Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie sierpień - wrzesień 2021 r. przeprowadził w Centrum Kształcenia Sportowego (zw. dalej CKS lub jednostką) w zakresie gospodarowania mieniem.  

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02.11.2021 r.                

Kontrola w Centrum Kształcenia Sportowego w zakresie gospodarowania mieniem wykazała nieprawidłowości polegające, w szczególności na:

• nie wykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• zawieraniu umów najmu (dzierżawy) z pominięciem procedury przetargowej,
• nieprzekazywaniu lub nieterminowym przekazywaniu rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień, a w szczególności:

• jednostka dotrzymywała terminów inwentaryzacji i przeprowadzała ją prawidłowo,
• jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektów budowlanych,
• prawidłowo dokonywano wpisów do książek obiektów budowlanych,
• treść zawieranych przez jednostkę umów najmu powierzchni użytkowych była precyzyjna i wewnętrznie spójna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron.

1. Najem lokali/powierzchni użytkowych.

W okresie objętym kontrolą tj. styczeń 2019 r. – grudzień 2020 r. jednostka zawarła łącznie 43 umowy na wynajem pomieszczeń/powierzchni użytkowych (w tym w roku 2019 - 29 umów i w roku 2020 - 14 umów). Kontrolą objęto podstawę zawarcia ww. umów (przetarg, kontynuacja) oraz sposób ich realizacji.

 Kontrola wykazała, że w objętym kontrolą okresie, w przypadku gdy płatność czynszu najmu została dokonana po terminie wynikającym z umowy (a stroną umowy był przedsiębiorca) Dyrektor CKS zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424) (zw. dalej ustawą oopóźnieniach w transakcjach handlowych), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych.

Ustawa o opóźnieniach w transakcjach handlowych w art. 10 ust. 1 pkt 1 określa, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych - stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu) (wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 8 lipca 2020 r. sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.). 

Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności każdorazowo naliczane były w wysokości jak dla odsetek ustawowych za opóźnienie tj. w wysokości 7 % niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych czy nie, podczas gdy odsetki, za opóźnienie w transakcjach handlowych na przestrzeni kontrolowanego okresu powinny być naliczane w wysokości od 9,5 % do 11,50 %.

W toku kontroli ustalono ponadto, że zawarcie 4 umów najmu (pomieszczenia piwniczne, powierzchnia użytkowa pod automaty vendingowe, magazynek) nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedłożyła Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 za rok 2019 a informację za rok 2020 przedłożono po wskazanym w uchwale terminie (pismo z dnia 11.05.2021 r.). Powyższe naruszało § 11 ww. uchwały nr LXIII/1169/06 (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• od stycznia 2021 r. CKS wykorzystuje uprawnienia przysługujące wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• zawarcie umów najmu powierzchni następowało na zasadzie kontynuacji lub (poza wymienionymi wyżej 4 przypadkami) po przeprowadzeniu procedury przetargowej, co było zgodne z § 4 ust. 1 i 5 uchwały nr LXIII/1169/06 (w brzmieniu nadanym uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r.), według których oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, przy czym kierownik jednostki organizacyjnej, może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec:

a) dotychczasowych najemców, dzierżawców, biorących do używania, którzy przed zakończeniem trwania umowy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności
w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy celów, o których mowa w § 3 ust. 3,

b) podmiotów, które w ramach działalności gospodarczej rozpoczną świadczenie usług pielęgniarskich, profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej,

• treść zawieranych umów precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wystarczający regulowała prawa i obowiązki stron.

 2. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r., poz. 217) w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych
i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Pełna inwentaryzacja została przeprowadzona w okresie 14.11. - 22.11.2019 r.

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono niedobory w stanie środków trwałych na kwotę 10.000,00 zł oraz w niedobory stanie pozostałych środków trwałych na kwotę 1.102,88 zł. Ww. różnica dot. środków trwałych wynikała z błędu systemowego w programie majątek, natomiast niedobory w stanie pozostałych środków trwałych wynikały z wycofania z użytkowania sprzętu
 o wartości 590,48 zł oraz z podwójnego ujęcia w programie inwentarzowym pozycji o wartości 512,40 zł.

 3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie 1 obiekt budowlany który był zlokalizowany przy ul. Rydla 49 i składał się z 5 połączonych ze sobą budynków tj.:

1)   Budynek A – pow. zabudowy 1490 m²,

2)   Budynek B – pow. zabudowy 1136 m²,

3)   Budynek C – pow. zabudowy 1368 m²,

4)   Budynek D – pow. zabudowy 773,65 m²,

5)   Budynek E – pow. zabudowy 2100 m².      

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektu budowlanego została założona Książka obiektu budowlanego. Książka obiektu budowlanego na dzień zakończenia kontroli zawierała wszystkie informacje/wpisy wymagane rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego(Dz.U. z 2003 r., Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Wpisy do książki dot. przeglądów budynku/instalacji zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. stosować procedury przetargowe – przy zawieraniu umów najmu - zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (z uwzględnieniem późniejszych zmian w szczególności uchwały VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).
2. Terminowo przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).