Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 7 do 19 października 2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 24w Szczecinie, ul. Rymarska 22A, w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 19 października 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 października 2021 r.

I. Ocena ogólna

W wyniku przeprowadzonej kontroli prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) w SP stwierdzono:

• rozbieżność między liczbą nauczycieli mianowanych i dyplomowanych wykazanych w arkuszu organizacyjnym SP i dokumentacją potwierdzającą awans zawodowy,
• błędne ustalenie w arkuszu organizacyjnym SP i SIO pensum za pracę w świetlicy szkolnej oraz wymiaru etatu,
• brak w aktach osobowych nauczycieli dokumentu wskazującego tygodniową liczbę godzin obowiązkowych w ramach realizowanego pensum ze wskazaniem liczby godzin ponadwymiarowych,
• różnicę w liczbie etatów nauczycieli zatrudnionych na podstawie mianowania w tabelach wygenerowanych z SIO oraz w arkuszu organizacyjnym SP.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,
• prawidłowości wprowadzania danych dot. uczniów i oddziałów oraz awansu zawodowego nauczycieli.

II. Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.).

W SP osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO byli: dyrektor i główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie nieupoważnionego dostępu do danych zawartych w SIO.

2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano raporty wygenerowane przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. Raporty dotyczyły:

• liczby uczniów wg klas 30.09.-3.10.2021 r.,
• liczby uczniów wg oddziałów 30.09.-3.10.2021 r.,
• liczby uczniów wg specyfiki oddziałów 30.09.-3.10.2021 r.,
• uczniów – niepełnosprawności 30.09.-3.10.2021 r.,
• oddziałów podstawowych i dodatkowych 30.09.-3.10.2021 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie dokumentacji źródłowej - ksiąg uczniów, wydruków z e-dziennika firmy Librus oraz przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w danych wprowadzonych do SIO, dotyczących: liczby oddziałów, liczby uczniów, płci, prowadzonych klas, a także uczniów posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano raporty wygenerowane przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. Raporty dotyczyły:

• nauczycieli – etatów wg podstawy zatrudnienia 30.09.-3.10.2021 r.,
• nauczycieli wg stopni awansu zawodowego 30.09.-3.10.2021 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie dokumentacji źródłowej – arkusza organizacyjnego SP (aneks nr 2), wydruków z SIO imiennie dla każdego nauczyciela oraz akt osobowych nauczycieli.

W toku kontroli ww. dokumentacji źródłowej stwierdzono:

• rozbieżność między liczbą nauczycieli mianowanych i dyplomowanych wykazanych w arkuszu organizacyjnym (liczba nauczycieli mianowanych wyniosła 4 a dyplomowanych 14) i dokumentacją potwierdzającą awans zawodowy zgromadzoną w aktach osobowych (liczba nauczycieli mianowanych wyniosła 5 a dyplomowanych 13). Różnica powstała poprzez ujęcie w arkuszu organizacyjnym nauczyciela mianowanegojako nauczyciela dyplomowanego. W SIO awans zawodowy nauczyciela został ujęty prawidłowo,
• wprowadzenie do arkusza organizacyjnego i dalej do SIO pensum za pracę w świetlicy szkolnej w niewłaściwej wysokości 30 godzin, w oparciu o które system wskazał niewłaściwą wysokość uśrednionego pensum – 28 godziny i wymiar etatu - 1,16 (1 etat bez godzin ponadwymiarowych). Wg art. 42 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.), tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych wychowawcy świetlic szkolnych i półinternatów (z wyjątkiem wychowawców świetlic szkół specjalnych), świetlic i klubów środowiskowych, w tym: profilaktyczno-wychowawczych i terapeutycznych, wychowawcy młodzieżowych ośrodków socjoterapii, wynosi 26 godzin. W związku z powyższym uśrednione pensum powinno wynieść 27 godzin a wymiar etatu – 1,20. Z uwagi na fakt, że po przeliczeniu, etat bez godzin ponadwymiarowych wyniósł 1,037, nauczyciel powinien mieć zwiększoną liczbę godzin ponadwymiarowych o jedną godzinę tygodniowo,
• brak w aktach osobowych nauczycieli dokumentu wskazującego tygodniową liczbę godzin obowiązkowych w ramach realizowanego pensum ze wskazaniem liczby godzin ponadwymiarowych w roku szkolnym 2021/22. W aktach osobowych była jedynie informacja o łącznej liczbie godzin (wraz z ponadwymiarowymi), co uniemożliwiało ustalenie liczby godzin obowiązkowych oraz pensum, bez konieczności skorzystania z danych zawartych w arkuszu organizacyjnym szkoły. W ocenie kontroli, wymiar czasu pracy nauczyciela należy wskazać pisemnie poprzez podanie ilości godzin pensum tygodniowego, jest to bowiem element stosunku pracy, wskazany w art. 29 § 3 pkt 1 i § 3² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.), w związku z art. 91c ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela, wg którego pracodawca informuje pracownika na piśmie o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz o zmianie jego warunków zatrudnienia.

W toku weryfikacji raportów wygenerowanych przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. stwierdzono różnicę w liczbie etatów nauczycieli zatrudnionych na podstawie mianowania w wys. 0,15 etatu. Na różnicę wpłynęło:

• brak uwzględnienia w SIO zniżki godzin z uwagi na niepełnosprawność nauczyciela, w wymiarze 2 godzin tygodniowo, przy zachowaniu pełnego etatu, co spowodowało wykazanie w SIO liczby etatów niższej o 0,11 etatu,
• nieprawidłowo wprowadzone pensum 30 godzin tygodniowo za pracę w świetlicy, co spowodowało wykazanie w SIO liczby etatów niższej o 0,04 etatu oraz godzin ponadwymiarowych (liczonych jako różnica między liczbą etatów z godzinami ponadwymiarowymi i bez godzin ponadwymiarowych) w wysokości niższej o 0,01.

Dyrektor był odpowiedzialny za prawidłowość danych ujętych w arkuszu organizacyjnym oraz SIO. Dane dotyczące stopni awansu zawodowego wprowadzone zostały do SIO prawidłowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi:

1. Skorygować arkusz organizacyjny SP pod kątem stopnia awansu zawodowego nauczyciela P.M.
2. Skorygować arkusz organizacyjny SP i SIO pod kątem pensum nauczyciela świetlicy szkolnej, wymiaru etatu i liczby godzin ponadwymiarowych.
3. Uzupełnić akta osobowe nauczycieli o informację dotyczącą liczby godzin obowiązkowych w ramach realizowanego pensum ze wskazaniem liczby godzin ponadwymiarowych w roku szkolnym 2021/22.
4. Skorygować SIO pod kątem tygodniowej liczby godzin w przypadku nauczyciela z orzeczeniem o niepełnosprawności – doprowadzić do zgodności z arkuszem organizacyjnym SP.