Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 13.11.2017 r. do dnia 1.12.2017 r.przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty, pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie, zwanego dalej WOś, ustalania miesięcznych kwot dotacji z budżetu Miasta na jednego ucznia lub wychowanka niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli, szkół i placówek oświatowych

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanego w dniu 11.12.2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.12.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie ustalania miesięcznych kwot dotacji z budżetu Miasta na jednego ucznia lub wychowanka niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli, szkół i placówek oświatowych ustalono, że:

• w 2. przypadkach (grudzień 2016 r.) dokonano nieprawidłowego ustalenia stawki dotacji na ucznia,
• do ustalenia stawki dotacji dla Gimnazjum Mistrzostwa Sportowego (zw. dalej Gimnazjum MS) przyjęto nieprawidłowy wskaźnik korygujący (2016 r.),
• w okresie poddanym kontroli nie dokonywano bieżącej analizy/kontroli danych będących podstawą do ustalania stawek dotacji dla jednostek niepublicznych (budżet/liczba uczniów).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie danych wynikających ze sprawozdań (plany wydatków i dochodów) składanych przez jednostki publiczne z danymi przyjętymi do wyliczeń stawek dotacji dla jednostek niepublicznych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Ustalanie miesięcznych kwot dotacji z budżetu Miasta na jednego ucznia jednostki oświatowej.

Kontrolą objęto rok 2016 i I półrocze 2017 r. Szczegółowej analizie poddano sposób ustalania: kwot dotacji z budżetu Miasta na jednego ucznia niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli i szkół na miesiąc grudzień 2016 r. oraz stawek dotacji obowiązujących w 2017 r. na jednego ucznia niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli i szkół – ogłoszonych w I kwartale 2017 r. 

 Kontroli poddano m.in.:

1. sprawozdania Rb-28S za okres od 1.01. do 30.11.2016 r. i od 1.01. do 28.02.2017 r., sporządzone przez m.in. publiczne: przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, licea ogólnokształcące, zespoły szkół ogólnokształcących, zespoły szkół, szkoły zawodowe,
2. sprawozdania Rb-27S za okres od 1.01. do 30.11.2016 r. i od 1.01. do 28.02.2017 r. sporządzone przez publiczne przedszkola,
3. pliki Excel służące weryfikacji sprawozdań, z formułami obliczającymi wysokość stawek dotacji m.in. dla publicznych i niepublicznych: przedszkoli, szkół podstawowych, oddziałów przedszkolnych przy szkołach podstawowych, gimnazjów, liceów ogólnokształcących, szkół zawodowych oraz liceów ogólnokształcących dla dorosłych na grudzień 2016 r. i 2017 r., z uwzględnieniem podziału rezerwy WOś, zawierające arkusze: „W” i „D” dot. odpowiednio planowanych: wydatków wszystkich publicznych jednostek oświatowych i dochodów z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolach,
4. pliki Excel z formułami obliczającymi stawki dotacji dla publicznych i niepublicznych jednostek oświatowych, wynikające z części oświatowej subwencji w 2016 i 2017 r.,
5. dokumentację dot. wysokości miesięcznych stawek dotacji oraz korespondencją z gminami/powiatami, które prowadzą jednostki oświatowe niewystępujące w Gminie Miasto Szczecin, odnośnie ponoszonych wydatków bieżących.

W toku kontroli dokonano weryfikacji zgodności planów ww. sprawozdań Rb-28S i Rb-27S z danymi zawartymi w arkuszach „W” planowane wydatki wszystkich publicznych jednostek oświatowych (zw. dalej „W”) i „D” planowane dochody dot. odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolach (zw. dalej „D”).

W toku kontroli udostępnionej dokumentacji ustalono, że stawki dotacji na jednego ucznia niepublicznej szkoły podstawowej prowadzącej dodatkowe zadania edukacyjne dla mniejszości narodowych, naliczane były w 2016 r. i 2017 r. z metryczki subwencji oświatowej dla Gminy (waga P14).

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowe ustalenie stawki dotacji na jednego ucznia oddziału przedszkolnego przy szkole podstawowej na miesiąc grudzień 2016 r. Powyższe było wynikiem przyjęcia do obliczeń liczby uczniów wynikającej z Systemu Informacji Oświatowej (zw. dalej SIO), która została skorygowana o 3 jednostki tj.: Centrum Kształcenia Sportowego (zerowa), CKSPORT i Zespołu Szkół Sportowych (zw. dalej ZSSP), natomiast wartości planowanych wydatków zostały pomniejszone wyłącznie o budżety 2 jednostek tj.: CKS (zerowe) i ZSSP. W związku z powyższym w grudniu 2016 r. doszło do zawyżenia stawki dotacji na jednego ucznia w niepublicznym oddziale przedszkolnym przy szkole podstawowej. W grudniu 2016 r. z Gminy Miasto Szczecin wypłacono ogółem kwotę 491,04 zł wyższą niż należna ww. niepublicznym jednostkom (2,48 zł na ucznia w niepublicznej placówce).

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe ustalenie stawki dotacji na  jednego ucznia w publicznym gimnazjum na miesiąc grudzień 2016 r. Powyższe było wynikiem przyjęcia do obliczeń błędnej liczby uczniów tj.: uczniów z Zachodniopomorskiego Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej. W wyniku przyjęcia do wyliczeń uczniów z ww. jednostki, w grudniu 2016 r. doszło do zaniżenia należnej stawki dotacji na jednego ucznia w publicznym gimnazjum (tj. 6,96 zł na ucznia w publicznej placówce). W związku z powyższym w grudniu 2016 r. Gmina Miasto Szczecin do wyliczenia stawki dotacji dla publicznych gimnazjów (w grudniu 2016 r.) przyjęła wyższą liczbę uczniów tj.: 8.053 zamiast 7.973.  Błędnie ustalone przez WOś ww. stawki dotacji nie zostały przyjęte do stosowania, ponieważ ostatecznie posłużono się stawkami dotacji wynikającymi z metryczki subwencji oświatowej, zgodnie z art. 90 ust. 2a ustawy o systemie oświaty; w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2016 r. (zw. dalej ówcześnie obowiązującą ustawą oso), wg którego dotacje dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, przysługują na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego.

W toku kontroli ustalonych przez WOś stawek dotacji obowiązujących w 2016 r. na jednego ucznia niepublicznych jednostek oświatowych wynikających z części oświatowej subwencji ogólnej ustalono, że stawka dotacji na jednego ucznia Gimnazjum MS w 2016 r. została ustalona przy uwzględnieniu nieprawidłowego wskaźnika korygującego Di wynikającego z metryczki subwencji oświatowej dla Gminy zamiast Powiatu. Przyjęcie do wyliczeń metryczki subwencji oświatowej dla Gminy zamiast dla Powiatu doprowadziło do zaniżenia wypłaconej w grudniu stawki dotacji na jednego ucznia w niepublicznym gimnazjum mistrzostwa sportowego w ogólnej kwocie 1.678,47 zł. Ponadto w metryczce subwencji oświatowej dla Powiatu (waga P18) liczba uczniów klas mistrzostwa sportowego wynosiła 167. W metryczce subwencji oświatowej Gminy nie wskazano uczniów.

Kontrola stawek dotacji na jednego uczniaw niepublicznych szkołach dla dorosłych (dla których Gmina Miasto Szczecin nie jest organem prowadzącym) w 2016 r. i 2017 r. wykazała, że:

• stawki dotacji dla szkoły policealnej dla dorosłych kształcącej w zawodzie medycznym ustalane były na podstawie informacji o wysokości wydatków bieżących poniesionych w poszczególnych miesiącach 2016 r. na jednego ucznia/słuchacza, a nie wydatkach bieżących ponoszonych (planowanych) przez ww. szkołę. Ww. informacje były pozyskiwane ze Starostwa Powiatowego w Pyrzycach,
• w informacjach podawanych w 2016 r. przez Powiat Pyrzycki oraz Powiat Drawski (oprócz jednego przypadku – pismo z dn. 16.03.2016 r.) nie było danych o liczbie przyjętych do obliczeń (stawki bieżących wydatków na jednego ucznia) uczniów/słuchaczy, w tym wskazania ich rodzaju tj.: liczbie planowanej lub faktycznej. W wyjaśnieniach Z-ca Dyrektora WOś oraz pracownicy wskazali, że nie było podstaw prawnych do weryfikowania prawidłowość przyjętej liczby uczniów przez najbliższe gminy/powiaty. W piśmie z dnia 30.03.2017 r. Naczelnik Wydziału Edukacji w Starostwie Powiatowym w Drawsku Pomorskim wyjaśnił, że wydatki bieżące ponoszone miesięcznie na jednego ucznia w publicznej szkole policealnej dla dorosłych zaocznej – skalkulowane zostały na podstawie zaplanowanych kwot wydatków ujętych w planie finansowym szkoły na rok 2016 oraz liczby uczniów wykazanych w SIO na dzień 30 września 2015 r.
• dla szkoły policealnej zaocznej - medycznej w okresie okres lipiec - sierpień 2016 r. przyjęto stawki określone przez Powiat Pyrzycki w czerwcu 2016 r. tj.: 222,69 zł. W notatce służbowej pracownik WOś wskazał, że z uwagi na brak danych (nie opublikowano stawek w BIP Starostwa Powiatowego w Pyrzycach oraz, że nie otrzymano informacji ze Starostwa Powiatowego w Pyrzycach – pismo/e-mail) dotacje dla niepublicznych szkół policealnych o profilu medycznym, w lipcu i sierpniu, wypłacane były po stawce czerwcowej.

Powyższe było niezgodne z  art. 90 ust. 3 zd. pierwsze ówcześnie obowiązującej ustawy oso, według którego dotacje dla szkół niepublicznych winny być ustalane na podstawie ustalonych w budżecie wydatków bieżących ponoszonych w szkołach publicznych tego samego typu i rodzaju w przeliczeniu na jednego ucznia.

WOś, ponadto do ustalenia stawki dotacji dla niepublicznych szkół dla młodzieży, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki (szkoła policealna o profilu medycznym) pozyskiwał i przyjmował informacje ze Starostwa Powiatowego w Chojnicach, które nie wskazywało danych o liczbie przyjętych do obliczeń (stawki bieżących wydatków na jednego ucznia) ilości uczniów/słuchaczy w tym wskazania ich rodzaju tj.: ilości planowanej lub faktycznej. Analogicznie przyjmował informacje podawane przez Starostwo Powiatowe w Wejherowie (policealna szkoła dla młodzieży), w których wskazywano stan uczniów/słuchaczy wg danych SIO na dzień 30.09.2015 r. W toku kontroli ww. stawek dotacji, w jednym przypadku w informacji przekazywanej przez Starostwo Powiatowe w Chojnicach, wskazano rzeczywiste wydatki poniesione w 2016 r. na jednego ucznia/słuchacza (informacja z dnia 16.06.2016 r.) oraz w jednym przypadku nie wskazano wg jakich wydatków (rzeczywistych czy planowanych) ustalono wskazaną stawkę tj.: 1.085 zł (pismo/e-mail z dnia 2.12.2016 r.).

Powyższe było niezgodne z art. 90 ust. 3 ówcześnie obowiązującej ustawy oso, według którego dotacje dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych niewymienionych w ust. 2a przysługują na każdego ucznia wysokości nie niższej niż 50% ustalonych w budżecie odpowiednio danej gminy lub powiatu wydatków bieżących ponoszonych w szkołach publicznych tego samego typu i rodzaju w przeliczeniu na jednego ucznia. W ocenie kontroli przywołany wyżej art. 90 ust. 3 zd. pierwsze ówcześnie obowiązującej ustawy oso, wskazuje na konieczność ustalania stawek dotacji w oparciu o ustalone w budżecie wydatki bieżące ponoszone na ucznia nie zaś na planowaną liczbę uczniów. Stwierdzono również, że w I kwartale 2017 r. do naliczenia stawki dotacji na jednego ucznia dla szkół podstawowych (po odjęciu szkół sportowych) WOś przyjął nieprawidłową liczbę uczniów tj.: 18.884. Zgodnie z danymi wynikającymi z SIO, na dzień 30.09.2016 r. liczba uczniów wynosiła 18.844. W związku z powyższym dokonano zaniżenia stawki podstawowej kwoty dotacji na jednego ucznia (stawka winna wynosić 672,59 zł, a nie 671,95 zł). W wyjaśnieniach udzielonych podczas kontroli Z-ca Dyrektora oraz pracownicy WOś wskazali, iż ww. błąd został skorygowany w październiku 2017 r. Wg udostępnionego podczas kontroli pliku pn. „Plan Wydatków 2017 10 do weryfikacji sprawozdań_ze stawkami-korekta PN.xls.”, do naliczenia stawki dotacji na jednego ucznia w 2017 r. dla szkół podstawowych (po odjęciu szkół sportowych) przyjęta została prawidłowa liczba uczniów tj.: 18.844.

Podczas kontroli stwierdzono, że w I kwartale 2017 r. przy ustalaniu stawki dotacji na jednego ucznia w dla szkół podstawowych, w których zorganizowano oddziały przedszkolne, dwukrotnie została dodana kwota 25.488 zł tytułem wczesnego wspomagania rozwoju dziecka (rozdział 85404). Powyższe spowodowało zawyżenie kwoty wydatków planowanych w I kwartale 2017 r. Ww. kwota wydatków wynosiła 11.033.609,61 zł, a winna wynieść 11.008.121,61 zł. Dwukrotnie dodana kwota 25.488 zł tytułem wczesnego wspomagania rozwoju dziecka została skorygowana w aktualizacji podstawowej kwoty dotacji w październiku 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w I kwartale 2017 r. dokonano nieprawidłowego ustalenia stawki dotacji na jednego ucznia oddziału przedszkolnego przy szkole podstawowej. Powyższe było wynikiem przyjęcia do obliczeń liczby uczniów wynikającej z systemu SIO, która została skorygowana o 3 jednostki tj.: CKS (zerowa), CKSPORT i ZSSP przy jednoczesnym braku korekty (pomniejszenia) wartości planowanych wydatków z CKSPORT. W związku z powyższym w I kwartale 2017 r. doszło do zaniżeniapodstawowej kwoty dotacji na ucznia o 293,39 zł (podstawowa kwota dotacji na ucznia powinna wynieść 659,42 zł, a nie 366,03 zł).Zaniżona stawka dotacji na jednego ucznia oddziału przedszkolnego przy szkole podstawowej oraz liceum ogólnokształcącego została skorygowana w aktualizacji podstawowej kwoty dotacji w październiku 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w I kwartale 2017 r. dokonano nieprawidłowego ustalenia stawki dotacji na jednego ucznia dla liceum ogólnokształcącego. Do ww. obliczeń WOś przyjął sumę wartości wag w wysokości 2.317.021,21 zł, podczas gdy przyjęte do obliczeń wartości dla poszczególnych wag od P4 do P8 sumowały się do kwoty 1.974.958,39 zł. W związku z powyższym podstawowa kwota dotacji na ucznia została zaniżona i winna wynieść 655,40 zł, a nie 649,99 zł.

Za prowadzenie prac dotyczących dotacji w grudniu 2016 r. oraz I kwartale 2017 r. odpowiedzialne był: inspektor WOś (zakres obowiązków przyjęty w dniu 25.03.2016 r.) oraz inspektor WOś (zakres obowiązków przyjęty w dniu 10.10.2016 r.).

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- stawki dotacji na jednego ucznia niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli i szkół na miesiąc grudzień 2016 r. ustalane były wg art. 90 ówcześnie obowiązującej ustawy oso. Stawki dotacji na jednego ucznia niepublicznych punktów przedszkolnych, przedszkoli i szkół na 2017 r. ustalane były wg art. 90 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty; w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2017 r. (zw. dalej ustawą oso),

- wysokość planów wynikająca ze sprawozdań Rb-28S i Rb-27S była zgodna z danymi wynikającymi z arkuszy „W” i „D”,

- w 2017 r. stawka dotacji na jednego ucznia Gimnazjum MS ostała ustalona w uwzględnieniem wskaźnika korygującego DI dla Powiatu.

W 2016 r. i 2017 r. WOś stosował prawidłowe wagi metryczki subwencji oświatowej.

Do ustalenia wysokości podstawowej kwoty dotacji w Gminie Miasto Szczecin obowiązującej od 1 stycznia 2017 r. dla Szkoły Policealnej dla dorosłych kształcącej w zawodach medycznych (system stacjonarny) oraz dla Szkoły Policealnej dla dorosłych kształcącej w zawodach medycznych (system zaoczny), przyjęto kwoty dotacji na ucznia (miesięczne) według wytycznych z Bytomia z dnia 9 marca 2016 r. (Zarządzenie nr 96 Prezydenta Bytomia).

W 2017 r. do ustalenia stawek dotacji dla niepublicznych szkół policealnych dla dorosłych kształcących w zawodach medycznych w systemie stacjonarnym, szkół policealnych dla dorosłych kształcących w zawodach medycznych w systemie zaocznym przyjęto stawki ogłoszone Zarządzeniem Prezydenta Bytomia z dnia 9 marca 2016 r. (informacja z dn. 31.03.2017 r.). W ww. informacji nie wskazano statystycznej liczby uczniów. Zmiany wysokości podstawowych kwot dotacji obowiązujących w 2017 r. dla niepublicznych szkół dokonano w dn. 22.05.2017 r. Powyższa zmiana dotyczyła wskazania stawki obowiązującej w najbliższym województwie (art. 78a ust. 15 ustawy oso) ze wskazaniem statystycznej liczby uczniów.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowiprzeprowadzanie bieżących analiz/kontroli danych będących podstawą do ustalania stawek dotacji dla jednostek niepublicznych (budżet, liczba uczniów).