Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 3 do 24 listopada 2023 r. przeprowadził kontrolę w Publicznej Szkole Podstawowej Specjalnej nr 67 w Szczecinie przy ul. Wielkopolskiej 14, zwanej dalej PSPS 67, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, zwanym dalej funduszem lub ZFŚS.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 listopada 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2022 r. w PSPS 67 ustalono m.in., że:

• od świadczeń, których suma w roku 2022 przekroczyła limit 2.000 zł, nie został naliczony i zapłacony podatek dochodowy w łącznej wys. 128 zł,
• stosowano ograniczenia wysokości przyznanych świadczeń, uzależniając je od wymiaru etatu, liczby miejsc zatrudnienia oraz statusu emeryta, co naruszało przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.), zwanej dalej ustawą o ZFŚS,
• nie weryfikowano uprawnień podmiotów organizujących wypoczynek dzieci i młodzieży, co było niezbędne w przypadku stosowania zwolnienia z podatku dochodowego,
• w regulaminie ZFŚS nie zostały określone warunki przyznawania dofinansowania do wypoczynku  organizowanego we własnym zakresie,
• regulamin ZFŚS nie przewidywał zasad postępowania w przypadku przedkładania niekompletnych lub błędnie wypełnionych dokumentów, co wpłynęło na stwierdzone rozbieżności między kwotami przyznanych świadczeń a tabelą dofinansowań na 2022 r.,
• nie w każdym przypadku przyznanie świadczenia odnotowywane było w protokole z uzgodnień między dyrektorem a organizacją związkową, czego obowiązek wynikał z regulaminu ZFŚS,
• nie była prowadzona ewidencja podatku na koncie 225-ZZ, nie była również wyodrębniona kwota stanowiąca wynagrodzenie płatnika,
• nie w każdym przypadku były sporządzane listy płac lub inne dowody księgowe potwierdzające naliczenie świadczeń.

Stwierdzono ponadto:

• braki i błędy w składanych wnioskach i oświadczeniach o dochodach,
• wypłacanie świadczeń mimo niezłożenia oświadczeń o dochodach,  
• błędy w księgowaniach na koncie 851-ZZ,
• błędne postępowanie z dokumentami księgowymi (faktury, wyciągi bankowe) w zakresie ich zgodności z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• upoważnień osóbdo przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS,
• terminowości składanych wniosków o świadczenia z ZFŚS,
• zasad udzielania pożyczek mieszkaniowych,
• ewidencji na kontach: 135 – rachunek bankowy ZFŚS i 234-40 - pożyczki mieszkaniowe.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2022 r. wyniósł 328.973,81 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2022 r. – 11.550,86 zł,
• wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 106.250,00 zł,
• odpisy na fundusz 2022 r. – 210.976,00 zł,
• odsetki bankowe – 196,95 zł.

Wypłaty z funduszu w 2022 r. wyniosły łącznie 319.131,41 zł, na co złożyły się m.in.:

• świadczenia pieniężne w okresie świątecznym – 74.088,74 zł,
• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 59.081,58 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego – 42.300,00 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 6.050,00 zł,
• pożyczki na cele mieszkaniowe – 100.000,00 zł,
• zapomogi pieniężne – 11.099,99 zł,
• dofinansowanie spotkania integracyjnego – 10.800,00 zł,
• świadczenia pieniężne w okresie świątecznym dla dzieci – 7.188,00 zł,
• dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowej – 579,10 zł,
• dofinansowanie zajęć sportowych – 368,00 zł,
• zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2022 r. – 7.576,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 9.842,40zł.

Kontroli poddano:

• 83 wnioski o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 58 dotyczyło pracowników a 30 emerytów i rencistów),
• 93 wnioski o pomoc finansową w okresie świątecznym (w tym 58 dotyczyło pracowników a 35 emerytów i rencistów),
• 25 wniosków o świadczenia pieniężne w okresie świątecznym dla dzieci,
• 23 wnioski o zapomogę finansowo - rzeczową,
• 12 wniosków o dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
• 2 wnioski o dofinansowanie zajęć sportowych,
• 4 faktury dot. spotkania integracyjnego i działalności kulturalno – oświatowej,
• 10 umów pożyczek na cele mieszkaniowe, udzielonych w roku 2022,
• 4 protokoły z uzgodnień wypłat świadczeń z ZFŚS między dyrektorem a Prezesem Ogniska ZNP,
• 6 list płac i dokumentację finansowo – księgową,
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 101, 135, 141, 234 i 851.

Analiza obowiązującego regulaminu ZFŚS wykazała m.in., że:

• w regulaminie ZFŚS nie zostały określone warunki przyznawania  dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie, w tym minimalny czas trwania wypoczynku, uprawniający do otrzymania świadczenia. Powyższe było niezgodne z art.  8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie,
• postanowienia § 7 ust. 1 pkt 4 regulaminu ZFŚS dotyczyły dofinansowania wycieczek, wyjazdów organizowanych przez szkołę i były uzależnione od uczestnictwa w nich co najmniej 50% pracowników, podczas gdy osobami uprawnionymi do korzystania ze świadczeń funduszu są zarówno pracownicy, jak i emeryci i renciści oraz członkowie ich rodzin spełniający warunki wymienione w § 6 regulaminu ZFŚS,
• regulamin ZFŚSnie przewidywałzasad postępowania w przypadku przedłożenia niekompletnych lub błędnie wypełnionych dokumentów, co skutkowało nieprawidłowościami wskazanymi w dalszej części wystąpienia.

Powyższe świadczy o niedołożeniu należytej staranności przez dyrektora w procesie tworzenia regulaminu ZFŚS, stanowiącego wewnątrzzakładowy akt normatywny, który zdaniem Sądu Najwyższego jest źródłem prawa w rozumieniu art. 9 § 1 ww. Kodeksu Pracy (por. wyrok z dnia z 6.12.2001 r.,  sygn. I PKN 355/00, publ. OSNP 2003, Nr 22, poz. 542). W Regulaminie określa się zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Było to ponadto niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 16 zawartego w grupie D – Informacja i komunikacja, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), wg którego osobom zarządzającym i pracownikom należało zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. Znaczy to, że informacja powinna być m.in:

• właściwa – zawierająca potrzebne/odpowiednie dane oraz dotycząca zakresu analizowanego zagadnienia,
• przydatna, jasna, wyczerpująca i zwięzła - przekazana w sposób zrozumiały dla odbiorcy i odpowiadający jego potrzebom,
• rzetelna i dokładna - oparta na wiarygodnych źródłach i ściśle opisywać zagadnienie,
• kompletna – dająca możliwie szeroki i rzeczywisty ogląd zagadnienia,
• dostępna.

Ustalono ponadto, że dyrektor przyznawał świadczenia w kwotach odbiegających od kwot ustalonych w tabeli dofinansowań do działalności socjalnej na rok 2022 r. Brał pod uwagę okoliczności niewynikające ze składanych przez osoby uprawnione oświadczeń o dochodach (jak własną wiedzę o sytuacji materialnej i rodzinnej osób uprawnionych), a także uzależniał wysokość świadczeń od wymiaru etatu osób uprawnionych oraz od faktu zatrudnienia tych osób w innych jednostkach, co było niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, wg którego jedynym kryterium decydującym o wysokości świadczeń przyznawanych z ZFŚS może być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej. Udzielając świadczeń funduszu socjalnego, pracodawca musi więc kierować się tzw. kryterium socjalnym, a nie jakimkolwiek innym. Pracodawca nie może uzależnić prawa ani wysokości świadczenia od wymiaru czasu pracy, w jakim jest u niego zatrudniony pracownik. Wymiar czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony, nie ma bowiem charakteru socjalnego, a środki z funduszu winny być rozdysponowane tylko i wyłącznie według kryterium socjalnego. Takie stanowisko jest widoczne w orzecznictwie, tu: w wyroku Sądu Apelacyjnego (Wyrok SA w Łodzi z dnia 20 listopada 2015 r. III AUa 216/15), w którym stwierdzono, że uzależnienie wysokości świadczenia od wymiaru czasu pracy nie pozostaje w relacji do art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Emeryci w 2022 r., zgodnie z ww. punktami b i d, otrzymali dofinansowanie do wypoczynku oraz dofinansowanie do świąt w kwotach niższych niż pracownicy. W ocenie kontroli niedopuszczalne jest różnicowanie wysokości świadczeń w zależności od tego, czy osobą uprawnioną jest pracownik czy emeryt. Zasadą jest równy podział pomocy finansowej, a jedynym kryterium decydującym o wysokości świadczeń przyznawanych z ZFŚS może być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej, co wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. 

W toku kontroli przedłożonej dokumentacji (w tym oświadczeń o dochodach) stwierdzono rozbieżnościmiędzy wysokością przyznanych świadczeń względem tabeli dopłat ustalonej na 2022 r. Ustalono łącznie różnice w wys.: 1.099,99 zł świadczeń wypłaconych w wyższej kwocie i 2.880,00 zł świadczeń wypłaconych w niższej kwocie. Dotyczyło to następujących rodzajów świadczeń:

1. na 23 złożone wnioski dot. przyznania zapomóg finansowo – rzeczowych:
   • w 4 przypadkachzostało przyznane świadczenie w wys. 500 zł a w jednym przypadku w wys. 550 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. 400 zł,
   • w jednym przypadkuzostało przyznane świadczenie w wys. 550 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 500 zł,
   • w 2 przypadkachzostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 500 zł i 899,99 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. 550 zł,
2. na 83 złożone wnioski dot. dofinansowania do wypoczynku indywidualnego:
   • w 3 przypadkachzostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 300 zł (jeden przypadek) i 400 zł (2 przypadki), mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. 500 zł,
   • w 2 przypadkachzostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 580 zł i 600 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. 560 zł,
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 600 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 580 zł,
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 580 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 600 zł,
3. na 12 złożonych wniosków dot. dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży:
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 500 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 800 zł,
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 350 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 500 zł.
4. na 25 złożonych wniosków dot. przyznania ekwiwalentu pieniężnego, tytułem paczek dla dzieci:
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 188 zł za dziecko, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 192 zł,
   • w jednym przypadku zostało przyznane świadczenie w wys. 196 zł za dziecko, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoba ta powinna otrzymać świadczenie w wys. 200 zł,
5. na 93 złożone wnioski dot. zapomóg pieniężnych w okresie świątecznym:
   • 2 emerytom zostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 658 zł i 700 zł, mimo że wg oświadczeń o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. 672 zł,
   • 2 emerytom zostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 686 zł i 700 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie odpowiednio w wys. 658 zł i 686 zł,
   • w 6 przypadkachpracownikom zostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 400 zł (2 przypadki) i 700 zł (4 przypadki), mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. do 846 zł (przy czym w pozostałych przypadkach pracownicy z tej grupy otrzymywali 900 zł),
   • w 2 przypadkach pracownikom zostało przyznane świadczenie w wys. 900 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. do 882 zł (przy czym w pozostałych przypadkach pracownicy z tej grupy otrzymywali 930 zł),
   • w 2 przypadkachpracownikom zostało przyznane świadczenie odpowiednio w wys. 900 zł i 930 zł, mimo że wg oświadczenia o dochodach osoby te powinny otrzymać świadczenie w wys. do 900 zł (przy czym w pozostałych przypadkach pracownicy z tej grupy otrzymywali 950 zł).

W ocenie kontroli, mając wiedzę na temat innej wysokości dochodów ww. osób, Dyrektor, jako administrator funduszu, powinien wnieść o korektę złożonych oświadczeń o dochodach. Regulamin ZFŚS nie przewidywałzasad postępowania w przypadku przedłożenia niekompletnych lub błędnych dokumentów. W przypadku świadczeń w wys. 300 zł, 350 zł, 400 zł, ich wysokość została ograniczona i uzależniona od niepełnego wymiaru etatu pracowników oraz faktu ich zatrudnienia w większej liczbie jednostek, co było niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej 12 przypadków dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży stwierdzono, że komisja socjalna nie weryfikowała podmiotów wystawiających faktury za zorganizowany wypoczynek dzieci pod kątem posiadania przez nich uprawnień do prowadzenia działalności w zakresie organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży, co stanowiło warunek zwolnienia dopłat z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), zwanej dalej updof. Wg tego przepisu zwolnione z podatku są dopłaty do wypoczynku, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych. Zwolnieniom podlegają także dopłaty do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dziecii młodzieży do lat 18. W 2022 r. tytułem dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży wypłacono łącznie 6.050 zł.

W jednym przypadku przyznane zostało świadczenie w wys. 350 zł, mimo że pracownik przedłożył fakturę za domek i wyżywienie bez wskazania danych dziecka, którego pobyt dotyczył. Z dokumentu więc nie wynikało, kto wypoczywał i czy przyznanie świadczenia było zasadne.

Kontrola dokumentacji dotyczącej:

• dofinansowania do zajęć sportowych - świadczenie w wys. 180 zł,
• dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej (Wigilia) - świadczenie w wys. 579,10 zł,
• pożyczek na cele mieszkaniowe – 10 pożyczek w łącznej wys. 100.000 zł,

wykazała, że świadczenia zostały przyznane z pominięciem ich ujęcia w stosownym protokole, co było niezgodne z § 5 regulaminu ZFŚS, wg którego wnioski o świadczenie rozpatrywane są przez dyrektora i przedstawiciela zakładowej organizacji związkowej. Z uzgodnień sporządzany jest protokół.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej oraz imprez integracyjnych stwierdzono, że w przypadku imprezy kulturalno – oświatowej (Wigilia), w związku z brakiem ujęcia jej w protokole, nie został wskazany termin spotkania, nie było również informacji, czy spotkanie miało charakter otwarty i czy zostali o niej poinformowani emeryci. W przypadku dofinansowania do spotkania integracyjnego dla pracowników i emerytów z okazji Dnia Edukacji Narodowej z kolei, w protokole również nie został wskazany termin spotkania.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej pożyczek na cele mieszkaniowe ustalono ponadto, że na 10 złożonych wniosków:

• w jednym przypadku pracownikowi wypłacono pożyczkę mieszkaniową w dniu 9.09.2022 r. podczas gdy uzgodnienie z organizacją związkową nastąpiło dopiero w dniu 11.10.2022 r.,
• w 5 przypadkach została sporządzona lista płac, w pozostałych sytuacjach podstawą wypłaty była podpisana umowa. Kwestie sporządzania list płac lub odstąpienia od ich sporządzania nie zostały uregulowane w żadnym dostępnym dokumencie wewnętrznym.

Analiza kompletności składanej dokumentacji (wnioski i oświadczenia o dochodach) wykazała, że:

• w przypadku jednego pracownika zostało przyznane świadczenie, mimo że przedłożył on niepodpisany wniosek,
• w 2 przypadkach emeryci złożyli niekompletne wnioski (w jednym  nie było podpisu wnioskodawcy, w drugim daty wniosku (ani daty wpływu),
• w 19 przypadkach (15 świadczeń przyznanych emerytom i 4 przyznane pracownikom) zostały przyznane świadczenia, mimo że osoby te nie  przedłożyły oświadczeń o dochodach, przedłożone oświadczenia o dochodach nie zawierały kwot lub zawierały błędy.

W ocenie kontroli, w sytuacji braku informacji o dochodach, należałoby rozważyć przyznanie najniższego świadczenia, bądź nieprzyznanie go w ogóle. Powyższe postępowanie powinno być jednak uregulowane w obowiązującym regulaminie ZFŚS. Regulamin jednak nie wskazywał zasad postępowania w przypadkach stwierdzenia błędów lub braków w składanej dokumentacji. Wg zapisu § 5 ust. 1 regulaminu ZFŚS, dyrektor z przedstawicielem zakładowej organizacji związkowej rozpatrywał wnioski o świadczenie socjalne.

Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę do ewidencji w księgach rachunkowych wykazała, że:

• wyciągi bankowe zawierały jedynie numer, pod jakim zostały ujęte w ewidencji księgowej. Nie zawierały potwierdzenia przeprowadzenia ich kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, wskazań dekretacyjnych, miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz daty tych wskazań i podpisu. Powyżej wskazana technika postępowania z dokumentem bankowym nie wynikała z żadnej, udostępnionej kontrolującemu, aktualnej, procedury,
• nie były sporządzane listy płac w odniesieniu do świadczeń naliczanych i wypłacanych emerytom i rencistom. Wypłaty dokonywane były na podstawie protokołów,
• nie została sporządzona lista płac dla wypłaty zapomogi finansowo – rzeczowej w wys. 899,99 zł,
• 4 faktury w łącznej wys. 11.379,10 zł tytułem dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej oraz imprezy integracyjnejnie były zadekretowane.

Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 2 uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi". Wg art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W ocenie kontroli, przyjęte rozwiązanie w zakresie sprawdzenia dowodu i sposobu dekretacji powinno zostać określone w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości. Na dowodzie nie może zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany, oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.

W toku kontroli zapisów księgowych na koncie 851-ZZ dotyczących stanu funduszu ustalono, że:

• dofinansowanie do zajęć sportowych zostało ujęte jako wypoczynek dzieci na koncie analitycznym 851-ZZ-001-03 – powinno zostać zaksięgowane na koncie 851-ZZ-001-06,
• odpis w wys. 42.155 zł został ujęty na koncie analitycznym 851-ZZ-001-01 „dofinansowanie zapomoga losowa pracownicy” - powinien zostać zaksięgowany na koncie 851-ZZ-001,
• zapomogi pieniężne dla pracowników i emerytów zostały ujęte jako zapomogi losowe na kontach analitycznych: 851-ZZ-001-01 i 851-ZZ-001-02 - powinny zostać zaksięgowane na koncie 851-ZZ-010 i 851-ZZ-09. 

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-40 imiennie na każdego pożyczkobiorcę, zamiast na koncie 234-ZZ (ZZ – to analityka dla operacji finansowych związanych z ZFŚS).

W planie finansowym funduszu na 2022 r. – o którym mowa w § 4 ust. 1 regulaminu ZFŚS – wykazany został stan środków na dzień 1.01.2022 r. w wys. 430 zł, nie odpowiadał on więc faktycznemu saldu na rachunku bankowym na dzień 1.01.2022 r., które wyniosło 11.550,86 zł. Spowodowane to było nieujęciem w ww. planie środków z tzw. „funduszu mieszkaniowego”, czyli przewidywanych wpływów ze spłacanych pożyczek mieszkaniowych oraz przewidywanej kwoty z tytułu pożyczek udzielonych w 2022 r. W ocenie kontroli roczny plan dochodów i wydatków ułatwia tworzenie funduszu i zarządzanie środkami pieniężnymi, precyzyjnie określając wysokość przekazanych na rachunek funduszu środków oraz wskazując ich przeznaczenie. Pozwala więc sprawować kontrolę nad wydatkami, które muszą mieścić się w kategorii działalności socjalnej, rozumianej - zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS - jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz m.in. zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS oraz przygotowywanie propozycji decyzji socjalnych do akceptacji organizacji związkowej. Za obsługę finansowo – księgową funduszu odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 na dzień 31.12.2022 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Wszystkie osoby biorące udział w procesie rozpatrywania wniosków i akceptowania decyzji dyrektora (tu: członkowie organizacji związkowej) oraz osoby przyjmujące wnioski oraz sporządzające protokoły, otrzymali stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚSzgodnie z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFSŚ, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm., mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.

Wszystkie wnioski zostały złożone w terminach wskazanych w § 5 ust. 4 regulaminu ZFSŚ.

Listy płac w odniesieniu do świadczeń naliczanych i wypłacanych pracownikom były sporządzane przez głównego księgowego. Listy były sprawdzone pod względem merytorycznym przez głównego księgowego oraz zaakceptowane przez dyrektora.

Kontrola zasad udzielania pomocy w formie pożyczek na cele mieszkaniowe nie wykazała nieprawidłowości. Umowy były podpisane przez pożyczkobiorców oraz w imieniu pracodawcy przez dyrektora i głównego księgowego. W umowie wskazani byli poręczyciele, własnoręczność ich podpisów potwierdzał wicedyrektor.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

W 2022 r. naliczony został podatek dochodowy jedynie od świadczeń urlopowych nauczycieli i wyniósł 7.622 zł.

Kontroli poddano 6 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Analiza prawidłowości naliczania i regulowania podatku dochodowego od świadczeń z ZFŚS wykazała, że w 2022 r. nie został naliczony podatek od świadczeń w wys. 128 zł, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof, wg których wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł.

W toku kontroli dokumentacji finansowej i ewidencji księgowej za 2022 r. ustalono, że główny księgowy naliczył podatek dochodowy wyłącznie od świadczeń urlopowych nauczycieli i wyniósł on 7.622 zł. Podatek zostałzapłacony z rachunku podstawowego szkoły a w dniu 17.08.2022 r. nastąpiła jego refundacja w wys. 7.576 złz rachunku bankowego ZFŚS. Różnica w wys. 46 zł stanowiła wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych, naliczone na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383) w powiązaniu z § 1 pkt 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1377), wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,6% (od 1.07.2022 r.). W przypadku ww. podatku główny księgowy nie wyodrębnił i nie zaewidencjonował kwoty stanowiącej wynagrodzenie płatnika. Pomniejszony podatek w wys. 7.576 zł został zaewidencjonowany na koncie 851-ZZ-004 Wn w korespondencji z kontem 135-ZZ-001.Nie była prowadzona ewidencja na koncie 225-ZZ. Kwota wynagrodzenia płatnika zasilała więc fundusz wyłącznie poprzez fakt ujęcia zapłaty podatku w niższej kwocie. Wocenie kontroli ewidencja podatku od świadczeń socjalnych powinna przebiegać następująco:

- 851 (Wn) i 225-ZZ (Ma) kwota 7.622 zł,

- 225-ZZ (Wn) i 135 (Ma) kwota 7.576 zł,

- 225-ZZ (Wn) i 851 (Ma) kwota 46 zł.

Za ewidencję księgową odpowiedzialny był główny księgowy M. Mikla-szewska.

Świadczenia do kwot: 3.000 zł (do dnia 30.06.2022 r.) i 4.500 zł (od dnia 1.07.2022 r.), wypłacane w 2022 r. emerytom, były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 updof.

Świadczenia za zorganizowany wypoczynek dzieci do 18 lat były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PSPS 67:

1. Różnicować wysokość świadczeń uzależniając je wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
2. Uzupełnić regulamin ZFŚS o brakujące zapisy, wskazane w wystąpieniu.
3. Ujmować w planie finansowym funduszu wszystkie kategorie działalności socjalnej.
4. Stosować ulgi podatkowe dofinansowań do świadczeń socjalnych zgodnie z updof. W przypadku świadczeń nie objętych zwolnieniem naliczać podatek dochodowy.
5. Przyznawać świadczenia socjalne w wysokościach zgodnych z ustaloną tabelą dopłat, na podstawie złożonych kompletnych i bezbłędnych dokumentów.
6. Każdorazowo ujmować w protokołach wszystkie uzgodnienia dyrektora z organizacją związkową, zarówno o przyznaniu, jak i nieprzyznaniu świadczenia oraz opierać je wyłącznie na złożonej, kompletnej dokumentacji, a w przypadku spotkań o charakterze otwartym odnotować fakt informowania emerytów.
7. Weryfikować składaną dokumentację pod kątem zawartych w niej błędów lub braków formalnych.
8. Sporządzać listy płac będące podstawą wypłaty świadczeń.
9. Opisywać dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe) zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
10.  Prowadzić ewidencję na koncie 851-ZZ zgodnie z faktycznymi kwotami zwiększeń i zmniejszeń funduszu.
11.  Ewidencjonować podatek i wynagrodzenie płatnika z zastosowaniem konta 225-ZZ oraz spłaty rat pożyczek mieszkaniowych na koncie 234-ZZ.