Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 15.12.2017 –09.02.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 61 w Szczecinie przy ul. Maciejowickiej 26 (zw. dalej PP 61) w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w przedszkolu

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 04.04.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w PP 61 w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w przedszkolu ustalono, że:

- w 5. przypadkach dokonano nieprawidłowej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu, co skutkowało dokonaniem błędnego naliczania opłat za pobyt dzieci w przedszkolu (nadpłaty),

- główny księgowy nieprawidłowo ewidencjonował odsetki za nieterminowe wpłaty łącznie z opłatami za pobyt i wyżywienia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

- zawierania umów - wszystkie poddane kontroli umowy podpisane były przez obie strony umowy (dyrektora i rodziców/prawnych opiekunów),

- treść umów zawieranych przez dyrektora z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci była uzgodniona pod względem formalno – prawnym i zaakceptowana przez Radcę Prawnego UM Szczecin.

II. Oceny cząstkowe

1. Naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu/ewidencja czasu pobytu

Kontrolą objęto okres od września do grudnia 2016 r. Kontroli poddano 23 umowy, co stanowiło 15,3% wszystkich zawartych w tym okresie umów. Przy wyborze ww. umów kontrolujący przyjął losową metodę doboru próby.

W okresie poddanym kontroli naliczanie opłat i rejestracja czasu pobytu dziecka w przedszkolu prowadzona była przy użyciu programu komputerowego „Lista Odpłatności”. Ewidencję obecności/absencji dzieci w przedszkolu prowadzono również w dziennikach zajęć (listy obecności).

W wyniku kontroli elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu wynikającej z programu „Lista Odpłatności” oraz dzienników zajęć za okres 2016/2017 - list obecności, stwierdzono, że:

- w przypadku czwórki dzieci użytkowany przez PP 61 program „Lista odpłatności” naliczył dodatkową opłatę w wysokości 1 zł za każdą rozpoczętą godzinę po godzinie 17.00, tj. po zamknięciu przedszkola. Według wyjaśnień intendenta dzieci zostały odebrane z przedszkola przed zamknięciem placówki, a zapis z elektronicznej ewidencji wynikał z rejestracji indywidualnego kodu cyfrowego dokonanego przez rodziców będących na zebraniu „organizacyjnym” lub na festynie rodzinnym odbywającym się w przedszkolu do godz. 17.30. W wyniku braku analizy - ze strony intendenta - zapisów generowanych z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dziecka w przedszkolu dokonano naliczenia opłaty w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 4 zł.

- w 1. przypadku w dniu 09.09.2016 r. na podstawie wydruku z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu (wygenerowanego z programu „Lista Odpłatności”) niesłusznie naliczono opłatę z tytułu 6 nadgodzin w wysokości 6 zł, za pobyt dziecka w placówce w godzinach od 01:00 w nocy do 7:01 rano. Według wyjaśnień intendenta oraz informatyka obsługującego system, dziecko przebywało w tym dniu w przedszkolu w godzinach zadeklarowanych w umowie cywilnoprawnej, tj. od 6.30 do 16.30 (powyższe potwierdza wpis do dziennika zajęć – lista obecności), a przyczyną błędnego zapisu godzin wygenerowanego z ww. programu było użycie przez rodzica tzw. kodu technicznego, co spowodowało dopisanie do pobytu dziecka błędnych godzin – zarezerwowanych dla czynności technicznych w czytniku.

Za naliczanie opłat i kontrolę nad rejestracją czasu pobytu dzieci w przedszkolu (przy użyciu programu „Lista Odpłatności”) odpowiedzialna był intendent.

W ocenie kontrolującego powyższe błędy dotyczące ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu były następstwem braku nadzoru ze strony dyrektora PP 61 nad obowiązkami intendenta dotyczącymi monitorowania elektronicznych zapisów ewidencji nadgodzin.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• PP 61 prowadziło ewidencję czasu pobytu dzieci w przedszkolu dla każdej grupy przedszkolnej (6 grup),
• w dziennikach zajęć prowadzono bieżącą ewidencję obecności/absencji dzieci uczęszczających do przedszkola.

W PP 61 zasady naliczania opłat regulowała „Procedura naliczania, pobierania i rozliczania odpłatności za pobyt i żywienie dzieci w PP 61” – wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 61 w Szczecinie z dnia 01.09.2016 r.     W okresie poddanym kontroli główny księgowy nie naliczał odsetek oraz nie wystawiał not odsetkowych. Odsetki naliczane były automatycznie przez program „Lista Odpłatności” i płatne w momencie uiszczania opłaty przez rodziców.

 2. Ewidencja wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu

 Kontrolipoddano ewidencję księgową wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu m.in.: obroty na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (201-30-801-80104-0670-01 – „Rozrachunki z tytułu wyżywienia dzieci”; 201-30-801-80104-0920-02 – „Rozrachunki z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat za wyżywienie”), 221-11-801-80104-066 -  „Rozrachunki z tytułu opłaty stałej” oraz 221-10-801-80104-0920 – „Rozrachunki z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat”.

Wszystkie wpłaty rodziców/opiekunów prawnych poddane kontroli dokonywane były przelewem bankowym i ewidencjonowane z podziałem na konta: 132-30-01 – „Rachunek dochodów własnych WRD – opłata stała” oraz 132-30-02 – „Rachunek dochodów własnych WRD żywność – opłata z tytułu wyżywienia”.

W toku kontroli powyższego obszaru ustalono, że główny księgowy dokonywał ewidencji odpłatności za pobyt oraz wyżywienia łącznie z odsetkami z tytułu dokonywania nieterminowych wpłat, tj. na koncie 201-30-801-80104-0670-01 – „Rozrachunki z tytułu wyżywienia dzieci” księgował opłaty wnoszone przez rodziców/opiekunów z tytułu wyżywienia wraz z odsetkami, a na koncie 221-11-801-80104-0660 - „Rozrachunki z tytułu opłaty stałej, opłaty za pobyt i odsetki od tych opłat”. Powyższe było niezgodne z obowiązującym w 2016 roku w PP 61 Planem kont, według którego do ewidencjonowania odsetek służyły konta: 201-30-801-80104-0920-02 – „Rozrachunki z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat za wyżywienie” oraz 221-10-801-80104-0920 – „Rozrachunki z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat”. Odsetki od opłat za pobyt i wyżywienia dzieci zostały ujęte w ewidencji oraz sprawozdawczości w § 0660 i § 0670, zamiast w § 0920 – wpływy z pozostałych odsetek. Ewidencja rozrachunków nie odzwierciedlała więc faktycznego stanu należności i zobowiązań z tytułu opłat za pobyt i wyżywienie.

Za ewidencję dochodów w księgach rachunkowych PP 61 odpowiedzialna był główny księgowy.

Wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe (za okres od 30 sierpnia do 31 grudnia 2016 r.) zawierały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli formalno – rachunkowej i merytorycznej, oraz dekret sporządzony przez głównego księgowego.

Szczegółową ewidencję umożliwiającą ustalenie stanu (sald) należności/zobowiązań według poszczególnych dzieci do kont: 201-30-801-80104-0670-01 – „Rozrachunki z tytułu wyżywienia dzieci” oraz 221-11-801-80104-066 – „Rozrachunki z tytułu opłaty stałej” prowadzona była w programie Lista Odpłatności, która stanowiła księgę pomocniczą.

    W roku 2016 w miesiącach poddanych szczegółowej kontroli na konto Urzędu Miasta tytułem opłaty stałej odprowadzono łącznie kwotę 53.278,83 zł, co stanowiło 100% pobranej w tym okresie opłaty stałej wraz z należnymi odsetkami.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu oraz comiesięczną weryfikację nadgodzin z danymi wynikającymi z elektronicznej ewidencji pobytu dzieci;
2. Prawidłowe naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu;
3. Ewidencjonowanie na § 0920 odsetek z tytułu nieterminowych wpłat dotyczących pobytu i wyżywienia.