Archiwum aktualności Biura Dialogu Obywatelskiego

We wrześniu 2014 roku zostało uchylone rozporządzenia o szczególnych zasadach rachunkowości dla podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej. Dotyka to zdecydowanej większości organizacji pozarządowych, które korzystając z tego rozporządzenia, sporządzały coroczne, obowiązkowe sprawozdania finansowe. O tym, co oznacza to dla stowarzyszeń i fundacji, rozmawiała przedstawicielka ngo.pl z ekspertami serwisu poradnik.ngo.pl :

Alina Gałązka, ngo.pl: – Jakie są konsekwencje dla stowarzyszeń i fundacji uchylenia rozporządzenia o szczególnych zasadach rachunkowości dla podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej?

Ewa Kolankiewicz, Krzysztof Śliwiński: – Sprawozdania za 2014 rok muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości. Co to oznacza? Organizacje pozarządowe mają do wyboru dwa tryby sporządzania sprawozdań. Pierwszy to znany już od lat wzór sprawozdania, którego już teraz używają organizacje-przedsiębiorcy (czyli prowadzące działalność gospodarczą). To podstawowy wzór (ściślej: wariantu kalkulacyjnego podstawowego wzoru sprawozdania finansowego) określony w załączniku 1 do ustawy o rachunkowości. Drugi tryb to nowość: wzór sprawozdania przeznaczony dla jednostek mikro.

Skąd się wziął pomysł na jednostkę mikro?

E.K., K. S.: – To efekt naszego członkostwa w UE. Unia Europejska oceniła, że ważne regulacje Polska ma w rozporządzeniach, a powinny być w ustawach. Ponadto wskazała, że należy upraszczać przepisy dla szerszej grupy podmiotów także prowadzących działalność gospodarczą.

Co to znaczy jednostka mikro?

E.K., K. S.: – Jednostką mikro może być podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej. Albo też może być to podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który nie osiąga dwóch z trzech określonych ustawą parametrów.

Te warunki to po pierwsze: półtora miliona złotych sumy aktywów podmiotu, czyli półtora miliona złotych wartości posiadanego majątku. Drugim ograniczeniem jest przychód – jednostka mikro nie może mieć więcej niż 3 miliony przychodu. I trzeci warunek, to określona liczba zatrudnionych osób: zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty nie może przekraczać 10 osób. Mówimy tu o umowach o pracę.

Czyli i tak spora część organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą, może być jednostkami mikro.

Jak stać się jednostką mikro?

E.K., K. S.: – Upoważnione organy (władze) podejmują uchwałę o tym, że są jednostkami mikro i że będą rozliczać się według nowego wzoru zaproponowanego w ustawie o rachunkowości.

Czy organizacja ma obowiązek stać się jednostką mikro, czy ma wybór?

E.K., K. S.: – Nie ma takiego obowiązku. To kwestia wyboru. Organ zatwierdzający sprawozdania finansowe podejmuje taką decyzję w drodze uchwały. To jest o tyle ważne, że trzeba sprawdzić w statucie, kto ma takie kompetencje. W stowarzyszeniach często jest to walne zgromadzenie, które zbiera się między marcem a czerwcem – by przyjąć sprawozdanie finansowe. To za późno dla podmiotu, chcącego zastosować nowy wzór już za rok 2014. Więc walne musi zebrać się wcześniej i podjąć stosowną uchwałę, bo do końca marca musi powstać sprawozdanie. Potem walne musi spotkać się jeszcze raz, by sprawozdanie przyjąć. W licznych organizacjach członkowskich to może być kłopotliwe i trzeba to wcześniej zaplanować.

Czy wzór sprawozdania dla jednostek mikro jest przystosowany do działań organizacji?

E.K., K. S.: – Jednostkami mikro mogą być także przedsiębiorcy. Więc wzór sprawozdania dla jednostek mikro nie jest przystosowany specjalnie do działań organizacji. Zmiana polega na tym, że do września było wyraźne prawne rozgraniczenie: na podmioty prowadzące działalność gospodarczą i podmioty nieprowadzące działalności gospodarczej. W tej chwili jest inne rozgraniczenie: jest się jednostką mikro, albo nie jest.

Czy nowy wzór sprawozdania dla jednostek mikro jest łatwiejszy, bardziej elastyczny, korzystniejszy dla organizacji?

E.K., K. S.: – Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony, na pierwszy rzut oka, liczba pozycji koniecznych do wypełnienia w poszczególnych częściach sprawozdania finansowego – w bilansie oraz w rachunku zysku i strat (nie ma już rachunku wyników) jest znacznie mniejsza. W nowym wzorze zlikwidowano też konieczność sporządzania informacji dodatkowej. Zastąpiono ją informacją uzupełniającą do bilansu, której zawartość nie obejmuje specyfiki działań i finansów organizacji.

I to jest właśnie druga strona medalu: zaproponowane wzory nie są przystosowane do specyfiki organizacji pozarządowych, tylko raczej do specyfiki małych firm. Najbardziej widać to w rachunku zysków i strat, gdzie nie wyróżniono przychodów i kosztów działalności statutowej organizacji, a jedynie jej ewentualną działalność gospodarczą. Bilans jest tak uproszczony, że nie da się z niego wyczytać, jaka jest kondycja finansowa organizacji (np. nie ma pozycji, w której można by przedstawić dotacje, które otrzymała organizacja na okres dłuższy niż rok). I wreszcie: brak trzeciej części dotychczasowego sprawozdania, czyli informacji dodatkowej, która zawierała objaśnienia informacji o stanie finansowym organizacji. Dzięki temu sprawozdanie było zrozumiałe nie tylko dla księgowych, ale również dla osób z zarządu, członków organizacji i wszystkich innych zainteresowanych. Porządnie przygotowana informacja dodatkowa była więc wizytówką organizacji, budowała jej przejrzystość.

Zatem aby opisać specyfikę działań w sprawozdaniu finansowym dla jednostek mikro, np. wyodrębnić koszty i przychody statutowe, organizacje będą musiały rozszerzyć zakres informacji, ponad te, które wynikają z wzoru. Mogą to zrobić, gdyż zgodnie z art. 50 Ustawy o rachunkowości można wykazywać informacje z większą szczegółowością czyli np. dodawać odpowiednie pozycje do sprawozdania finansowego.

Jednak nawet jeśli organizacje będą chciały wypełnić jedynie minimum wskazane we wzorze sprawozdania dla jednostek mikro, to i tak będą musiały wykonać dodatkową pracę. Trzeba będzie poukładać dokumenty finansowe tak, aby koszty zostały policzone i zgrupowane w czterech kategoriach, narzuconych wzorem sprawozdania: amortyzacja, zużycie materiałów i energii, wynagrodzenia i pozostałe.

Możecie to wyjaśnić?

E.K., K. S.: – Do tej pory organizacje zazwyczaj księgowały „projektowo”. Księgowi wiedzą doskonale, że w praktyce oznacza to księgowanie na zespołach piątych w planie kont. Ma to związek z projektowym i dotacyjnym sposobem układania finansów organizacji. Przykładowo: do każdej dotacji są otwarte w planie kont osobne konta księgowe, gdyż taki wymóg jest zawarty w większości umów dotacyjnych. Czyli zazwyczaj teraz organizacje nie księgują „rodzajowo” – nie księguje się osobno wszystkich wynagrodzeń w całej organizacji, osobno kosztów biura i innych, tylko „projektowo” – a więc poszczególne wynagrodzenia, koszty biurowe i inne „wrzuca się” do przypisanych im projektów. Nowy wzór wymaga tego, by księgować rodzajowo („na czwórkach”).

Niestety nie można sobie tak prosto zrezygnować z księgowania projektowego, gdyż księgowanie rodzajowe jest w większości przypadków niewystarczające. Jak już wspomniano, w prawie każdej umowie dotacyjnej jest zapis, że należy prowadzić wyodrębnione konta księgowe dla dotacji, a je wyodrębnia się właśnie „na piątkach”. Zatem jeżeli organizacja otrzymująca dotacje będzie chciała być jednostką mikro i stosować uproszczony wzór sprawozdania, to i tak będzie musiała księgować „po staremu” – „na piątkach” i równolegle po nowemu – „na czwórkach”.

Czy organizacja, która zdecyduje się być jednostką mikro, będzie musiała przeksięgować cały rok 2014, by złożyć sprawozdanie według nowego wzoru?

E.K., K. S.: – Zdania są tu podzielone. Wydaje się, że to wszystko jedno: czy taka organizacja rzeczywiście 2014 rok przeksięguje, czy też jej księgowość „wydłubie” z danych odpowiednie informacje i ułoży je według nowego schematu w sprawozdaniu. Tak czy owak, nie będzie to prosta operacja i będzie wymagała dodatkowej pracy, związanej z tym, by koszty i przychody przyporządkować do kategorii, do których wcześniej nie były przyporządkowane.

Zobaczymy to na przykładzie: załóżmy, że organizacja kulturalna dostała dotację i w budżecie dotacyjnym środki są podzielone tak: honoraria artystów osobno, obsługa techniczna osobno, promocja osobno, dokumentacja projektu osobno. W tych wszystkich pozycjach budżetu mogą być wynagrodzenia: tj. umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy o pracę. W nowym wzorze sprawozdania trzeba wykazać, jak kwota poszła ogólnie na wynagrodzenia, a nie – tak jak to jest rozliczane w dotacjach i projektach – ile poszło na artystów, a ile na promocję.

W nowym wzorze, jak już powiedzieliśmy, jest obowiązek podzielenia kosztów na 4 kategorie: 1) amortyzacja, 2) zużycie materiałów i energii, 3) wynagrodzenia, 4) pozostałe koszty.

Ten rodzaj kosztów nie odpowiada temu, w jaki sposób zazwyczaj księguje się w organizacjach i co jest ważne z punktu widzenia zarządzania organizacją.

Jakie są jeszcze inne konsekwencje decyzji, by sporządzić sprawozdanie według wzoru dla jednostek mikro?

E.K., K. S.: – Zmienia się polityka rachunkowości, bo uchwała o zmianie wzoru sprawozdania jest elementem polityki rachunkowości.

Czy trzeba będzie zmienić coś jeszcze?

E.K., K. S.: – Zmieni się system księgowy, gdyż trzeba wprowadzić dodatkowe konta do księgowania rodzajowego – oczywiście o ile organizacja nie decyduje się na ręczne wydłubywanie danych. W małych organizacjach, które mają np. kilka, kilkanaście dokumentów finansowych rocznie „prace ręczne” mogą być łatwe.

Jaka jest zatem rekomendacja dla organizacji?

E.K., K. S.: – Zanim się cokolwiek zrobi, trzeba sprawdzić, na ile skomplikowane w organizacji będzie „wyciągnięcie” tych 4 kategorii, wskazanych w ustawie o rachunkowości czyli "kosztów rodzajowych". Takie księgowanie może być łatwe dla małej organizacji, która nie ma dotacji.

Jest jeszcze jedna sprawa, wizerunkowa: nowy wzór sprawozdania kompletnie nic nie mówi o kondycji organizacji, o tym, co się w niej dzieje finansowo. Zatem nawoływania, aby obywatele wspierali w sposób świadomy organizacje, które ujawniają swoje sprawozdania i z których można wyczytać, na co wydają one pieniądze – traci rację bytu. Można będzie ujawnić sprawozdanie sporządzone według nowego wzoru, lecz z niego nie będzie nic wynikało. Warto to przemyśleć.

Podejmując decyzję o zmianie w organizacji warto wiedzieć, że Departament Pożytku Publicznego pracuje nad wytycznymi do wzoru sprawozdania finansowego. Do uproszczonego wzoru dla jednostki mikro dołożone zostaną przydatne kategorie, takie jak przychody i koszty działalności statutowej. Bo nie ma ich w nowym wzorze sprawozdania dla jednostek mikro. Wzór, który ma być rekomendowany przez MPiPS będzie korzystniejszy wizerunkowo, może więc warto poczekać?

A tymczasem rozważyć korzystanie ze starego wzoru, tego dotychczas przeznaczonego dla organizacji prowadzących działalność gospodarczą?

E.K., K. S.: – Można sugerować takie rozwiązanie, gdyż ono uchroni przed równoległym księgowaniem – rodzajowym i projektowym, lub też ręcznym wydłubywaniem danych. Powinny to rozważyć zwłaszcza większe organizacje, otrzymujące dotacje.

Można też inaczej rozwiązać ten problem: zmodyfikować wzór sprawozdania dla jednostek mikro. Czyli organizacja, np. wspólnie z księgowym, księgową rozszerza podstawowy zakres sprawozdania finansowego dla jednostek mikro o pozycje specyficzne dla jej organizacji.

Wybór wymaga głębszego namysłu od zarządzających organizacją.