Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: Z/1/05

Stan gospodarki finansowej, w tym zamówień publicznych, za okres 2003 – 2004, zarządzanie własnymi składnikami majątkowymi w 2004 r. oraz sprawowanie nadzoru nad działalnością Klubu przez właściwą merytorycznie jednostkę organizacyjną za okres 2003 – 2004 r.

Dom Kultury „Klub 13 Muz” z siedzibą w Szczecinie przy pl. Żołnierza Polskiego 2 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od dnia 7 lutego 2005 r. do dnia 29 kwietnia 2005 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Klub 13 Muz”, z siedzibą w Szczecinie przy Pl. Żołnierza Polskiego 2, (zw. dalej Klubem) w zakresie stanu gospodarki finansowej, w tym zamówień publicznych, za okres 2003-2004 r., zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2004 r. oraz sprawowania nadzoru nad działalnością Klubu przez właściwą merytorycznie jednostkę organizacyjną za okres 2003–2004 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 20 maja 2005 r.

Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniach pokontrolnych z dnia 13 czerwca 2005 r., skierowanych do Dyrektora Klubu, Dyrektora Wydziału Kultury i Dziedzictwa Kulturowego (zw. dalej WKiDK) oraz Dyrektora Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (zw. dalej WGN).

Do zadań Klubu, w okresie objętym kontrolą, należały usługi w zakresie kultury i sztuki, w szczególności prowadzenie działalności kulturalnej, upowszechnianie kultury oraz organizacja imprez kulturalnych. W badanym okresie przychody Klubu wyniosły 725.116 zł w 2003 r. i 761.655 zł w 2004 r. Pochodziły one w 65,3% w 2003 r. i 56,6% w 2004 r. z dotacji z budżetu Miasta na bieżącą działalność, w 25,6% w 2003 r. i 37,6% w 2004 r. ze środków własnych Klubu, w 1,4% w 2003 r. i 1,7% w 2004 r. z dotacji celowej Ministerstwa Kultury. Koszty Klubu wynosiły odpowiednio 753.714 zł i 696.619 zł. Składały się głównie z wynagrodzeń osobowych i bezosobowych wraz z pochodnymi (48,7% i 58,8%). Na poprawę sytuacji finansowej Klubu istotny wpływ miał wzrost przychodów własnych z prowadzonej działalności oraz znaczące obniżenie kosztów ogółem w 2004 r. poprzez zmniejszenie kosztów remontu o 96,4%.

Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami pieniężnymi Klubu. Ujawniono bowiem niedobór gotówki w kasie w kwocie 1.356,89 zł, który wg obowiązujących w Klubie Zasad Gospodarki Kasowej (zw. dalej Zasadami) obciążał kasjera Klubu. Stan taki uniemożliwiał uzyskanie wymaganego przepisem art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.), (zw. dalej uor) kryterium rzetelności ksiąg rachunkowych poprzez zgodność ich zapisów ze stanem rzeczywistym a wynikał z niedostatecznego nadzoru nad bieżącą działalnością kasjera. Główny księgowy Klubu nie przeprowadzał bowiem okresowych i bieżących kontroli kasy, mimo że Zasady oraz zakres obowiązków służbowych, zobowiązywały go do tego. Stwierdzono ponadto, że regułą było dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów księgowych, nie sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym (57,8% skontrolowanych przypadków), mimo że wg zakresu obowiązków kasjera, dowody takie nie stanowiły podstawy do dokonania przez niego operacji kasowych. Zwyczajem było również dokonywanie zatwierdzenia dowodów kasowych do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora Klubu, dopiero po wykonaniu wypłaty (w 72. z 223. skontrolowanych przypadkach). Powyższe nieprawidłowości wynikały m.in. z braku wykazu osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzorów ich podpisów, mimo że wg Zasad, kasjer powinien posiadać taki wykaz.

Kontrola wykazała również, że kasjer nie sporządzał raportów kasowych na bieżąco, mimo że obligował go do tego zakres obowiązków. Nie przekazywał także na bieżąco raportów kasowych do księgowania, stwierdzono bowiem, że przetrzymywał (istniejące tylko w wersji elektronicznej) 4 raporty kasowe wraz z dokumentami źródłowymi z okresu ostatnich 32. dni kalendarzowych, a na kopiach wszystkich poprzednich raportów (przekazanych do księgowania w badanym okresie) nie było pokwitowania głównego księgowego. Powyższe stanowiło naruszenie Zasad, wg których po sporządzeniu dekadowego raportu kasowego za dzień lub dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dany dzień, kasjer powinien podpisać raport i oryginał z dowodami kasowymi oraz przekazać za pokwitowaniem głównemu księgowemu. Na dokumentach kasowych Klubu dokonywano niejednokrotnie ręcznych poprawek (treści operacji, numeru dowodu, kwot) w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie ich autora i określenie daty dokonania, co wg art. 22 ust. 1 uor było „niedopuszczalne”. Dowody kasowe nie były ponadto oznakowane pozycją raportu kasowego, w którym objęte nimi operacje kasowe zostały zaewidencjonowane, mimo że obowiązek taki wynikał z przyjętych Zasad.

Ustalono także, że kasjer Klubu nie zachowywał (w 38. ujawnionych przypadkach), zapasu gotówki na niezbędne wydatki, tzw. „pogotowia kasowego”, w wysokości ustalonej przez Dyrektora Klubu.

Wątpliwości kontroli budzi fakt połączenia procesów sporządzania i sprawdzania dowodów wypłat gotówki oraz ich kasowego wykonania, poprzez powierzenie merytorycznej odpowiedzialności za wykonywane wydatki oraz prowadzenia kasy (dokonywania wypłat) tej samej osobie.

Kasa Klubu znajdowała się w ogólnodostępnym sekretariacie Klubu, mimo że wg Zasad powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie, a pomieszczenie kasy powinno być wydzielone.

Ustalono także, że Klub, mimo uwag Prezydenta Miasta Szczecina zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 października 2003 r. w zakresie gospodarki finansowo - księgowej Klubu za 2002 r., nadal przyjmował wpłaty gotówkowe
od kontrahenta, co było niezgodne z zawartą z nim umową oraz stanowiło naruszenie dyspozycji art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101 poz. 1178 ze zm.), który obligował Klub do przyjmowania tych płatności za pośrednictwem rachunku bankowego.

Kontrola stwierdziła w Klubie niedobór części komputerowych, tj. płyty ASUS A7V8X-X KT400 LAN, dysku HDD MAXTOR sl 12, karty muzycznej LGS 4 X SP oraz karty graficznej VGA HIS ATI, na ogólną kwotę brutto 1.075,77 zł. Ustaliła również, że Klub wykorzystywał do prowadzonej działalności nielegalne oprogramowanie komputerowe, co stanowiło podstawę do zawiadomienia Policji przez Prezydenta Miasta Szczecina o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez pracowników Klubu, polegającego na paserstwie programów komputerowych oraz przewłaszczeniu mienia (art. 18§1, 278§2, 284, 293 KK oraz art. 118 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 80 poz. 904 ze zm.)). Stwierdzono ponadto, że główny księgowy Klubu wykorzystywał
w godzinach pracy sprzęt komputerowy Klubu do prowadzenia księgowości innej firmy.

Kontrola wykazała, że ówczesny dyrektor Klubu oraz główny księgowy Klubu świadomie zawarli w 2004 r. 5 umów zlecenia na łączną kwotę 6.837 zł, gdzie zleceniobiorcą był Pan W., podczas gdy faktycznie wykonywał je Pan M. Było to niezgodne z zapisami tych umów, z których wynikał obowiązek osobistego wykonania zleceń. Wypłat wynagrodzeń Panu M. z tytułu wykonania ww. umów, dokonywał gotówką kasjer Klubu. Celem powyższego, wg oświadczenia Pana M., było uniknięcie skierowania do jego wynagrodzenia prowadzonej egzekucji komorniczej. Wobec czego Prezydent Miasta Szczecina zawiadomił Policję o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu polegającego na: udaremnieniu wykonania orzeczenia sądu w celu uszczuplenia zaspokojenia wierzyciela - przez Pana M. (art. 300§2 KK), pomocnictwie w popełnieniu ww. czynu zabronionego - przez ówczesnego dyrektora, głównego księgowego i kasjera Klubu (art. 18§3 KK w związku z art. 300§2 KK) oraz poświadczaniu nieprawdy poprzez potwierdzanie wykonania umowy przez inną osobę - przez ówczesnego dyrektora Klubu (art. 271 KK).

Kontrola ustaliła, że od 1996 r. nie zawarto umowy notarialnej w celu powstania ograniczonego prawa rzeczowego na rzecz Klubu, mimo że Prezydent Miasta Szczecina wskazał tę nieprawidłowość w wystąpieniu pokontrolnym z dnia
22 grudnia 2003 r. i zalecił zawarcie takiego aktu na podstawie umowy z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie nieodpłatnego użytkowania nieruchomości będącej siedzibą Klubu (zw. dalej umową użytkowania). W badanym okresie Klub dwukrotnie zwracał się z prośbą do Urzędu Miejskiego w Szczecinie (zw. dalej UM) o sporządzenie ww. umowy notarialnej, jednakże nie otrzymał żadnej odpowiedzi. Wydział Kultury UM (zw. dalej WKu) przekazał prośbę Klubu do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (zw. dalej WGN), który dopiero w 2004 r. podjął nieskuteczne działania w tej kwestii. Przyczyną niezawarcia aktu po 1998 r. była konieczność wznowienia procedury (oddania Klubowi w nieodpłatne użytkowanie ww. nieruchomości) w związku ze zmianą przepisów dotyczących gospodarowania nieruchomościami. Zarząd Miasta Szczecina ustanowił nieodpłatne użytkowanie omawianej nieruchomości (uchwała Nr 20/96 z dnia 25 stycznia 1996 r.), mimo że wg art. 4 ust. 1 pkt.1 lit. a uchwały Nr XLVII/673/94 Rady Miejskiej w Szczecinie z dnia 21 marca 1994 r. w sprawie określenia zasad gospodarowania przez Zarząd Miasta majątkiem gminy Szczecin dotyczących: nabywania, zbywania i obciążania zabudowanych i niezabudowanych nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, był on uprawniony do ustanawiania ograniczonych praw rzeczowych na komunalnych nieruchomościach gruntowych w zakresie odpłatnego korzystania z nieruchomości w granicach wyznaczonych zawartą umową. WGN mimo posiadania wiedzy o powyższym oraz kompetencji do realizacji zadań w zakresie oddawania w użytkowanie nieruchomości Miasta, powiatu, Skarbu Państwa, nadanych przez Prezydenta Miasta Szczecina, nie podjął w badanym okresie żadnych działań zmierzających do uregulowania stanu prawnego nieruchomości będącej siedzibą Klubu.

W 2004 r. Klub, bez zgody Prezydenta Miasta Szczecina, wynajmował i wydzierżawiał część pomieszczeń ww. nieruchomości, tj.: umowa najmu trzech sal, holu wraz z barem i zapleczem oraz wc dla personelu z dnia 30 września 1999 r. oraz umowa o wspólnym przedsięwzięciu z dnia 17 stycznia 2000 r., umowa najmu lokali użytkowych o pow. 55,52 m²z dnia 7 listopada 2003 r., umowa najmu lokalu użytkowego o pow. 32 m² z dnia 7 listopada 2003 r., umowa najmu lokalu użytkowego o pow. 18 m²z dnia 9 grudnia 2003 r., umowa najmu powierzchni parkingowej na dziedzińcu Klubu z dnia 4 stycznia 2002 r., umowa dzierżawy pomieszczenia szatni o pow. 15,60 m²z dnia 1 października 2003 r., umowa o najem garażu o pow. 20 m²z dnia 27 października 2003 r., umowa najmu 3. garaży o łącznej pow. 60 m²z dnia 14 czerwca 2004 r., umowa najmu 1. miejsca parkingowego na dziedzińcu Klubu z dnia 1 marca 2004 r. Powyższe było naruszeniem postanowienia zawartego w §9 umowy użytkowania, wg którego Klub nie mógł bez zgody Właściciela oddać przedmiotu umowy osobom trzecim w dzierżawę, najem lub do używania w całości lub w części.

Do końca 2004 r. Klub nie uzyskał zgody na zawarcie ww. umów, mimo że w dniu 28 stycznia 2004 r. zwrócił się z pisemną prośbą do WKu (do wiadomości Prezydenta Miasta Szczecina) o wyrażenie zgody na 3 zawarte umowy, a w dniu 15 grudnia 2004 r. do WGN (do wiadomości WKu) z prośbą o odstąpienie od nałożonego obowiązku zwracania się do właściciela nieruchomości o wyrażenie zgody na każdorazowy wynajem pomieszczenia. Ówczesny dyrektor Klubu wyjaśnił, że brak odpowiedzi na ww. pisma, uważał „za akceptację”, zaś obecny dyrektor WKiDK oświadczył, że „stroną umów użytkowania czy najmu obiektów lub lokali komunalnych (...) nigdy nie był WKu, lecz dyrektorzy poszczególnych placówek. Za dopełnienie wszelkich formalności wynikających z zawartych umów odpowiada dyrektor instytucji, jako strona tej umowy”.

Wg kolejnych regulaminów organizacyjnych UM oraz szczegółowych zakresów zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne UM obowiązujących od 2004 r., do zadań Wydziału Kultury i Promocji (zw. dalej WKiP), WKu i WKiDK w zakresie nadzoru nad działalnością miejskich placówek i instytucji kulturalnych należała m.in. koordynacja oraz nadzór nad działalnością miejskich instytucji kultury w zakresie zarządzania i organizacji, a także analiza merytoryczna budżetów tych instytucji.
Do zadań WGN w zakresie prowadzenia spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami Miasta, powiatu oraz Skarbu Państwa należało zaś m.in. oddawanie ich w użytkowanie. Wg oceny kontrolujących, koordynacja oraz nadzór nad działalnością miejskich instytucji kultury w zakresie zarządzania i organizacji a także współpraca międzywydziałowa z WGN, obejmowała również tematykę związaną z użytkowaniem nieruchomości miejskich przez instytucje kultury.

Kontrola sprawozdań składanych przez Klub w UM wykazała, że nie oddawały one rzetelnego obrazu przychodów i kosztów jednostki. Stwierdzono liczne niezgodności pomiędzy danymi wynikającymi z prowadzonej w Klubie ewidencji a danymi zawartymi w sprawozdaniach za 2003 i 2004 r.

W przychodach wykazanych w sprawozdaniu za 2003 r. wystąpiły różnice w pozycjach: „pozostałe usługi” – zaniżono o kwotę 4.864,96 zł (tj. zawyżono o 6.233,40 zł. ze sprzedaży produktów (konto 710-00), których nie wyszczególniono w sprawozdaniu, a zaniżono o 11.098,36 zł ze sprzedaży usług reklamy (konto 720-05); „środki otrzymane z zewnątrz” - zawyżono o kwotę 11.098 zł, tj. o wartość przychodów ze sprzedaży usług reklamy dla sponsorów imprez.
W sprawozdaniu za 2003 r. wystąpiły również niezgodności w ujmowaniu kosztów w pozycjach: „pozostałe usługi materialne” - zaniżono o kwotę 6.481,44 zł., która została błędnie zaliczona do „pozostałych usług niematerialnych”; „koszty operacyjne” – zawyżono o kwotę 9.227,52 zł (tj. zawyżono o 5.871,32 zł odsetek, których nie wyszczególniono w sprawozdaniu; o 3.390,50 zł operacji bankowych, o które zaniżono pozycję „inne koszty rodzajowe”; o 296 zł rozliczeń międzyokresowych, które nie były kosztem roku 2003 oraz zaniżono o 164,74 zł odpisu aktualizującego należność). Konsekwencją powyższych nieprawidłowości było błędne wykazanie w sprawozdaniu za 2003 r. wartości „wyniku finansowego”, który zaniżono o kwotę 131,04 zł. Kontrola wykazała również, że wykazany w sprawozdaniu stan środków obrotowych w Klubie na dzień 31 grudnia 2003 r. został zawyżony o kwotę 29.546,65 zł, ponieważ należności zawyżono o 1.406,50 zł (tj.: zaniżono o 6.712 zł, a zawyżono o 8.118,50 zł) a zobowiązania zaniżono o 28.140,15 zł.

W przychodach wykazanych w sprawozdaniu za 2004 r. wystąpiły różnice w pozycjach: „sprzedaż usług (bilety)” – zaniżono o kwotę 4.956 zł (tj. o 3.061 zł, które błędnie ujęto w „środkach otrzymanych z zewnątrz” oraz o 1.895 zł ze sprzedaży biletów, których nie wykazano w sprawozdaniu); „pozostałe usługi” – zawyżono o kwotę 2.899 zł (tj. zawyżono o 4.899 zł ze sprzedaży produktów (konto 710-00), których nie wyszczególniono w sprawozdaniu, a zaniżono o 4.000 zł ze sprzedaży usług reklamy (konto 720-05 i 760-04); „środki otrzymane z zewnątrz” - zawyżono o kwotę 10.579 zł, (tj. o 3.061 zł ze sprzedaży biletów, o 4.000 zł ze sprzedaży usług reklamy oraz o 3.518 zł z tytułu zwrotu kosztów remontu, których nie ujęto w pozycji „inne źródła”). W sprawozdaniu za 2004 r. wystąpiły również nieprawidłowości w ujmowaniu kosztów w pozycjach: „amortyzacja” – zaniżono o kwotę 1.762,21 zł, będącą wartością środków trwałych odpisywanych w koszty w momencie przyjęcia do użytkowania; „zużycie materiałów i paliwa” – zawyżono o kwotę 323,36 zł, która była kosztem roku następnego z tytułu prenumeraty czasopism; „koszty operacyjne” – zawyżono o kwotę 7.429,87 zł (tj. o 3.447,32 zł kosztów finansowych, których nie wyszczególniono w sprawozdaniu oraz 3.982,55 zł operacji bankowych, o które zaniżono pozycję „inne koszty rodzajowe”). Konsekwencją powyższych nieprawidłowości było błędne wykazanie w sprawozdaniu za 2004 r. wartości „wyniku finansowego”, który zaniżono o kwotę 456,47 zł (tj. zaniżono wg ewidencji konta wynik finansowy (860-00) o 2.218,68 zł, a zawyżono o 1.762,21 zł ww. odpisu środków trwałych). Kontrola stwierdziła poza tym, że wykazany w sprawozdaniu stan środków obrotowych w Klubie na dzień 31 grudnia 2004 r. został zawyżony o kwotę 3.325,35 zł, w związku z niezmniejszeniem należności o odpisy aktualizujące.

Po zakończeniu czynności kontrolnych Klub sporządził korekty sprawozdań za 2003 r. i 2004 r., ale nie skorygował w nich ww. nieprawidłowości.Kontrola wykazała, że plan kont Klubu nie był dostosowany do potrzeb sprawozdawczości. Nie uwzględniono w nim bowiem analityki do konta pozostałe usługi obce (404-09) z podziałem na usługi materialne i niematerialne, co było przyczyną nieprawidłowego ich wykazywania w sprawozdaniach; konta syntetycznego pozostałe przychody z majątku, a ujęte w sprawozdaniach przychody tego rodzaju ewidencjonowano wraz z przychodami ze sprzedaży usług reklamy na koncie przychody ze sprzedaży usług (720-00). Ponadto na koncie pozostałe przychody operacyjne (760-00) ewidencjonowano m.in. dotacje podmiotowe otrzymane i dotacje podmiotowe inne rozliczone (konto 760-01 i 760-02), mimo że katalog pozycji wchodzących w skład pozostałych przychodów operacyjnych, wymieniony w art. 3 ust. 1 pkt 32. uor nie uwzględniał dotacji. Salda kont rozrachunkowych Klubu (tj. 200-103003, 230-01, 230-03), stanowiły kompensatę różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, co było niezgodne z art. 7 ust. 3 uor.

Powyższe nieprawidłowości wynikały z braku, w opracowanych przez ówczesnego dyrektora Klubu zasadach rachunkowości, opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz metod wyceny aktywów i pasywów. Nie zawierały one ponadto wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu użytkowanego (od 1 stycznia 1999 r.) systemu finansowo–księgowego, zawierającego wykaz procedur i funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, mimo że wg art. 10 ust. 1 uor, Klub powinien posiadać dokumentację zawierającą ww. dane.

Nieprawidłowości dotyczyły też sposobu prowadzenia rachunkowości przez głównego księgowego Klubu w okresie 2003 – 2004 r. Przychody z tytułu sprzedaży biletów na warsztaty fotograficzne i studium piosenki w 2003 r. oraz na warsztaty fotograficzne i bal sylwestrowy w 2004 r., zaewidencjonowano bowiem na koncie wpływy pozostałe z działalności kulturalnej (700-03) wraz z dotacjami celowymi na zadania zlecone przekazanymi przez UM. W 2004 r. sprzedaż usług reklamy wynosiła 4.000 zł, natomiast na koncie przychody ze sprzedaży usług reklamy (720-05) zaewidencjonowano jedynie 2.000 zł. Powyższe wskazuje również na niezachowanie wymaganej art. 5 ust. 1 uor zasady kontynuacji działalności, wg której Klub był zobowiązany stosować przyjęte zasady rachunkowości w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Kontrola stwierdziła ponadto, że Klub nie skorygował do dnia zakończenia kontroli deklaracji ZUS DRA za miesiące od kwietnia do września 2003 r., mimo przekazania do ZUS w październiku 2003 r. niesłusznie odliczonej od składek ubezpieczeniowych w tym okresie kwoty 6,29 zł z tytułu wynagrodzenia dla płatnika składek.

Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości w ewidencjonowaniu środków trwałych w Klubie, ponieważ odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe środków trwałych dokonywane były na podstawie błędnie zaktualizowanych wartości tych środków.
W 2004 r. na koncie amortyzacja zaewidencjonowana była kwota 2.980 zł, rzeczywista jej kwota wynosiła 4. 228,26 zł. Środki trwałe Klubu nie były ponadto oznakowane symbolami inwentarzowymi (na niektórych widniały numery niezgodne z ewidencyjnymi), co uniemożliwiało ich identyfikację, a w związku z tym utrudniało właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji i powiązanie jej wyników z zapisami ksiąg rachunkowych. Powyższe uniemożliwiało uzyskanie wymaganego przepisem art. 24 ust. 2 uor kryterium rzetelności ksiąg rachunkowych, poprzez zgodność ich zapisów ze stanem rzeczywistym.

Kontrola ustaliła także, że wg §6 ust. 1 Zarządzenia Dyrektora Klubu z dnia 2 stycznia 2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, obowiązek prowadzenia pozaksięgowej ewidencji przedmiotów o okresie używania dłuższym niż rok oraz wartości niższej od 3.500 zł (zw. dalej pozostałymi środkami), ówczesny dyrektor Klubu powierzył „komórce merytorycznej”, której nie określił w ww. zarządzeniu ani w strukturze organizacyjnej Klubu. Odpis z tytułu zakupu pozostałych środków (zawartych w ewidencji księgowej) w kosztach zużycia materiałów, zamiast w kosztach amortyzacji. Powyższa nieprawidłowość wynikała z dyspozycji dyrektora Klubu zawartej w ww. zarządzeniu.

Ustalono ponadto, że Klub wystawił faktury czynszowe za lipiec 2004 r. dla 3. kontrahentów dopiero w dniu 4 sierpnia 2004 r., co było niezgodne z postanowieniami zawartych umów najmu, wg których czynsz miał być płatny do końca lipca 2004 r.

Stwierdzono również, że Klub nie obciążył dzierżawcy kwotą 183 zł za dzierżawę szatni w kwietniu 2004 r., mimo że wg zawartej umowy dzierżawy, miał on po otrzymaniu faktury płacić Klubowi czynsze najmu do końca każdego miesiąca za miesiąc ubiegły. Powyższe był niedopełnieniem obowiązków przez ówczesnego dyrektora Klubu w zakresie należytego gospodarowania mieniem W ocenie kontrolujących brak rzetelnej analizy celowości i opłacalności wydawania Dwumiesięcznika Kulturalnego „Pogranicza” (zw. dalej Pograniczami) był również niegospodarnością w wydatkowaniu środków publicznych. Przyznane na ten cel dotacje z budżetu Miasta i Ministerstwa Kultury wynosiły łącznie 75.400 zł w 2003 r. i 78.000 zł w 2004 r., natomiast wpływy z tytułu sprzedaży Pograniczy stanowiły odpowiednio 2.933 zł (3,8% dotacji) i 2.375 zł (3%). Podczas kontroli ustalono, że 47,3% nakładu z 2003 r. i 52,8% z 2004 r. znajdowało się w archiwum Klubu. Stwierdzono ponadto, że 69,6% rozchodu Pograniczy z 2003 r. i 80,6% z 2004 r. stanowiło egzemplarze gratisowe, których dystrybucja była dodatkowym kosztem dla Klubu (zwłaszcza w przypadku wysyłek za granicę).

Kontrola stwierdziła liczne nieprawidłowości w udzielaniu przez Klub zamówień publicznych. W przeprowadzonym w 2003 r. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na druk Szczecińskiego Dwumiesięcznika Kulturalnego „Pogranicza” (zw. dalej postępowaniem na druk 2003) nie określono kwoty, jaką zamawiający przeznaczył na druk 2003, ani wartości zamówienia, przez co wg art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.), (zw. dalej uozp), należało rozumieć wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością - bez podatku od towarów i usług (VAT).

Umowę ze spółką (na łączną kwotę 21.000 zł) zawartą przez ówczesnego dyrektora Klubu, w wyniku przeprowadzonego postępowania na druk 2003, ze strony ww. spółki podpisał 1 z 3. wspólników, mimo że wg działu 2. wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego (znajdującego się w dokumentacji Klubu) w takich przypadkach uprawnieni do reprezentowania spółki byli: inny wspólnik lub jego pełnomocnik i jeden z pozostałych wspólników lub ich pełnomocnik.

W przeprowadzonym w 2004 r. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę na druk Pograniczy (zw. dalej postępowaniem na druk 2004) Klub skierował za pośrednictwem telefaxu zaproszenia do składania ofert do 3. wykonawców, co było niezgodne z przepisami art. 67 uozp, wg którego powinien je skierować do co najmniej czterech wykonawców oraz art. 21 ust. 1-3 uozp, wg którego wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiających wymagały formy pisemnej, a jeżeli strony porozumiały się w innej formie, treść przekazanej informacji musiała zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie. W zaproszeniach tych nie ustalono ponadto wymagań stawianych oferentom, dotyczących spełnienia warunków określonych w art. 19 uozp, na podstawie których wykluczało się wykonawców z ubiegania o udzielenie zamówienia publicznego. Klub dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej nie wzywając oferentów do złożenia ofert dodatkowych, mimo że obowiązek taki wynikał z art. 69 ust. 2 i 3 uozp, ponieważ w postępowaniu na druk 2004 zostały złożone oferty o takiej samej cenie. W dokumentacji podstawowych czynności (zw. dalej dpc) nie podano, wymaganych art. 15 ust. 1, art. 25 i art. 26 uozp, powodów zastosowania przez Klub trybu zapytania o cenę.

Umowę ze spółką jawną (na łączną kwotę 24.495) zawartą przez ówczesnego dyrektora Klubu, w wyniku przeprowadzonego postępowania na druk 2004, ze strony ww. spółki podpisał, podobnie jak w postępowaniu na druk 2003, tylko 1 z 3. wspólników. Klub ponadto dokonał zmiany (zwiększenia o 122 zł) kwoty umownej tylko na podstawie notatki służbowej, mimo że wg art. 74 uozp, umowy w sprawach zamówień publicznych wymagały pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagały innej formy szczególnej.

Ogłoszenie o przeprowadzonym w 2003 r. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na remont instalacji centralnego ogrzewania w budynku Klubu (zw. dalej postępowaniem na remont CO) nie zawierało kryteriów oceny ofert, określenia sposobu uzyskania formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, wymaganych przepisami art. 30 pkt 9 uozp. W dokumentacji postępowania na remont CO nie było ponadto zarządzenia dyrektora Klubu powołującego komisję przetargową, której przewodniczącym (wg dpc) był ówczesny dyrektor Klubu. Tymczasem, wg art. 20a ust. 2 i 3 uozp, członkowie komisji przetargowej powinni przygotowywać i przeprowadzać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a kierownik jednostki zatwierdzać propozycję komisji, dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej.

W dokumencie „Istotne warunki Przetargu” (zw. dalej IWZ), który nie był zatwierdzony przez ówczesnego dyrektora Klubu, w opisie przypadków odrzucenia ofert nie uwzględniono obowiązku, o którym mowa w art. 27a. ust. 1 uozp, odrzucenia oferty, jeżeli zawierała ona błędy w obliczeniu ceny. Wg IWZ, dokumentem wymaganym w ofercie był m.in. kosztorys ofertowy sporządzony zgodnie z zarządzeniem Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia
15 lipca 1996 r. w sprawie metod kosztorysowania obiektów i robót budowlanych (M.P. Nr 48 poz. 461), które z dniem 30 marca 2001 r. zostało uchylone ustawą z dnia 22 grudnia 2000 r. o zmianie niektórych upoważnień ustawowych do
wydawania aktów normatywnych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 120 poz. 1268). Dokument IWZ nie zawierał ponadto, elementów wymaganych art. 35 ust. 1 uozp, tj. pożądanego terminu wykonania umowy oraz wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Żadna z 3. ofert, które wpłynęły w postępowaniu na remont CO, nie została odrzucona (wg art. 27a uozp), mimo że nie zostały złożone na formularzu ofertowym załączonym do IWZ, nie zawierały wymaganych w IWZ dokumentów, tj. aktualnego dokumentu dopuszczającego oferenta do obrotu prawnego (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej), wykazu przynajmniej dwóch prac podobnych do przedmiotu niniejszego postępowania, referencji, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej obejmującej swoim zakresem przedmiot niniejszego postępowania przez minimum 1 rok. Nie zawierały również oświadczeń oferenta z art. 22 ust. 2 uozp i o preferencjach krajowych oraz oświadczeń o związaniu ofertą przez czas wskazany w IWZ, a także o zobowiązaniu do podpisania umowy na warunkach podanych w IWZ. Wobec powyższego postępowanie na remont CO, wg art. 27 b ust 1 uozp, powinno zostać unieważnione, ponieważ wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu. W dpc zapisano, że oferty nr 2 i 3 zostały odrzucone, nie mniej jednak jako przyczynę odrzucenia podano kolejno niezaoferowanie najniższej ceny oraz zaoferowanie najwyższej ceny i najdłuższego terminu wykonania, a wg art. 27a uozp w katalogu przyczyn zobowiązujących do odrzucenia oferty nie było tej, wymienionej przez Klub. W dokumentacji postępowania na CO nie było oświadczeń członków komisji przetargowej z art. 20 ust. 2 uozp, wg którego osoby występujące w imieniu zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składały oświadczenia pisemne o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 ww. artykułu. W wyniku tak przeprowadzonego postępowania na CO, Klub zawarł umowę (na kwotę 91.663,76 zł brutto) z wykonawcą, w której nie określono wartości, od jakiej miałyby być liczona kara umowna. Stwierdzono również nieprawidłowości w realizacji umowy, zawarto bowiem aneks (na którym nie było podpisu głównego księgowego) na roboty dodatkowe nieuwzględnione w zaproszeniu oraz IWZ, co było niezgodne z art. 72 ust.3 uozp. Dokonano ponadto ręcznych poprawek kwoty umownej, w sposób uniemożliwiający ustalenie jej wielkości, zidentyfikowanie autora poprawek i określenie daty ich dokonania.

Kontrola wykazała ponadto, że Klub udzielił zamówienia publicznego na usługi dozoru mienia w roku 2003 na kwotę 36.009 zł, a w roku 2004 na kwotę 36.260 zł z pominięciem przepisów uozp. W 2003 r. usługi dozoru mienia świadczone były na podstawie 3. umów zawartych przez ówczesnego dyrektora Klubu, których łączna wartość w 2003 roku przekroczyła równowartość wyrażonej w złotych kwoty 3000 euro, od której wg art. 6 ust 1. pkt 7 uozp uzależnione było stosowanie przepisów uozp.

W 2004 r. dyrektor Klubu zawarł 3. umowy na czas określony do dnia 31 grudnia 2004 r., które aneksami z dnia 1 grudnia 2004 r. "przedłużono na czas nieokreślony", mimo że wg art. 142 ust.1i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 ze zm.), umowy zawierało się na czas oznaczony, a zawarcie umowy, której przedmiotem były świadczenia okresowe lub ciągłe, na okres dłuższy niż 3 lata, wymagało zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Klub w 2004 r. nie stosował przepisów uozp w zakresie usług dozoru mienia, mimo że ich wartość w 2004 r. przekroczyła równowartość wyrażonej w złotych kwoty 6.000 euro, od której wg art. 6 ust 1. pkt 7 uozp uzależnione było stosowanie przepisów uozp.

Kontrola stwierdziła również, że ówczesny dyrektor Klubu w dniu 28 lutego 2004 r. poinformował pisemnie 2. dozorców o rozwiązaniu z dniem 1 marca 2004 r. zawartych z nimi umów, mimo że z dniem 31 grudnia 2003 r. upłynął czas, na jaki zawarto ww. umowy. W 2004 r. dyrektor Klubu nie zawarł z nimi nowych umów, a mimo tego nadal świadczyli oni usługi dozoru mienia na rzecz Klubu w miesiącu styczniu i lutym.

Kontrola wykazała również liczne nieprawidłowości w dokumentacji Klubu. Stwierdzono bowiem, że nie prowadzono rejestru zarządzeń dyrektora Klubu, a do kontroli przedstawiono tylko jedno takie zarządzenie (Nr 3/2003) z okresu 2003-2004 r. Nie było także wszystkich zarejestrowanych umów o dzieło (m.in. 91/2004 322/2004). Umowy o dzieło (sporządzane dopiero po ich wykonaniu) nie posiadały prawidłowej numeracji, niejednokrotnie nie określano w nich formy i terminu zapłaty a w rejestrach umów ewidencjonowano je z błędnymi kwotami i okresami obowiązywania. Nie prowadzono rejestru pozostałych umów zawieranych przez Klub, a przedstawiony do kontroli wykaz nie zawierał wszystkich obowiązujących w kontrolowanym okresie umów (4 z 19. skontrolowanych umów). Ponadto podstawę do sporządzania sprawozdań merytorycznych z działalności Klubu stanowił niestarannie prowadzony (w formie brudnopisu) zeszyt pn. Plan imprez. Osobą odpowiedzialną za powyższe była pracownica, której powierzono prowadzenie sekretariatu Klubu, w tym rejestrów zawartych umów, planowanych imprez oraz książki zarządzeń.

Kontrola wykazała również, że ww. pracownica, posługując się pieczątką "z up. dyrektora" podpisywała dokumenty Klubu (tj. plany finansowe, sprawozdania finansowe, faktury, pisma itd.) wyłącznie na podstawie ustnego polecenia ówczenego dyrektora Klubu, bez stosownego pisemnego upoważnienia. Posługiwała się również pieczątką "specjalista ds. Programowych", mimo że regulamin organizacyjny Klubu nie uwzględniał takiego stanowiska.

W kontrolowanym okresie, nie wpłynęły do WKiAW z Klubu (a w konsekwencji i z WKu) kwartalne informacje o niewystępowaniu lub występowaniu zjawisk, o których mowa w Zarządzeniu Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu” ze zm., WKu nie poinformował bowiem Klubu o obowiązku składania takich informacji.

Kontrola stwierdziła nieprawidłowości w sprawowaniu przez WKu i WKiP nadzoru i kontroli w Klubie, polegające przede wszystkim na braku dostatecznej kontroli bieżącej działalności Klubu, niedostatecznym nadzorze nad realizacją zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych Prezydenta Miasta Szczecina w związku z kontrolami przeprowadzonymi w 2003 r. przez WKiAW, jak również nierzetelnym badaniu planowanych i realizowanych przychodów oraz kosztów Klubu. Nadzór nad wydatkowaniem przez Klub środków publicznych, sprawowany przez ww. wydziały polegał jedynie na zatwierdzaniu planów finansowych i sprawozdań z ich realizacji, bez poddania ich jakiejkolwiek weryfikacji. Efektem powyższego były liczne błędy w zarządzaniu gospodarką finansową i gospodarowaniu mieniem Klubu.
W opinii ww. wydziałów jednym z instrumentów (i dowodem) sprawowania nadzoru i kontroli nad Klubem było organizowanie spotkań przedstawicieli tych wydziałów z ówczesnym dyrektorem Klubu, których to działań nie udokumentowano (np. w postaci list obecności, protokołów spotkań, ewidencji wyjść służbowych, potwierdzeń odbioru pisemnych informacji).

Należy jednak podkreślić, że WKu przestrzegał obowiązku kontrolowania realizacji zadań dofinansowanych przez administrację rządową w 2004 r., przeprowadził bowiem w Klubie kontrolę w ramach realizacji porozumienia pomiędzy Ministrem Kultury a Miastem Szczecin dotyczącym finansowania lub dofinansowania zadań z zakresu kultury ze środków z dopłat do stawek w grach stanowiących monopol państwa - Wydawanie i promocja w roku 2004 czasopisma Pogranicza (nr 3 i 4).

Prezydent zalecił:

· Dyrektorowi Klubu, aby:

1. podjął skuteczne działania zmierzające do wyegzekwowania kwoty 1.356,89 zł, która stanowi niedobór gotówki w kasie Klubu,

2. zwiększył nadzór nad prowadzeniem kasy Klubu poprzez przeprowadzanie okresowych i bieżących kontroli kasy,

3. sporządzić i na bieżąco aktualizować wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych w Klubie oraz wzorów ich podpisów,

4. każdorazowo sprawdzać i zatwierdzać pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym (przez uprawnione osoby) dokumenty dot. wydatków Klubu przed dokonywaniem wydatków,

5. wyciągnął konsekwencje służbowe wobec kasjera Klubu w związku z przywłaszczeniem powierzonych mu środków pieniężnych Klubu i lekceważeniem obowiązków służbowych,

6. wyciągnął konsekwencje służbowe wobec głównego księgowego Klubu w związku z: niewywiązywaniem się z obowiązku przeprowadzania okresowych i bieżących kontroli kasy Klubu, używaniem do celów prywatnych ze sprzętu komputerowego Klubu,

7. sporządzać i przekazywać za pokwitowaniem do księgowania raporty kasowe na bieżąco,

8. oznakować dowody kasowe pozycją raportu kasowego, w którym je zaewidencjonowano,

9. przestrzegać ustalonej wysokości zapasu gotówki na niezbędne wydatki Klubu,

10. rozważył rozdzielenie w Klubie merytorycznej odpowiedzialności za wykonywane wydatki i prowadzenie kasy,

11. przestrzegać przepisów dotyczących ograniczeń w zakresie przyjmowania wpłat gotówkowych do kasy Klubu,

12. ustalił osoby odpowiedzialne i wyciągnął konsekwencje służbowe za powstały niedobór części komputerowych oraz podjął działania zmierzające do ich odzyskania,

13. uregulował w formie zarządzenia kwestie dotyczące korzystania ze sprzętu komputerowego w Klubie, w tym w zakresie instalowania oprogramowania przez pracowników Klubu,

14. przestrzegać ustalonych, w zawartych umowach najmu, terminów wystawiania faktur czynszowych,

15. podjął działania zmierzające do wyegzekwowania należności w kwocie 183 zł od dzierżawcy,

16. doprowadzić sprawozdawczość Klubu za 2003 r. i 2004 r. do zgodności z ewidencją księgową,

17. zaktualizował opracowane zasady rachunkowości Klubu z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 uor,

18. przestrzegać zasady kontynuacji działalności wynikającej z art. 5 ust 1 uor,

19. każdorazowo uzyskiwał zgodę Prezydenta Miasta Szczecina na wynajem (dzierżawę) pomieszczeń w Klubie, wg §9 umowy użytkowania,

20. dostosował plan kont Klubu do potrzeb sprawozdawczości,

21. sporządzić korekty deklaracji ZUS DRA za miesiące od kwietnia do września 2003 r.,

22. przeprowadzić inwentaryzację, w celu ustalenia rzeczywistej wartości majątku Klubu, w tym oznakować środki trwałe inicjałami jednostki i numerami inwentarzowymi,

23. dokonał zmiany w Zarządzeniu Dyrektora Klubu z dnia 2 stycznia 2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w tym określił: zasady amortyzacji pozostałych środków zgodnie z uor, osoby odpowiedzialne za kontrolę i ewidencję pozostałych środków,

24. dokonał rzetelnej analizy celowości i opłacalności wydawania Pograniczy,

25. bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych,

26. opracował zasady udzielania zamówień publicznych,

27. przeszkolić pracowników Klubu odpowiedzialnych za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

28. rozwiązał umowy na usługi dozoru mienia, zawarte z pominięciem przepisów uozp,

29. bezzwłocznie przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie usług dozoru mienia (obsługi portierni Klubu),

30. wprowadził procedury nadzoru nad prowadzeniem dokumentacji Klubu, w tym książki zarządzeń, rejestrów umów, planu imprez, ewidencji pozostałych środków,

31. sporządzać umowy o dzieło przed ich wykonaniem,

32. zaktualizował zakresy obowiązków pracowników Klubu oraz zweryfikował ich upoważnienia o posługiwania się posiadanymi pieczątkami.

· Dyrektorowi WKiDK, aby:

1. objął w ramach koordynacji oraz nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury w zakresie zarządzania i organizacji a także współpracy międzywydziałowej z WGN, tematykę związaną z użytkowaniem przez nie nieruchomości miejskich,

2. dokonać rzetelnej analizy celowości i opłacalności wydawania Pograniczy, w celu zwiększenia efektywności wydatkowania udzielanych dotacji,

3. na bieżąco informował Klub o sprawach wynikających z pełnionego nadzoru i kontroli działalności instytucji kultury (z dokumentowaniem potwierdzenia odbioru),

4. dokumentować wszelkie działania podejmowane w ramach nadzoru i kontroli działalności Klubu,

5. rzetelnie analizować gospodarkę finansową Klubu poprzez szczegółową weryfikację danych zawartych w sprawozdaniach,

6. zwiększył nadzór nad działalnością Klubu, ze szczególnym uwzględnieniem efektywności gospodarowania majątkiem oraz przestrzegania zasad, formy i trybu udzielania zamówień publicznych,

7. opracować plan kontroli bieżącej działalności Klubu w ramach sprawowanego nadzoru,

8. monitorować, w ramach sprawowanego nadzoru, realizację przez dyrektora Klubu zaleceń Prezydenta Miasta Szczecina, zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym.

· Dyrektorowi WGN, aby:

1. bezzwłocznie uregulować stan prawny nieruchomości, będącej siedzibą Klubu.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2005/12/29
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2005/12/29 14:58:59

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2005/12/29 14:58:59	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli