytów i rencistów),
• 95 wniosków o pomoc finansową w okresie świątecznym (w tym 60 dotyczyło pracowników a 35 emerytów i rencistów),
• 16 wniosków o świadczenia pieniężne w okresie świątecznym dla dzieci,
• 9 wniosków o zapomogę pieniężną,
• 6 wniosków o dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
• 6 umów pożyczek na cele mieszkaniowe, udzielonych w roku 2022,
• 19 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej,
• 17 list płac i dokumentację finansowo – księgową,

ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 101, 135, 225, 231, 234, 240 i 851.

  Analiza obowiązującego w 2022 r.regulaminuZFŚSoraz regulaminu komisji socjalnej, wykazała m.in., że:

• w regulaminie ZFŚS nie został ujęty wzór naliczania odsetek od pożyczek mieszkaniowych mimo, że pożyczki były oprocentowane w wys. 3%. W trakcie 2022 r. odsetki były naliczane dwojako (różnie przez dwóch kolejnych głównych księgowych), co było niezgodne z art.  8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie,
• we wzorze wniosku o przyznanie świadczenia widniała pozycja nr 7 pn. „Wypłata świadczenia dla emeryta”, mimo że emerytom przyznawane były te same świadczenia, co pozostałym uprawnionym i tak też były wskazywane w protokołach z posiedzeń komisji. W zał. nr 9 do ww. regulaminu, stanowiącym tabele dofinansowań do działalności socjalnej, nie została opracowana odrębna tabela dopłat do świadczeń przyznanych emerytom i korzystali oni z progów dochodowych i kwot dofinansowań ujętych w tabelach 1-6,
• postanowienia § 26 regulaminu ZFŚS dotyczyły dofinansowania działalności sportowo – rekreacyjnej i odnosiły się do częściowego sfinansowania m.in. organizowanej przez szkołę dla jej pracowników imprezy integracyjnej, podczas gdy osobami uprawnionymi do korzystania ze świadczeń funduszu są zarówno pracownicy, jak i emeryci i renciści oraz członkowie ich rodzin spełniający warunki wymienione w § 8 ust. 2 regulaminu ZFŚS,
• komisja socjalna nie sporządziła merytorycznego sprawozdania rocznego ze swojej działalności za 2022 r. czego obowiązek wynikał z § 3 ust. 11 i 14 regulaminu ZFŚS, wg którego komisja dokonuje sprawozdania merytorycznego w terminie do 31 stycznia następnego roku kalendarzowego i udostępnia go pracownikom w sekretariacie szkoły,
• komisja socjalna powołana zarządzeniem dyrektora nr 9/2021 z dnia 5 maja 2021 r., liczyła 4 osoby, co stało w sprzeczności z zapisem § 4 ust. 3 regulaminu komisji socjalnej, wg którego decyzje podejmowane są większością głosów.

Ustalono ponadto, że w tabelach dofinansowań do działalności socjalnej, ujętych w zał. nr 9 do regulaminu ZFŚS, ustalone zostały niespójne progi dochodowe dot. poszczególnych świadczeń. Została ustalona kwota bazowa, która w zależności od tabeli wynosiła 2.100 zł lub 2.400 zł, co powodowało, że np. w przypadku dofinansowania wypoczynku organizowa-nego we własnym zakresie osoba uprawniona znajdowała się w I grupie i miała przyznane najwyższe świadczenie a w przypadku świadczenia świątecznego znajdowała się w gr. III otrzymując świadczenie najniższe. Stwierdzono również niżej wymienione błędy:

• w tabeli nr 1 stanowiącej określenie kwoty bazowej i progów dochodowych, wskazana została kwota bazowa w wys. 2.100 zł i jednocześnie w tej samej tabeli próg dochodu ustalony został w wys. 2.400 zł,
• progi dochodowe zawierały luki w wysokości średniego miesięcznego dochodu netto na osobę, nie przewidując dofinansowania w przypadku dochodu między kwotami: 2.100 zł a 2.101 zł, 2.400 zł a 2.401 zł, 3.000 zł a 3.001 zł, a także między 2.100 zł a 2.401 zł w przypadku ekwiwalentu pieniężnego w okresie przedświątecznym dla dzieci i młodzieży (tabela nr 4).

Powyższe świadczy o niedołożeniu należytej staranności przez dyrektora w procesie tworzenia regulaminu ZFŚS i było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 16 zawartego w grupie D – Informacja i komunikacja, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84),wg którego osobom zarządzającym i pracownikom należało zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. Znaczy to, że informacja powinna być m.in:

• właściwa – zawierająca potrzebne/odpowiednie dane oraz dotyczyła zakresu analizowanego zagadnienia,
• przydatna - przekazana w sposób zrozumiały dla odbiorcy i odpowiadający jego potrzebom,
• jasna, wyczerpująca i zwięzła – czyli przekazana w sposób zrozumiały dla odbiorcy i odpowiadający jego potrzebom;
• rzetelna i dokładna - opierać się na wiarygodnych źródłach i ściśle opisywać zagadnienie,
• kompletna – dająca możliwie szeroki i rzeczywisty ogląd zagadnienia,
• dostępna,
• dokładna – rzetelna i poprawna.

Kontrola zasad udzielania pomocy w formie pożyczek na cele mieszkaniowe wykazała, że w 2022 r. ze środków funduszu nieprawidłowo wypłacona została kwota 40.000 zł. Ustalono, że wszystkie umowy pożyczek mieszkaniowych nie były podpisane przez pożyczkobiorców. Również wzór umowy o pożyczkę na cele mieszkaniowe, stanowiący załącznik nr 5 do regulaminu ZFŚS, nie przewidywał podpisu pożyczko-biorcy mimo, że wg § 30 ust. 1 ww. regulaminu, udzielanie pomocy w formie pożyczki na cele mieszkaniowe następuje na warunkach określonych umową zawartą z osobą uprawnioną. W ocenie kontroli, zapisy regulaminu zostały sformułowane ogólnie, nie zabezpieczając interesu szkoły pod względem prawidłowego gospodarowania środkami funduszu, przede wszystkim poprzez wskazanie obowiązku zachowania formy pisemnej umów o pożyczkę pod rygorem nieważności. Pominięte zostało ryzyko skutku takiego, jak nierealizowanie ww. umów, w sytuacji braku podpisów. Zwłaszcza, że umowa była jedynym dokumentem zawierającym warunki udzielenia pożyczki, okres spłaty, ilość i wysokość rat. W zaistniałej sytuacji pożyczki zostały wypłacone osobom, które nie wyraziły aprobaty dla zawartej w umowie treści oświadczenia woli, co ma ścisły związek z funkcjami, które pełni podpis. Należy wskazać, że z podpisem łączy się między innymi autentyczność dokumentu i zgodność osnowy dokumentu z wolą osoby podpisującej dokument, gdyż podpis pełni funkcję identyfikacyjną i jednocześnie stanowi "zatwierdzenie" dokumentu. Chodzi w szczególności o możliwość weryfikacji autentyczności podpisu i identyfikacji osoby podpisującej oraz możliwość przyjęcia, że osoba ta zna treść oświadczenia, które podpisuje (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 18 czerwca 2018 r. - III APa 1/18). Powyższe potwierdza art. 78 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.), wg którego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej pożyczek na cele mieszkaniowe stwierdzono ponadto, że na 6 złożonych wniosków:

• w jednym przypadku pracownikowi wypłacono pożyczkę mieszkaniową w dniu 5.01.2022 r. podczas gdy posiedzenie komisji  przyznające tę pożyczkę miało miejsce w dniu 10.01.2022 r. (Protokół nr 1/2022),
• w jednym przypadku umowę z pracownikiem podpisano w dniu 27.06.2022 r. podczas gdy, wniosek o pożyczkę został złożony w dniu 28.06.2022 r.

W przedłożonej dokumentacji nie było potwierdzenia spełnienia warunku uzależniającego przyznanie dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie od skorzystania przez pracowników administracji i obsługi z urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni, czego wymóg wynikał z § 23 pkt 3 regulaminu ZFŚS. W dokumentacji nie było również zatwierdzonych przez dyrektora wniosków urlopowych pracowników szkoły, które mogłyby potwierdzić zgodę dyrektora na urlop ww. pracowników. Powyższe było niezgodne z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFSŚ , w związku z art. 162 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (Dz. U. z 2023 poz. 1465), wg których świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania do wypoczynku indywidualnego ustalono, że na 150 złożonych wniosków:

• w 2 przypadkach przyznano lecz nie wypłacono świadczenia mimo, że pracownicy zostali ujęci wraz z kwotami przyznanych świadczeń w wykazie stanowiącym załącznik do protokołuz posiedzenia komisji socjalnej nr 7/2022,a na obu wnioskach złożonych przez pracowników widniała przyznana kwota świadczenia oraz podpis dyrektora. W trakcie kontroli, jako przyczynę braku wypłaty świadczeń, Dyrektor wskazał zajęcie komornicze,
• w jednym przypadku emeryt nie zaznaczył na wniosku rodzaju świadczenia, o które się ubiegał, w uzasadnieniu natomiast podał, że wnioskuje o zapomogę finansową. Komisja socjalna rozpatrzyła wniosek jako świadczenie dla emeryta wg tabeli nr 2 (dofinansowanie do wypoczynku) a dyrektor zatwierdził tę propozycję. W ocenie kontroli było to niezgodne z § 16 ust. 1 regulaminu ZFŚS, wg którego podstawą przyznania świadczenia z funduszu jest wniosek. Regulamin nie dawał komisji ani dyrektorowi kompetencji do zmiany rodzaju świadczenia, o które występuje osoba uposażona,
• w 2 przypadkach emeryci nie zostali ujęci na listach płac, świadczenia jednak zostały im przyznane i wypłacone (Protokół nr 6/2022 z dnia 27.06.2022 r.),
• w jednym przypadku emerytowi w dniu 27.07.2022 r. bezpodstawnie zostało wypłacone świadczenie w wys. 900 zł. W przedłożonej dokumentacji nie było bowiem zaakceptowanego przez dyrektora wniosku, oświadczenia o dochodach, protokołu komisji, ani żadnego dokumentu, z którego wynikałaby wypłacona kwota. Były: niezaakceptowany wniosek i nieaktualne oświadczenie o dochodach, złożone w dniu 21.05.2021 r., czyli w roku wcześniejszym. Powyższe naruszało art. 10 ustawy o ZFŚS, wg którego środkami funduszu administruje pracodawca w powiązaniu z art. 8 ust. 1 wg którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W tej sytuacji świadczenie zostało wypłacone również z naruszeniem § 16 ust. 1 i 3 regulaminu ZFŚS, wg którego podstawą przyznania świadczenia z funduszu jest wniosek oraz oświadczenie o dochodach,
• stwierdzono rozbieżności w wysokościach przyznanych świadczeń emerytom: w 2 przypadkach zostało przyznane świadczenie w wys. 950 zł (gr. II) mimo, że wg oświadczenia o dochodach powinni się znaleźć w gr. III i otrzymać świadczenie w wys. 900 zł, w 2 przypadkach zostało przyznane świadczenie w wys. 900 zł (gr. III), mimo że wg oświadczenia o dochodach powinni się znaleźć w gr. II i otrzymać świadczenie w wys. 950 zł, w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 900 zł (gr. III), mimo że wg oświadczenia o dochodach powinien się znaleźć w gr. I i otrzymać świadczenie w wys. 1.000 zł. W ocenie kontroli, komisja socjalna, mając wiedzę na temat innej wysokości dochodów emerytów, powinna wnieść o korektę złożonych oświadczeń o dochodach, zgodnie ze swoją kompetencją, wynikającą z § 2 regulaminu komisji socjalnej.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej 6 przypadków dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży stwierdzono, że komisja socjalna nie weryfikowała podmiotów wystawiających faktury za zorganizowany wypoczynek dzieci pod kątem posiadania przez nie uprawnień do prowadzenia działalności w zakresie organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży, co stanowiło warunek zwolnienia dopłat z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), zwanej dalej updof. Wg tego przepisu zwolnione z podatku są dopłaty do wypoczynku, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych. Zwolnieniom podlegają także dopłaty do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dziecii młodzieży do lat 18. W 2022 r. tytułem dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży wypłacono łącznie 4.050 zł.

W przypadku ww. świadczeń ponadto:

• wnioskodawcy nie złożyli oświadczeń o dochodach, co było niezgodne z § 16 ust. 3 regulaminu ZFŚS, wg którego osoby uprawnione do korzystania z funduszu starające się o świadczenie, wraz z pisemnym wnioskiem składają za każdym razem oświadczenie o wysokości miesięcznego dochodu netto na jednego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym,
• stwierdzono niespójność między treścią wzoru wniosku o przyznanie dofinansowania wypoczynku dziecka, wg którego świadczenie dotyczy dzieci w wieku 7-18 lat, a treścią
  § 24 pkt 3 regulaminu ZFŚS, wg którego ze świadczenia mogą korzystać dzieci, które ukończyły 18 lat i kontynuują naukę, również w systemie wieczorowym lub zaocznym.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej zapomóg pieniężnych w okresie świątecznym ustalono, że na 95 złożonych wniosków:

• w 2 przypadkach emeryci zaznaczyli na wniosku, że ubiegają się o zapomogę finansową (w jednym przypadku dołączona została dokumentacja: wypis ze szpitala, zaświadczenia lekarskie i faktury), komisja socjalna natomiast rozpatrzyła oba wnioski jako świadczenie świąteczne a dyrektor zatwierdził tę propozycję. W ocenie kontroli było to niezgodne z § 16 ust. 1 regulaminu ZFŚS a regulamin nie dawał komisji ani dyrektorowi kompetencji do zmiany rodzaju świadczenia, o które występowała osoba uposażona,
• w jednym przypadku emerytowi zostało wypłacone świadczenie w wys. 1.100 zł mimo, że na wniosku nie było podpisu dyrektora i jak dyrektor wskazał, wniosek nie został mu przedłożony do zatwierdzenia, komisja socjalna jednak uwzględniła ten wniosek i nazwisko emeryta znalazło się w wykazie osób, którym przyznano świadczenie, stanowiącym załącznik do protokołu nr 19 z dnia 6.12.2022 r., podpisanym przez członków komisji socjalnej i wicedyrektora.

Stwierdzono ponadto, że emeryci w 2022 r. otrzymali dofinansowanie do świąt w kwotach niższych niż pracownicy. Pracownicy otrzymali 1400 zł (I gr.), 1300 zł (II gr.) i 1200 (III gr.), emeryci zaś: 1200 zł (I gr.), 1100 zł (II gr.) i 1000 (III gr.). W ocenie kontroli niedopuszczalne jest różnicowanie wysokości świadczeń w zależności od tego, czy osobą uprawnioną jest pracownik czy emeryt. Zasadą jest równy podział pomocy finansowej, a jedynym kryterium decydującym o wysokości świadczeń przyznawanych z ZFŚS może być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej, co wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. 

Analiza terminowości składania rozpatrywanych wniosków wykazała, że:

•  w przypadku emeryta, w dniu 19.01.2022 r., zostało wypłacone dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego w wys. 950 zł mimo, że wniosek został złożony w dniu 1.09.2021 r., tj. po terminie ustalonym w § 23 ust. 3 regulaminu ZFŚS i przypadającym do dnia 15 czerwca (świadczenie zostało przyznane protokołem komisji z dnia 25.10.2021 r.). W ww. przypadku ponadto świadczenie zostało przyznane i wypłacone w błędnej wysokości, ponieważ emeryt znajdował się w I grupie dochodowej i powinien otrzymać 1.000 zł. Nie została również sporządzona lista płac,
• w jednym przypadkupracownikowi administracji i obsługi wypłacone zostało dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego w wys. 900 zł, mimo złożenia wniosku 5 dni po terminie wskazanym w § 23 pkt 3 regulaminu ZFŚS. Wniosek został złożony w dniu 20.06.2022 r. a termin na jego złożenie upłynął 15 czerwca,
• w 2 przypadkach (emeryt i pracownik), pozytywnie rozpatrzone zostały wnioski o zapomogę pieniężną w okresie świątecznymmimo, że zostały złożone po terminie, tj. odpowiednio: 5.12.2022 r. i 2.12.2022 r., czyli niezgodnie z § 28 ust. 2 regulaminu ZFŚS, wg którego wniosek wraz z oświadczeniem o dochodach należy składać do ostatniego dnia roboczego miesiąca listopada. Tytułem ww. zapomóg wypłacona została łącznie kwota 2.400 zł.

Powyższe było niezgodne z § 33 ust. 2 regulaminu ZFŚS, wg którego wnioski o świadczenia złożone po terminie zostaną bez rozpatrzenia

Analiza kompletności składanej dokumentacji (wnioski, oświadczenia o dochodach i decyzje ZUS) wykazała, że:

• w przypadku jednego pracownika zostało przyznane świadczenie, mimo że przedłożył niewypełniony i niepodpisany wniosek. Pod takim „pustym” wnioskiem Dyrektor podpisał swoją decyzję o przyznaniu świadczenia w wys. 900 zł,
• w 2 przypadkach emeryci złożyli niekompletne wnioski (brakowało drugiej strony),
• w 11 przypadkach emerytom zostały przyznane świadczenia mimo, że nie  przedłożyli oświadczeń o dochodach lub przedłożone oświadczenia o dochodach nie zawierały kwot (lub przeliczenia dochodu na osobę),
• w przypadku 15 emerytów i 66 pracowników nie było podpisu na drugiej stronie wniosku, gdzie pkt II stanowił oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem ZFŚS,
• w 25 przypadkach emeryci nie przedłożyli decyzji ZUS potwierdzających wysokość pobieranej emerytury / renty (waloryzacja z III 2022 r.),

co świadczy o niewypełnianiu obowiązków przez komisję socjalną, której zadaniem – zgodnie z § 2 regulaminu komisji socjalnej – było m.in. sprawdzanie poprawności składanych wniosków i załączników pod względem formalnym. W ocenie kontroli, w sytuacji braku informacji o dochodach, należałoby rozważyć przyznanie najniższego świadczenia, bądź nieprzyznanie go w ogóle. Powyższe postępowanie powinno być jednak uregulowane w obowiązującym regulaminie ZFŚS.Niezłożenie oświadczeń o dochodach ponadto było niezgodne z ww. § 16 ust. 3 regulaminu ZFŚS a obowiązekprzedłożenia decyzji ZUSwynikał z § 10 ust. 1 ww. regulaminu.

Biorąc pod uwagę wyżej wymienione nieprawidłowości spowodowane nienależytym wypełnianiem przez komisję socjalną regulaminowych obowiązków, należy zaznaczyć, że dyrektor również nie zastosował zapisu § 3 ust. 5 regulaminu ZFŚS, wg którego w przypadku wnioskowania o przyznanie świadczeń niezgodnie z ustawą o ZFŚS oraz regulaminem ZFŚS, miał obowiązek wstrzymania realizacji przedmiotowego świadczenia.

Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę do ewidencji w księgach rachunkowych wykazała, że:

• wyciągi bankowe do końca miesiąca sierpnia 2022 r. zawierały jedynie odręczne wskazania dekretacyjne bez daty i podpisu oraz bez potwierdzenia kontroli przeprowadzonej przez byłego głównego księgowego. Począwszy od września 2022 r. wyciągi bankowe zawierały wskazania dekretacyjne poprzez wydruk z programu FK, datę i podpis głównego księgowego. Nie zawierały jednak potwierdzenia przeprowadzonej kontroli,
• wszystkie listy płac, w odniesieniu do świadczeń naliczanych i wypłacanych pracownikom do końca miesiąca sierpnia 2022 r. sporządzane przez byłego głównego księgowego, nie były sprawdzane pod względem merytorycznym a listy płac nr 2/2022 i nr 3/2022 nie zostały sprawdzone zarówno pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, jak i nie zawierały kwot zatwierdzonych przez dyrektora do wypłaty,
• w przypadku zapomóg pieniężnych, w jednym przypadku nie została sporządzona lista płac,

co było niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi". Wg art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W toku kontroli zapisów księgowych na koncie 851-ZZ dotyczących stanu funduszu ustalono, że:

• na koncie 851-ZZ-001 i 851-ZZ-002 dwukrotnie ujęta została kwota 300 zł, a na koncie 851-ZZ-001 i 851-ZZ-007 kwota 90.150 zł (na koncie 851-ZZ-001 Wn jako naliczenie świadczeń dla emerytów (PK), a na koncie 851-ZZ-007 Wn jako wypłata tych samych świadczeń dla emerytów (WB)), czym zawyżone zostały obroty na koncie,
• na koncie 851-ZZ-001 – Odpis na ZFŚS, ewidencjonowane były częściowo naliczenia świadczeń socjalnych (pracowników, emerytów), odsetki od pożyczek, które powinny znaleźć się odpowiednio na kontach: 851-ZZ-002, -006 i -007. 

Od dnia 1.09.2019 r. dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za organizowanie działań socjalnych oraz przygotowywanie dla dyrektora propozycji decyzji socjalnych odpowiedzialna była komisja socjalna. Za obsługę finansowo – księgową funduszu odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 na dzień 31.12.2022 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Wszyscy członkowie komisji socjalnej, powołanej z dniem 5.05.2021 r., zostali przez dyrektora upoważnieni do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS zgodnie z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFSŚ, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.

W 2022 r. wszystkie przypadki dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży dotyczyły osób uprawnionych w wieku do 18 lat.

Główny księgowy w dniu 31.12.2022 r. dokumentem PK skorygował błędy w prowadzeniu ewidencji konta 234-ZZ dotyczącego spłacanych pożyczek mieszkaniowych w łącznej wys. 1.276 zł. Korekta została ujęta również na koncie 851, pomniejszając stan funduszu odpowiednio o 1.276 zł.

Począwszy od września 2022 r. listy płac były sporządzane przez specjalistę ds. płac, który potwierdzał także ich sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowym. Pod względem merytorycznym sprawdzał st. specjalista ds. Sekretariatu i Kadr (od listopada specjalista ds. Sekretariatu i Kadr), akceptował dyrektor i główny księgowy.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń przyznanych w 2022 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 10.377 zł, w całości odprowadzony do urzędu skarbowego w 2022 r.

Kontroli poddano 17 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Analiza prawidłowości naliczania i regulowania podatku dochodowego od świadczeń z ZFŚS wykazała, że:

1. w 2022 r. nie został naliczony podatek od świadczeń świątecznych dla dzieci w wys. 241 zł, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof, wg których wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł, z uwzględnieniem zwolnień podatkowych ujętych w art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 updof,
2. w przypadku podatku naliczonego od świadczeń świątecznych dla pracowników w wys. 690 zł nie zostało wyodrębnione i nie zasiliło funduszu socjalnego wynagrodzenie płatnika w wys. 2 zł. Zostało ono naliczone od całej kwoty podatku dochodowego SP 46 i odprowadzone w pełnej kwocie na rachunek Gminy Miasto Szczecin.

Świadczenia do kwot: 3.000 zł (do dnia 30.06.2022 r.) i 4.500 zł (od dnia 1.07.2022 r.), wypłacane w 2022 r. emerytom, były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 updof.

  Pozostałe świadczenia socjalne powyżej kwoty 2.000 zł wypłacane pracownikom w 2022 r. były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof.

Świadczenia za zorganizowany wypoczynek dzieci do 18 lat były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof.

W przypadku świadczeń urlopowych nauczycieli jednostka skorzystała z możliwości pomniejszenia podatku o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.) w powiązaniu z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1377), wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,3%. Podatek dochodowy za czerwiec 2022 r. został pomniejszony o wynagrodzenie płatnika w wys. 29 zł. Kwota ta zasiliła fundusz.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP46:

1. Różnicować wysokość świadczeń uzależniając je wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
2. Skorygować wzór umowy pożyczki mieszkaniowej.
3. Poprawić i usunąć luki w tabelach dofinansowań do działalności socjalnej.
4. Stosować ulgi podatkowe dofinansowań do świadczeń socjalnych zgodnie z updof. W przypadku świadczeń nie objętych zwolnieniem naliczać podatek dochodowy.
5. Uzupełnić regulamin ZFŚS o: wzór naliczania odsetek od pożyczek mieszkaniowych, kwestie korzystania przez emerytów z dofinansowania  do działalności sportowo - rekreacyjnej.
6. Uregulować w regulaminie ZFŚS kwestie dot. świadczeń dla emerytów w powiązaniu z właściwymi tabelami dofinansowań.
7. Uzgodnić zapis regulaminu ZFŚS dot. dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży ze stosowanym wnioskiem.
8. Skorygować liczbę członków komisji socjalnej, w celu zapewnienia podejmowania decyzji większością głosów.
9. Egzekwować od komisji socjalnej roczne sprawozdanie merytoryczne z działalności socjalnej.
10. Wypłacać pożyczki mieszkaniowe po dacie posiedzenia komisji socjalnej.
11. Zawierać umowy pożyczki mieszkaniowej na podstawie uprzednio złożonych wniosków.
12. Dokumentować dla celów ZFŚS spełnienie warunku skorzystania przez pracowników administracji i obsługi z urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni.
13. Każdorazowo ujmować w protokołach z posiedzeń komisji socjalnej wszystkie decyzje, zarówno o przyznaniu, jak i nieprzyznaniu świadczenia oraz opierać je wyłącznie na złożonej, kompletnej dokumentacji.
14. Weryfikować wnioski wyłącznie w zakresie świadczeń, o które wnosi osoba uposażona.
15. Weryfikować składaną dokumentację pod względem terminowości, jak i zawartych w niej błędów lub braków formalnych.
16. Corocznie egzekwować składanie decyzji ZUS od emerytów i rencistów.
17. Przyznawać świadczenia zgodnie z kwotami wynikającymi z tabeli dopłat, na podstawie złożonych kompletnych i bezbłędnych dokumentów.
18. Sporządzać listy płac będące podstawą wypłaty świadczeń.
19. Każdorazowo potwierdzać na wyciągach bankowych przeprowadzenie kontroli.
20. Prowadzić ewidencję na koncie 851-ZZ zgodnie z faktycznymi kwotami zwiększeń i zmniejszeń funduszu.
21. Powiększać fundusz o należne wynagrodzenie płatnika.