Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w i lutym  i marcu 2017 r. przeprowadził kontrolę w VII Liceum Ogólnokształcącym im. K. K. Baczyńskiego w Szczecinie, przy ul. J. Styki 13, 71-138 Szczecin (zw. dalej VII LO lub jednostką) w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2015-2016.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 7 marca 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 marca 2017 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2015 - 2016 ustalono, że:

• w okresie od 1 stycznia 2015 r. do 19 lutego 2016 r. zaniechano czynności windykacyjnych oraz naliczania odsetek w odniesieniu do należności byłego najemcy lokalu mieszkalnego powstałych w związku z bezumownym korzystaniem z tego lokalu,
• książka obiektu budowlanego nie odpowiadała aktualnemu wzorowi i była prowadzona z uchybieniami polegającymi m.in. na dokonywaniu wpisów w niewłaściwych częściach ww. książki i zaniechaniu założenia kolejnego tomu pomimo wypełnienia jednej z rubryk,
• stosowano niewłaściwą numerację zawieranych umów najmu i dzierżawy oraz aneksów,
• 2. z 21. notatek służbowych dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro nie zawierały wartości zamówienia.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

• w przypadku udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro każdorazowo dokumentowano przeprowadzenie analizy rynku,
• zapisy zawieranych umów odnoszące się o przedmiotu umowy oraz sposobów i terminów zapłaty  były jednoznaczne i precyzyjne,
• wszystkie skontrolowane umowy zostały podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania stron,
• w przypadku zwłoki w zapłacie czynszu i opłat wzywano najemców sal lekcyjnych i dzierżawców terenu do ich uiszczania,
• umowy zawierane przez VII LO były każdorazowo przekazywane do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin zwanego dalej WOś celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego,
• jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektu budowlanego.

II. Oceny cząstkowe

1. Należności z tytułu bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego położonego w Szczecinie przy ul.  Ratajczaka 22

 W dniu 4 kwietnia 1999 r. pomiędzy VII LO - Gminą Miasto Szczecin reprezentowaną przez ówczesnego Dyrektora VII LO a lokatorem zawarto umowę najmu mieszkania nr 1 położonego w budynku przy ul. Ratajczaka 22 (w przybudówce VII LO) o powierzchni 36,3 m². Z uwagi na zaległości z tytułu opłat i czynszu w dniu 15 czerwca 2000 r. wypowiedziano najemcy umowę najmu,a następnie wytoczono dwa postępowania sądowe. Wyrokiem z 15 lipca 2002 r. sygn. I C 524/01 Sąd Rejonowy w Szczecinie nakazał pozwanemu wydanie zajmowanego przez niego lokalu mieszkalnego oraz ustalił, że przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego i wstrzymał wykonanie wyroku do czasu zaoferowania przez powódkę takiego lokalu. Nakazem zapłaty z dnia 13 sierpnia 2002 r. wydanym w sprawie o sygn. XVI Nc 6307/02 Sąd Rejonowy w Szczecinie zasądził kwotę 4.011,01 zł. W latach 2002 - 2011 Dyrektorzy VII LO trzykrotnie zwracali się do WOś zprośbą o pomoc w wykwaterowaniu lokatora z uwagi na permanentne nieuiszczanie opłat oraz naruszanie porządku. We wrześniu 2014 r. obecny Dyrektor VII LO zwrócił się do WOś oraz Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Szczecinie zwanego dalej PINB z informacją o zawaleniu się fragmentu dachu nad niezamieszkałą częścią przybudówki oraz podjął działania mające na celu zabezpieczenie ww. obiektu. W dniu 7 października 2014 r. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych z siedzibą w Szczecinie zwany dalej ZBiLK złożył  lokatorowi propozycję zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego położonego przy ul. Królowej Jadwigi 33/22. W październiku 2014 r. lokator opuścił mieszkanie położone przy ul. Ratajczaka 22, a w 2015 r. przybudówka została rozebrana. Według informacji przekazanych przez ZBiLK lokator zmarł w dniu 19 lutego 2016 r.

Zadłużenie lokatora na dzień 19 lutego 2016 r. ustalone przez kontrolera w oparciu o otrzymane wydruki analityki kont, zestawienia obrotów i sald kont, a także wyliczenia głównego księgowego VII LO oraz notę odsetkową wystawioną w dniu 3 marca 2017 r. o wyniosło 10.786,5 zł. 

W toku kontroli ustalono, że przekazana dokumentacja nie zawierała wezwań do zapłaty wystawionych po 2000 r. pomimo faktu, że lokator zamieszkiwał w lokalu przyszkolnym do października 2014 r., a główny księgowy VII LO nie naliczał w okresie od 1 stycznia 2014 r. do dnia śmierci dłużnika odsetek z tytułu zaległości związanych z bezumownym korzystaniem z lokalu, jak również nie wystawiał wezwań do zapłaty. Powyższe naruszyło zapisy art. 40 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz. U. z2016 r. poz. 1870 ze zm.) według którego odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartałuoraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(Dz. U. z 2013 r., poz. 289 ze zm.)według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Przyczyną zaniechania skierowania sprawy o zapłatę na drogę sądową było przyjęcie przez Pana Dyrektora i głównego księgowego założenia, że nawet w przypadku uzyskania wyroku sądowego egzekucja względem dłużnika, który był bezrobotny i nie posiadał majątku będzie bezskuteczna.

Osobą odpowiedzialną m.in. za: terminowe ściąganie należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań był w kontrolowanym okresie  główny księgowy VII LO.

Ustalono ponadto, że w kontrolowanym okresie Dyrektor VII LO podjął działania zmierzające do umorzenia należności  byłego najemcy. W dniach 2 oraz 9 marca 2016 r. Dyrektor VII LO zwrócił się do WOś  w tej sprawie przedstawiając  informacje dotyczące działań podjętych w odniesieniu do ww. zaległości. Przekazana do kontroli dokumentacja nie zawierała natomiast odpowiedzi WOś. W dniu 6 marca 2017 r. Dyrektor VII LO zwrócił się ponadto do ZBiLK z prośbą o podanie aktualnego adresu dłużnika i w odpowiedzi uzyskał informację o jego zgonie.

Główny księgowy VII LO w dniu 3 marca 2017 r. wystawił  notę odsetkową dotyczącą należności ubocznych za okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia 3 marca 2017 r. na kwotę 2 402,15 zł, a w dniu 6 marca 2017 r. wyliczył wartość zaległości dłużnika na łączną kwotę 11.401,55 zł oraz sporządził projekt wezwania do zapłaty, które nie zostało wysłane w trakcie trwania kontroli z uwagi na wątpliwości co do aktualnego adresu dłużnika, a następnie z uwagi na otrzymanie informacji o jego śmierci.

2. Najem lokali użytkowych oraz powierzchni

W okresie od stycznia 2015 r. do grudnia 2016 r. VII LO zawarło 16 umów, których przedmiotem był wynajem sal lekcyjnych, sali gimnastycznej, powierzchni pod automaty z produktami spożywczymi oraz dzierżawa gruntu z przeznaczeniem na sklep detaliczny.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym obszarze. Ustalono jedynie uchybienia polegające na zaniechaniu przeprowadzenia procedury przetargowej w 2. z 15. przypadków przed zawarciem umów najmu nr 1/2015 z dnia 12 lutego 2015 r., oraz umowy nr 8/2015/N z dnia 2 listopada 2015 r., czym naruszono zapisy § 4 ust. 2 oraz ust. 3 pkt. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin  z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (Dz. Urz. Woj. Zach.  Nr 108, poz. 2078 ze zm.) w brzmieniach obowiązujących w dniach zawierania ww. umów.

Podkreślić jednakże należy, że umowa najmu nr 1/2015 r. z dnia 12 lutego 2015 r. dotycząca najmu sali nr 03 była umową jednodniową (zebranie wspólnoty mieszkaniowej), a obowiązek przeprowadzania przetargów w odniesieniu do umów zawieranych na okres nie dłuższy niż jeden miesiąc został zniesiony w dniu 3 lipca 2015 r. na skutek wejścia w życie uchwały Nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r. zmieniającej uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej i obecnie nie obowiązuje.

W odniesieniu do umowy nr 8/2015/N z dnia 2 listopada 2015 r. z Klubem Sportowym, jako podstawę prawną jej zawarcia wskazano § 4 ust. 3 uchwały nr LXIII/1169/06. Ww. przepis po zmianach, które weszły w życie 3 lipca 2015 r. umożliwia odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w przypadku gdy w wynajmowanej lub wydzierżawianej nieruchomości będzie prowadzona działalność charytatywna, opiekuńcza, wychowawcza, oświatowa, lecznicza lub sportowo-turystyczna nie mająca charakteru działalności komercyjnej. Podkreślić jednakże należy, że ww. najemca prowadzi działalność gospodarczą i jest wpisany jest do rejestru przedsiębiorców, a w toku kontroli nie przedstawiono dokumentów z których wynikałoby, że prowadzona w pomieszczeniach VII LO działalność nie miała charakteru działalności komercyjnej.

W toku kontroli stwierdzono, że w VII LO nie zachowano kolejności numeracji zawieranych umów najmu i dzierżawy, a także aneksów do tych umów. W dniu 1 września 2015 r. zostały zawarte umowy nr 4/2015/N, 5/2015/N oraz 6/2015/N, w dniu 10 września 2015 r. zawarto umowę nr 2/2015/N, umowa nr 3/2015/N została natomiast zawarta dnia 23 września 2015 r., a dnia 7 października 2015 r. podpisano kolejną umowę najmu nr 5/2015/N. W 2016 r. dwukrotnie oznaczono umowy numerami: 1/2016/N (umowa z dnia 1 marca 2016  r. i z dnia 1 września 2016 r.) oraz nr 3/2016/N (dwie umowy z dnia 1 września 2016 r.), dokumentacja nie zawierała natomiast umów oznaczonych numerami  2/2016/N,  5/2016/N, 6/2016/N. W odniesieniu do numeracji aneksów ustalono natomiast, nie odnosiła się ona odrębnie do aneksów w ramach jednej umowy, ale do wszystkich aneksów do umów najmu i dzierżawy zawieranych przez jednostkę.

Ustalono ponadto, że w jednym ogłoszeniu o przetargu pisemnym nieograniczonym na najem powierzchni korytarza szkolnego o powierzchni 2 m² na posadowienie dwóch automatów z napojami i słodyczami na okres od 1 września 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. oraz w 1 umowie nr 6/2015/N z dnia 1 września 2015 r. zaistniały omyłki pisarskie w zapisach dotyczących wartości czynszu polegające na błędnym użyciu w ogłoszeniu sformułowania „netto” w odniesieniu do wartości brutto, co z uwagi na podanie stawki VAT oraz rzeczywistej wartości netto nie budziło wątpliwości co do ceny wywoławczej oraz błędnym odniesieniu w umowie wartości brutto czynszu dzierżawy ustalonej za 10 m² do 1 m², co z uwagi na podanie wartości netto czynszu za 1 m² nie budziło wątpliwości co do zamiaru stron umowy.

      W pozostałym zakresie ustalono, że:

• w przypadku 13. z 15. skontrolowanych umów najmu i dzierżawy wybór najemców i zawarcie umów nastąpiło zgodnie z przepisami uchwały nr LXIII/1169/06, tj. w 5. przypadkach zostało poprzedzone powołaniem komisji przetargowej, podaniem do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę oraz przeprowadzeniem pisemnego przetargu, a w 8. przypadkach odstąpiono od przeprowadzenia przetargu z uwagi na złożenie stosownego wniosku przez dotychczasowych najemców lub dzierżawców, którzy przed zakończeniem trwania prawidłowo realizowanej umowy zgłosili chęć jej przedłużenia lub z uwagi na prowadzenie działalności sportowo-turystycznej nie mającej charakteru działalności komercyjnej,
• zapisy zawieranych umów odnoszące się o przedmiotu umowy, oraz sposobów i terminów zapłaty były jednoznaczne i precyzyjne,
• wszystkie skontrolowane umowy zostały podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania stron,
• umowy były każdorazowo przekazywane do WOś celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego,
• w przypadku  zwłoki w zapłacie czynszu i opłat wzywano najemców do ich uiszczenia.

3. Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej  w złotych równowartości kwoty 30.000 euro

Kontroli poddano prawidłowość wszystkich 21. przeprowadzonych w latach 2016 – 2016 postępowań o udzielenie zamówień publicznych owartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru, a jedynie liczne uchybienia formalne pozostające bez wpływu na wybór wykonawcy i udzielenie zamówienia.

W toku kontroli ustalono uchybienia polegające na nieokreśleniu bądź błędnym określeniu wartości zamówienia w 3. z 21. podanych kontroli notatek służbowych. Powyższe dotyczyło 2. notatek służbowych: na udzielanie świadczeń zdrowotnych z 12 lutego 2016 r. (w notatce nie wskazano wartości zamówienia w euro ani w złotych, jak również przeliczenia) oraz z 14 listopada 2016 r. (w notatce nie podano wartości zamówienia w złotych ani w euro, podano natomiast prawidłowy kurs euro), co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 45/16 oraz z § 11 ust. 4 pkt 2  Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 303/16  Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnychGminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy KomisjiPrzetargowej Urzędu Miasta Szczecin.  W jednym przypadku błędnie ustalono wartość zamówienia odnosząc ją do jednostkowej wartości zamawianego artykułu co doprowadziło do rozbieżności pomiędzy wartością zamówienia określoną w notatce służbowej z 2 lutego 2015 r. t.j. 227,18 zł netto, a § 3 ust. 1 umowy nr 1/Z/2015 z dnia 13 kwietnia 2015 r., wg którego – maksymalna wartość umowy miała nie przekroczyć kwoty 4 674,21 zł brutto. Powyższe nie miało wpływu na prawidłowość udzielenia zamówienia z uwagi na dokonanie analizy rynku.

W wyniku kontroli ustalono, że:

-19. z 21. postępowań w sprawie udzielenia zamówień publicznych zostało przeprowadzonych w całości zgodnie z zapisami rozdziału 5 załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązujących zarządzeń z dnia 17 lipca 2013 r. nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 165/14 z dnia 15 kwietnia 2014r.) oraz  45/16, a także obecnie obowiązującego Zarządzenia Nr 303/16,

-we wszystkich kontrolowanych przypadkach przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzano notatki służbowe,

-każdorazowo przeliczano wartość zamówienia na euro przy zastosowaniu obowiązującego kursu,

-sporządzano analizy rynku również w odniesieniu do zamówień, których wartość nie przekraczała równowartości 3 000 zł brutto.

 4. Przeglądy budowlane  i książka obiektu budowlanego

Jednostkaposiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.) zwanej dalej pbu.

Książkaobiektu budowlanego VII LO została założona w lipcu 2009 r. jako kontynuacjai zawierała wpisy z lat 1996 -2016.

Fakt przeprowadzeniabadań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastrukturyz dnia 3 lipca 2003 r.w sprawie książki obiektu budowlanego  (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 pbu.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie przeprowadzania okresowych kontroli obiektu.

W odniesieniu do prowadzania książki obiektu budowlanego ustalono natomiast nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

• zastosowaniu wzoru z nieaktualnego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 października 1998 r. w sprawie w sprawie książki obiektu budowlanego
• błędnym oznaczeniu II tomu książki obiektu budowlanego założonego w lipcu 2009 r. jako kontynuacja jako tom I, czym naruszono § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego w przypadku wypełnienia całej książki zakłada się jej kolejny tom, wpisując na stronie tytułowej numer kolejny tomu oraz datę założenia,
• wpisaniu do tomu II książki obiektu budowlanego kontroli i przeglądów budowlanych przeprowadzonych od 1996 roku, czym naruszono §  6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której są wymagane,
• wpisywaniu wszystkich kontroli okresowych stanu technicznego przeprowadzonych w latach 2015-2016 obiektu w części VII książki obiektu budowlanego dotyczącej protokołów kontroli przeprowadzanych co 5 lat zamiast w części VI dotyczącej przeglądów przeprowadzanych co najmniej raz w roku, przy czym cześć VI została zapełniona już w 2013 r. Dalsze dokonywanie wpisów pomimo zapełnienia odpowiedniej rubryki książki obiektu budowlanego naruszyło § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego w przypadku wypełnienia książki zakłada się jej kolejny tom.

Osobą odpowiedzialną za dokonywanie wpisów w ww. książce w okresie od 1 września 2014 r. był obecny kierownik gospodarczy. Tom II książki obiektu budowlanego został założony przez poprzedniego kierownika gospodarczego, który był odpowiedzialny za jej prowadzenie w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 lipca 2013 r.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• przestrzegano terminów przeprowadzania przeglądów i kontroli budowlanych,
• wpisy do książki obiektu dokonywane w latach 2015-2016 były jednoznaczne, zwięzłe i dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności dla której było wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi VII LO:

1. wystąpienie do Prezydenta Miasta Szczecin z wnioskiem o umorzenie należności zmarłego dłużnika na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 i ust.  2  uchwały Nr XIV/341/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Miasto Szczecin lub podległym jej jednostkom organizacyjnym, wskazania organu i osób do tego uprawnionych oraz warunkach dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną (Dz. Urz. Woj. Zach. poz. 5624 ze zm.)
2. każdorazowe naliczanie odsetek oraz dochodzenie roszczeń względem kontrahentów w przypadku nieterminowych płatności,
3. każdorazowe przestrzeganie zapisów uchwały nr LXIII/1169/06, a w szczególności § 4 ust. 3 ust. 1 poprzez odstępowanie od przeprowadzenia przetargu a podstawie ww.  przepisu jedynie w przypadku, gdy potencjalny najemca przedstawi dokumenty z których wynika, że w wynajmowanej lub wydzierżawianej nieruchomości będzie prowadzona działalność charytatywna, opiekuńcza, wychowawcza, oświatowa, lecznicza lub sportowo-turystyczna nie mająca charakteru działalności komercyjnej,
4. zachowanie kolejności numeracji zawieranych umów najmu i dzierżawy, a także aneksów do tych umów poprzez odrębne numerowanie aneksów odnoszących się do każdej z umów z osobna,
5. każdorazowe wskazywanie w sporządzanych notatkach służbowych dotyczących zamówień publicznych nieprzekraczających równowartości 30.000 eurowartości zamówienia z przeliczeniem na euro,
6. założenie III tomu książki obiektu budowlanego odpowiadającej aktualnemu wzorowi oraz prowadzenie jej zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego.