Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 19.01.2017 r. do dnia 30.01.2017 r.Przedszkolu Publicznym nr 3 przy ul. Potulickiej 62 w Szczecinie, zwanym dalej PP nr 3, w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w  przedszkolu.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia22.02.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w PP nr 3 w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w  przedszkolu ustalono, że:

- w 21. przypadkach dokonano nieprawidłowej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu,

- w 10. przypadkach (10. dzieci) dokonywano błędnego naliczania opłat za pobyt dzieci w przedszkolu (nadpłaty, niedopłaty),

- nie prowadzono bieżącej ewidencji wpłat rodziców/opiekunów prawnych za pobyt dzieci w przedszkolu,

- w 1. przypadku w ewidencji (w raporcie kasowym) wpłaty gotówki do banku dokonano w dniu następnym,

- w raportach kasowych (budżetu, WRD) wykazywano inny stany kasy  niż faktycznie występujące za dany okres,

- w jednym raporcie kasowym dokonano poprawki niezgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor).

 W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

- wszystkie poddane kontroli umowy podpisane były przez obie strony umowy (Dyrektora PP nr 3 i rodziców/prawnych opiekunów),

- treść umów zawieranych przez Dyrektora PP nr 3 z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci była uzgodniona pod względem formalno – prawnym i zaakceptowana przez Radcę Prawnego UM Szczecin.

 II Oceny cząstkowe

1. Naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu/ewidencja czasu pobytu

 Kontrolą objęto okres od września do grudnia 2016 r. Kontroli poddano 100 umów, co stanowiło 39% wszystkich zawartych w tym okresie umów. Przy wyborze ww. umów kontrolujący przyjął losową metodę doboru próby.

W okresie poddanym kontroli naliczanie opłat i rejestracja czasu pobytu dziecka w przedszkolu prowadzona była przy użyciu programu „Lista Odpłatności” firmy TECOM. Ewidencję obecności/absencji dzieci w przedszkolu prowadzono również w dziennikach zajęć (listy obecności).

W wyniku kontroli elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu wynikającej z programu „Lista Odpłatności” oraz dzienników zajęć za okres 2016/2017 - list obecności, stwierdzono, że:

- w 2. przypadkach nie naliczono opłaty za odbiór dzieci po zamknięciu przedszkola w wysokości 25 zł, co było niezgodne z  § 11 ust. 1 umów cywilno – prawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym, prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin zawartych przez Dyrektora PP nr 3 z rodzicami ww. dzieci, według którego, za każdą rozpoczęta godzinę pobytu dziecka w przedszkolu, po godzinie jego zamknięcia PP nr 3 naliczy karę umowną w wysokości 25 zł. Według wyjaśnień Dyrektora PP nr 3 dzieci zostały odebrane z przedszkola przed zamknięciem placówki, a zapis z elektronicznej ewidencji wynikał z rejestracji karty dokonanej przez rodziców będących na zebraniu „organizacyjnym”. Użytkowany przez przedszkole program „Lista odpłatności” naliczył dodatkową opłatę w wysokości 1 zł. W wyniku braku analizy - ze strony intendenta -  zapisów generowanych z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dziecka w przedszkolu dokonano naliczenia opłaty w nadmiernej wysokości za pobyt 2. dzieci w przedszkolu w łącznej kwocie 2 zł.

- zapisy obecności/absencji dzieci w przedszkolu wynikające z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu (wygenerowanej z programu „Lista Odpłatności”) oraz dzienników zajęć nie były spójne. W 21. przypadkach stwierdzono nieprawidłową ewidencję czasu pobytu dzieci w przedszkolu. W 12. przypadkach (12 dni) w dziennikach zajęć wskazano nieobecność dzieci w przedszkolu, a wg elektronicznej ewidencji wynikało, że były w tych dniach obecne. W 9. przypadkach (9 dni) stwierdzono, że wg list obecności ujętych w dziennikach zajęć dzieci uczestniczył w zajęciach zaś z elektronicznej ewidencji wynikało, że dzieci w tym okresie nie było w przedszkolu.

W wyniku ustalonych podczas kontroli rozbieżności w ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu, stwierdzono, że intendent pobrał w nadmiernej wysokości opłaty za przedszkole w łącznej wysokości 134 zł. W związku z ww. nieprawidłowościami intendent nie naliczył ponadto należnej PP nr 3 opłaty za przedszkole w łącznej kwocie 21 zł. W wyjaśnieniach złożonych podczas kontroli, Dyrektor PP nr 3 wskazał, że intendent zobowiązał się do zwrotu pobranych w nadmiernej wysokości opłat z własnych środków. Niedopłaty zostaną zaś doliczone do bieżącej opłaty za przedszkole.

Za naliczanie opłat i kontrolę nad rejestracją czasu pobytu dzieci w przedszkolu (przy użyciu programu „Lista Odpłatności” firmy TECOM) odpowiedzialna był intendent.

W ocenie kontroli rozbieżności w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu były następstwem braku nadzoru - ze strony Dyrektora PP nr 3 - nad obowiązkami intendenta dotyczącymi monitorowania elektronicznych zapisów ewidencji absencji dzieci w przedszkolu i porównywania ich z danymi wynikającymi z dzienników zajęć.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• PP nr 3 prowadziło ewidencję czasu pobytu dzieci w przedszkolu dla każdej grupy przedszkolnej (11 grup),

w dziennikach zajęć prowadzono bieżącą ewidencję obecności/absencji dzieci uczęszczających do przedszkola.

 2. Ewidencja wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu

 Kontrolipoddano ewidencję księgową wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu m.in.: obroty na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (201-3 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – WRD - opłaty za wyżywienie - § 0670; odsetki od wpłat za wyżywienie - § 0920), 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych (221-1 – należności – analityka według rodzaju – budżet – opłaty za przedszkole - § 0660; odsetki od wpłat za pobyt - § 0920).

Wpłaty rodziców/opiekunów prawnych ujmowane były w raportach kasowych (budżetu) – opłaty za pobyt dzieci w przedszkolu oraz w raportach kasowych (wydzielonego rachunku dochodów - WRD) - opłaty za wyżywienie dzieci w przedszkolu.

W toku kontroli powyższego obszaru ustalono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

- księgi rachunkowe w PP nr 3 nie były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Ujęcie wpłat gotówką (w księgach rachunkowych) następowało w dniu księgowania raportu kasowego (ostatni dzień raportu kasowego lub inny dzień),

- ewidencja wpłat rodziców/opiekunów prawnych za pobyt i wyżywienie dzieci w raportach kasowych (budżet, WRD) nie była prowadzona na bieżąco. Ewidencji ww. odpłatności (w raportach kasowych) dokonywano pod jedną datą i pozycją pomimo, że dotyczyły one różnych okresów. W wyniku braku bieżącej ewidencji wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu w raportach kasowych (budżetu, WRD) wykazywano stany kas (stan kasy obecny, poprzedni) inne niż faktycznie występujące za dany okres.

Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 1– 5 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: dokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,  zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

- rozrachunki z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu (ewidencja budżetu) nie były księgowane na koncie 221 –  należności z tytułu dochodów budżetowych, według analityki nadawanej poszczególnym kontrahentom tylko zbiorczo według wpłat wynikających w raportów kasowych. Powyższy sposób ewidencjonowania rozrachunków z kontrahentami był niezgodny z opisem do konta 221 zawartym w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r.w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości), według którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników,

- rozrachunki z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci z tytułu odpłatności za przedszkole za wyżywienie (WRD) nie były księgowane na koncie 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, według analityki nadawanej poszczególnym kontrahentom tylko zbiorczo według wpłat wynikających w raportów kasowych. Powyższy sposób ewidencjonowania rozrachunków z kontrahentami był niezgodny z opisem do konta 201 zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów,

- ewidencji wpłat w raportach kasowych (budżet, WRD) dokonywano za pomocą druku: „dowód wpłaty”. Było to niezgodne z pkt 9 „Procedury naliczania, pobierania i rozliczania odpłatności za pobyt i wyżywienie dzieci w Przedszkolu Publicznym nr 3 w Szczecinie”, wg którego zainkasowaną gotówkę w danym dniu intendent przyjmuje do kasy placówki wypełniając dokument KP,

- w jednym przypadku dowód KP nie zawierał daty wystawienia i przyjęcia gotówki ido kasy przedszkola, co było niezgodne pkt. 4 „Instrukcji kasowej”, stanowiącej Załącznik do Zarządzenia nr 41/2009 Dyrektora PP nr 3 z dn. 31.12.2009 r. w sprawie uaktualnienia Zasad Rachunkowości wg którego dowód wpłaty KP każdorazowo powinien zawierać m.in. datę wystawienia,

- zapisy zawarte w obowiązującej w PP nr 3 „Instrukcji kasowej” dotyczące przyjęć gotówki do kasy za pomocą druków KP nie odzwierciedlały praktyki stosowanej w przedszkolu. Wpłaty gotówkowe dokonywane były za pomocą dowodu: „dowód wpłaty”. W ww. instrukcji  wprowadzono ponadto niespójne zapisy dotyczące wystawianej ilość egzemplarzy dowodów KP. W pkt. 4 ww. instrukcji wskazano, że wystawia się dwa egzemplarze dowodu KP, a w pkt. 5 tej instrukcji wskazano, że 3 egzemplarze,

- obowiązująca w PP nr 3 „Instrukcja kasowa” nie zawierała doprecyzowanej informacji o częstotliwości sporządzania raportów kasowych. W pkt. 6 ww. instrukcji wskazano jedynie, że „Raport kasowy sporządzany jest za okresy kilkudniowe mieszczące się w ramach danego miesiąca.”

W opinii kontroli w PP nr 3 należy usystematyzować oraz wprowadzić jednolite zasady dotyczące sporządzania dokumentów kasowych (raportów kasowych, dowodów wpłaty). Proces związany z przyjmowaniem ewidencją opłat  za pobyt dzieci w przedszkolu powinien być precyzyjny i jasny dla osób dokonujących tych czynności. Fakt posiadania i stosowania się do zapisów wewnętrznych regulacji pozwoli w przyszłości uniknąć tego typu nieprawidłowości.

- w jednym przypadku dowód wpłaty - dot. odprowadzenia gotówki do banku został zaewidencjonowany w raporcie kasowym w dniu następnym (RK nr 25/2016 – wpłata i odprowadzenie do banku 6.10.2016 r. – ujęcie w raporcie 7.10.2016 r.) tj.: po dacie odprowadzenia gotówki,

- w 1. przypadku w raporcie kasowym (nr 23/2016 za okres od 10 do 14.09.2016 r. (WRD)) dokonano poprawki kwoty rozchodu (poz. 20 ww. raportu) oraz „końcowego” stanu kasy, poprzez zakreślenie błędnie naniesionej kwoty, wpisaniu obok poprawnej i postawieniu parafki osoby dokonującej korekty. Nie wskazano jednak daty dokonania korekty, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Za ewidencję dochodów w księgach rachunkowych PP nr 3 odpowiedzialna był główny księgowy.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i ewidencję odpłatności za przedszkole w raportach kasowych (budżetu) odpowiedzialny był intendent. Osobą odpowiedzialną za sporządzenie i ewidencje ww. odpłatności za przedszkole w raportach kasowych (WRD) był starszy intendent.

W ocenie kontroli przyczyną powstałych i wykazanych podczas kontroli nieprawidłowości był niedostateczny nadzór ze strony głównego księgowego oraz Dyrektora PP nr 3 jako osoby odpowiedzialnej za realizację celów kontroli zarządczej w przedszkolu. W opinii kontroli w PP nr 3 należy zwiększyć kontrolę nad czynnościami wykonywanymi przez podległych pracowników poprzez wprowadzenie zasady „drugiej pary oczu” przy weryfikacji dokumentów dot. ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu jak i ewidencji operacji kasowych (RK). Proces ten pozwoli w przyszłości wyeliminować powstałe rozbieżności w dokumentacji przedszkolnej oraz nieprawidłowości w sporządzaniu dokumentacji związanej zobrotem gotówkowym.

Wszystkie poddane kontroli raporty kasowe (8 szt. – budżetu, 12 – WRD) zawierały sprawdzenie pod względem formalno – prawnym dokonanym przez głównego księgowego. Raporty kasowe zawierały ponadto podpisy osoby sporządzającej dokument. Każdorazowo raporty kasowe zatwierdzane były przez Dyrektora PP nr 3 lub przez Zastępcę Dyrektora PP nr 3.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu oraz bieżącą weryfikację obecności dzieci w przedszkolu z danymi wynikającymi z elektronicznej ewidencji pobytu dzieci,
2. prawidłowe naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu,
3. dokonywać zapisów w księgach rachunkowych PP nr 3 zgodniez obowiązującymi przepisami uor,
4. bieżącą ewidencję (w raportach kasowych) wpłat/wypłat gotówki do/z kasy PP nr 3 oraz wykazywać salda w raportach kasowych zgodne ze stanem faktycznym,
5. wprowadzić jednolite zasady dotyczące dokumentowania wpłat gotówkowych (określić rodzaj dowodu oraz ich ilość),
6. wprowadzić szczegółową ewidencję do konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz do konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, umożliwiającą ustalenie stanu (salda) należności/zobowiązań według poszczególnych dzieci,
7. dokonywać poprawek na dokumentach księgowych (RK) zgodnie z przepisami uor.