Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18 do 19 grudnia 2023 r. oraz w okresie od 8 do 9 stycznia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 31 przy ul. Monte Cassino 17 w Szczecinie (zw. dalej PP31), w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w roku 2021 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 9 stycznia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 lutego 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli ww. zakresie, ustalono, że 3 z 19. zaleceń nie zostało zrealizowanych przez PP31 w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczącesporządzania sprawozdań rocznych: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych (zw. dalej Rb-27S) oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych (zw. dalej Rb-28S) na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej.

Wykonanie dochodów oraz wydatków budżetowych wykazane w sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-28S za okres od 01.01.2023 r. do 30.09.2023 r. było zgodne z wykonaniem wydatków na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej według ewidencji księgowej.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

2. Zalecenie dotycząceewidencjonowania dochodów w sprawozdaniu RB-34 z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów, zgodnie z zapisami uchwały nr XXIV/705/12 z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów nawydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (zw. dalej RB-34S).

Wykonanie dochodów wykazane w sprawozdaniu RB-34S za okres od 01.01.2023 r. do 30.09.2023 r. było zgodne z wykonaniem dochodów na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej według ewidencji księgowej.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 3. Zalecenie dotycząceprzeprowadzania w placówce inwentaryzacji zgodnie z terminami określonymi w ustawie z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),zw. dalej ustawą o rachunkowości oraz zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.

Kontrolą objęto przeprowadzoną w PP31 inwentaryzację na dzień 31.12.2022 r. na podstawie zarządzenia dyrektora nr 49/12/2022 z dnia 15.12.2022 r. w sprawie inwentaryzacji następujących składników majątkowych: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, środków pieniężnych o innych wartości w kasie, towarów w magazynie spożywczych.

Stwierdzono, że wpisy w arkuszach spisu z natury pozostałych środków trwałych, w odniesieniu do stwierdzonej ilości składników majątkowych, zostały naniesione komputerowo (nie odręcznie). Wg oświadczenia dyrektora PP31, arkusze spisowe zostały sporządzone odręcznie przez zespół spisowy, ale ze względu na małą czytelność, dane z nich zostały przeniesione na wspólny arkusz, a po zakończeniu inwentaryzacji arkusze wypełnione odręcznie zostały zniszczone.

Arkusze spisu z natury nie zawierały również pól spisowych lub wskazania pomieszczeń, w których znajdowały się składniki majątkowe.

Powyższe było niezgodne zestanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, Dz.Urz. Ministerstwa Finansów z 2016 poz. 55), zw. dalej stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji) oraz zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.

Wg pkt. 47stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji, zadaniem zespołu spisowego jest ustalenie ilości i jakości wszystkich składników zapasów znajdujących się na polu spisowym. Następuje to drogą systematycznego (w porządku odpowiadającym kolejności miejsc składowania) pomiaru stanu ilościowego poszczególnych składowanych na danym polu składników zapasów, zapisania w arkuszu spisowym danych identyfikujących poszczególne spisane składniki zapasów oraz wyniki pomiaru.

Zgodnie z pkt. 4.5a Instrukcji inwentaryzacyjnej PP31,do obowiązków członków zespołu spisowego należy w szczególności przeprowadzenie spisu z natury w ustalonym terminie, na wyznaczonym polu spisowym, z zachowaniem rzetelności, tj. zgodności spisu ze stanem rzeczywistym składników majątku.

 4. Zalecenie dotycząceregulowania płatności w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie wybranych 14. faktur zakupu na kwotę ogółem 33 884,33 zł.

Na podstawie przedłożonych wyciągów bankowych nie stwierdzono płatność po terminie wynikającym z faktur.

 5. Zalecenie dotyczącekażdorazowego naliczania i prawidłowego ewidencjonowania odsetek za opóźnienie w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.

Na podstawie przedłożonej dokumentacji, nie stwierdzono opóźnień w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.

 6. Zalecenie dotycząceprowadzenia ksiąg inwentarzowych zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości.

Kontrolą objęto 3 księgi inwentarzowe dotyczące środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Wpisy w księdze zostały wprowadzane chronologicznie, środkom trwałym nadano numery inwentarzowe, podsumowano stany majątku na dzień 31.12.2021 r. oraz 31.12.2022 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 7. Zalecenie dotyczącezatrudniania księgowego na podstawie umowy o pracę.

Na podstawie przedłożonej umowy o pracę stwierdzono, że główna księgowa PP31 została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 8. Zalecenie dotyczącedokonywania potwierdzenia umów zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.

Kontrolą objęto 4 umowy zawarte przez PP31 na 2023 r. Wszystkie umowy posiadały podpis dyrektora PP31 oraz kontrasygnatę głównego księgowego.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 9. Zalecenie dotycząceewidencjonowania wydatków na prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz na podstawie posiadanych dokumentów źródłowych.

Kontrolą objęto 14. faktur zakupu na kwotę ogółem 33 884,33 zł. Faktury zostały zaewidencjonowane na podstawie posiadanych dokumentów źródłowych na prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

10. Zalecenie dotyczącedokonywania na fakturach sprzedaży i zakupu oraz wyciągach bankowych wskazań dekretacyjnych oraz potwierdzeń sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Na fakturach sprzedaży oraz zakupu objętych kontrolą, stwierdzono potwierdzenia sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym wraz z naniesioną klasyfikacją budżetową.

W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono wskazań dekretacyjnych na wyciągach bankowych dotyczących płatności w 2023 r.

Za powyższe odpowiadała główna księgowa PP31.

Wydruki dekretacyjne dotyczące faktur zakupu za 2023 r., zostały dołączone w dniu kontroli, tj. 19.12.2023 r., jednak daty księgowania dokumentów w systemie finansowo-księgowym, wskazują na bieżące i terminowe księgowanie dokumentów źródłowych.

 11. Zalecenie dotyczącewskazywania na fakturach zakupu powiązania z księgą inwentarzową, sporządzania dokumentów OT oraz dokonywania oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.

Na podstawie przedłożonych ksiąg inwentarzowych, faktur dokumentujących zakup środków trwałych w 2023 r. oraz dokumentów OT (przyjęcie środka trwałego do ewidencji), stwierdzono realizację ww. zaleceń.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 12. Zalecenia dotyczącewskazywania na fakturach zakupu jako płatnika PP31.

Na fakturach zakupu objętych kontrolą wskazywano jako płatnika PP31.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 13. Zalecenia dotycząceprawidłowego naliczania pracownikom wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Na podstawie dokumentacji dotyczącej wynagrodzenia rocznego wypłaconego w lutym 2023 r., naliczonego w 2022 r. 5. pracowników, stwierdzono, że wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego została naliczona prawidłowo.

 14. Zalecenie dotycząceskorygowania wynagrodzenia pracownika pełniącego obowiązki kasjera o dodatek funkcyjny, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków pracownika.

Wynagrodzenie pracownika zostało skorygowane o dodatek funkcyjny, zgodnie z powyższym zaleceniem.

 15. Zalecenie dotycząceprzedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały Nr LXIII/1169/06Rady Miasta Szczecina z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, w brzmieniu wprowadzonym uchwałą Nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r., zmieniająca uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.

Dyrektor PP31 nie przedłożył w 2023 r. rocznej informacji z realizacji ww. uchwały, gdyż placówka nie dysponowała wolną powierzchnią użytkową, gruntami lub powierzchnią udostępnianą osobom trzecim oraz nie przeprowadzała prac budowlanych i remontowych.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 16. Zalecenie dotycząceprowadzenia akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przestrzegania obowiązków związanych z przedkładaniem przez pracowników wymaganych oświadczeń o odpowiedzialności materialnej oraz informacji z KRK.

Szczegółową kontrolą objęto akta osobowe 4. pracowników. Akta były prowadzone zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej(Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.).W aktach osobowych znajdowały się oświadczenia o odpowiedzialności materialnej oraz informacje z Krajowego Rejestru Karnego.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 17. Zalecenie dotyczącewprowadzania procedur obowiązujących w jednostce zarządzeniem dyrektora PP31.

Kontrolą objęto 4 procedury, które zostały wprowadzone w 2023 r. zarządzeniem dyrektora PP31.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

 18. Zalecenie dotycząceniezwłocznegoprzekazywania do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Na podstawie Książki kontroli stwierdzono, że w PP31 w 2022 r. i 2023 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły 5 kontroli, w tym dwie kontrole doraźne przeprowadzone przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie w dniu 08.02.2022 r. oraz w dniu 15.12.2022 r.

Informacje o wynikach kontroli przeprowadzonych przez Kuratorium Oświaty wraz z kserokopią protokołu zostały przesłane do WKiAW w dniu 19.12.2023 r.

Powyższe było niezgodne z zapisami §8 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

 19. Zalecenie dotyczącezaktualizowania podstaw prawnych procedur obowiązujących w jednostce.

Podstawy prawne procedur obowiązujących w jednostce zostały zaktualizowane. Realizację zalecenia opisano w punkcie 17.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.     

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP31:

1. Przeprowadzaćw placówce inwentaryzacje zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji oraz zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.
2. Umieszczać na wyciągach bankowych wskazania dekretacyjne oraz dołączać na bieżąco do dokumentacji źródłowej wydruki dekretacyjne.
3. Przekazywać niezwłoczne do WKiAW informacje o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.