Archiwum aktualności Biura Dialogu Obywatelskiego

Jednolity plik kontrolny w organizacji pozarządowej

Jednolity plik kontrolny od 1 stycznia 2018 r. dotyczy już wszystkich podmiotów, które są „vatowcami” - w tym organizacji pozarządowych. Od 1 lipca 2018 r. obowiązki związane z JPK obejmą kolejną grupę organizacji. Jakie to obowiązki i kto będzie się do nich stosował?

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Jesteśmy małym stowarzyszeniem. W mediach mówi się, że jednolity plik kontrolny jest już powszechnie obowiązujący. Nasze stowarzyszenie nie ma działalności gospodarczej, nic nie sprzedajemy - czy nas też dotyczy JPK?

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA

Jednolity plik kontrolny (JPK) to elektroniczny zbiór danych - baza informacji o operacjach gospodarczo-finansowych organizacji za dany okres. JPK został stworzony w celu przekazywania do administracji skarbowej dowodów księgowych oraz zestawu danych z ksiąg rachunkowych (podatkowych) - w postaci elektronicznej (a nie papierowej), dzięki czemu kontrole administracji skarbowej mają być sprawniejsze i bardziej efektywne. Schemat JPK ustala Ministerstwo Finansów.

Żeby sprostać obowiązkom związanym z JPK wystarczy posiadać odpowiedni program komputerowy do prowadzenia księgowości (większość aktualnych programów ma funkcje pozwalające na tworzenie i wysyłanie JPK). JPK jest tworzony przez program komputerowy, w którym jest prowadzona księgowość, na podstawie danych, które znajdują się w tym programie.

JPK niejedno ma imię

Trudno mówić o JPK ogólnie - obecnie funkcjonuje siedem struktur JPK, obejmujących różne dane:
1. JPK_VAT - ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
2. JPK_FA - faktury (zestawienie faktur)
3. JPK_KR - księgi rachunkowe
4. JPK_WB - wyciąg bankowy
5. JPK_MAG - magazyn (obrót magazynowy)
6. JPK_PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów
7. JPK_EWP - ewidencja przychodów

Od 1 stycznia 2018 JPK_VAT dotyczy wszystkich podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia ewidencji VAT i składania deklaracji VAT do urzędu skarbowego. Organizacja pozarządowa będąca czynnym podatnikiem VAT (dalej: „vatowcem”) wraz z deklaracją VAT-7 musi co miesiąc przesłać jednolity plik kontrolny z zestawieniami VAT. Jak na razie to jedyny plik, który musi być obligatoryjnie wysyłany do urzędu, bez wezwania, co miesiąc.

Od 1 lipca 2018 r NGO, które prowadzą elektroniczną księgowość będą zobowiązane do przekazywania pozostałych plików JPK – na żądanie administracji skarbowej. Bez wezwania tych JPK nie będzie trzeba przekazywać.

Małe stowarzyszenie słyszy w prasie czy w mediach o JPK i zastanawia się, czy dotyczą go obowiązki związane z jednolitym plikiem. Szukając odpowiedzi musi dowiedzieć się dwóch rzeczy:
1. które organizacje pozarządowe są czynnymi płatnikami VAT, a zatem już mają obowiązek wysyłać JPK_VAT (od 01.01.2018) oraz
2. czy istnieje obowiązek prowadzenia księgowości elektronicznej, a co za tym idzie tworzenia i wysyłania (na żądanie organów skarbowych) pozostałych plików JPK (od 01.07.2018).

Ustalamy: Kto jest płatnikiem podatku VAT?

Podatek VAT zazwyczaj jest kojarzony z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale tak naprawdę jest on związany z prowadzeniem sprzedaży - towarów lub usług. W organizacjach pozarządowych sprzedaż nie musi wynikać z prowadzenia działalności gospodarczej - może być prowadzona w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego.

Dla administracji skarbowej (a także do ustalenia obowiązku płacenia podatku VAT) nie ma znaczenia, czy NGO jest zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców (prowadzi działalność gospodarczą), tylko czy prowadzi sprzedaż towarów lub usług. Tak więc VAT może dotyczyć również organizacji pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale prowadzących działalność odpłatną pożytku publicznego.

Zwykle organizacja staje się aktywnym podatnikiem VAT jeśli jej sprzedaż przekroczy 200 tys. zł (dwieście tysięcy złotych) w ciągu roku.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług wszystkie podmioty (w tym organizacje pozarządowe) będące podatnikami VAT są zobowiązane do prowadzenia ewidencji VAT „w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych” oraz do wysyłania (co miesiąc) JPK_VAT do administracji skarbowej (bez wezwania).

Ustalamy: Jak prowadzona jest księgowość? Czy elektronicznie?

Zgodnie z Ordynacją podatkową wszystkie podmioty (w tym organizacje pozarządowe) prowadzące księgowość elektronicznie (przy pomocy programów komputerowych) będą zobowiązane do tworzenia i wysyłania pozostałych plików JPK, począwszy od 1 lipca 2018 r. – ale tylko na wezwanie administracji skarbowej. Bez wezwania nie wysyłają JPK. Program komputerowy służący do prowadzenia księgowości musi więc umożliwiać tworzenie i wysyłanie plików JPK.

JPK jest więc ściśle powiązany z prowadzeniem księgowości w formie elektronicznej. Prowadząc księgowość w formie papierowej nie da się stworzyć JPK. Czy wszyscy muszą prowadzić księgowość za pomocą programów komputerowych? Nie wszyscy.

Elektroniczni „vatowcy”
Przymus księgowości elektronicznej dotyczy organizacji będących podatnikami VAT – z tym, że obowiązek księgowości elektronicznej nie dotyczy właściwie całej księgowości, a jedynie ewidencji VAT. W praktyce prowadzenie ewidencji VAT elektronicznie bardzo często wiąże się z prowadzeniem całej księgowości przy pomocy programów komputerowych. NGO, które prowadzą elektroniczną ewidencję VAT wysyłają co miesiąc JPK_VAT, a także - ponieważ ustaliliśmy, że prowadzą księgowość w komputerze – tworzą i wysyłają „na żądanie” pozostałe pliki JPK.

Papierowi „nie-vatowcy”
Organizacje, które nie są „vatowcami” (czyli najczęściej takie, które nie prowadzą żadnej sprzedaży) mogą prowadzić księgowość w formie papierowej - jeśli jest im tak wygodnie. Warto tutaj zauważyć, że prowadzenie księgowości w Excelu - specjalnie do tego przygotowanym - to też prowadzenie księgowości elektronicznej. Ale już używanie Excela do tego, żeby tylko obliczyć jakieś kwoty (np. coś zsumować, a potem przepisać sumę do dokumentu papierowego), nie jest księgowością elektroniczną, tylko papierową.

Prowadzenie księgowości papierowej nie rodzi obowiązku sporządzania JPK. Ale oczywiście administracja skarbowa ma nadal prawo prowadzić kontrole – tyle, że nie może żądać JPK.

Odpowiadając na pytanie

Jeśli małe stowarzyszenie nie jest „vatowcem” (nie jest aktywnym podatnikiem VAT) to przed 1 lipca 2018 r. nie było ono objęte obowiązkami związanymi z JKP. To czy obowiązki te pojawią się w stowarzyszeniu po 1 lipca 2018 r. zależy od tego czy NGO prowadzi księgowość w formie elektronicznej czy papierowej. Jeśli w formie papierowej – nie ma obowiązku tworzenia JPK. Jeśli natomiast stowarzyszenie prowadzi księgowość za pomocą programu komputerowego, musi być gotowe do stworzenia i przesłania JPK na wezwanie urzędu skarbowego.

Na koniec: nieunikniona księgowość elektroniczna

Na koniec warto podkreślić jedną rzecz – wymóg prowadzenia elektronicznej dokumentacji i księgowości to proces postępujący. Nawet jeśli obecnie dana organizacja pozarządowa nie ma takiego obowiązku, to trzeba się liczyć, że w niedługiej przyszłości może się on pojawić. Świadczy o tym sam proces wdrażania JPK (trwający od 2016 r.), a także konsekwentne zmiany w ustawie o rachunkowości, ustawach podatkowych czy ustawie o KRS, wprowadzające elektroniczne sposoby komunikacji z organami państwa.

o jednolitym pliku kontrolnym w PORADNIK.NGO.PL

Podstawa prawna:

• Ordynacja Podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U.2018.800 t.j. z dnia 2018.04.27)

Art. 193a
§ 1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
§ 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
§ 3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Art. 82
(...)
§ 1b. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.

Art. 262
(...)
§ 1a. Jeżeli stroną jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, organ podatkowy może ukarać karą porządkową osobę, która według przepisów dotyczących ustroju danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej jest jej ustawowym reprezentantem, członkiem organu uprawnionego do jej reprezentowania lub jest upoważniona do prowadzenia jej spraw. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio.

• Ustawa z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221)

Art. 109
(…)
3. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
(…)

8a. Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane z dnia 24 czerwca 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 932)

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: www.poradnik.ngo.pl/zapytaj.

źródło: www.poradnik.ngo.pl