Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 03.02.2016 r. - 18.02.2016 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Pogodno w Szczecinie przy ul. Krasickiego 6 oraz w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (zw. dalej WGKiOŚ) i Wydziale Księgowości (zw. dalej WKs) Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 w zakresie gospodarki finansowej Rady Osiedla Pogodno za 2015 r. (zw. dalej RO). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.03.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• prowadzenia w RO wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków niezgodnie z „Procedurami i zasadami prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli" (zw. dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej),
• zlecania na zewnątrz czynności przypisanych na podstawie „Statutu Osiedla Miejskiego Pogodno” (zw. dalej Statutem) sekretarzowi i zarządowi RO,
• ewidencjonowania rozrachunków z radnymi RO na koncie 234 zamiast na koncie 240.

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości uchwalania budżetu RO oraz składania sprawozdania z jego wykonania,
• dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• pobierania i rozliczania zaliczek gotówkowych,
• sporządzania notatek służbowych z postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro,
• uzgadniania prowadzonej ewidencji z Biurem Rady Miasta.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO Pogodno na 2015 r. wyniósł 47.566 zł (według Uchwały Nr IV/13/15 Rady Miasta Szczecin ze zm.), tj. 3,8% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 1.254.648 zł.

Kontrolą objęto wydatki na kwotę ogółem 33.693,70 zł, co stanowiło 72,14% wydatków zrealizowanych według Uchwały Nr 2/16 RO Pogodno z dnia 26 stycznia 2016 r. w sprawie przyjęcia sprawozdania z wykonania budżetu Rady Osiedla Pogodno za rok 2015 w kwocie ogółem 46.701,66 zł. W toku kontroli sprawdzono:

• 47 dowodów księgowych na łączną kwotę 22.968,59 zł, ujętych kwotowo w ewidencji dostarczonej przez RO,
• 12 wypłat z tytułu 2. umów cywilnoprawnych na kwotę ogółem 6.600 zł,
• 12 list wypłat diet na kwotę ogółem 4.125,11 zł,
• 4 notatki służbowe z udzielenia zamówienia do kwoty 30.000 euro.

Obrót gotówkowy zrealizowany w RO Pogodno w 2015 r. wyniósł łącznie 13.772,85 zł, co stanowiło 29% wydatków ogółem zrealizowanych w 2015 r. w kwocie 46.701,66 zł.

W toku kontroli ustalono, że na 2015 r. zawarte zostały 2. umowy zlecenia w zakresie obsługi administracyjno – gospodarczej RO na kwotę 550 zł brutto miesięcznie. Szczegółowy zakres prac zleceniobiorcy obejmował m.in. czynności przypisane statutowo sekretarzowi lub Zarządowi RO, w tym:

1. Protokołowanie posiedzeń RO i Zarządu Osiedla - według § 25 ust. 1 Statutu RO, dokumentację zebrań Rady i Zarządu Osiedla (sporządza protokoły, prowadzi rejestr uchwał) prowadzi sekretarz Osiedla, a także prowadzi i przechowuje dokumentację działalności Rady i Zarządu.
2. Przygotowywanie projektów uchwał RO, zarządu i komisji problemowych - według § 24 ust. 1 Statutu RO, opracowywanie projektów uchwał Rady należy do właściwości Zarządu.

Do zleceniodawcy należało także wysyłanie do członków rady zawiadomień o posiedzeniach i dyżurach, gdy tymczasem zapisy § 15 ust. 6 Statutu RO, dopuszczały możliwość przekazania radnym harmonogramu posiedzeń, co pozwalało na zniesienie obowiązku każdorazowego powiadamiania.

Pomimo, że zawarcie ww. umów zleceń nie stało w sprzeczności ze Statutem RO, ponieważ według § 34 ust. 1 Statutu, RO samodzielnie decyduje o wykorzystaniu środków finansowych, którymi dysponuje na realizację działalności statutowej, zawarcie w ww. umowach czynności, które jednoznacznie zostały przypisane w Statucie Sekretarzowi RO poprzez zapisy „sporządza”, „prowadzi”, „przechowuje” oraz Zarządowi poprzez zapisy § 24 ust. 1 Statutu, budzi określone wątpliwości także w sytuacji gdy radni ci nie pobierają diet.

Składając ślubowanie o treści przytoczonej w § 12 ust. 5 Statutu, radni świadomie zobowiązali się sprawować swoje obowiązki m.in. sumiennie, tj. również zgodnie ze Statutem, który regulował organizację i zakres działania jednostki pomocniczej jaką jest RO, w tym określał zadania Rady i Zarządu.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki stwierdzono jedynie uchybienia, w tym: 1 przypadek zatwierdzenia przez skarbnika i przewodniczącego RO faktury dotyczącej RO Pogodno, ale wystawionej na RO Świerczewo (faktura nr 261/12/15 z dnia 10.12.2015 r. na kwotę 1.000 zł), 2 przypadki niepełnego opisu merytorycznego ograniczonego do opisu „impreza” (faktura nr 261/12/15 z dnia 10.12.2015 r. na kwotę 1.000 zł i faktura nr 6817/12/2015 z dnia 11.12.2015 r. na kwotę 150 zł), 1 przypadek braku opisu merytorycznego (faktura nr 54/12/2015 z dnia 14.12.2015 r. na kwotę 450 zł).

Według zapisów pkt 12 „Procedur i zasad prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli” (zw. dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej), podstawową formą płatności za wykonane prace, usługi, bądź zakupy jest przelew z rachunku bankowego Urzędu Miejskiego, co oznacza bezgotówkową formę płatności. W 2015 r. radni RO dokonali zakupów gotówkowych na kwotę ogółem 13.772,85 zł (co stanowiło 29% wydatków ogółem zrealizowanych w 2015 r. w kwocie 46.701,66 zł, zgodnie z uchwałą RO Nr 2/16 z dnia 26.01.2016 r. oraz 60% wydatków innych niż diety, czynsz, media i usługi telekomunikacyjne na kwotę ogółem 22.968,59 zł, tj. takich, na które wystawiane były faktury z odroczonym terminem płatności), które rozliczone zostały z wcześniej pobranych zaliczek lub poprzez zwrot poniesionych wydatków. W zasadach prowadzenia gospodarki finansowej nie został wskazany żaden próg zakupów gotówkowych jednakże nacisk jaki został położony w ww. zasadach na bezgotówkową formę płatności, powinien obligować RO do ograniczania zakupów gotówkowych do niezbędnego minimum.

Wszystkie dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO były zatwierdzone przez skarbników i przewodniczących RO danej kadencji.

Wszystkie diety wypłacone zostały w oparciu o listy wypłat sporządzone przez RO, a diety za maj 2015 r. wypłacone zostały przewodniczącym RO tylko za dni, w jakich trwała kadencja, tj. do i od czasu ukonstytuowania się nowego Zarządu.

Diety przewodniczącego RO naliczane były i wypłacane w kwocie 397,50 zł miesięcznie, tj. zgodnie z § 27 ust. 1 Statutu obowiązującego od nowej kadencji 2015 r., według którego przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2015 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącego RO w 2015 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty.

Według wyjaśnień przewodniczącego RO, w 2015 r. nie wystąpiły przypadki do których miałby zastosowanie §27 ust. 2 Statutu RO, według którego w razie niemożności pełnienia obowiązków przez przewodniczącego, dieta przysługuje zastępującemu wiceprzewodniczącemu w wysokości proporcjonalnej do czasu pełnienia zastępstwa.

We wszystkich przypadkach przewodniczący oraz skarbnicy RO wystąpili z wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. do 2.000 zł. Rozliczenie zaliczek nastąpiło zgodnie z obowiązującą w UM Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

Podpisanie umów dotyczących zakupu gablot na wyposażenie RO oraz akcesoriów fotograficznych i sprzętu komputerowego na konkurs fotograficzny poprzedzone zostało analizą rynku, z której sporządzone zostały stosowne notatki służbowe. Dostawcy, z którymi podpisane zostały umowy zaoferowali najkorzystniejsze ceny.

W toku kontroli nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w wydatkowaniu środków finansowych rady za wyjątkiem kwestii związanych z zakresem zawartych umów zleceń pokrywającym się częściowo z zadaniami statutowymi sekretarza i Zarządu RO oraz nieuzasadnionego zaokrąglania kwoty diety przysługującej radnemu RO. Treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli była ponadto zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Sprawozdawczość

W toku kontroli, badaniem objęto sprawozdanie z wykonania budżetu RO za 2015 r., przyjęte Uchwałą Nr 2/16 RO z dnia 26 stycznia 2016 r. oraz ewidencję księgową stanowiącą podstawę sporządzenia sprawozdania.

Plan finansowy RO na 2015 r. w kwocie 37.208 zł przyjęty został Uchwałą Nr I/1/2015 RO Pogodno z dnia 27 stycznia 2015 r.

Według sprawozdania z wykonania budżetu RO za 2015 r., plan wydatków budżetowych RO po zmianach wyniósł 46.666,71 zł (wzrost o 9.458,71 zł), a wykonanie wydatków zamknęło się kwotą 46.701,66 zł.

Szczegółową kontrolą objęto następujące pozycje sprawozdania z wykonania budżetu RO za 2015 r. na kwotę łączną 33.693,70 zł, w tym:

• diety na kwotę ogółem 4.125,11 zł,
• umowy zlecenia na kwotę ogółem 6.600 zł,
• abonament w strefie płatnego parkowania na kwotę ogółem 880 zł,
• materiały biurowe, wyposażenie, bieżące naprawy sprzętu i pomieszczeń w siedzibie RO na kwotę ogółem 1.444,32 zł,
• organizacja posiedzeń oraz imprez tematycznych, festynów, imprez sportowych, spotkań muzycznych, konkursów itp. na kwotę ogółem 10.686,15 zł,
• działania promocyjne na kwotę ogółem 500 zł,
• środki dodatkowe pozyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych BRM w kwocie ogółem 9.458,12 zł przeznaczone na zakup gablot i organizację konkursu fotograficznego.

Kontrola sprawozdania z wykonania budżetu RO Pogodno, przyjętego uchwałą Nr 2/16 z dnia 26 stycznia 2016 r. wykazała, że wykonanie wydatków za 2015 r., które wyniosło ogółem 46.701,66 zł było wyższe w stosunku do planu po zmianach w kwocie 46.666,71 zł o 34,95 zł. Powyższe stało w sprzeczności z § 34 ust. 4 Statutu RO, według którego wydatki Osiedla nie mogą przekroczyć wydatków określonych w planie finansowym.

Powyższe przekroczenie było wynikiem ujęcia w wydatkach RO faktury na kwotę 46,58 zł wystawionej przez ZBiLK w dniu 22 grudnia 2015 r. dotyczącej rozliczenia za 2014 r., która wpłynęła do BRM w dniu 29.12.2015 r. Faktura nie została uwzględniona w planach RO, ponieważ planowanie i rozliczanie wydatków za 2015 r. zakończone zostało w dniu 15 grudnia 2015 r.

Wszystkie wydatki składające się na poszczególne pozycje sprawozdania z wykonania budżetu RO za 2015 r. potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, noty, listy wypłat).

Wszystkie dowody źródłowe ujęte zostały w ewidencji księgowej UM Szczecin.

Kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości, a ww. przekroczenie planu wynikające z obciążenia, którego RO nie mogła przewidzieć, podlegało rozliczeniu w ramach budżetu dysponenta środków finansowych, którym w 2015 r. był Dyrektor BRM.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

• RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych,
• ewidencja wstępna prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania,
• ewidencja wstępna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych,
• wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontroli poddano także sposób księgowania poszczególnych rodzajów wydatków realizowanych przez RO.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był skarbnik RO.

Ewidencja księgowa dowodów dotyczących RO prowadzona była przez Wydział Księgowości UM Szczecin.

Rozrachunki z tytułu zaliczek pobieranych na potrzeby RO ewidencjonowane były na koncie 234-01-103 - RO. Powyższe było niezgodne z opisem do konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, zawartym w § 31.1 „Zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”, stanowiącego Załącznik Nr 7 do zasad rachunkowości, według którego konto służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia np. z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, wydatków wyłożonych za pracowników oraz z tytułu udzielonych pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód. Powyższy opis wskazywał na rozrachunki z pracownikami, a tymczasem radni RO nie posiadali statusu pracownika.

Ewidencja wstępna wydatków prowadzona była w RO niezgodnie z zasadami prowadzenia gospodarki finansowej. Ewidencja dostarczona do celów kontrolnych sporządzona była w formie jednostronnej tabeli pod nazwą „Zestawienie faktur z pozycji 5,6,7,8,9 i 10 sprawozdania (abonament, biuro, festyny, promocja, gabloty, maraton fot.)”, zawierającej 46 pozycji na łączną kwotę 22.968,59 zł. Zestawienie nie zawierało stosownego podziału, pozwalającego na przyporządkowanie poszczególnych wydatków do pozycji (zadania) ze sprawozdania z wykonania budżetu RO, co w opinii kontrolującego nie wypełniało zapisów pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, według których ewidencję w RO należy prowadzić według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania. Tabela nie zawierała ponadto podpisu osoby sporządzającej i jedynie na podstawie wyjaśnień Przewodniczącego ustalono, że sporządzona została przez skarbnika RO, tj. zgodnie z zapisami ww. pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej.

Wobec braku w ww. ewidencji przyporządkowania poszczególnych wydatków do pozycji (zadania) nie można było stwierdzić, czywydatki były kwalifikowane w poszczególne zadania zgodnie z treścią ekonomiczną.

Wydatki dotyczące RO ewidencjonowane były w ZSI-FK UM Szczecin w rozdziale 75022 i 75095 wraz z wydatkami wszystkich pozostałych 36 rad osiedli. Powyższe dotyczyło także konta rozrachunkowego 234-01-103, na którym ewidencjonowane były rozrachunki z tytułu zaliczek pobranych przez wszystkich przewodniczących rad osiedli oraz konta 240-01-100 służącego do księgowania, m.in. wypłacanych diet. Z uwagi na powyższe oraz nieujednolicone zasady zapisu tekstu transakcji w ZSI-FK, wybór pozycji dotyczących wydatków RO Pogodno lub rozliczeń przewodniczącego RO był w znacznym stopniu utrudniony.

Powyższe kwestie poruszone zostały w wystąpieniu z kontroli nr Z/8/15, przeprowadzonej w BRM Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 oraz w Radzie Osiedla Pomorzany, w zakresie gospodarki finansowej i prowadzenia dokumentacji księgowej w Radzie Osiedla za 2014 r. i I półrocze 2015 r.

Według wyjaśnień udzielonych przez przewodniczącego RO, ewidencja wydatków prowadzona przez RO była uzgadniana z BRM częściej niż wynikało to z zapisów pkt I.19 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, według których ewidencja zrealizowanych wydatków powinna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych.

Sprawozdanie z wykonania budżetu RO Pogodno za 2015 r. przyjęte zostało Uchwałą Nr 2/16 RO Pogodno z dnia 26 stycznia 2016 r., co wypełniło zapisy pkt I.20 zasad prowadzenia gospodarki finansowej,według którychroczne sprawozdanie z wykonanych wydatków rada osiedla składa w BRM do 30 stycznia roku następnego.

Według wyjaśnień udzielonych przez przewodniczącego RO, skarbnik RO wypełniał zapisy pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, według których informacje o wykonaniu planu skarbnik przedkłada obowiązkowo RO nie później niż do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.

WKiAW negatywnie ocenił ww. obszar przede wszystkim ze względu na sposób prowadzenia przez skarbnika RO wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków, który był niezgodny z pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej.

 III. Uwagi i zalecenia

 Prezydent Miasta zalecił:

 Dyrektorowi WGKiOŚ:

1. Opracowanie jednolitego dla wszystkich rad osiedli wzoru ewidencji wstępnej prowadzonej według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.
2. Przekazanie RO informacji o prawidłowej kwocie diety miesięcznej oraz kontrolowanie prawidłowości sporządzanych list do wypłaty.
3. Zawieranie umów cywilnoprawnych, których zapisy nie stoją w sprzeczności z zapisami statutowymi RO.

Dyrektorowi WKs:

1. Ewidencjonowanie rozrachunków z radnymi RO przy wykorzystaniu konta 240.

Przewodniczącemu RO:

1. Prowadzenie wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków zgodnie z obowiązującymi procedurami.
2. Ograniczenie zakupów gotówkowych do niezbędnego minimum na rzecz obrotu bezgotówkowego.