Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2023 r. przeprowadził w Przedszkolu Publicznym nr 3, ul. Potulicka 62, 70-230 Szczecin (zw. dalej PP nr 3 lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.03.2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w kontrolowanym zakresie. W wyniku kontroli stwierdzono że:

1. nieprawidłowo prowadzono sprawy dot. gospodarowania lokalem mieszkalnym, w tym:
   • Główny Księgowy jednostki udzielił Dyrektorowi PP nr 3 - jako najemcy zarządzanego przez PP nr 3 lokalu mieszkalnego - obniżki czynszu pomimo braku stosownego pełnomocnictwa,
   • od stawki czynszu odliczano kwotę obniżki udzielonej w 2017 r. na 12 miesięcy przez okres łącznie 72 miesięcy bez złożenia przez najemcę stosownych wniosków z załącznikami (co było przyczyną uszczuplenia dochodów PP nr 3 na łączną kwotę 13.911,84 zł),
   • nieaktualizowano stawek opłat za: dostarczenie zimnej wody, odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie i podgrzanie zimnej wody użytkowej, gaz, energię elektryczną, podatek od nieruchomości – naliczanych najemcy lokalu mieszkalnego od 2017 roku,
2. inwentaryzacja w 2019 r. została przeprowadzona w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120) (zw. dalej uor), tj.:
   • nie inwentaryzowano przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,
   • w latach 2020-2022 nie inwentaryzowano wartości niematerialnych i prawnych,
   • do inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w roku 2019 przyjęto nieprawidłową metodę – spis z natury,
   • inwentaryzacji nie przeprowadzono na ostatni dzień roku obrotowego,
3. zawarto umowę najmu lokalu użytkowego pomimo braku stosownego pełnomocnictwa do zawierania umów najmu,
4. umowę najmu lokalu użytkowego zawarto na okres powyżej 3 lat bez uzyskania zgody Prezydenta Miasta,
5. licencje na użytkowanie programów komputerowych księgowano na koncie pozostałe środki trwałe (013) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020),
6. nie przekazywano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.)(zw. dalej uchwałą w sprawie warunków korzystania z nieruchomości gminnych),
7. nie dokonywano obowiązkowych wpisów przeglądów okresowych budynku do książki obiektu budowlanego,
8. nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności Głównemu księgowemu wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz.1634) (zw. dalej uofp).

II. Oceny cząstkowe

1. Najem

W zarządzanym przez PP nr 3 budynku przy ul. Potulickiej 62 znajdował się lokal mieszkalny o pow. 69,67 m². Według przekazanej do kontroli dokumentacji lokal wyposażony był w następujące instalacje: centralnego ogrzewanego zasilanego z sieci miejskiej, użytkowej wody zimnej oraz ciepłej, , kanalizacyjną, elektryczną, gazową.

W dniu 15.04.1992 r. Dyrektor PP nr 3 zawarł z PP nr 3 reprezentowanym przez ówczesnego Dyrektora PP nr 3 umowę najmu ww. lokalu mieszkalnego. Umowa w niezmienionej treści obowiązywała do dnia zakończenia kontroli. W treści ww. umowy wskazano m. in., że najemca obowiązany jest uiszczać czynsz i inne należne opłaty w wysokości wynikającej z aktualnie obowiązujących przepisów w terminie do dnia 10 każdego miesiąca z góry.

Ostatnia aktualizacja czynszu i jego poszczególnych składników miała miejsce w 2017 r.

Jednostka na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 30.12.2019 r. wynajmowała ponadto pomieszczenia o łącznej powierzchni użytkowej 50m² zlokalizowane w piwnicy budynku. Ww. umowa z dnia 30.12.2019 r. została zawarta . z na okres od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2023 r. (4 lata).

W toku kontroli stwierdzono, że w dniu 24.02.2017 r. Główny Księgowy PP nr 3 udzielił Dyrektorowi PP nr 3 (jako najemcy lokalu mieszkalnego) obniżki czynszu pomimo braku stosownego pełnomocnictwa.

W pierwszej kolejności kontrola wskazuje, że udzielenie obniżki czynszu przez Głównego Księgowego obarczone było wadą prawną skutkującą nieważnością tej czynności. Główny Księgowy jednostki nie posiadał stosownego pełnomocnictwa do udzielania obniżek czynszu w imieniu zarządcy nieruchomości. Według art. 104 ustawy z 23 kwietnia 1963 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2022 r., poz. 1360) (zw. dalej k.c.) jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Ponadto zgodnie z § 4 Zarządzenia nr 402/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26.10.2016 r. w sprawie trybu udzielania obniżek czynszu komunalnego dla lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 402/16) o przyznaniu obniżki bądź odmowie jej udzielenia zarządca powiadamia na piśmie (…), w przypadku odmowy to zarządca uzasadnia jej przyczyny. Biorąc pod uwagę powyższe w PP nr 3 – w ocenie kontrolera – brak było osób umocowanych do dokonania obniżki czynszu, wniosek o obniżkę czynszu należało zatem złożyć bezpośrednio do Prezydenta Miasta Szczecin.

W związku z brakiem przepisów wprost regulujących możliwość wykonywania czynności związanych z regulacją czynszu w lokalu mieszkalnym (zlokalizowanym na terenie jednostki oświatowej), którego najemca jest jednocześnie trwałym zarządcą należy tu odwołać się do przepisu art. 108 k.c., według którego dyrektor nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy (gminy) z samym sobą. Ze strony wynajmującego (tj. gminy będącej właścicielem nieruchomości) czynność taka powinna być więc dokonana jednoosobowo przez Prezydenta Miasta albo przez (działającego na podstawie jego upoważnienia) zastępcę Prezydenta Miasta - samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez Prezydenta miasta osobą (art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r., poz. 40)  (zw. dalej  uosg)   Dyrektor PP nr 3 winien działać w takiej sytuacji jedynie we własnym imieniu jako najemca. Przy czym podkreślić należy, że Dyrektor nie może być przy takich czynnościach pełnomocnikiem gminy a działać jedynie jako osoba fizyczna.

Podkreślić należy ponadto, że PP nr 3 jest jednostką budżetową. Jak wynika z art. 11 uofp jednostka budżetowa to jednostka organizacyjna sektora finansów publicznych nieposiadająca osobowości prawnej, która pokrywa swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadza na rachunek odpowiednio dochodów budżetu JST. Przedszkole nie ma osobowości prawnej i zdolności sądowej (postanowienie NSA z 4 lutego 2010 r., sygn. akt II OSK 1878/09). Występując w obrocie prawnym i zaciągając zobowiązania, korzysta z osobowości prawnej jednostki samorządu terytorialnego. Jednostka budżetowa nie może również być podmiotem prawa własności. Majątek oddany jej do dyspozycji pozostaje mieniem odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 47 ust. 1  uosg kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Czynności prawne podejmowane w imieniu i ze skutkiem prawnym dla gminy muszą być każdorazowo oparte na pełnomocnictwie udzielonym kierownikowi jednostki. Z art. 68 ust. 1 pkt 1 z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2021poz. 1082) (zw. dalej upo) wynika z kolei, że dyrektor szkoły lub placówki reprezentuje ją na zewnątrz. Przepis ten ma charakter ogólny i nie uprawnia dyrektora do zawierania w imieniu jednostki umów cywilnoprawnych czy też obniżania stawek czynszu lub udzielania pełnomocnictw w tym zakresie. Samo więc zajmowanie stanowiska kierownika gminnej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej nie jest jeszcze dostatecznym umocowaniem do działania w imieniu gminy (postanowienie Sądu Najwyższego z 4 maja 2005 r., sygn. akt II PK 403/04).

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7 lipca 2005 r. (sygn. akt IV CK 28/05) wskazał, że dokonanie przez pełnomocnika czynności prawnej z samym sobą następuje wówczas, gdy pełnomocnik składa lub odbiera oświadczenie woli z jednej strony, w imieniu reprezentowanego, z drugiej strony - w imieniu własnym. Taka sytuacja ma również miejsce wtedy, gdy pełnomocnik, reprezentując obie strony czynności prawnej, składa lub odbiera oświadczenie w imieniu obu reprezentowanych stron.

Kontrola wykazała, że ww. obniżka czynszu została udzielona w wysokości 40% (193,22 zł) na okres 12 miesięcy tj. od dnia 01.03.2017 r. do dnia 28.02.2018 r. Pomimo ustalonego w decyzji okresu udzielenia obniżki do dnia 28.02.2018 r., kwota obniżki była odliczana od czynszu od dnia 01.03.2017 do dnia zakończenia kontroli tj. przez 72 miesiące od udzielenia obniżki (60 miesięcy ponad okres na który została udzielona). Wskazać należy, że do kontroli przedłożono tylko jeden wniosek o udzielenie obniżki czynszu z dnia 24.02.2017 r. Najemca nie złożył kolejnych wniosków wraz z wymaganymi załącznikami, co uniemożliwiało potwierdzenie spełniania kryteriów wymaganych do udzielenia obniżki. Powyższe postępowanie naruszało art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (Dz.U. z 2022 r. poz. 172) według którego, obniżki czynszu udziela się najemcy na okres 12 miesięcy. W przypadku gdy utrzymujący się niski dochód gospodarstwa domowego to uzasadnia, właściciel, na wniosek najemcy, może udzielać obniżek czynszu na kolejne okresy dwunastomiesięczne. Według § 5 Zarządzenia nr 402/16 obniżka czynszu przyznawana jest na okres 12 miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca po upływie 30 dni od daty złożenia kompletnego wniosku. Biorąc pod uwagę, że wniosek został złożony w dniu 24.02.2017 r., prawidłowo obniżki należało udzielić na okres od dnia 01.04.2017 do dnia 31.03.2018 r.

Ww. działania związane z nieprawidłowym udzieleniem obniżki czynszu były przyczyną uszczuplenia dochodów PP nr 3 na łączną kwotę 13.911,84 zł (72 miesiące x miesięczna kwota obniżki czynszu 193,22 zł = 13.911,84 zł).

Jednostka od 2017 r. nie aktualizowała naliczanych najemcy lokalu mieszkalnego opłat, pomimo zmian stawek za: dostarczenie zimnej wody, odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie i podgrzanie zimnej wody użytkowej, gaz, energię elektryczną, podatek od nieruchomości.

Brak aktualizacji ww. opłat za media w okresie od stycznia 2019 r. do końca roku 2022 (brak dostępnych danych dot. archiwalnych stawek opłat za poszczególne media uniemożliwił dokonanie szczegółowych obliczeń za lata 2017-2018) spowodował łączne rozbieżności (uszczuplenie lub zawyżenie) dochodów jednostki:

• dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków – uszczuplenie dochodów w wysokości 1.545,90 zł - jednostka przyjęła prawidłowy schemat wyliczenia opłaty (brak indywidualnego wodomierza, naliczano opłatę ryczałtową) natomiast nie aktualizowała jej wraz ze zmianami jej wysokości przez dostawcę.
• Ciepło – uszczuplenie dochodów w wysokości 1.528,25 zł - jednostka przyjęła prawidłowy schemat wyliczenia opłaty (brak podzielników ciepła, naliczano opłatę ryczałtową) natomiast nie aktualizowała jej wraz ze zmianami jej wysokości przez dostawcę.
• Gaz – zawyżenie dochodów w wysokości 338,84 zł - jednostka przyjęła nieprawidłowy schemat wyliczenia opłaty oraz nie aktualizowała jej wraz ze zmianami jej wysokości przez dostawcę. Do wyliczenia opłaty ryczałtowej za gaz (brak indywidualnego licznika zużycia gazu) dla czteroosobowego gospodarstwa domowego należało przyjąć następujący schemat: 16kWh (Art. 6a ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2021)) * stawka za 1kWh energii obowiązująca w danym okresie.
• Podatek od nieruchomości - uszczuplenie dochodów w wysokości 30,59 zł - jednostka przyjęła prawidłowy schemat wyliczenia opłaty natomiast nie aktualizowała jej wraz ze zmianami jej wysokości przez Radę Miasta Szczecin (2019 r. – uchwała Rady Miasta Szczecin nr XXXIV/938/17, 2020 r. - uchwała Rady Miasta Szczecin nr XI/331/19, 2021 r. - uchwała Rady Miasta Szczecin XII/681/2020, 2022 r. - uchwała Rady Miasta Szczecin nr XXXII/924/2021).
• Energia elektryczna – uszczuplenie dochodów w wysokości 1.343,45 zł – brak jest wytycznych wskazujących na sposób prawidłowego wyliczenia opłaty ryczałtowej za energię elektryczną w sytuacji braku indywidualnego licznika. Zakładając, że przyjęty przez jednostkę schemat naliczania ww. opłaty jest prawidłowy wskazać należy, że nie dokonywano okresowych aktualizacji wysokości opłaty wynikającej z otrzymywanych od dostawcy energii faktur.

Za naliczanie ww. opłat odpowiedzialny był Główny Księgowy jednostki. W ocenie kontroli prowadzenie w imieniu jednostki rozliczeń w stosunku do bezpośredniego przełożonego, efektem których są skutki finansowe dla jednostki, w której to Główny Księgowy jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową wskazuje na działanie przez niego w warunkach konfliktu interesów. W ww. okolicznościach Główny Księgowy pozbawiony jest bowiem możliwości dochowania zasady bezstronności. Jak wskazano w zaleceniach Komitetu Ministrów Rady Europy konflikt interesów pojawia się w sytuacji, w której funkcjonariusz publiczny posiada taki interes prywatny, który wpływa, lub wydaje się, że wpływa, na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych (Art. 13 ust. 1 zaleceń Komitetu Ministrów Rady Europy nr R (2000) 10 w sprawie kodeksów postępowania funkcjonariuszy publicznych) .

WKiAW wskazuje ponadto, że Dyrektor PP nr 3 nie powierzył prawidłowo obowiązków i odpowiedzialności Głównemu księgowemu wynikających z uofp. Przedłożony do kontroli zakres obowiązków nie określał czy głównemu księgowemu zostały powierzone obowiązki i odpowiedzialności w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, podczas gdy zgodnie z art. 54 ust. 1 uofp Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w dniu 30.12.2019 r. Dyrektor PP nr 3 zawarł umowę, której przedmiotem był najem pomieszczenia o łącznej powierzchni użytkowej 50m2 zlokalizowanego w piwnicy budynku  PP nr 3 lokalu użytkowego, pomimo braku stosownego upoważnienia. Brak stosownego pełnomocnictwa jak wyjaśniono już powyżej jest wadą prawną która może skutkować nieważnością danej czynności.

Ww. umowa najmu lokalu użytkowego zawarto ponadto na okres 4 lat bez wcześniejszego wystąpienia o wyrażenie zgody na zawarcie takiej umowy. Według § 3 ust. 1 pkt 2 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06) jednostka organizacyjna władająca daną nieruchomością ma prawo do oddania nieruchomości do odpłatnego korzystania w ramach umowy najmu na okres powyżej 3 lat za zgodą Prezydenta Miasta.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

2. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie w roku 2019. Inwentaryzacja w 2019 r. przeprowadzona została na podstawie Zarządzenia nr 1/2019 Dyrektora PP nr 3 z dnia 02.10.2019 r. w sprawie przeprowadzenia obowiązującej okresowej inwentaryzacji przypadającej na 2019 r. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano komisję inwentaryzacyjną. Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 49 arkuszy spisu z natury oraz protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji.

Czynności inwentaryzacyjne rozpoczęto w dniu 02.10.2019 r. (wydanie zarządzenia ws. inwentaryzacji rozpoczęcie spisu z natury). Ww. inwentaryzacja została rozliczna w dniu 05.12.2019 r. według stanu na dzień 30.11.2019 r.

Ustalono, że co najmniej od 2019 r. do końca 2022 r. jednostka nie inwentaryzowała gruntu którego była zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Jak wynikało z przedłożonej do kontroli dokumentacji decyzją Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II.MN.72244-2/06 z dnia 24 marca 2006 r. ustanowiony został trwały zarząd na czas nieoznaczony na rzecz PP nr 3 nieruchomością położoną w Szczecinie przy ul. Potulickiej 62, oznaczonej w ewidencji gruntów i budynków numerem działki 26/12 o powierzchni 1068 m² w obrębie ewidencyjnym 41 Szczecin – Śródmieście, stanowiącą własność Gminy Miasto Szczecin, zabudowaną budynkiem przedszkola, dla której prowadzona jest księga wieczysta KW nr 94852. Przedmiotową nieruchomość przekazano na cele oświatowe dla realizacji celów związanych z działalnością PP nr 3 w Szczecinie. Wartość działki na dzień zakończenia kontroli według danych zawartych w systemie ZSiFK wynosiła 756.144,00 zł.

Uwzględniając zasady wynikające z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. Według informacji Ministerstwa Finansów wprowadzenie ww. przepisu uwzględniało zalecenia zawarte w Dezyderacie nr 3 Komisji do Spraw Kontroli Państwowej dot. ewidencji nieruchomości w jednostkach samorządu terytorialnego.

Kontrola wykazała ponadto, że w 2019 r., wartości niematerialne i prawne w jednostce inwentaryzowano nieprawidłową metodą tj. poprzez spis z natury. Wskazać należy również, że do dnia zakończenia kontroli nie przekazano kontrolerowi żadnej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w latach 2020-2022. Uznać należało zatem, że wartości niematerialne i prawne w tym okresie nie były inwentaryzowane. Ponadto inwentaryzacja przeprowadzona w 2019 r. została przeprowadzona na dzień 30.11.2019 r. zamiast na ostatni dzień roku obrotowego tj. 31 grudnia.

Objęcie spisem z natury wartości niematerialnych i prawnych naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 uor który stanowi, że aktywa inne niż wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor, a więc również wartości niematerialne i prawne, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników a inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Wskazać należy iż, uor w art. 26 ust. 3 pkt 1 dopuszcza możliwość rozpoczęcia inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenia do 15. dnia następnego roku, jednakże dotyczy to tylko niektórych składników inwentaryzowanych w formie spisu z natury lub potwierdzeń sald. Opisane działanie jednostki wskazuje na nieprawidłową interpretację przedmiotowego przepisu, bowiem powyższe odstępstwo nie może być stosowane do aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji, które muszą być zinwentaryzowane na dzień bilansowy. Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych (inwentaryzowanych poprzez weryfikację) należy przeprowadzać na ostatni dzień roku obrotowego tj. w przypadku PP nr 3 na dzień 31 grudnia.

Stwierdzono także, że zakupione w 2005 r. licencje na użytkowanie programów komputerowych zostały zaksięgowane na koncie pozostałe środki trwałe (013) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020). Według art. 3 ust. 1 pkt 14 uor wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje (…) a według pkt 5.1.2 lit. d załącznika nr 2 do obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych służy konto 020 "Wartości niematerialne i prawne". Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na kontach 071 i 072. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

3. Książka obiektu budowlanego.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie jeden obiekt budowlany tj. budynek szkoły zlokalizowany przy ul. Potulickiej 62 w Szczecinie, którego powierzchnia zabudowy (według wpisu do książki obiektu budowlanego) wynosiła 1409,41 m². Dla ww. obiektu budowlanego w 2002 r. została założona Książka obiektu budowlanego.

Czynności kontrolne wykazały, że nie dokonywano obowiązkowych wpisów przeglądów okresowych budynku (pomimo ich przeprowadzenia) do książki obiektu budowlanego. Powyższe naruszało zasadę wynikającą z art.  62b ust 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2021 r. poz. 2351) (zw. dalej  pr.b.) stanowiącą, że w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli obiektu budowlanego, dla którego istnieje obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego, osoba przeprowadzająca kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1, dokonuje wpisu o kontroli w książce obiektu budowlanego. Przyczyną powyższego braku wpisów - według udzielonych przez Dyrektora PP nr 3 w toku kontroli wyjaśnień - był brak wolnego miejsca w książce obiektu budowlanego.

WKiAW wskazuje, iż należy zwrócić uwagę na nowelizację prawa budowlanego która z dniem 1 stycznia 2023 r. wprowadziła możliwość prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie „Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego” – c-KOB. Jak wynika z przepisu art. 6 ust 2 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557) książkę obiektu budowlanego w formie pisemnej można założyć jedynie do dnia 31 grudnia 2023 r. Ponadto według art. 6 ust. 3 ww. ustawy zarządca obiektu budowlanego, który założył książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej w terminie do dnia 31 grudnia 2026 r. zakłada dla tego obiektu książkę obiektu budowlanego w systemie c-KOB. W ocenie kontroli rozważyć należy zatem założenie nowej książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Inwentaryzację majątku przeprowadzać zgodnie z uor.
2. Wartości niematerialne i prawne księgować zgodnie z zasadami rachunkowości.
3. Sprawy dot. najmu lokalu mieszkalnego prowadzić w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami (w szczególności dot. sposobu naliczania opłat i ich aktualizacji, udzielania obniżek czynszu).
4. Podjąć czynności zmierzające do wyposażenia lokalu mieszkalnego w oddzielny licznik wskazujący zużycie wody oraz indywidualny licznik zużycia energii elektrycznej oraz gazu.
5. Zawierać umowy najmu lokalu użytkowego wyłącznie na podstawie i w granicach udzielonego upoważnienia.
6. Nie zawierać umów najmu na okres powyżej 3 lat bez zgody Prezydenta Miasta.
7. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i w terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).
8. Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie z pr.b.
9. Powierzyć Głównemu Księgowemu obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z uofp.