Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 13.02.2017 r. do dnia 6.03.2017 r.Przedszkolu Publicznym nr 46 przy ul. Zawadzkiego 128 w Szczecinie, zwanym dalej PP nr 46, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia24.03.2017 r.

 I Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. w PP nr 46 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• uregulowania 1. faktury po terminie płatności,
  • wystawiania faktur za najem pomieszczenia przedszkola niezgodnie z warunkami umowy,
• nieprzestrzegania zapisów umów kosztowych pod kątem wymaganej dokumentacji,
• nieprzedłożenia do akceptacji radcy prawnego UM umowy kosztowej,
• nienaliczeniu kary umownej za pobyt dziecka w przedszkolu po jego zamknięciu,
• nienaliczeniu dodatkowych opłat za błędną rejestrację (dokonywaną przez rodziców) czasu pobytu dzieci w przedszkolu.
• braku bieżącej analizy ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu wynikającej z programu „Lista Odpłatności”,
• niesporządzenia notatki służbowej z postępowania dotyczącego zamówienia publicznego do kwoty 30.000 euro,
• ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na koncie 202 – Rozrachunki z dostawcami,
  • nieprzestrzegania zapisów Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury,
• dokonywania poprawek przy dekretacji dokumentów księgowych oraz w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor,
• niezamieszczania w aktach osobowych dokumentów dotyczących wypłacanych w 2016 r. dodatków, nagród oraz aktualnego wymiaru wynagrodzenia.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń: nauczyciela, pracownika administracji i obsługi,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Wykonanie dochodów budżetowych PP nr 46 w 2016 r. wyniosło
87.170,70 zł, co stanowiło 111% planowanej kwoty.

Na dochody budżetowe składały się: opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§0660 – 86.974,60 zł), pozostałe odsetki (§0920 – 15,10 zł) oraz różne dochody, które stanowiły wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (§0970 – 181 zł).

PP nr 46 w 2016 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 116.298,65 zł, co stanowiło 81,70% zaplanowanej kwoty.

Na dochody zgromadzone na WRD składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§0670 – 114.915,04 zł), wpływy z najmu (§0750 – 946,74 zł), pozostałe odsetki (§0920 – 136,87 zł) oraz różne dochody, które stanowiły opłatę za korzystanie z mediów PP nr 46  podczas remontu dachu (§0970 – 300 zł).

Kontroli poddano 2. umowy najmu obowiązujące w 2016 r.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 25 usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (25 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

1.2 Wykonanie dochodów na WRD – najem pomieszczenia

Kontroli poddano rozrachunki z tytułu 2. umów najmu pomieszczenia przedszkola obowiązujące w 2016 r. (§ 0750).

Kontroli podlegały ww. umowy oraz faktury za najem wystawiane przez PP nr 46. Sprawdzono ponadtoterminowości dokonywanych wpłat i ich zgodność z zapisami umownymi, windykację należności oraz poprawność ewidencjonowania dochodów w księgach rachunkowych.

W wyniku kontroli dochodów uzyskiwanych przez PP nr 46 za najem pomieszczenia przedszkola ustalono, że:

- w 2. przypadkach faktury za wynajem pomieszczenia przedszkola za październik i listopad 2016 r. wystawiono dopiero w dn. 18 listopada 2016 r., co było niezgodne z § 2 ust. 2 umowy nr 1/2016 z dn. 30.09.2016 r., według którego czynsz płatny będzie miesięcznie. Powyższe naruszało również zapis § 2 ust. 3 ww. umowy, według którego najemca winien zapłacić czynsz najmu z góry do dnia 5 każdego miesiąca za miesiąc za który należna jest płatność na podstawie faktury wystawionej przez wynajmującego.

Najemca uregulował płatności w wysokościach i w terminie wskazanym na fakturach. W konsekwencji czego nie było podstaw do obciążenia najemcy odsetkami za nieterminowe regulowanie należności (zgodnie z zapisami umowy).

Osobą odpowiedzialną za bieżący monitoring należności był główny księgowy PP nr 46.

 1.3 Opłaty za pobyt i wyżywienie dzieci (budżet, WRD)

Kontroli poddano rozrachunki z 25. usługobiorcami z tytułu świadczeń realizowanych przez PP nr 46 (pobyt i wyżywienie dzieci) za okres wrzesień – grudzień 2016 r. (§§066,067), co stanowiło 20% wszystkich zawartych w tym okresie umów. Przy wyborze ww. umów kontrolujący przyjął losową metodę doboru próby.

W okresie poddanym kontroli naliczanie opłat i rejestracja czasu pobytu dzieci w przedszkolu prowadzona była przy użyciu programu „Lista Odpłatności” firmy TECOM. Ewidencję obecności/absencji dzieci w przedszkolu prowadzono również w dziennikach zajęć (listy obecności).

W wyniku kontroli ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu oraz odpłatności (za pobyt i wyżywienie dzieci w PP nr 46) w okresie wrzesień - grudzień 2016 r. stwierdzono, że:

- w 5. przypadkach nie naliczono dodatkowej opłaty za pobyt dzieci w przedszkolu ponad czas bezpłatnego pobytu, pomimo, że elektroniczny system ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu „Lista odpłatności” zarejestrował jedynie kilkuminutową obecność ww. dzieci (od 3 do 5 minut). Było to niezgodne z Zarządzeniem nr 4 z dn. 28.08.2014 r., według którego dziecko, którego rodzice nie zaznaczą czytnikiem godziny wejścia i wyjścia dziecka z przedszkola, w danym dniu będzie miało naliczony czas pobytu od godz. 6.00 do 16.30, czyli zgodnie z czasem działalności placówki.

Zgodnie z pkt. 5 ust. 1 oraz 2 Zarządzenia wewnętrznego z dn. 1.09.2016 r. wprowadzającego procedury dotyczące, pobierania i rozliczania odpłatności za pobyt i wyżywienie w PP nr 46 w Szczecinie, osobą odpowiedzialną za pobieranie odpłatności od rodziców, sprawdzanie rzeczywistej liczby dzieci w danym dniu był intendent PP nr 46 (zw. dalej intendentem). Ponadto według pkt. 5 ust. 3 ww. Zarządzenia nr 4 intendent winien dokonać ręcznego wpisu, czasu pobytu dziecka w przedszkolu w przypadku braku odznaczenia tego przez rodzica/opiekuna. W zakresie obowiązków ww. pracownika nie wymieniono jednak ww. czynności.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

- w 1. przypadku nie naliczono kary umownej za pobyt dziecka w przedszkolu po godzinie jego zamknięcia tj.: 25 zł, co było niezgodne z § 11 ust. 1 umowy cywilnoprawnej zawartej przez Dyrektora z opiekunem/rodzicem dziecka, według którego usługodawca zastrzega sobie prawo do naliczenia kary umownej w przypadku nieodebrania dziecka z przedszkola w godzinach jego pracy. Za przekroczony czas pobytu dziecka w przedszkolu naliczono jedynie dodatkową opłatę w wysokości 1 zł.

- w 2. przypadkachdokonano naliczenia opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w nadmiernej wysokości (łącznie 2 zł). Zgodnie ewidencją czasu pobytu ww. dziecka w przedszkolu, dwukrotnie dziecko odebrano po godzinie zamknięcia placówki (czwartek). W wyjaśnieniach Dyrektor wskazał, że nie naliczono kary umownej, ponieważ we czwartki odbywają się zajęcia taneczne, które trwają do godz. 16.40 tj.: 10 min dłużej niż pracuje placówka. W związku z powyższym, w ocenie kontroli, Dyrektor nie powinien również pobierać opłat za świadczenia opiekuńczo – wychowawcze wykraczające poza czas bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki.

Powyższe nieprawidłowości w naliczaniu opat za pobyt dzieci w przedszkolu spowodowane były brakiem bieżącej analizy zapisów generowanych z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu „Lista odpłatności”.

Zapisy obecności/absencji dzieci w PP nr 46 prowadzone w dziennikach zajęć były spójne z elektroniczną ewidencją wynikającą z programu „Lista odpłatności.”

Od odpłatności związanych z pobytem i wyżywieniem dzieci w przedszkolu, wniesionych po terminie naliczano ustawowe odsetki.

Wszystkie poddane kontroli umowy podpisane były przez obie strony umowy (Dyrektorai rodziców/prawnych opiekunów).

 2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2016 r., nie zostały wykazane należności.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r., nie zostały wykazane należności.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r., nie zostały wykazane żadne należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Na koniec 2016 r. w jednostce nie wystąpiły należności wymagalne.

3. Wydatki budżetowe, w tym WRD

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

 Kontroli poddano 31. dowodów księgowych na kwotę 297.453,79 zł, co stanowiło 20,25% wydatków jednostki na łączną kwotę 1.468.375,55zł (środki budżetowe na kwotę 1.352.076,90 zł, WRD na kwotę 116.298,65 zł).

Kontrola 31. dowodów księgowych dotyczących poniesionych w 2016 r. wydatków wykazała, że

- faktura na kwotę 150,97 zł z dn. 04.01.2016 r. wystawiona za usługi telekomunikacyjne (rozmowy  telefoniczne, internet) dotycząca 2015 r., ujęta została w księgach 2016 r., co nie wypełniło zapisów art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,

-obowiązujący w PP nr 46 Zakładowy Plan Kont zawierał konto 202 – Rozrachunki z dostawcami. Powyższe było niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych wykazanym w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie planu kont), według którego rozrachunki z dostawcami przypisane są dla konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz zapisem § 15 ust. 1 pkt 1 - 3 ww. Rozporządzenia w sprawie planu kont, według którego konta wskazane w planie kont są standardową liczbą kont, i mogą być uzupełnione o konta zgodne, co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.

- faktury/rachunki ewidencjonowane były na koncie 202 – Rozrachunki z dostawcami, co było niezgodne Rozporządzeniem w sprawie planu kont, według którego rozrachunki z dostawcami winny być księgowane na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. W ocenie kontroli w celu zachowania przejrzystości zapisów ujmowanych na ww. koncie oraz w celu usystematyzowania poszczególnych tytułów rozrachunków można dokonać podziału ww. konta syntetycznego 201 na konto 201-01 oraz 201-02.

- w 4. przypadkach na 31 poddanych kontroli dowodów księgowych (m.in. przy dekretacji, dacie zatwierdzenia do zapłaty), dokonywano korekt/poprawek niezgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych  (zw. dalej Zarządzeniem nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin) stwierdzono, że:

- w 1. przypadku nie dokonano analizy rynku i nie sporządzono stosownej notatki służbowej, co było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta, wg których przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią  jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku,

- w 1. przypadku w notatce służbowej wskazany był nieaktualny (na 2016 r.) kurs euro. Ponadto przy udzielaniu ww. zamówienia publicznego do kwoty 30.000 euro skierowano zapytanie tylko do jednego dostawcy. Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin, wg których analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców, notatka powinna ponadto zawierać wskazanie obowiązującego kursu euro,

- sporządzona przez intendenta „notatka służbowa” dotycząca zakupu dziecięcych mebli do PP nr 46, przygotowana była niezgodnie z Zarządzeniem nr 303/16 Prezydenta Miasta tj.: nie zawierała obligatoryjnych elementów wymienionych w § 11 ust. 4 pkt 2 - 4 Załącznika nr 1 ww. zarządzenia tj.: potwierdzenia faktu dokonania analizy rynku, wskazania szacunkowej wartości zamówienia wyrażonej w złotych i euro, wskazania obowiązującego kursu euro oraz (ewentualnie) uzasadnienia przyczyny nie przeprowadzenia analizy rynku (np.: ze względu na specyfikę dokonywanego zamówienia).

Odpowiedzialność za dokumentowanie postępowań w zakresie zamówień publicznych w PP nr 46 ponosił Dyrektor (zamówienia dotyczące inwestycji) oraz intendent PP nr 46 (zamówienia dotyczące zakupów i drobnych remontów).

Kontrola umów kosztowych obowiązujących w PP nr 46 w 2016 r. wykazała, że 1. z 8. zawartych przez Dyrektora umów (umowa o świadczenie usług dostępu do internetu), nie została zaopiniowana pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dn. 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

W toku kontroli umów dotyczących realizowanych w PP nr 46 inwestycji/remontów stwierdzono, że w 1. przypadku Dyrektor nie sporządził protokołu przekazania placu budowy i tym samym nie wypełniła zapisów zawartych w § 4 ust. 1 pkt 1 umowyz dn. 6.07.2016 r. dotyczącej remontu łazienki dziecięcej. Ponadto Dyrektor nie uzyskał dokumentów wymaganych w § 9 ust. 4 oraz § 10 ust. 1 ww. umowy tj.: dokumentów świadczących o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu stosowania w budownictwie, dokumentów stwierdzających sposób zagospodarowania odpadów powstałych po realizacji zamówienia oraz pisemnego zgłoszenia gotowości wykonawcy do odbioru końcowego.

W ocenie kontroli braki formalne w dokumentacji powykonawczej dotyczącej remontu łazienki dziecięcej przyczyniły się do niedotrzymania warunków, określonych w umowie tj.: terminu odbioru robót budowlanych.

Przed rozpoczęciem remontu  dachu wiaty wejścia głównego do PP nr 46, (umowa z dn. 8.07.2016 r.), Dyrektor nie przekazał Wykonawcy protokolarnie terenu budowy i tym samym nie wypełnił zapisów zawartych w § 4 ust. 1 pkt 1 ww. umowy. Ponadto Dyrektor nie uzyskał dokumentów wymaganych w § 9 ust. 4 oraz § 10 ust. 1 ww. umowy tj.: dokumentów świadczących o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu stosowania w budownictwie, dokumentów stwierdzających sposób zagospodarowania odpadów powstałych po realizacji zamówienia oraz pisemnego zgłoszenia gotowości wykonawcy do odbioru końcowego.

Ponadto ostatecznego odbioru ww. robót budowlanych dokonano dopiero w dn. 31.08.2016 r.. tj. 8 dni (kalendarzowych) po terminie umownego wykonania przedmiotu umowy (19.08.2016 r.) oraz 13 dni (kalendarzowych) po terminie zakończenia robót wykazanym w protokole odbioru końcowego (12.08.2016 r.). Powyższe było niezgodne z zapisem § 10 ust. 2 ww. umowy, według którego Zleceniodawca nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia winien rozpocząć czynności odbiorowe.

Postępowanie powykonawcze nadzorowane było przez nauczyciela pełniącego obowiązki dyrektora PP nr 46 podczas nieobecności Dyrektora (pismo Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 7.07.2016 r.).

Wszystkie faktury i rachunki były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zatwierdzone przez Dyrektora do wypłaty.

 3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 31 dowodów księgowych na kwotę ogółem 297.453,79 zł, tj. 20,25% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.468.375,55zł (budżet, WRD).

Płatność na kwotę 2.500,00 zł uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym na fakturze. Opóźnienie wyniosło 1 dzień, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Pozostałe 30 płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S oraz Rb-34S ustalono, że na dzień 31.12.2016 r. w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 66.993,50 zł. Na ww. zobowiązania składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne, składki ZUS oraz podatek PIT-4R od wynagrodzeń (XII 2016 r.) w kwocie 63.636,86 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 3.356,64 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S wykazane zostały zobowiązania w kwocie 1,18 zł, na które składały się: nadpłaty rodziców/prawnych opiekunów za pobyt dzieci w przedszkolu. Regulacja ww. zobowiązań nastąpiła w styczniu 2017 r.

Nie stwierdzono.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób prawidłowy.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 3. z 23. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (13,04% ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 115.674,42 zł, tj. 16,37% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 706.394,90 zł (zaewidencjonowanej w 2016 r. na § 4010).

W aktach osobowych nauczyciela nie było wymiaru wynagrodzenia obowiązującego w 2016 r. W aktach osobowych ww. pracownika nie było ponadto informacji o przyznanym dodatku za wychowawstwo na 2016 r.

W aktach osobowych pracownika administracyjnego i obsługi nie było informacji o przyznanej przez Dyrektora nagrody oraz decyzji/pisma/informacji o przyznaniu „jednorazowej wypłaty” (zgodnie z pismem WOś z dn. 23.06.2016 r.). Dokumenty dotyczące ww. wypłat znajdowały się pod listami płac. Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych), według którego w części B pracodawca gromadzi dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika.

We wszystkich poddanych badaniu aktach osobowych pracowników nie było oświadczenia o zapoznaniu się z treścią ówcześnie obowiązującego Regulaminu Pracy jak i Regulaminuorganizacyjnego (przekształconego z Regulaminu Pracy i obowiązującego jednostce w 2016 r.), co było niezgodne z § 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych, według którego pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy.

Poszczególne dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników - poddanych kontroli - nie były klasyfikowana do odpowiednich części akt osobowych (A,B,C). Ponadto w części C zamieszczano m.in. wnioski o urlop oraz karty urlopowe. Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 1-3 w sprawie prowadzenia akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują wyłącznie dokumenty wymienione w cytowanym rozporządzeniu.

Wynagrodzenia poddanych kontroli pracowników PP nr 46 naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe oraz doraźne naliczane było prawidłowo.Nagrody jubileuszowe wypłacone 2. pracownikom za 35 lat pracy, w wysokości 200% wynagrodzenia, naliczone zostały prawidłowo.

We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze porządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 66.466,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2016 r.,

składek ZUS na kwotę ogółem 248.900,78 zł, według deklaracji ZUS P DRA za 2016 r.

W toku kontroli odpłatności składek ZUS za 2016 r. ustalono, różnicę między wysokością zapłaconych a należnych składek ZUS (wynikających z deklaracji ZUS P DRA). Różnica w wysokości 133,37 zł, wynikała z zapłaty w lutym 2016 r. składek zdrowotnych od wynagrodzeń za grudzień 2015 r. W kwocie zapłaty nie uwzględniono odsetek, co potwierdził w wyjaśnieniach główny księgowy.

Osobą odpowiedzialną za bieżący monitoring rozrachunków z ZUS był główny księgowy.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2016 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za 2016 r. zawierały podpis głównego księgowego. Składki ZUS za 2016 r. regulowane były terminowo i w wysokościach wynikających z powyższych deklaracji.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem  87.170,70 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem 1.352.076,90 zł,

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 116.298,65 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2016 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2016 r. – brak należności.

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 77.300,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 1.504,00 zł (dokonano 1. zmiany planu).

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 1.047.364,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 304.783,00 zł (dokonano 109 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 125.000,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 17.000,00 zł (dokonano 5 zmian/przesunięć w planie dochodów i 5 zmian/przesunięć w planie wydatków).

W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadamiał wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dn. 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Na koniec 2016 r. wykonana została inwentaryzacja roczna. Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 arkusz spisu z natury oraz protokół z kontroli kasy i druków ścisłego zarachowania.

W toku kontroli dokumentacji związanej z przebiegiem inwentaryzacji rocznej ustalono, że arkusz spisu z natury dotyczący stanu środków spożywczych w magazynie,nie zawierał adnotacji: „spis zakończono na pozycji”, co było niezgodne z § 4 ust. 4 lit. d „Zakładowej Instrukcji Inwentaryzacyjnej”, według którego grupa spisowa po dokonaniu ostatniego zapisu na arkuszu umieszcza w nim ww. adnotację.

W księdze środków trwałych i pozostałych środków trwałych nanoszone poprawki nie zawierały daty oraz podpisu osoby dokonującej korekty (upoważnionej). Poszczególne poprawki dokonywane w ww. księgach uniemożliwiały ponadto odczytanie pierwotnego zapisu (stosowano m.in. korektor).Powyższe było niegodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Osobą odpowiedzialną w PP nr 46 za prowadzenie księgi środków trwałych był główny księgowy, osobą odpowiedzialną za prowadzenie księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych był intendent.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem sald banku, w którym PP nr 46 posiadało rachunki bankowe.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 14 dyrektora PP nr 46 z dn. 21 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości.
2. Załącznik nr 1 do ww. zarządzenia – metody wyceny aktywów i pasywów oraz metody ustalania wyniku finansowego,
3. Załącznik nr 2 do ww. Zarządzenia - Zakładowy plan kont, który obejmował ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady operacji gospodarczych na kontach księgi głównej, wykaz kont ewidencji analitycznej oraz opis systemu przetwarzania danych.
4. Załącznik nr 3 do ww. zarządzenia– Klasyfikacja dochodów i wydatków.
5. Załącznik nr 4 do ww. zarządzenia– Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna.
6. Załącznik nr 5 do ww. zarządzenia - Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
7. Załącznik nr 6 do ww.  zarządzenia - Instrukcja kasowa.
8. Załącznik nr 7 do ww.  zarządzenia - Opis systemu przetwarzania danych i ich zbiorów.
9. Zarządzenie nr 16/2010 dyrektora PP nr 46 z dn. 21 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Procedur kontroli zarządczej.
10. Zarządzenie nr 6/2008 z dn. 31 grudnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych.
11. Regulamin organizacyjny PP 46.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W Zakładowy Planie Kont PP nr 46 funkcjonowało konto 202 – Rozrachunki z dostawcami.Było to niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia w sprawie planu kont, według którego do rozrachunków z odbiorcami i dostawcami służy konto 201.

W „Regulaminie postępowania w sprawie zamówień publicznych w PP nr 46” powoływano się na nieobowiązujące w 2016 r. Zarządzenie Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29.05.2008 r.

Polityka rachunkowości, Regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznychzawierała/ł nieaktualną podstawę prawną, co było niezgodne z art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1 (art. 10 ust. 1 uor - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości).

Osobą odpowiedzialną w PP nr 46 za aktualizację dokumentacji finansowo - księgowej był Dyrektor oraz główny księgowy.

W stosowanych w PP nr 46 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

W 2016 r. w PP nr 46 przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne przeprowadzone w dniach 23.02.2016 r. oraz 1.03.2016 r. przez Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie.

Nie stwierdzono.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dn. 1.07.2016 r., a za II półrocze 2016 r. – pismem z dn. 2.01.2017 r.

We wszystkich ww. przypadkach Dyrektor poinformował WKiAW o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. terminowe regulowanie zobowiązań,
2. naliczanie kar umownych oraz dodatkowych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu zgodnie z warunkami umów zawieranych z rodzicami oraz wewnętrznymi procedurami,
3. bieżący monitoring czasu pobytu dzieci w przedszkolu,
4. wystawianie faktur najemcom zgodnie z warunkami zawieranych umów,
5. ewidencjonowanie dowodów księgowych do odpowiednich okresów sprawozdawczych,
6. każdorazowe przeprowadzanie analizy rynku oraz sporządzenie notatek służbowych dla zamówień publicznych zgodnie z Zarządzeniem 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin,
7. egzekwowanie od wykonawców dokumentów wymaganych umowami,
8. każdorazowe przedkładanie umów kosztowych do akceptacji radcy prawnego UM,
9. przestrzeganie zapisów Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury,
10. aktualizację obowiązujących procedur pod kątem podstaw prawnych,
11. dostosowanie Zakładowego Planu Kont do wzorca wskazanego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz ewidencjonowanie rozrachunków z dostawcami na koncie 201,
12. dokonywanie poprawek na dowodach księgowych oraz w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor,
13. aktualizację zakresów obowiązków pracowników PP nr 46 o czynności faktycznie wykonywane przez pracowników,
14. prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych oraz uzupełnienie akt osobowych pracowników o dokumenty dotyczące warunków pracy (aktualnych angaży, nagród itp.) oraz oświadczenia zapoznania się z regulaminem organizacyjnym PP nr 46.