Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 09.11.2021 r. do 18.11.2021 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Niebuszewo z siedzibą przy ul. Komuny Paryskiej 2/3 w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.12.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.12.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Niebuszewo(zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzeniu sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania planu finansowego w 2019 i 2020 r.,
• dokumentowaniu przekazania nagród o wartości przekraczającej 100 zł w sposób niezgodny z obowiązującymi procedurami,
• nieprawidłowym kwalifikowaniu kosztów dostawy dotyczących zakupionych nagród,
• niewskazywaniu w opisach podlegających rozliczeniu dowodów księgowych numeru uchwały RO i paragrafu klasyfikacji budżetowej,
• postępowaniu z uchwałami niezgodnie z obowiązującymi procedurami w zakresie numerowania, przekazywania do wydziału nadzorującego oraz zamieszczania uchwał na stronie internetowej RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w latach 2019 – 2020 z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/765/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Niebuszewo (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł 31.842 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 3,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł. Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 29.727,97 zł (3,5% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 850.281,46 zł).

Plan wydatków budżetowych RO na 2020 r. wyniósł 31.608 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XII/411/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2020 r.), co stanowiło 3,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 906.847 zł. Po zmianach, plan wydatków RO na 2020 r. wyniósł 4.984 zł, a wykonanie 4.982,93 zł (1,8% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 273.370,82 zł).

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane w 2019 r. z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 1/19 z dnia 14.05.2019 r. przeznaczone zostały na realizację zadania pn. „Festyn nad Stawem Brodowskim”.

Kontroli poddano wydatki RO poniesione w latach 2019 - 2020 na kwotę łączną 41.460,90 zł, w tym wydatki w kwocie 34.710,90 zł poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w latach 2019 – 2020) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 36 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO na kwotę łączną 33.992,95 zł,
• 7 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 7.467,95 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że z 36. dowodów księgowych dotyczących wydatkowania środków na zakup materiałów i usług, opis zamieszczony na dowodach przez Przewodniczącego/Skarbnika RO nie zawierał: w 15. przypadkach wskazania numeru uchwały RO, w 8. przypadkach wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej lub wskazania tylko jednego paragrafu klasyfikacji budżetowej, a powinny być 2 paragrafy. Według § 10 ust. 1 pkt 2 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (§ 11 ust. 1 pkt 2 procedury obowiązującej w 2019 r.; do dnia 12.05.2020 r. obowiązywała „Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.08.2018 r.), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać m.in. numer uchwały RO i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

W przypadku 5. faktur, koszty dostawy w kwocie ogółem 93,50 zł zaewidencjonowane zostały ponadto w § 4190 – Nagrody konkursowe zamiast w § 4300 – Zakup usług pozostałych, ponieważ opis faktury nie zawierał wskazań dotyczących ww. podziału wydatków. Powyższa kwalifikacja kosztów dostawy była niezgodna z opisem zawartym w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz.1053 ze zm.), według którego § 4190 obejmuje nagrody dla osób fizycznych, osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych, w tym również zakup nagród rzeczowych, a § 4300 obejmuje zakup usług.

Kontrola wykazała, że w przypadku przekazania nagród o wartości przekraczającej 100 zł, sporządzono dokumentację niezgodną z obowiązującymi procedurami. W 2. przypadkach, do faktur zakupu załączone zostały oświadczenia sporządzone komputerowo, nie zawierające podpisu osoby odbierającej nagrodę w imieniu dziecka, a według § 10 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (§ 11 ust. 3 procedury obowiązującej w 2019 r.), do dowodów księgowych dotyczących zakupu towarów stanowiących upominki i nagrody konkursowe, których jednostkowa wartość przekracza 100 zł należy dołączyć listę zawierającą potwierdzenie odbioru przez osoby je otrzymujące, stanowiącą załącznik nr 3 do procedury (załącznik nr 7 do procedury obowiązującej w 2019 r.). Według wyjaśnień Dyrektora Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK), nagrody ufundowane przez RO pozostały w placówkach przedszkolnych z przeznaczeniem do użytkowania przez wszystkie dzieci. W ocenie kontroli, sposób udokumentowania przekazania nagród w postaci oświadczenia sporządzonego komputerowo, niepotwierdzonego żadnym podpisem, nie stanowi rzetelnego dowodu bez względu na to, czy nagrody przekazane zostały na użytek konkretnego dziecka, czy też pozostają w przedszkolu. Nic nie stało na przeszkodzie, aby pokwitowanie zostało sporządzone zgodnie z ww. załącznikiem do procedury i podpisane np. przez dyrektora przedszkola lub nauczyciela.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Przewodniczący złożył jednorazowe oświadczenie, czym wypełnił zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Roczne kwoty diet wypłaconych w RO w 2019 r. oraz w 2020 r. nie przekroczyły 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 9.662,87 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorami wprowadzonymi załącznikami do procedur gospodarki finansowej obowiązujących w latach 2019 – 2020.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 31.842 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 79/19 z dnia 21.01.2019 r. i podlegał w trakcie roku zmianom dotyczącym jedynie struktury zaplanowanych wydatków.

Plan rzeczowo – finansowy na 2020 r. w kwocie ogółem 31.608 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 1/20 z dnia 14.01.2020 r. i uległ zmniejszeniu w trakcie roku do kwoty 4.984 zł (zmniejszenie o kwotę 26.624 zł).

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w latach 2019 - 2020 z wykonaniem wydatków RO, przedstawionym w sprawozdaniach rocznych Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła za 2019 r. i 2020 r. następujących sprawozdań wymienionych w§ 13 ust. 1 pkt 1 – 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (§ 14 ust. 1 – 2 procedury obowiązującej w 2019 r.):

• sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze – w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań,
• sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Zmiany w planie finansowym RO wprowadzane były stosownymi uchwałami.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w latach 2019 - 2020, sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• sposób numerowania i terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że uchwała nr 1/20 z dnia 14.01.2020 r. zawierała numer nadany niezgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, według którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07. Ostatnia uchwała za 2019 r. miała nr 22/19, w związku z czym pierwsza uchwała podjęta w 2020 r. winna mieć numer 23/20.

Kontrola wykazała, że spośród 23. uchwał dotyczących gospodarki finansowej, 16 uchwał przekazanych zostało do WGK po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany jest do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle. W 2. przypadkach uchwały nie zawierały pieczęci wpływu do WGK, w związku z czym nie można było ustalić zachowania terminowości złożenia dokumentów do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że uchwała RO nr 12/19 zawierała datę 25.06.2019 r., tj. datę niezgodną z chronologią uchwał podjętych w RO, a właściwa data to 19.08.2019 r.

Stwierdzono, że scan uchwały nr 1/20 zamieszczonej na stronie internetowej RO http://niebuszewo.osiedla.szczecin.pl/ różnił się od wersji uchwały przedstawionej przez WGK do celów kontrolnych. Uchwała przedstawiona do kontroli z dnia 14.01.2020 r. dotyczyła zatwierdzenia planu rzeczowo – finansowego na 2020 r., a uchwała z dnia 17.12.2020 r. zamieszczona na stronie internetowej, dotyczyła wydania opinii odnośnie planowanych zmian w komunikacji miejskiej na terenie Osiedla.

Scany uchwał dotyczących zmian w planie finansowym zamieszczone zostały ponadto na stronie internetowej bez planów stanowiących załączniki do tych uchwał.

Na stronie internetowej nie było zamieszczonych sprawozdań RO, ponieważ nie zostały one sporządzone.

 Na ww. stronie internetowej RO były zamieszczone: Statut RO, uchwały oraz protokoły z posiedzeń.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdań przewidzianych zapisami procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Dokumentowanie przekazania nagród o wartości przekraczającej 100 zł w sposób zgodny z obowiązującymi procedurami.
3. Wskazywanie w opisach podlegających rozliczeniu dowodów księgowych danych wymienionych w procedurze prowadzenia gospodarki finansowej oraz prawidłowe kwalifikowanie zrealizowanych wydatków.
4. Numerowanie uchwał, przekazywanie do WGK oraz zamieszczanie na stronie internetowej zgodnie z obowiązującymi procedurami.