Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w styczniu i lutym 2017 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 4 im. Armii Krajowej, przy ul. Kusocińskiego 3, 70-237 Szczecin (zw. dalej ZS nr 4) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na remont pomieszczeń internatu na I piętrze oraz przebudowę sanitariatów etap I wraz z wykonaniem umowy.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 6 lutego 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22  lutego 2017 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na remont pomieszczeń internatu na I piętrze oraz przebudowę sanitariatów etap I wraz z wykonaniem umowy nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych(j. t. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.), zwanej dalej pzp, aktów wykonawczych oraz postanowień zawartej umowy. Ujawniono jedynie dwa uchybienia polegające na: omyłce w treści umowy oraz niewyegzekwowaniu od wykonawcy potwierdzenia sposobu gospodarowania odpadami.

II.Oceny cząstkowe

1.Procedura przetargu nieograniczonego oraz udzielenie zamówienia dodatkowego

W dniu 19 lipca 2016 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlane pn. „remontpomieszczeń internatu na I piętrze oraz przebudowa sanitariatów etap I w budynku warsztatów szkolnych (…)”. Planowany zakres robót obejmował m.in. przebudowę pomieszczeń na parterze, I piętrze oraz II piętrze w budynku warsztatów szkolnych przeznaczonych na sanitariaty, a także remont: świetlicy, 16 pomieszczeń oraz korytarza w internacie położonym na I piętrze. Termin składania ofert określono na dzień 4 sierpnia 2016 r. Wartość zamówienia ustalona została w dniu 20 kwietnia 2016 r. na kwotę 317 161,11 zł netto (75 968,55 euro), w tym wartość przewidywanych zamówień uzupełniających na kwotę 158 580,55 zł netto. Kryteriami oceny ofert były: cena oraz okres gwarancji i rękojmi.

W postępowaniu wpłynęła jedna oferta opiewającą na kwotę 402 527,97 zł. W dniu 29 sierpnia 2016 r. zawarto z ww. wykonawcą umowę nr 14/2016.

W trakcie realizacji umowy nr 14/2016, w dniach 5 oraz 16 października 2016 r. spisano protokoły konieczności zawierające m.in. następujące ustalenia:

• nie było możliwości odcięcia instalacji C.O. istniejącymi zaworami, 
• nie było pionów wskazanych w dokumentacji,
• stan techniczny istniejących rurociągów był bardzo zły, a instalacje na poziomie stropów były skorodowane i przeciekały,
• przed wykonaniem rozbiórek niemożliwe było określenie stanu technicznego  zużycia instalacji  centralnego ogrzewania,
• konieczne zmiany zostały zakwalifikowane jako nieistotne, nie wymagające  zmiany pozwolenia na budowę,
• oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów, przerwania  robót na czas wyłonienia nowego wykonawcy oraz ich inwentaryzacji,
• wykonanie zamówienia podstawowego było uzależnione od wykonania robót  dodatkowych,
• konieczne roboty dodatkowe polegały na wymianie awaryjnych  odcinków poziomów C.O.  oraz uzbrojeniu ich w zawory odcinające,  a także wykonaniu  dwóch nowych pionów instalacji C.O. dla zespołu sanitarnego oraz korytarza.

W dniu 18 listopada 2016 r. na podstawie art. 19 ust. 3 pkt. 2 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw(Dz. U.  z 2016 r.  poz.  1020) zwanej dalej ustawą zmieniającą pzp), § 16 ust. 2, ust. 3 pkt 1 i ust. 4 umowy nr 14/2016 z dnia 29 sierpnia 2016 r. oraz ustaleń zawartych w protokołach konieczności udzielono zamówienia dodatkowego w formie aneksu nr 1 do umowy. Zapisy ww. aneksu poszerzyły zakres rzeczowy robót o wymianę awaryjnych odcinków C.O. oraz uzbrojenie ich w zawory odcinające, a także wykonanie dwóch nowych pionów instalacji C.O. dla zespołu sanitarnego oraz korytarza, zwiększyły wynagrodzenie wykonawcy do kwoty 416 317,55 zł brutto oraz wydłużyły termin wykonania przedmiotu umowy do 101 dni kalendarzowych  liczonych od dniaprotokolarnego przekazania terenu budowy, podczas gdy pierwotny termin wykonania wynosił 80 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.

W toku kontrolinie stwierdzono nieprawidłowości w ww.  zakresie, a jedynie omyłkę w treści umowy w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego. Ustalono, że wzór umowy stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ, a w konsekwencji zawarta z wykonawcą umowa zawierały  błędną podstawę  umocowania Pana Dyrektora – wskazano pełnomocnictwo dotyczące zawierania umów najmu i dzierżawy z dnia 4 września 2015 r. znak: WO-I.0052.1.702.2015.AW, zamiast posiadanego przez Pana Dyrektora pełnomocnictwa z dnia 19 września 2013 r. znak WO-I.0052.1.790.2013.AW do dokonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.

Osobą odpowiedzialną za dokonywanie wszystkich czynności faktycznych związanych z udzieleniem kontrolowanego zamówienia publicznego była osoba zatrudniona ówcześnie na stanowisku Starszego Specjalisty.

Kontrola wykazała, że przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami pzp oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

1. sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia  zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy, w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres Zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
2. prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
3. prawidłowo ustalono wartość zamówienia w oparciu o kosztorys inwestorski i przeliczono wartość zamówienia na euro, według zapisów § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro (Dz. U. z 2015 r. poz. 2254),
4. sporządzono ogłoszenia o zamówieniu oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki,
5. prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
6. żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu robót budowlanych niewykonanych lub nienależycie wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert o wartości brutto nie mniejszej niż 200.000 zł oraz wykazu wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert o wartości brutto nie mniejszej niż 200.000 zł, wykazu osób biorących udział w wykonaniu zamówienia oraz oświadczenia o posiadaniu uprawnień, a także informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych przez wykonawcę środków finansowych oraz  opłaconej polisy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z zakresem zamówienia,
7. wezwano wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
8. dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: terminu składania ofert oraz związania ofertą,
9. wykonawca uczestniczący w przetargu wniósł wadium w wysokości i formie określonej przez SIWZ oraz dopuszczalnej przez pzp,
10. niezwłocznie po zawarciu umowy zwrócono wadium wykonawcy,
11. wzór umowy oraz aneksu nr 1 został zaopiniowany przez radcę prawnego,
12. zgodnie z przepisami ustawy zmieniającej pzp zawarto aneks nr 1 do umowy w przedmiocie udzielenia zamówienia dodatkowego,
13. wykonawca przekazał zabezpieczenie należytego wykonania umowy  o wartości wymaganej przez zamawiającego, którego wysokość została następnie podwyższona stosownie do wzrostu wartości zamówienia związanej z udzieleniem zamówienia dodatkowego.

2. Realizacja umowy

W dniu 29 sierpnia 2016 r. w rezultacie dokonania wyboru ofert w przetargu nieograniczonym zamawiający zawarł z wykonawcą umowę o roboty budowlane. Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 80 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy, a termin płatności na 14 dni kalendarzowych od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 402 527,97 zł brutto.

Przekazanie terenu i placu budowy nastąpiło w dniu 31 sierpnia 2016 r., a 30 września 2016 r. podpisano częściowy protokół odbioru w odniesieniu do remontu pomieszczeń internatu w budynku warsztatowym. W dniach 5 oraz 16 października 2016 r. spisano protokoły konieczności zawierające uzasadnienie udzielenia zamówienia dodatkowego.  W dniu 18 listopada 2016 r. został zawarty aneks nr 1 do umowy na roboty budowlane określone w protokole konieczności z dnia 5 października 2016 r. oraz kosztorysie załączonym do ww. protokołu. Termin wykonania umowy został zmieniony na 101 dni kalendarzowych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy, a wynagrodzenie wykonawcy zostało podwyższone do kwoty 416 317,55 zł. Odbiór robót nastąpił w dniu 6 grudnia 2016 r. Wykonawca w dniu 6 grudnia 2016 r. wystawił fakturę VAT nr 53/11/2016 na kwotę 416.317,55 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 9 grudnia 2016 r.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji umowy. Ustalono jedynie, że zgromadzona w ZS nr 4 dokumentacja nie zawierała dokumentów potwierdzających sposób postępowania z odpadami, co świadczyło o naruszeniu zapisów § 6 ust. 3 umowy, na mocy którego zobowiązano wykonawcę do udokumentowania sposobu gospodarowania odpadami, jako warunek dokonania odbioru końcowego. Wykonawca posiadał karty przekazania odpadów dotyczące przedmiotowej inwestycji i przekazał je zamawiającemu w dniu 1 lutego 2017 r.

W toku kontroli ustalono ponadto, że przedmiot umowy i termin realizacji były zgodne z ofertą oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ. Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wskazany w umowie oraz aneksie nr 1, co zostało potwierdzone w protokole odbioru końcowego z dnia 6 grudnia 2016 r. Zarówno wykonanie przedmiotu umowy jak i zapłata nastąpiły w terminie wskazanym w umowie.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS nr 4:

1. przeprowadzanie każdorazowej weryfikacji podanej w komparycji umowy podstawy do reprezentowania jednostki pod kątem adekwatności do przedmiotu umowy,
2. przeprowadzanie każdorazowej weryfikacji wykonania przez wykonawcę wszystkich obowiązków umownych przed dokonaniem odbioru końcowego.