Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie grudzień 2017 r. – styczeń 2018 r. przeprowadził w Centrum Edukacji Ogrodniczej w Szczecinie (zw. dalej CEO) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem, w tym zawierania umów w latach 2014-2015.   Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.02.2018 r.

I. Ocena ogólnakontrolowanej działalności

            W wyniku przeprowadzonej kontroli w Centrum Edukacji Ogrodniczej w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2014-2015 ustalono nieprawidłowości polegające, w szczególności na:

• nienaliczaniu odsetek w przypadku nieterminowych płatności za najem lokali mieszkalnych oraz lokali/powierzchni użytkowych,
• braku aktualizacji stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych w związku z wejściem w życie Uchwały Rady Miasta Szczecin nr XXII/502/16,
• nieaktualizowaniu stawek za dostarczanie wody, odprowadzanie ścieków,
• zawieraniu umów najmu (dzierżawy) z pominięciem procedury przetargowej,
• nieprzekazywaniu rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06.

II. Oceny cząstkowe

1. Najem lokali mieszkalnych

            Do dnia zakończenia kontroli jednostka dysponowała pięcioma lokalami mieszkalnymi:

1. lokalem położonym przy ul. Batalionów Chłopskich 115a/1 o łącznej powierzchni użytkowej 47,5 m² (zw. dalej lokalem nr 1),
2. lokalem położonym przy ul. Batalionów Chłopskich 116a/1 o łącznej powierzchni użytkowej 33,0 m² (zw. dalej lokalem nr 2),
3. lokalem położonym przy ul. Batalionów Chłopskich 116a/2 o łącznej powierzchni użytkowej 33,0 m² (zw. dalej lokalem nr 3),
4. lokalem położonym przy ul. Batalionów Chłopskich 117a/2 o łącznej powierzchni użytkowej 86,4 m² (zw. dalej lokalem nr 4),
5. lokalem położonym przy ul. Batalionów Chłopskich 118/2 o łącznej powierzchni użytkowej 18,0 m² (zw. dalej lokalem nr 5).

            W toku kontroli stwierdzono, że jednostka nie aktualizowała obowiązującej dla lokali mieszkalnychstawki czynszu, w szczególności w 2016 r. nie dokonała ponownego ustalenia stawki czynszu (w tym przeliczenia punktacji dla lokali mieszkalnych) w związku z wejściem w życie uchwały nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2016-2020 (zw. dalej uchwałą nr XXII/502/16).

            Ostatniejaktualizacji czynszu dla ww. lokali mieszkalnych dokonano z dniem1 kwietnia 2013 r.

            Uwzględniając obowiązujący w 2016 r. wskaźnik przeliczeniowy kosztów odtworzenia 1 m² powierzchniużytkowej budynku dla miasta Szczecin w wysokości 4.106 zł wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 1 października 2015 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 3685.). Nadzień zakończenia kontroli różnice pomiędzy stawką czynszu naliczaną przez jednostkę a prawidłową stawką czynszu dla poszczególnych lokali wynosiły odpowiednio:

1. dla lokalu nr 1: 113,92 zł (stawka czynszu naliczana: 335,43 zł tj. 7,06 zł/m², prawidłowa stawka czynszu: 449,35 zł tj. 9,46 zł/m²),
2. dla lokalu nr 2: 65,85 zł (stawka czynszu naliczana: 233,04 zł tj. 7,06 zł/m², prawidłowa stawka czynszu: 298,89 zł tj. 9,06 zł/m²),
3. dla lokalu nr 3:  43,70 zł (stawka czynszu naliczana: 215,34 zł tj. 6,52 zł/m², prawidłowa stawka czynszu: 259,04 zł tj. 7,85 zł/m²),
4. dla lokalu nr 4: 196,29 zł (stawka czynszu naliczana: 481,92 zł tj. 5,58 zł/m², prawidłowa stawka czynszu: 678,21 zł tj. 7,85 zł/m²),
5. dla lokalu nr 5: 21,79 zł (stawka czynszu naliczana: 130,37 zł tj. 7,24 zł/m², prawidłowa stawka czynszu: 152,16 zł tj. 8,45 zł/m²).

      W zakresie opłat za dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków ustalono, że jednostka nie aktualizowałaopłat od 2013 r.

Osobami odpowiedzialnymi za aktualizacje czynszów w okresie objętym kontrolą byli:

1. Kierownik gospodarczy - zatrudniony do 6 września 2014 roku,
2. Kierownik gospodarczy - zatrudniona w okresie 01 października 2014 roku - 28 lutego 2015 roku,
3. Kierownik gospodarczy - zatrudniona w okresie 01 marca 2015 roku - 31 sierpnia 2015 roku na stanowisku kierownika gospodarczego, a następnie do 31 grudnia 2015 roku na stanowisku obsługi.

            Kontrola wykazała ponadto, że po 31 grudnia 2015 roku żaden z pracowników w zakresie czynności nie został obciążony obowiązkiem aktualizacji kosztów najmu mieszkań lokali mieszkalnych.

            W toku kontroli ustalono również, że pomimo opóźnień w zapłacie czynszu nie naliczano odsetek od nieterminowych płatności. W związku z powyższym na dzień 24 stycznia 2018 r. łączna wartość odsetek za nieterminowe płatności czynszu w latach 2014-2015 wyniosła 165,32 zł.

            Osobamiodpowiedzialnymi za naliczanie odsetek za nieterminowe płatności oraz ich windykacjębyły:

1. Główna księgowa,
2. Starsza księgowa.

            W pozostałymzakresie ustalono, że:

• najemcy lokali na dzień zawarcia umów byli pracownikami jednostki,
• w prawidłowej wysokości pobierano i przekazywano podatek od nieruchomości,
• dokumentacja księgowa ewidencjonująca należności z tytułu najmu lokalu mieszkalnego prowadzona była rzetelnie i terminowo.

2. Najem lokali/powierzchni użytkowych.

            W latach 2014-2015 jednostka zawarła 9 umów na wynajem lokali/powierzchni użytkowych (w tym 2 umowy dot. najmu pawilonu sportowego, 2 umowy dot. najmu placu manewrowego do nauki jazdy, 5 umów dot. najmu pomieszczeń/powierzchni).

            Kontrola wykazała, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, czym naruszono § 11 tejże uchwały (Od 3 lipca 2015 r. z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

            W toku kontroli ustalono ponadto, że zawarcie 1 umowy najmu (pomieszczenia po dawnej kotłowni) nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

            Kontrola ustaliła, że pomimo sięgających 5 miesięcy opóźnień w dokonywaniu płatności za najem lokali/powierzchni użytkowych w żadnym z poddanych kontroli przypadków nie wzywano pisemnie najemców do uregulowania należności. Według art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2017 r. poz. 2077) wg. którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. W żadnym z poddanych kontroli przypadków nie skorzystano również z możliwości odstąpienia od umowy (wszystkie zawarte umowy najmu lokali/powierzchni użytkowych zawierały uregulowania dot. możliwości rozwiązania umowy w przypadku m. in. zwłoki z zapłatą czynszu za dwa pełne okresy).

      Analogicznie jak w przypadku nieterminowych płatności czynszu za lokale mieszkalne ustalono, że w przypadku nieterminowych płatności za najem lokali/powierzchniużytkowych również nie naliczano najemcom żadnych odsetek. Na dzień 24 stycznia 2018 r. (tj. na dzień udzielenia przez Dyrektora CEO wyjaśnień w przedmiotowym zakresie) łączna wartość odsetek za nieterminowe płatności wyniosła 374,44 zł. Wskazać należy, że w treści wszystkich ww. umów najmu zawarto zapisy dot. obowiązku uiszczenia przez najemcę odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności z tyt. najmu.

      W pozostałym zakresie ustalono, że:

• umowy były każdorazowo przekazywane do zaopiniowania przez radcę prawnego,
• treść zawieranych umów precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron.

3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

      W latach 2014 – 2015 jednostka była zarządcą 16 obiektów budowlanych tj.: budynku szkolnego, 2 budynków dydaktycznych, budynku administracyjnego, budynku administracyjno-socjalnego, budynku internatu, pawilonu sportowego, budynku mechanizacji, 3 budynków mieszkalnych, zaplecza technicznego, szklarni, trafostacji, kotłowni, wiaty betonowej dla których założono i prowadzono Książki obiektu budowlanego.

      Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Książki obiektów budowlanych zawierały wszystkie informacje/wpisy wymagane Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach,  plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości; protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62ust. 1 i 2 ustawy prawo budowlane (Dz.U. z 2017 r. poz. 1332 ze zm.) (zw. dalej pbu).

      Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 pbu.

      Wpisy do książek zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu oraz określały dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

III. Uwagi i zalecenia

            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam:

1. Podjęcie działań w celu wykonania przepisów uchwały Rady Miasta Szczecin Nr XXII/502/16 z dnia 6 września 2016 r., w tym aktualizacja punktacji oraz stawki czynszu dla lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin.
2. W przypadku opóźnień w zapłacie należności z tyt. najmu, naliczanie odsetek ustawowych.
3. Każdorazowe aktualizowanie stawek opłat niezależnych od wynajmującego (zimna woda, odprowadzanie ścieków, centralne ogrzewanie oraz wywóz odpadów).
4. Stosowanie procedury przetargowej – przy zawieraniu umów najmu - zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 (z uwzględnieniem późniejszych zmian w szczególności uchwały VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin)
5. Przedkładanie Prezydentowi Miasta rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).