Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie listopad 2021 – marzec 2023 r. przeprowadził w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WSO lub jednostką) kontrolę w zakresie realizacji zadań dot. rejestracji pojazdów przez pracownika WSO.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.05.2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w WSO w zakresie realizacji zadań dot. rejestracji pojazdów stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

1. nieprawidłowym prowadzeniu spraw dot. rejestracji pojazdów, w tym:

   a) w zakresie pobierania opłat za rejestrację pojazdu w 453 na 1332 poddanych kontroli przypadków nie odnotowano wpłaty na rachunku bankowym Gminy Miasto Szczecin z tytułu opłat związanych z rejestracją pojazdu w łącznej kwocie 92.284,75 zł;

   b) w 3 przypadkach decyzja o rejestracji czasowej (zw. dalej decyzją czasową) została wydana pomimo braku ważnego badania technicznego, w 112 przypadkach w teczkach pojazdów brak było dokumentów potwierdzających ważność badania technicznego pojazdu na dzień dokonania rejestracji czasowej, a w 3 przypadkach pozwolenie czasowe wydano na okres dłuższy, niż ważność badania technicznego pojazdu;

   c) w 177 przypadkach w teczce pojazdu brak było wniosku o rejestrację, w 10 przypadkach znajdował się wniosek niekompletny (w 5 przypadkach brak podpisu wnioskodawcy na wniosku, a w 5 przypadkach brak uzupełnionego wniosku);

   d) w 24 przypadkach w przekazanych do kontroli teczkach pojazdów brakowało dowodu własności wskazującego, że osoba wnioskująca o rejestrację pojazdu jest jego właścicielem;

            e) w zakresie wydawanych decyzji:

- w 103 przypadkach w teczkach pojazdu brak było decyzji czasowej,

- w 10  przypadkach na decyzji czasowej brak było podpisu osoby wydającej decyzję,

- w 143 przypadkach w teczkach pojazdu brak było decyzji o rejestracji pojazdu (zw. dalej decyzją stałą),

- w 5 przypadkach brak podpisu na osoby wydającej decyzję stałą;

            f) w 168 przypadkach brak było w teczce pojazdu dowodu rejestracyjnego, oświadczenia właściciela o jego zagubieniu lub decyzji o czasowym wycofaniu;

             g) w 126 przypadkach w teczkach pojazdów brak było pełnomocnictwa do występowania przed organem rejestrującym w imieniu właściciela pojazdu w zakresie czynności związanych z rejestracją pojazdu, a w 15 przypadkach znajdował się blankiet pełnomocnictwa bez wskazania konkretnej osoby pełnomocnika;

              h) w 6 przypadkach brak było w teczce pojazdu świadectwa zgodności WE;

              i) w 55 przypadkach w teczce pojazdu brak było potwierdzenia zapłaty akcyzy;

              j) w 71 przypadkach dla rejestrowanego pojazdu nie została założona teczka pojazdu, a do kontroli przedłożono „luźne” dokumenty;

Ponadto w zakresie funkcjonowania WSO stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

1. braku nadzoru nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwienia spraw przez podległego pracownika oraz nieprowadzeniu przez Kierownika Referatu Rejestracji Pojazdów i Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów kontroli dokumentacji gromadzonej i wytwarzanej przez pracowników w ramach wykonywania czynności służbowych (zarówno cyklicznych jak i doraźnych);
2. niepodjęciu przez Dyrektora WSO (sprawującego funkcję w okresie objętym kontrolą) czynności mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z możliwością dokonywania przez pracowników wydruków KP potwierdzających dokonanie płatności pomimo faktycznego ich braku;
3. braku odpowiedniej procedury dotyczącej dostępu do teczek pojazdów znajdujących się w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji zw. z rejestracją pojazdów, zw. dalej archiwum WSO

II .Oceny cząstkowe

1. Nieprawidłowe prowadzenie spraw dot. rejestracji pojazdów

W toku kontroli WKiAW zwrócił się do WSO o przekazanie do kontroli 1437 teczek pojazdów, z których przekazano jedynie 1332 teczki, natomiast 105 teczek nie zlokalizowano. Weryfikacja ww. 1332 polegała na analizie dokumentów znajdujących się w teczkach pojazdów, porównywaniu uzyskanych informacji z danymi zwartymi w systemie Centralnej Ewidencji Pojazdów (CEP) za pośrednictwem wyznaczonych do tego pracowników WSO oraz w Zintegrowanym Systemie Informatycznym – Finansowo Księgowym wspomagającym zarządzanie finansami Miasta (ZSI-FK) w zakresie dokonywanych wpłat.           

a) Brak wpływu należnych opłat za rejestrację pojazdu

W wyniku ww. weryfikacji ustalono, że w 453 przypadkach (tj. 34% objętych kontrolą przypadków) na rachunku bankowym Gminy Miasto Szczecin nie odnotowano należnych wpłat z tytułu opłat za czynności związane z rejestracją pojazdu na kwotę 92.284,75 zł,  w tym w 416 przypadkach nie było potwierdzenia należnej opłaty, a w 37 przypadkach w teczkach pojazdu znajdowały się dokumenty KP wygenerowane przez pracownika WSO z systemu „DoKasy”, wydrukowane, a następnie usunięte z systemu, które nie znajdowały pokrycia w ewidencji księgowej.

Naruszyło to z art. 75 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r.  – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 988 ze zm.) (zw. dalej prd) dowód rejestracyjny, pozwolenie czasowe, zalegalizowane tablice rejestracyjne oraz ich wtórniki są wydawane za opłatąoraz po uiszczeniu opłatyewidencyjnej.

W 10 przypadkach opłata za rejestrację nie została ponadto uiszczona przy złożeniu wniosku, lecz w terminie późniejszym, co było niezgodne z obowiązującą procedurą rejestracji pojazdu, wg której potwierdzenie uiszczenia opłaty za rejestrację należy przedłożyć wraz z wnioskiem o rejestrację pojazdu lub uiścić ją przy okienku, w którym załatwiana jest sprawa. Natomiast brak wniesienia opłaty co do zasady powinien wstrzymywać postępowanie w przedmiocie rejestracji pojazdu.

Pracownik WSO posiadał upoważnienie do pobierania opłaty oraz opłaty ewidencyjnej za wydanie dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego, zalegalizowanych tablic rejestracyjnych i nalepki kontrolnej oraz ich wtórników, a także wydawania za opłatą i po uiszczeniu opłaty ewidencyjnej karty pojazdu (zakres czynności pracownika WSO z 06 lutego 2020 r., upoważnienie z dnia 25.03.2019 r.  WO-I.0052.3.107.2019.MJ).

b) Brak dokumentów potwierdzających ważność badania technicznego

Ustalono, że:

- w 3 przypadkach decyzja czasowa została wydana, pomimo braku ważnego badania technicznego pojazdu,

- w 112 przypadkach w teczce pojazdu nie było potwierdzenia terminu ważności badań technicznych na dzień złożenia wniosku o rejestrację,

- w 3 przypadkach pracownik WSO wydał pozwolenie czasowe na okres dłuższy niż ważne było badanie techniczne pojazdu.

Powyższe naruszyło art. 72 ust. 1 pkt 4 prd, wg którego rejestracji dokonuje się na podstawie zaświadczenia o pozytywnym wyniku badania technicznego pojazdu, jeżeli jest wymagane albo dowodu rejestracyjnego pojazdu lub innego dokumentu wydanego przez właściwy organ państwa członkowskiego, potwierdzającego wykonanie oraz termin ważności badania technicznego. Wg § 2 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdu (Dz.U. z 2022 r. poz. 1847 - niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 11 grudnia 2017 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych (Dz.U. z 2017 poz. 2355 ze zm.), które obowiązywało w okresie objętym kontrolą (powołany przepis pozostał bez zmian)) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rejestracji) jeżeli wymagane jest badanie techniczne pojazdu, do wniosku o rejestrację właściciel pojazdu dołącza dokument, o którym mowa w art. 72 ust. 1 pkt 4 prd.

Pracownik WSO w okresie objętym kontrolą posiadał upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie rejestracji (w tym czasowej rejestracji) pojazdu i wpisywania do dowodu rejestracyjnego terminu badania technicznego pojazdu (upoważnienie z dnia 25.03.2019 r. WO-I.0052.3.107.2019.MJ).

c) Brak wniosku o rejestrację w teczce pojazdu

Kontrola wykazała, że w 177 przypadkach w teczce pojazdu nie było  wniosku o rejestrację pojazdu. W  5 przypadkach brakowało podpisu wnioskodawcy na wniosku, natomiast w 5 przypadkach uzupełnionego wniosku, co było niezgodne z art. 73 ust. 1 wg którego rejestracji pojazdu dokonuje się na wniosek właściciela pojazdu. Wzór wniosku został określony w rozporządzeniu w sprawie rejestracji. Powyższe oznacza, że wniosek właściciela pojazdu jest elementem niezbędnym do wszczęcia przez organ postępowania w sprawie rejestracji pojazdu.

Z uwagi na fakt, że w ww. teczkach nie było wniosku, nie można jednoznacznie stwierdzić, czy został on faktycznie złożony przez właściciela pojazdu a osoba dokonująca rejestracji (pracownik WSO) nie dołączyła go do teczki pojazdu (lub teczka pojazdu w ogóle nie została założona), czy też wniosek ten w ogóle nie został złożony w postępowaniu. Rejestracja pojazdu, pomimo braku wniosku albo na podstawie niekompletnego wniosku jest niezgodna z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

d) Brak dowodu własności w teczkach pojazdów

W toku kontroli ustalono, że w 24 przypadkach w teczkach pojazdów brakowało dowodu własności wskazującego, że osoba wnioskująca o rejestrację pojazdu jest jego właścicielem, co naruszało przepis art.  72 ust. 1 pkt 1 prd, wg którego rejestracji dokonuje się na podstawie dowodu własności pojazdu lub dokumentu potwierdzającego powierzenie pojazdu. Z uwagi na fakt, że rejestracji dokonuje się na wniosek właściciela pojazdu, dowód własności potwierdza, że wnioskodawca posiada legitymację do wystąpienia z wnioskiem o rejestrację pojazdu, a jego brak stanowi ryzyko, że osoba, która złożyła wniosek o rejestrację nie jest właścicielem pojazdu. Powyższe może prowadzić do sytuacji, w której stan prawny nie odzwierciedla stanu faktycznego i stanowi realne zagrożenie dla obrotu prawnego.

e) Brak decyzji czasowej lub stałej w teczce pojazdu (braki formalne decyzji)

Ustalono, że:

- w 103 przypadkach nie było decyzji czasowej,

- w 10 przypadkach na decyzji czasowej nie było podpisu osoby wydającej decyzję,

- w 143 przypadkach nie było decyzji stałej,

- w 5 przypadkach brak podpisu osoby wydającej decyzję stałą (w tym 1 decyzja została wydana przez pracownika WSO, którego dot. kontrola)

Do obowiązków pracownika WSO na zajmowanym stanowisku pracy należało rejestrowanie pojazdów zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym wydawanie pozwoleń czasowych, dowodów rejestracyjnych, tablic rejestracyjnych, kart pojazdów i decyzji. W powyższym zakresie posiadał stosowne upoważnienie do wydawania decyzji dot. rejestracji pojazdu i czasowej rejestracji pojazdu (zakres czynności pracownika WSO z 06 lutego 2020 r., upoważnienie z dnia 25.03.2019 r. WO-I.0052.3.107.2019.MJ).

f) Brak poprzedniego dowodu rejestracyjnego

Kontrola wykazała, że w 168 przypadkach w teczce pojazdu nie było dowodu rejestracyjnego, oświadczenia właściciela o jego zagubieniu lub decyzji o czasowym wycofaniu, pomimo że wg art. 72 ust. 1 pkt 5 prd jest on dokumentem stanowiącym podstawę rejestracji pojazdu, jeżeli pojazd był wcześniej rejestrowany. Nieprzedłożenie ww. dokumentu do rejestracji (lub innego dokumentu stwierdzającego jego zaginięcie lub czasowe wycofanie) powinno skutkować niewydaniem decyzji o rejestracji pojazdu.

Wskazać należy, że w zakresie dowodów rejestracyjnych pracownik WSO posiadał szeroki zakres obowiązków i uprawnień, m.in. do wydawania dowodów rejestracyjnych i ich wtórników, a także dokonywania w nich zmian, wymiany i wydawania ich po zatrzymaniu.

g) Brak pełnomocnictwa

W toku kontroli ustalono, że w 126 przypadkach w teczkach pojazdów nie było pełnomocnictwa do występowania przed organem rejestrującym w imieniu właściciela pojazdu w zakresie czynności związanych z rejestracją pojazdu, a w 15 przypadkach w teczce pojazdu znajdował się blankiet pełnomocnictwa bez wskazania konkretnej osoby pełnomocnika. Było to niezgodne z art. 104 w związku z art. 98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.) (zw. dalej kc). Dla ważności czynności prawnej dokonanej przez pełnomocnika konieczne jest posiadanie przez niego umocowania od osoby uprawnionej. Ponadto umocowanie takie powinno w sposób niebudzący wątpliwości wskazywać osobę, która w imieniu właściciela może dokonywać czynności w zakresie rejestracji pojazdu.

Przy braku pełnomocnictwa w teczce pojazdu lub przy złożeniu pełnomocnictwa, z którego nie wynika jaka osoba ma działać w imieniu właściciela pojazdu, należy uznać, że czynności takie zostały dokonane przez osobę, która nie posiadała umocowania do działania w imieniu właściciela pojazdu.

h) Brak świadectwa zgodności WE

Kontrola wykazała również, że w 6 przypadkach w teczce pojazdu nie było świadectwa zgodności WE, co było niezgodne z art. 72 ust. 1 pkt 3 prd, wg którego rejestracji pojazdu dokonuje się na podstawie świadectwa zgodności WE albo świadectwa zgodności wraz z oświadczeniem zawierającym dane i informacje o pojeździe niezbędne do rejestracji i ewidencji pojazdu, dopuszczenia jednostkowego pojazdu, decyzji o uznaniu dopuszczenia jednostkowego pojazdu albo świadectwa dopuszczenia indywidualnego WE pojazdu – jeżeli są wymagane. Świadectwo to jest potwierdzeniem spełnienia wymagań technicznych określonych w odpowiednich aktach prawnych (dyrektywach UE), przede wszystkim co do wymogów bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

i) Brak potwierdzenia zapłaty akcyzy

Ustalono również, że w 55 przypadkach w teczce pojazdu nie było potwierdzenia zapłaty akcyzy. Naruszyło to przepis art. 72 ust. 1 pkt 6a prd, wg którego rejestracji pojazdu dokonuje się m.in. na podstawie dokumentu potwierdzającego zapłatę akcyzy na terytorium kraju albo dokumentu potwierdzającego brak obowiązku zapłaty akcyzy na terytorium kraju albo zaświadczenia stwierdzającego zwolnienie od akcyzy, jeżeli samochód osobowy, pojazd rodzaju „samochodowy inny”, samochód ciężarowy lub samochód specjalny, został sprowadzony z terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej i jest rejestrowany po raz pierwszy. Ww. przepis w przytoczonej formie obowiązuje od dnia 01.07.2021 r. Wcześniej regulacja te nie dotyczyła samochodów ciężarowych oraz samochodów specjalnych, w związku z czym organ rejestrujący nie żądał dokumentów dotyczących akcyzy od właścicieli tych pojazdów. Potwierdzenie zapłaty akcyzy nie jest wymagane w przypadku rejestracji motocykla.

We wskazanych powyżej przypadkach, brak dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty akcyzy (za pojazd sprowadzony z zagranicy) w teczce pojazdu nie pozwalał zweryfikować czy właściciel pojazdu faktycznie zapłacił konieczną akcyzę za pojazd.

Organ dokonujący rejestracji nie pobiera akcyzy, ale jego rola sprowadza się niejako do podmiotu weryfikującego na etapie rejestracji pojazdu czy za dany pojazd zapłacono akcyzę. Brak zapłaty powinien skutkować odmową rejestracji pojazdu.

j) Nieprowadzenie indywidualnych teczek pojazdów

W 71 poddanych kontroli przypadkach, dla rejestrowanego pojazdu nie została założona teczka, a do kontroli przedłożono „luźne” dokumenty, pomimo że zgodnie z § 12 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (Dz.U. z 2022 r. poz. 1849 - niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2003 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (Dz.U. z 2019 r. poz. 2130), które obowiązywało w okresie objętym kontrolą, a które w § 9 ust. 1 zawierało przepis o tożsamej treści) (zw. dalej rozporządzenie w sprawie czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu) dokumenty przedstawione do rejestracji lub wyrejestrowania, których zgodnie z rozporządzeniem nie zwraca się właścicielowi pojazdu, oraz odpowiednio kserokopie dokumentów organ rejestrujący zatrzymuje i tworzy indywidualne teczki, zwane dalej "aktami pojazdu", które przechowuje się według numerów rejestracyjnych pojazdów. Wskazany przepis nakłada na organ rejestrujący obowiązek założenia i prowadzenia teczki dla danego pojazdu, a następnie jej przechowywania jako indywidualnych akt pojazdu. Zgodnie z zakresem czynności pracownika WSO, do jego obowiązków należało systematyczne archiwizowanie dokumentacji spraw zakończonych, w trybie i na warunkach określonych odrębnymi przepisami, a ponadto na swoim stanowisku pracy był odpowiedzialny za archiwizowanie danych zgodnie z obowiązującymi na danych stanowisku instrukcjami oraz prowadzenie niezbędnej, przewidzianej odpowiednimi instrukcjami dokumentacji archiwizowania danych (zakres czynności pracownika WSO z 06 lutego 2020 r.).

Kontrola wykazała, że pracownicy wydający decyzje stałe – z uwagi na brak takiego obowiązku – nie sprawdzali w żaden sposób umieszczonej w teczce pojazdu dokumentacji. W szczególności brak było weryfikacji uiszczenia opłaty za rejestrację oraz zaświadczenia o pozytywnym wyniku badania technicznego pojazdu. Wg wyjaśnień ówczesnego Dyrektora WSO  pracownicy Wydziału wykonują swoje zadania w oparciu o zasadę wzajemnego zaufania zakładając z góry, że osoba dokonująca rejestracji czasowej wszystkie czynności wykonała w sposób prawidłowy. Czynności kontrolne wykazały natomiast, że powyższy sposób działania nie pozwala wykryć ewentualnych nieprawidłowości do czasu zakończenia postępowania administracyjnego w danej sprawie. Ww. było przyczyną wydawania decyzji stałych w sytuacjach w których brakowało niezbędnych do rejestracji dokumentów (w tym potwierdzenia wpłaty i przeprowadzenia badania technicznego pojazdu).

2. Brak nadzoru nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwienia spraw przez podległego pracownika

W okresie objętym kontrolą funkcję Dyrektora WSO sprawował ówczesny Dyrektor WSO (w toku kontroli pełnił funkcję do dnia 27.10.2022 r., następnie od dnia 28.10.2022 r. funkcję tę sprawował nowy Dyrektor WSO (przeniesienie na stanowisko Dyrektora Wydziału WO-II.2122.278.2022.AG)), natomiast funkcję Zastępcy Dyrektora WSO do spraw komunikacji pełnił Zastępca Dyrektora WSO.

Pracownik WSO do dnia 05.02.2020 r. pracował na stanowisku ds. rejestracji pojazdów w Referacie Rejestracji Pojazdów WSO, z dniem 06.02.2020 r. został przeniesiony na stanowisko ds. rejestracji pojazdów przez klienta biznesowego w Referacie Ewidencji Pojazdów.

W badanym okresie funkcję Kierownika Referatu Rejestracji Pojazdów sprawował ówczesny Kierownik Referatu Rejestracji Pojazdów, a funkcję Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów sprawowali kolejno:

- ówczesny kierownik Referatu Ewidencji Pojazdów (do końca stycznia 2021 r.),

- Kierownik Referatu Ewidencji Pojazdów (od 01.02.2021 r.).

Zgodnie ze schematem organizacyjnym WSO Kierownikowi Referatu Rejestracji Pojazdów podlegali pracownicy na stanowiskach ds. rejestracji pojazdów, natomiast Kierownikowi Referatu Ewidencji Pojazdów podlegali pracownicy na stanowiskach ds. rejestracji pojazdów przez klienta biznesowego. Oba wskazane stanowiska kierownicze podlegały bezpośrednio Zastępcy Dyrektora ds. komunikacji.

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym (załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin), do zadań Dyrektora WSO jako kierownika jednostki należało, m.in. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w urzędzie oraz tajemnic ustawowo chronionych, nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników jednostki organizacyjnej czynności kancelaryjnych.

Zgodnie z zakresem obowiązków Zastępcy Dyrektora WSO do spraw komunikacji, do jego obowiązków należało m.in.: sprawowanie kontroli w zakresie prawidłowego wykonywania zadań przez podległych pracowników, natomiast w zakresie nadzoru i kontroli pracy podwładnych: sprawowanie nadzoru nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwiania spraw przez podległych pracowników.

Do zadań Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów i Kierownika Referatu Rejestracji Pojazdów również należało m.in. sprawowanie kontroli w zakresie prawidłowego wykonywania zadań podległych pracowników w zakresie rejestracji pojazdów i ewidencji pojazdów oraz sprawowanie nadzoru nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwiania spraw przez podległych pracowników.

Ustalono, że Dyrektor WSO oraz podlegli mu pracownicy – bezpośredni przełożeni pracownika WSO – Zastępca Dyrektora ds. komunikacji oraz ówczesny Kierownik Referatu Ewidencji Pojazdów nie sprawowali wystarczającego nadzoru nad podległym pracownikiem. Skutkiem pozostawienia całkowitej swobody w samodzielnym organizowaniu swojej pracy były liczne nadużycia ze strony pracownika WSO.

W ocenie kontroli nadzór nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwiania spraw przez podległych pracowników powinien odbywać się w szczególności poprzez przeprowadzanie systematycznych kontroli dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej przez podległych pracowników. Powyższe umożliwiłoby wczesne wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i zapobiegłoby ich powielaniu. Wskazać należy, że według zakresu czynności jednym z obowiązków Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów jest sprawowanie kontroli w zakresie prawidłowego wykonywania zadań podległych pracowników w zakresie rejestracji pojazdów i ewidencji pojazdów. W zakresie objętym kontrolą brak nadzoru przyczynił się do długotrwałego istnienia rażących nieprawidłowości w pracy pracownika WSO oraz pogłębiania nadużyć z jego strony.

W toku kontroli WKiAW wystąpił o przekazanie dokumentacji z kontroli dotyczącej poprawnego tworzenia i przechowywania przez pracowników WSO dokumentacji dotyczącej rejestracji pojazdów za cały okres objęty kontrolą (tj. od 01.01.2020 r. do 31.12.2021 r.). Dyrektor WSO wyjaśnił, że kontrola przeprowadzana jest raz na kwartał, przy czym przekazał protokoły kontroli obejmujące jedynie okres od 22.09.2021 r. do 20.12.2021 r. (protokoły z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej w Referacie Rejestracji Pojazdów nr 1-40/2021 i w Referacie Ewidencji Pojazdów nr 3-12/2021).

Na wcześniejszym etapie kontroli, WSO przekazał ponadto dwa protokoły kontroli stanowiska pracy pracownika WSO, Protokół nr 1/2021 z dnia 22.06.2021 r. i Protokół nr 2/2021 z dnia 05.07.2021 r. Dodatkowo do kontroli przekazano także protokół kontroli stanowiska pracy z dnia 21.05.2021 r. oraz protokół z przeszukania szafki z dnia 12.08.2021 r. Ww. czynności wykazały m.in. że: w części dokumentów dot. rejestracji brak było opłat za rejestrację, na stanowisku pracy pracownika WSO znajdowały się dokumenty pojazdów, które po zakończeniu pracy pracownik zobowiązany był umieścić w przeznaczonym do tego miejscu w sali obsługi interesantów  bądź też umieścić je w teczkach pojazdów.

Mając na uwadze powyższe należy uznać, że w całym okresie objętym kontrolą nie były prowadzone cykliczne kontrole stanowiskowe pracowników WSO. Doraźne kontrole stanowiska pracy pracownika WSO były następstwem zgłoszenia nieprawidłowości przez przychodzących do urzędu interesantów lub obsługujących ich urzędników i polegały głównie na braku odpowiednich dokumentów w teczkach. Natomiast kontrole stanowisk pracy pozostałych pracowników WSO, zostały przeprowadzone już po rozwiązaniu z pracownikiem WSO umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy , które miało miejsce w dniu 20.09.2021 r. W toku prowadzonej kontroli nie zostały przedstawione kontrolerom żadne dokumenty potwierdzające przeprowadzenie innych, cyklicznych czy doraźnych kontroli stanowisk pracy pracowników WSO, które mogły mieć miejsce przed tą datą.

Pierwsze działania prowadzące do wykrycia nieprawidłowości w pracy pracownika WSO zostały podjęte dopiero po objęciu stanowiska Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów przez Kierownika Referatu Ewidencji Pojazdów. W związku z otrzymywanymi uwagami od pozostałych pracowników referatu Kierownik Referatu Ewidencji Pojazdów kilkukrotnie upominał ustnie pracownika WSO w sprawie nieprzekazywania teczek pojazdów do archiwum WSO. W dniu 21.05.2021 r. przeprowadzono pierwszą kontrolę stanowiska pracy pracownika WSO. Po tym czasie wielokrotnie przeprowadzane były kontrole, w wyniku których wykryto proceder rejestracji pojazdów niezgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w tym przede wszystkim bez odprowadzenia na rachunek bankowy Gminy stosownej opłaty oraz dopuszczania pojazdów do ruchu bez ważnych badań technicznych. 

3. Niepodjęcie przez Dyrektora WSO czynności ograniczających ryzyko związane z usuwaniem dokumentów KP

Na wyznaczonych stanowiskach pracy w UM Szczecin możliwe było wnoszenie opłat (w tym także opłat za rejestrację pojazdu) w postaci wpłat bezgotówkowych, stanowiących dochody budżetu Miasta Szczecin (§ 13 ust. 2 i 3 załącznika nr 3 do zarządzenia nr 552/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2019 r. ws. zasad prowadzenia rachunkowości) za pomocą kart płatniczych, które były obsługiwane są przez pracowników jednostki. Obsługa ww. wpłat odbywała w programie „DoKasy”, w którym wystawiane były dokumenty KP. Ww. program umożliwiał wygenerowanie dokumentu KP jeszcze przed wniesieniem opłaty przez interesanta. W przypadku wprowadzenia przez osobę obsługującą nieprawidłowych danych do dokumentu KP program „DoKasy” umożliwiał jego usunięcie.

 Jak wskazano w pkt II.1.a niniejszego wystąpienia pokontrolnego,  pracownik WSO w 37 przypadkach wygenerował, wydrukował, a następnie usunął z systemu „DoKasy” dokumenty KP dot. opłat za rejestrację. Ww. dokumenty pomimo wprowadzenia do obiegu nie znajdowały pokrycia w ewidencji księgowej. System „DoKasy” umożliwiał takie czynności wszystkim korzystającym z niego użytkownikom.

W toku kontroli ustalono, że we wrześniu 2021 r. odbyło się spotkanie dyrektorów i kierowników WSO wraz z Dyrektorem Wydziału Informatyki i Zastępcą Dyrektora Wydziału Księgowości, którego celem było ustalenie działań mających na celu wyeliminowanie ryzyka drukowania dowodów wpłat bez faktycznego ich uiszczenia. Z uwagi na ograniczenia technologiczne i finansowe nie było możliwości wprowadzenia stosownych zmian do programu „DoKasy”. Ustalono, że pożądane zmiany zostaną uwzględnione w prowadzonym projekcie wdrożenia nowego zintegrowanego systemu.

Mając na uwadze możliwość generowania dokumentów KP bez pokrycia w ewidencji księgowej, ówczesny Dyrektor WSO poza udziałem w ww. spotkaniu – nie podjął żadnych dodatkowych działań mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z generowaniem dokumentów KP bez faktycznego wniesienia opłaty. We wskazanym zakresie nie były prowadzone żadne wyrywkowe lub zaplanowane kontrole.

W toku kontroli – na prośbę WKiAW – pracownicy Wydziału Informatyki bez konieczności podejmowania skomplikowanych czynności od razu przekazali kontrolerom raport usuniętych dokumentów KP przez pracownika WSO. Następnie na jego podstawie, w porównaniu z informacjami zawartymi w teczkach pojazdów oraz raportem ZSiFK każdorazowo ustalano czy dokument KP znajdujący się w teczce pojazdu został usunięty z systemu „DoKasy” i czy opłata za rejestrację faktycznie wpłynęła na rachunek bankowy Gminy.

Powyższe potwierdza, że pomimo braku możliwości dokonania zmian w samym systemie, już w czasie objętym kontrolą istniały odpowiednie mechanizmy, które pozwalały na weryfikację czy dany pracownik usuwa z systemu „DoKasy” dokumenty KP a następnie ustalenie przyczyn takiego działania.

4. Brak odpowiednich procedur

W badanym okresie w WSO funkcjonowały osobne pomieszczenia, w których gromadzone i przechowywane były teczki pojazdów, nie poddane archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów, a wykorzystywane w bieżącej pracy pracowników urzędu, które nazywane są archiwum WSO. Do archiwum WSO mieli dostęp wszyscy pracownicy zajmujący się rejestracją pojazdów i korzystali z niego dowolnie w ramach wykonywanych obowiązków.

Do kontroli nie przedłożono 105 teczek pojazdów, których nie odnaleziono pomimo obowiązku wynikającego z § 12 ust. 1 i 7 rozporządzenia w sprawie czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu (w rozporządzeniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą § 9 ust. 1 i 4), wg którego organ rejestrujący przechowuje akta pojazdu w ten sposób, że po utworzeniu indywidualnych teczek przechowuje je według numerów rejestracyjnych pojazdów przez okres 5 lat od dnia wyrejestrowania lub zmiany właściwości miejscowej organu.

W WSO nie istniała pisemna procedura dotycząca przekazywania i pobierania teczek pojazdów z archiwum WSO. Przy pobieraniu teczki z archiwum WSO obowiązywała niepisana zasada odnotowywania tego faktu w założonym do tego celu i znajdującym się w archiwum WSO zeszycie, do którego należało wpisać datę, numer rejestracyjny i złożyć czytelny podpis.  Z wpisów w przedmiotowym zeszycie nie wynikało kto, kiedy i jakie dokumenty pobrał, ani kiedy je do archiwum WSO zwrócił. Dowolne pobieranie dokumentów z archiwum WSO (w przypadku nieobecności wyznaczonego pracownika) a następnie samodzielne wpisywanie ww. danych do zeszytu, nie stanowiło ponadto gwarancji, że teczki faktycznie pobrane odpowiadają tym, które zostały odnotowane w przedmiotowym zeszycie. Przy wpisach w zeszycie brak było również informacji o zwrocie teczek, a także czy dokumenty znajdujące się w teczce były kompletne.

Brak jasnych i sprecyzowanych procedur oraz brak nadzoru nad pracownikami WSO – w ocenie WKiAW – były przyczyną braku możliwości zlokalizowania w 105 przypadkach teczek zawierających dokumenty niezbędne do rejestracji pojazdu. Tym samym w tylu też przypadkach nie udało się ustalić, czy pracownik WSO w tym zakresie dokonywał czynności związanych z rejestracją pojazdu w sposób prawidłowy.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Podjęcie czynności mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości polegających na rejestracji pojazdu pomimo braku:

- wniesienia należnej opłaty,

- ważnego badania technicznego,

- wymaganej przepisami prawa dokumentacji (wniosek, potwierdzenie zapłaty akcyzy, świadectwo WE, pełnomocnictwo, dowód rejestracyjny) oraz nieprawidłowości polegających na nieprowadzeniu indywidualnych teczek pojazdów lub ich przechowywaniu sposób unie umożliwiający ich zlokalizowanie

2. Podjęcie czynności mających na celu odzyskanie od pracownika WSO należności z tytułu opłat za rejestracje pojazdu, które nie zostały odprowadzone na rachunek bankowy Gminy Miasto Szczecin.

3. Sprawowanie stosownego nadzoru nad merytoryczną poprawnością, zgodnością z przepisami prawa i terminowością załatwiania spraw przez podległych pracowników.

4. Prowadzenie kontroli w zakresie prawidłowego wykonywania zadań przez podległych pracowników w zakresie rejestracji i ewidencji pojazdów.

5. Podjęcie działań zmierzających do ograniczenia ryzyka związanego z możliwością dokonywania przez pracowników wydruków dokumentów KP potwierdzających dokonanie płatności pomimo faktycznego ich braku.

6. Wdrożenie odpowiedniej procedury dostępu do teczek pojazdów w archiwum WSO.

7. Wprowadzenie obowiązku weryfikacji - przez pracownika WSO wydającego decyzję stałą - umieszczenia w teczce pojazdu potwierdzenia uiszczenia opłaty za rejestrację oraz zaświadczenia o pozytywnym wyniku badania technicznego pojazdu przez pracownika dokonującego rejestracji czasowej.