Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 9.01.2017 r. do dnia 1.02.2017 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Prezydenta Miasta UM Szczecin (zw. dalej BPM) oraz w Wydziale Księgowości UM Szczecin (zw. dalej WKs) w zakresie rozliczania podróży służbowych zagranicznych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.02.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie rozliczania delegacji służbowych zagranicznych ustalono, że:

• 5 z 75 poddanych kontroli delegacji zostało rozliczonych po wymaganym terminie,
• 12 z 53 wniosków wyjazdowych nie zostało zaakceptowanych przez właściwego Z-cę Prezydenta Miasta, Sekretarza lub Skarbnika,
• w przypadku 26. wyjazdów zagranicznych, pracownicy nie złożyli pisemnych sprawozdań z wyjazdu,
• tytułem rozliczenia delegacji w jednym przypadku pracownikowi wypłacono kwotę mniejszą o 41,79 zł (koszty poniesione za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych), w drugim wyegzekwowano kwotę wyższą o 5,14 zł (ryczałt za korzystanie z komunikacji miejskiej),
• proces kontroli merytorycznej rachunku kosztów podróży przebiegał nieprawidłowo,
• 2. pracownikom, w ewidencji księgowej, nadane zostały po 2 konta dostawców.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• ustalania należności przysługujących pracownikom w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi z tytułu: diet i noclegów,
• kompletności danych (numerów, dat, podpisów, dekretacji) zawartych w dowodach księgowych pn. polecenie wyjazdu służbowego wraz z rachunkiem kosztów podróży,
• ewidencjonowania kosztów, wydatków i zwrotów związanych z rozliczaniem podróży służbowych.

II. Oceny cząstkowe

1. Rozliczanie delegacji zagranicznych

W 2016 r., do BPM, złożono 53 wnioski wyjazdowe i wystawiono 84 delegacje.

Kontroli poddano 47 zrealizowanych wniosków oraz 75 delegacji, czyli wszystkie wystawione i rozliczone w 2016 r.

Wg rejestru prowadzonego przez BPM, złożone zostały 4 sprawozdania z wyjazdów zrealizowanych w 2016 r. (dotyczyły 12. delegacji).

Kontrola nie obejmowała wydatków poniesionych za pomocą służbowych kart płatniczych (zakup biletów lotniczych, noclegów w hotelach). Kontrolą nie objęto również delegacji nr 84/16, która nie została rozliczona w 2016 r.

W toku kontroli ustalono, że w 5. przypadkach delegacje rozliczone zostały po terminie wynikającym z § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), zw. dalej rozporządzeniem z dnia 29.01.2013 r., wg którego pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Opóźnienia wynosiły od 21 do 40 dni. Powyższy termin rozliczenia się z Wydziałem Księgowości wynika również z zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 Zarządzenia Nr 376/10 Prezydenta Miasta Szczecinz dnia22.07.2010 r. w sprawie zasad organizowania służbowych wyjazdów zagranicznych oraz wizyt delegacji zagranicznych w Mieście Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 376/10). Realizacja zarządzenia została powierzona Dyrektorom Wydziałów i Kierownikom Biur Urzędu Miasta Szczecin.

W 12. przypadkach (wnioski nr: 11/16, 12/16, 19/16, 26/16, 27/16, 36/16, 37/16, 39/16, 40/16, 43/16, 49/16, 52/16),wnioski sporządzane na formularzu stanowiącym zał. Nr 3 do zarządzenia nr 376/10, nie były zaakceptowane przez właściwego Z-cę Prezydenta Miasta, Sekretarza lub Skarbnika mimo, że taki obowiązek wynikał z zapisów § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. zarządzenia. Powyższe w 2. przypadkach dotyczyło wniosków wyjazdowych pracowników Wydziału Informatyki i Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej (Wnioski nr: 12/16 i 26/16), natomiast w pozostałej części były to wnioski wyjazdowe pracowników BPM. Mając na uwadze wyjaśnienia z-cy dyrektora BPM z dnia 27.01.2017 r., że: „Wymóg akceptacji wniosków wyjazdowych przez właściwego zastępcę Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta lub Skarbnika poprzez złożenie podpisu obok podpisu wnioskodawcy jest spełniany w przypadku pracowników innych wydziałów niż Biuro Prezydenta Miasta” oraz„Biuro Prezydenta Miasta podlega merytorycznie Prezydentowi Miasta, a zatem akceptacja wyjazdów pracowników BPM realizowana jest poprzez końcowy podpis Sekretarza Miasta, działającego w tym przypadku z upoważnienia Prezydenta Miasta”, należy zwrócić uwagę, że w przedmiotowym Zarządzeniu Nr 376/10 nie przewidziano wyłączeń w powyższym zakresie.

W przypadku 26. wyjazdów zagranicznych, pracownicy nie złożyli pisemnych sprawozdań z wyjazdu, czego obowiązek wynikał z zapisów § 6 ust. 2 pkt 1 i § 7 zarządzenia nr 376/10. Należy podkreślić, że powyższe braki w 12. przypadkach dotyczyły BPM, w kolejnych 12. przypadkach - innych wydziałów i biur Urzędu Miasta Szczecin, natomiast w 2. przypadkach wyjazdy były mieszane i udział w nich brali zarówno pracownicy BPM, jak i innych komórek organizacyjnych Urzędu. Mając na uwadze wyjaśnienia z-cy dyrektora BPM z dnia 27.01.2017 r., że: „Wyjazdy pracowników BPM wynikają z ich naturalnych obowiązków służbowych, jak realizacja projektów unijnych z partnerami niemieckimi, udział w konferencjach, seminariach, szkoleniach, imprezach i spotkaniach kurtuazyjnych. Szczególnie w przypadku projektów unijnych nie ma istotnej potrzeby sporządzania sprawozdań ze spotkań i szkoleń, gdyż są one jedynie niewielkim elementem wielu działań i kroków służących realizacji danego projektu. Partnerzy projektu są ze sobą w stałym kontakcie, informują się na bieżąco, a na zakończenie każdego projektu sporządzany jest raport końcowy wraz z rozliczeniem, zatem pisanie sprawozdań z poszczególnych spotkań roboczych byłoby tylko zbędnym obciążeniem danego pracownika.”, należyw tym przypadku również zauważyć brak stosownych wyłączeń w § 6 ust. 2 pkt 1 zarządzenia nr 376/10, wg którego pracownicy delegowani na służbowy wyjazd zagraniczny obowiązani są złożyć pisemne sprawozdanie z przebiegu wizyty lub wykonania programu w terminie 14 dni od zakończenia pobytu za granicą.

W przypadku delegacji nr 46/16 do Schwedt rozliczono jedynie 80 km tytułem zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Wg rachunku kosztów podróży pracownik przejechał 130 km. Pracownikowi tytułem rozliczenia kosztów podróży wypłacono kwotę 138,94 zł, zamiast kwoty 180,73 zł.

  W przypadku delegacji nr 68/16 do Helsinek został naliczony ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej w wys. 13,20 EUR. Ryczałt powinien wynieść 14,40 EUR (3*48 EUR)*10%. Pracownik tytułem rozliczenia kosztów podróży zwrócił kwotę 343,53 zł, zamiast kwoty 338,39 zł.

Delegacja nr 34/16 nie została sprawdzona pod względem merytorycznym przez pracownika BPM.

W wyniku kontroli stwierdzono, że sam proces kontroli i zatwierdzania dokumentu „polecenie wyjazdu służbowego”, po powrocie pracownika z podróży służbowej (kontrola merytoryczna i formalno – rachunkowa) przebiegał nieprawidłowo. Dokument, wypełniony przez pracownika, zgodnie z określonym w załączniku do zarządzenia nr 41/15 drukiem pn. „polecenie wyjazdu służbowego”, w pierwszej kolejności przekazywany był do Wydziału Księgowości, gdzie rozliczane były koszty podróży służbowej, co stanowiło kontrolę formalno – rachunkową. Dopiero w dalszej kolejności rozliczony dokument przekazywany był do Biura Prezydenta Miasta, gdzie pracownik akceptował go pod względem merytorycznym, a dysponent (Dyrektor BPM) zatwierdzał poniesione wydatki.

W opinii WKiAW niewłaściwym jest przeprowadzanie przez BPM kontroli merytorycznej po rozliczeniu przez WKs poniesionych przez delegowanego wydatków. To właśnie kontrola merytoryczna rachunku kosztów podróży jest kluczowa w procesie rozliczania delegacji. Złożenie podpisu w ramach kontroli merytorycznej jest przejawem powzięcia odpowiedzialności za treść dokumentu, załączonych dowodów księgowych oraz stanowi potwierdzenie zasadności wydatkowanych środków.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• każdorazowo pracownicy otrzymywali zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami, fakturami wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, a w sytuacji gdy podróż odbywała się samochodem niebędącym własnością pracodawcy pracownik otrzymywał zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki określonej w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzanie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462).
• Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r., pracownicy do rozliczenia załączali rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W sytuacji braku możliwości  przedstawienia dokumentu, pracownik składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
• Diety naliczano zgodnie z zasadami wskazanymi w § 13 ust. 1 - 4 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r. oraz w wysokościach wskazanych w załączniku do ww. rozporządzenia, regulującym wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach.
• Na wniosek pracownika pracodawca przyznawał zaliczkę na niezbędne koszty podróżyzagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, co było zgodne z zapisami § 20 ust. 1 - 3  rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r.

-  W przypadku 12. delegacji na 75 skontrolowanych, pracownicy złożyli pisemne sprawozdanie z wyjazdu, zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 i § 7 zarządzenia nr 376/10.

2. Ewidencja księgowa delegacji

Kontroli poddano ewidencję księgową delegacji zagranicznych, tj. obroty na koncie 234-01-102 – delegacje zagraniczne, 409-01-000 – pozostałe koszty rodzajowe (§ 4420 – podróże służbowe zagraniczne), 130-01-100 – rachunek bieżący (§ 4420).

W przypadku 2. pracowników, mieli oni nadane po dwa konta dostawców (P04284 i P51593 oraz P04226 i P04378). Księgowanie delegacji na obu przypisanych kontach powodowało powstanie sald i nie dawało rzetelnego obrazu rozliczeń delegacji zagranicznych.

Dowody księgowe w postaci wystawionych i rozliczonych delegacji, wraz z załączoną metryką kontroli płatności i dekretacją spełniały wymogi określone w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), wg których dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Ewidencja kosztów, wydatków i zwrotów, związanych z rozliczeniem podróży służbowych, prowadzona była zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 23 ust. 2 ww. ustawy, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

Dyrektorowi BPM:

1. Realizowanie zapisów § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 zarządzenia nr 376/10 pod kątem akceptowania wniosków wyjazdowych przez właściwego Z-cę Prezydenta Miasta, Sekretarza lub Skarbnika.
2. Egzekwowanie zapisów § 6 ust. 2 zarządzenia nr 376/10 pod kątem każdorazowego składania pisemnych sprawozdań z wyjazdów zagranicznych.
3. Każdorazowe potwierdzanie dokonania kontroli merytorycznej po złożeniu przez pracownika kompletu dokumentów potwierdzających odbycie podróży służbowej.
4. Przeprowadzanie kontroli merytorycznej rachunku kosztów podróży przed jego finansowym rozliczeniem przez WKs.

Dyrektorowi WKs:

1. Bieżący monitoring terminowości rozliczania delegacji na podstawie złożonego przez BPM oryginału wniosku wyjazdowego.
2. Uregulowanie kwot: 41,79 zł i 5,14 zł tytułem błędnego rozliczenia kosztów podróży służbowej.
3. Korektę podwójnej numeracji kont dostawców.