Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w grudniu 2016 r. i styczniu 2017 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Centrum Świadczeń w Szczecinie przy ul. Kadłubka 12, zw. dalej SCŚ, w zakresie realizacji świadczenia pieniężnego „Bon opiekuńczy”.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 9 stycznia 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 stycznia 2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szczecińskim Centrum Świadczeń (zw. dalej SCŚ) w zakresie realizacji świadczenia pieniężnego „Bon opiekuńczy” stwierdzono jedynie uchybienia nie mające wpływu na zasadność przyznawanych świadczeń i prawidłowość decyzji administracyjnych wydawanych przez jednostkę w ww. zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Przyznawanie świadczeń i wydawanie decyzji

Świadczenie „Bon opiekuńczy” przyznawane było na podstawie uchwały Rady Miasta Szczecin nr XI/207/15 z dnia 8 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia świadczenia pieniężnego „Bon opiekuńczy” dla rodzin z dziećmi w wieku do lat 3.

Dochód na członka rodziny stanowiący jeden z warunków przyznania świadczenia ustalany był na podstawie przepisów zawartych w ustawie z dnia 20 kwietnia 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, zw. dalej ustawą o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518 ze zm.)

W okresie od 01.01.2016 r. do 30.11.2016 r. wydanych zostało 1.026 decyzji administracyjnych dotyczących „Bonu opiekuńczego”.

Kontroli poddano 52. decyzje, co stanowiło 5,1 % wszystkich pozycji. Na podstawie 51. decyzji do dnia 30.11.2016 r. wypłacono świadczenia na kwotę ogółem 80.100,30 zł (tj. 4,5 % świadczeń w kwocie ogółem 1.772.220,62 zł, wypłaconych do końca listopada 2016 r.). W przypadku 1. decyzji, świadczenie za listopad 2016 r. wypłacone zostało w kwocie 483,33 zł w grudniu 2016 r.

Nie stwierdzono przypadków przyznania świadczenia niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Kontrola wykazała jedynie, że w przypadku 2. z 52. przebadanych decyzji (1. decyzja negatywna i 1. zmieniająca), uzasadnienia zawarte w treści decyzji ograniczone były do przywołania przepisów prawa i opisu dokumentacji złożonej w sprawie, przy jednoczesnym zaniechaniu wyjaśnienia przyczyn dokonanej odmowy lub zmiany decyzji. Powyższe było w opinii kontrolujących niewystarczające z punktu widzenia realizacji zasady budzenia zaufania obywateli do organów państwa wyartykułowanej w art. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.,) zw. dalej kpa oraz zasady przekonywania z art. 11 kpa. Jak wskazuje Marta Romańska w komentarzu do art. 107 kpa pod. red. Hanny Knysiak - Molczyk „Powszechnie uzasadnienie traktuje się jako tę część decyzji, w której należy ujawnić rozumowanie, które doprowadziło organ administracji publicznej do konkretnego rozstrzygnięcia. Jak twierdzi J. Zimmermann (Motywy decyzji…, s. 132) uzasadnienie ma wykazywać słuszność, zasadność i celowość rozstrzygnięcia.

Należy także podkreślić, że powyższe dotyczy jedynie decyzji innych niż pozytywne.

 We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, świadczenia przyznane zostały po spełnieniu przez wnioskodawców warunków wymienionych w § 2 ust. 1 Uchwały, w tym warunku dotyczącego dochodu na członka rodziny wnioskodawcy wynoszącego mniej niż 1.922 zł. Przy ustalaniu wysokości dochodu, SCŚ stosował zasady opisane w art. 5 ust. 4 – 4b ustawy o świadczeniach rodzinnych.

„Bon opiekuńczy” przyznawany był na okres od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016 r., a następnie od 1 września 2016 r. do 31 sierpnia 2017 r., jednak nie wcześniej niż od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożona została stosowna dokumentacja o przyznanie świadczenia, co wypełniało zapisy § 3 ust. 5 – 9 Uchwały.

We wszystkich przypadkach rodzice wystąpili z wnioskiem o przyznanie świadczenia i złożyli dokumenty wymienione w § 4 ust. 5 pkt 1 – 20 Uchwały.

W przypadkach, gdy opieka nad dzieckiem sprawowana była na podstawie zawartej umowy na świadczenie tejże opieki przez niepełny miesiąc kalendarzowy, kwota świadczenia ustalana była proporcjonalnie do okresu trwania opieki nad dzieckiem w danym miesiącu, tj. zgodnie z § 5 ust. 3 Uchwały.

Przyznanie „Bonu opiekuńczego” następowało w drodze wydania decyzji administracyjnej przez osoby upoważnione przez Prezydenta Miasta Szczecin.

2. Prowadzenie dokumentacji

Dokumenty (formularze i oświadczenia) niezbędne do wystąpienia o przyznanie świadczenia „Bon opiekuńczy” wymienione zostały w Uchwale, a ich wzory ustalone zostały zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 436/15 z dnia 4 grudnia 2015 r.

 Dokumentacja dotycząca przyznawania świadczenia „Bon opiekuńczy” prowadzona była przez SCŚ w formie teczek zakładanych oddzielnie dla poszczególnych wnioskodawców, zgodnie z procedurami obowiązującymi w SCŚ.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w ww. zakresie.

Teczki zawierały na stronie zewnętrznej opis, na który składało się imię, nazwisko i NIP wnioskodawcy, data złożenia wniosku oraz nazwa dzielnicy. W teczkach gromadzone były dokumenty składane przez wnioskodawcę, a do każdej zakończonej sprawy jako ostatni dokument zakładana była i załączana „Metryka sprawy”. Oznaczenie sprawy w dokumencie „Metryka sprawy” stanowiła data złożenia wniosku o przyznanie świadczenia. Metryka zawierała spis czynności podejmowanych w sprawie, wskazania osób podejmujących te czynności ze strony SCŚ oraz oznaczenia identyfikacyjne dokumentacji stanowiącej akta sprawy.

3. Ewidencja i sprawozdawczość

Świadczenia z tytułu „Bonu opiekuńczego” ewidencjonowane były w rozdziale 85212 – Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego. Według układu wykonawczego po zmianach (Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin Nr 442/16 z dnia 29.11.2016 r.) plan wydatków w zakresie „Bonu opiekuńczego” wyniósł 3.125.192 zł.

Według specyfikacji do sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych SCŚ na koniec listopada 2016 r., wykonanie wydatków dotyczących „Bonu opiekuńczego” na wszystkich paragrafach klasyfikacji budżetowej wyniosło ogółem 1.949.746,28 zł, w tym na § 311-131 – Bon opiekuńczo – wychowawczy, wykonanie za 11 miesięcy 2016 r. wyniosło 1.772.220,62 zł.

Rozrachunki z tytułu wypłaty świadczenia „Bon opiekuńczy” ewidencjonowane były na koncie 240-26 – Pozostałe rozrachunki – Bon opiekuńczo – wychowawczy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Suma obrotów konta 240 – 26 za 11 miesięcy 2016 r. wyniosła 1.773.720,62 zł i była wyższa o 1.500 zł od kwoty ogółem wypłaconych świadczeń, zaewidencjonowanej na § 311-131 w wysokości 1.772.220,62 zł. Powyższe obroty na koncie 240-26 były zawyżone w stosunku do danych wykazanych w § 311-131 o ww. 1.500 zł z uwagi na 3 przypadki zwrotu świadczenia na rachunek SCŚ (3 x 500 zł).

4. Informacja publiczna

Na stronie internetowej SCŚ zamieszczone były informacje dotyczące zasad przyznawania „Bonu opiekuńczego”, wymagane wnioski i formularze oraz dokumenty.

Na stronach internetowych bip.um.szczecin.plzamieszczone były rejestry żłobków i klubów dziecięcych działających na terenie Gminy Miasta Szczecin, prowadzone przez Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WSS), które wykorzystywane były przez SCŚ do weryfikacji danych jednostek, z którymi wnioskodawcy „Bonu opiekuńczego” zawarli umowy na świadczenie usług opiekuńczych.

W toku kontroli ustalono, że z informacji zamieszczonych na stronie internetowej SCŚ nie wynikało, które z formularzy powinny zostać złożone przez jednego z rodziców, a które przez oboje, jakie dokumenty należy załączyć do każdego wniosku, a które są wymagane tylko w określonych przypadkach (np. oświadczenie o liczbie miesięcy osiągania dochodu, oświadczenie o wysokości otrzymywanych świadczeń na pokrycie kosztów utrzymania dziecka czy oświadczenie o dochodzie dla osób rozliczających się w formie ryczałtu czy karty podatkowej).

W toku kontroli ustalono, że 25. z 52. skontrolowanych teczek zawierało dodatkowe, niepotrzebne do rozpoznania sprawy oświadczenia osób ubiegających się o przyznanie świadczenia. Powyższe dotyczyło:

• oświadczeń wnioskodawców według wzoru – załącznika nr 2 do zarządzenia, składanych również przez drugie z rodziców,
• oświadczeń członka rodziny rozliczającego się na podstawie przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne o dochodzie osiągniętym w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na który przyznawany jest „Bon opiekuńczy” według wzoru - załącznika nr 6 do zarządzenia, składanych pomimo braku takich dochodów,
• oświadczeń o liczbie miesięcy osiągania dochodu według wzoru - załącznika nr 10 do zarządzenia, składanych pomimo zatrudnienia przez cały rok,
• oświadczeń rodziców według wzoru - załącznika nr 11 do zarządzenia, składanych również przez drugie z rodziców.

W opinii kontrolujących, zamieszczenie w 48% skontrolowanych teczek oświadczeń niepotrzebnych do rozpoznania sprawy może świadczyć o tym, że informacje dotyczące koniecznych do złożenia załączników nie były wystarczająco czytelne dla osób ubiegających się o przyznanie świadczeń, w konsekwencji czego, w teczkach gromadzona była zbędna dokumentacja.

Kontrola wykazała, że w rejestrach żłobków i klubów dziecięcych zamieszczonych na stronie bip.um.szczecin.pl, za prowadzenie których odpowiedzialny był WSS,  wymienionych zostało 7 placówek, które według danych zawartych w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (zw. dalej CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (zw. dalej KRS), nie zarejestrowały działalności gospodarczej sklasyfikowanej w PKD 8891.Z, tj. działalności żłobkowej.

Rejestry nie zawierały ponadto części danych informacyjnych dotyczących m.in. nazwy lub imienia i nazwiska podmiotu prowadzącego, siedziby bądź adresu podmiotu prowadzącego, numeru NIP lub zawierały dane nieprawidłowe (numer NIP, adres).

Zasady prowadzenia ww. rejestrów oraz dokonywania w nich wpisów regulowały zapisy art. 26 – 35a ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U z 2016 r., poz. 157),  a obowiązki związane z prowadzeniem rejestrów przypisane były do WSS na podstawie § 14 ust. 4 szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin wprowadzonego zarządzeniem Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2016 r. ze zm.

W opinii kontrolujących, rejestry stanowiące z jednej strony informację publiczną, a z drugiej strony podstawę do wykonywania czynności merytorycznych przez SCŚ powinny być na bieżąco aktualizowane, a zawarte w nich informacje powinny być rzetelne.

W pozostałych przypadkach, stwierdzono że podmioty wykazane w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych posiadały zarejestrowaną w CEDIG lub KRS działalność żłobkową.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SCŚ:

1. Każdorazowe zamieszczanie w uzasadnieniach decyzji negatywnych i zmieniających wyjaśnienia przyczyn dokonanej odmowy lub zmiany decyzji, opartego zarówno na przepisach prawa jak i na przyjętym toku rozumowania, które doprowadziło do wydania danej decyzji.
2. Uzupełnienie informacji zamieszczonych na stronie internetowej poprzez wskazanie:
3. załączników, które powinny zostać złożone przez jednego z rodziców, a które przez oboje,
4. dokumentów, które należy załączyć do każdego wniosku oraz takich, które są wymagane tylko w określonych przypadkach.