Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 18.10.2017 –06.11.2017 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 37 w Szczecinie przy ul. Rydla 6 (zw. dalej SP 37) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych..

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 23.11.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2016 r. w SP 37 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• pobierania podatku od zapomóg wypłacanych uprawnionym;
• wypłaty świadczeń dot. zapomóg socjalnych bez odpowiedniego dokumentu;
• braku potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej).

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

1. zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym regulaminem (Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, obowiązujący od dnia 17.06.2013 r.);
2. terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2016 r. wyniósł 547.914,61  zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 01.01.2016 r. – 52.738,68zł;
  • wpływy z tytułu spłaconych pożyczek mieszkaniowych – 71.348,00 zł;
• odpis na fundusz 2016 r. – 411.704,00 zł;
• odsetki bankowe – 1.556,00 zł;
• odpłatności pracowników   - 10.333,00 zł;
• zwrot środków na konto z integracji – 234,93 zł.

   Wypłaty z funduszu w 2016 r. wyniosły łącznie 517.283,21zł, na co złożyły się m.in.:

• pożyczki mieszkaniowe – 65.000,00 zł;
• świadczenia urlopowe nauczycieli – 96.473,53 zł;
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników oraz emerytów i rencistów – 132.777,00 zł;
• zapomogi finansowe – 8.749,00 zł;
• pomoc świąteczna pieniężna– 113.476,00 zł;
• dofinansowanie paczek dla dzieci z okazji Mikołajek – 4.375,07 zł;
• dofinansowanie wyjazdu integracyjnego  – 48.113,00 zł;
• dofinansowanie do spotkań integracyjnych – 5.473,61 zł;
• inne  - zwrot pracownikowi niesłuszne potrącenie – 376,00 zł;
• podatek dochodowy od świadczeń wypłacanych w 2016 r. – 42.470,00 zł.

  Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2016 r. wyniosło 30.631,40 zł.

Kontroli poddano:

• 234 wnioski o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 154 dotyczyło pracowników oraz 80 emerytów i rencistów - ),
• 12 wniosków o zapomogi finansowe (w tym 10 dotyczyło pracowników oraz 2. emerytów i rencistów),
• 38 wniosków o dofinansowanie imprezy integracyjnej kulturalno - sportowej(w tym 26 dotyczyło pracowników oraz 12 emerytów i rencistów),
• 87 wniosków o dofinansowanie wyjazdu integracyjnego (w tym 66 dotyczyło pracowników oraz 21 emerytów i rencistów SP 37),
• 217 wniosków dotyczących pomocy świątecznej(136 wniosków pracowników i 81 wniosków emerytów i rencistów),
• 36 wniosków o świadczenia rzeczowe (paczki) dla dzieci z okazji Mikołajek (przyznane z tego tytułu świadczenia dotyczyły 49 dzieci),
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2016 r.,
• 2 raporty kasowe,
• 9 faktur (na zakup produktów do paczek,  transport, za pobyt w ośrodku wypoczynkowym oraz zorganizowanie imprezy integracyjnej),
• 11 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej.

W 2016 r. przyznano i wypłacono 13. pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 65.000,00 zł.

   Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor SP 37.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 7 na 12 przypadków dotyczących wypłaty zapomóg, dokonano przelewu świadczeń jedynie na podstawie zatwierdzonych przez dyrektora wniosków, nie sporządzono odpowiednich list wypłat świadczeń. Powyższe było  niezgodne z zapisami § 9 ust. 2obowiązującej w SP 37 Instrukcjiobiegu dokumentów finansowo – księgowych, według której przelewy wystawia pracownik księgowości na podstawie rachunku, faktury lub list płac i przedstawia je do zatwierdzenia dyrektorowi i głównemu księgowemu.

    Kontrola wyciągów bankowych ZFŚS wykazała, że ww. dowody księgowe  nie zawierały stwierdzenia  ich sprawdzenia pod kątem merytorycznym, formalno - rachunkowymi), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), według którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

    Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

W 9 na 758 przedłożonych komisji socjalnej do rozpatrzenia w 2016 r. wniosków stwierdzono braki formalne polegające na nie wskazaniu daty wypełnienia wniosku.

Powyższe świadczyć może o niedostatecznej weryfikacji i kontroli wniosków pod kątem kompletności danych.

Konto 135 na dzień 31.12.2016 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Wszystkie wyciągi bankowe był zadekretowane w formie ręcznej adnotacji lub wydruku z systemu finansowo – księgowego. W SP 37 obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe.

    Wnioski o świadczenia z ZFŚS były każdorazowo zatwierdzone przez dyrektora. Z posiedzeń komisji socjalnej były sporządzane protokoły, w których określano wysokość świadczeń przyznanych wnioskodawcom.

    Wszystkie pożyczki mieszkaniowe były udzielone po uprzednim rozpatrzeniu wniosków przez komisję socjalną, w skład, której wchodzili m.in. przedstawiciele związków zawodowych. Zgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS raty z tego tytułu potrącane były z należności finansowych pracownika. We wszystkich przypadkach spłata pożyczek była poręczona przez dwóch pracowników szkoły.

 2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2016 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 42.470,00 zł. Do urzędu skarbowego główny księgowy odprowadził kwotę 42.470,00 zł. Kontroli poddano 17 list wypłat świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej  i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora SP 37.

   W wyniku kontroli stwierdzono, że w przypadku wypłaconej pracownikowi zapomogi losowej w wysokości 1.000,00 zł bezzasadnie pobrano podatek w kwocie 111,00 zł. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), zwanej dalej updof, według którego wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. 

    Stwierdzono ponadto, że w przypadku zapomogi finansowej w wysokości 300,00 zł, wypłaconej w grudniu pracownikowi, nie pobrano zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik, którego dotyczyła wypłata ww. zapomogi otrzymał w roku 2016 świadczenia socjalne w łącznej wysokości 1786,02 zł, kwotę 380 zł wolną od podatku dochodowego odliczono przy wypłacie świadczenia dot. dofinansowania wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie tzw. „wczasów pod gruszą”. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, według którego wolneod podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

     Za powyższe zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadała ówczesny specjalista ds. płac.

Świadczenia do kwoty 2.280 zł, wypłacane emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 updof.

  Pozostałe świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust.1 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Szczegółową weryfikację wniosków pod kątem ich kompletności.
2. Wypłacanie świadczeń socjalnych na podstawie zatwierdzonych przez dyrektora i głównego księgowego list wypłat.
3. Naliczanie podatku dochodowego od świadczeń socjalnych zgodnie zupdof.
4. Skorygowanie błędów dotyczących naliczenia podatku dochodowego w przypadkach wskazanych w wystąpieniu.
5. Potwierdzanie przeprowadzania kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej na wyciągach bankowych.