Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 28 września do 28 października 2005 r. przeprowadził kontrolę w Filharmonii Szczecińskiej im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie (zw. Filharmonią) w zakresie stanu gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2004 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia grudnia 2005 r.

        Podstawowym zadaniem Filharmonii była działalność w sferze kultury artystycznej poprzez realizację koncertów muzycznych, ich prezentację oraz podejmowanie przedsięwzięć im towarzyszących w oparciu o zespół muzyczny.

        Filharmonia mogła prowadzić również działalność gospodarczą w zakresie działalności handlowej i gastronomicznej, a także wynajmu własnych składników majątkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W badanym okresie przychody Filharmonii wynosiły 4.614.331 zł i pochodziły głównie (w 87,5%) z dotacji z budżetu Miasta. Koszty stanowiły kwotę 4.624.650 zł, z czego kwota 3.669.399 zł, tj. 79,4% ogółu kosztów, dotyczyły wynagrodzenia wraz z narzutami.

        Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w niektórych kontrolowanych zagadnieniach dotyczących działalności Filharmonii.

        Wysokość przychodów własnych uzyskanych przez Filharmonię w 2004 r. wynosiła 505.566,01 zł, co stanowiło 11% osiągniętych przychodów. Jednym ze źródeł przychodów własnych była sprzedaż biletów. Z tego tytułu uzyskano kwotę 155.217,74 zł. Kontrola prowadzonej dokumentacji związanej ze sprzedażą biletów wykazała, że na biletach w bloczkach biletowych znajdowały się wpisane ceny biletów normalnych, natomiast tylko na niektórych biletach w części dotyczącej cen biletów ulgowych i specjalnych wpisywane były ich ceny, co mogło mieć wpływ na prawidłowe rozliczenie się ze sprzedanych biletów. Na uwagę zasługuje jednak fakt, że od maja 2005 r. do sprzedaży biletów wprowadzona została kasa fiskalna, która obecnie w znacznym stopniu ogranicza ryzyko wystąpienia nieprawidłowości związanych z rozliczaniem sprzedanych biletów. Ponadto stwierdzono, że na wystawionych w 2004 r. dowodach RW na bloki biletowe nie było podpisu osoby zatwierdzającej mimo, że obowiązująca w Filharmonii instrukcja w sprawie kontroli finansowej i obiegu dokumentów w rozdziale dowody magazynowe - dowód RW, wymagała zatwierdzania przez upoważnionego kierownika działu.

        Kontrola dochodów z tytułu wynajmu pomieszczeń wykazała, że mimo posiadania pokoi gościnnych i ustalenia ceny za ich korzystanie, w ewidencji nie stwierdzono dochodów z tego tytułu. Ustalono natomiast, że w 2004 r. z jednego z pokoi korzystał dyrektor artystyczny Filharmonii, bez uregulowania sprawy odpłatności za jego użytkowanie.

        W wyniku kontroli wydatków w zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że w stosowanej tabeli stanowisk pracy i odpowiadającym im kategoriach zaszeregowania nie było ustalonych wymagań w zakresie kwalifikacji do zajmowania danego stanowiska pracy, które byłyby pomocne przy doborze pracowników na odpowiednie stanowiska oraz ustaleniu kategorii zaszeregowania w zależności od posiadanego przygotowania zawodowego. Stwierdzono również, że do regulaminu wynagradzania włączono od 12.12.2001 r. tabelę nowych stawek wynagrodzeń zasadniczych i dodatku funkcyjnego, opracowaną na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 16.10.2001 r., bez wprowadzenia jej zarządzeniem dyrektora zmieniającym regulamin wynagradzania, do czego Dyrektor Filharmonii obligowały przepisy art. 241¹² § 2 pkt 1, w związku z art. 77² § 5 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, ze zm.). wg, których pracodawca jest zobowiązany: m.in. zawiadomić pracowników o zmianach dotyczących regulaminu wynagradzania.

        Kontrola akt osobowych (8 szt.) stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń i odpowiednich dodatków wykazała, że w dwóch przypadkach (z-cy głównej księgowej i kierownikowi biura koncertowego) przyznano dodatek funkcyjny w wysokości 35% wynagrodzenia zasadniczego mimo, że tabela miesięcznych stawek wynagrodzeń zasadniczych i dodatku funkcyjnego stanowiąca załącznik do regulaminu wynagradzania, określała ten dodatek w wysokości do 30%. W jednym przypadku stwierdzono natomiast naliczanie głównej księgowej 30% dodatku stażowego mimo, że według obowiązującego regulaminu wynagradzania pracownikom Filharmonii przysługuje dodatek za wysługę lat w wysokości 5% stawki miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach, wzrastający o 1% w każdym następnym roku, aż do osiągnięcia 20%.

        Kontrola przekazywania środków na fundusz świadczeń socjalnych wykazała, że do 31 maja 2004 r. przelano na rachunek środków socjalnych kwotę 33.141,57 zł, powinna to być kwota 55.793,98 zł (75% odpisu), a od początku roku do 30 września przekazano tylko kwotę 60.859,09 zł, podczas, gdy całkowity odpis w 2004 r. wynosił 74.391,97 zł. Natomiast według art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3.

        Kontrola dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia do 60.000 EURO na świadczenie usług poligraficznych wykazała, że członkowie powołanej Komisji przetargowej nie złożyli oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności wykluczających ich udział w wykonywaniu czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Nie złożyła takiego oświadczenia również Dyrektor Filharmonii. Obowiązek taki wynikał z art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, ze zm.), który stanowił że: osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności wykluczających ich udział w wykonywaniu czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

        Kontrola wydatków związanych z wypożyczaniem nut na odbywające się koncerty, które łącznie wynosiły kwotę 49.180,32 zł wykazała, że do faktur nie załączano zamówień na nuty ujęte w fakturze, co uniemożliwiało kontrolę prawidłowości obciążenia. Brak zamówień powodował także nie przestrzeganie zasad zawierania umów ustalonych w instrukcji obiegu dokumentów, w zakresie zamówień publicznych, według której “bez względu na wartość umowa wymaga formy pisemnej”.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Bieżące aktualizowanie regulaminu wynagradzania w oparciu o ustalenia wynikające z rozporządzeń Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury, w szczególności związanych z opracowywanymi nowymi tabelami miesięcznych stawek wynagrodzeń zasadniczych i dodatku funkcyjnego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.