Archiwum aktualności Biura Dialogu Obywatelskiego

Organizacja prowadząca działalność gospodarczą, czyli zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców, ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego także do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Obowiązek ten „nie znika” – nawet wtedy, gdy organizacja nie prowadziła działań gospodarczych w danym roku – wyjaśnia doradczyni serwisu poradnik.ngo.pl - Monika Chrzczonowicz.

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Nasza fundacja zarejestrowała się w rejestrze przedsiębiorców na początku ubiegłego roku. Zastanawiamy się, czy powinniśmy wobec tego złożyć sprawozdanie do KRS, skoro tak naprawdę nasza organizacja nie rozpoczęła prowadzenia działalności gospodarczej. W 2014 roku nie zarabialiśmy na swoich działaniach, czy to oznacza, że jesteśmy zwolnieni z obowiązków sprawozdawczych wobec KRS?

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL Monika Chrzczonowicz ODPOWIADA:

Jaki obowiązek

Zgodnie z przepisami organizacje pozarządowe zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców mają coroczny obowiązek złożenia w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą to sprawozdanie bez względu na to, czy faktycznie w danym roku prowadziły działalność gospodarczą, czy nie. Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje organ wskazany w statucie danej organizacji, może to być np. rada fundacji, zarząd czy walne zebranie członków stowarzyszenia.

Jaki termin

Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS to 15 dni od daty jego zatwierdzenia. Jeśli więc sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez organizację np. 20 czerwca, to musi być ono złożone do KRS najpóźniej do 5 lipca 2015 roku.

Dla organizacji, których rok obrotowy równy jest rokowi kalendarzowemu (jest ich zdecydowana większość), ostatecznym terminem na podjęcie uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe jest 30 czerwca (czyli 6 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego). Jeśli więc sprawozdanie finansowe będzie zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu, to termin wysłania sprawozdania do KRS mija 15 lipca.

Jakie dokumenty

Organizacja, która składa tylko i wyłącznie sprawozdanie finansowe do KRS, powinna złożyć wypełniony formularz urzędowy KRS-Z30 wraz z załączonymi dokumentami, takimi jak: sprawozdanie finansowe, uchwała o zatwierdzaniu sprawozdania oraz dokumenty potwierdzające zatwierdzenie zgodnie z procedurą (np. protokół z walnego zebrania, lista obecności). Jeśli sprawozdanie było podawane audytowi to także opinię audytora.

Uwaga! W 2015 roku organizacja prowadząca działalność gospodarczą dołącza także dodatkowo informację „o dniu zakończenia roku obrotowego” (może to być np. oświadczenie zarządu). Dokument taki składa się razem pierwszym sprawozdaniem, licząc od wejścia w życie zmian w przepisach, które obowiązują od 15 stycznia 2015 r.

Jeśli organizacja przy okazji wypełnienia obowiązków sprawozdawczych wobec KRS dodatkowo zgłasza inne zmiany do rejestru, takie jak np. zmianę statutu czy zmianę władz, to powinna złożyć urzędowy formularz KRS-Z20 (formularz podstawowy) i KRS ZN (na którym zgłasza się informację o złożeniu sprawozdania finansowego) oraz dołączyć pozostałe dokumenty: sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzaniu sprawozdania oraz dokumenty potwierdzające dokonanie zmiany oraz jej zatwierdzenie zgodnie z procedurą (np. protokół z walnego zebrania, lista obecności, uchwała o wyborze władz, uchwała o zmianie statutu). Jeśli sprawozdanie było podawane audytowi to załącza się także opinię audytora.

Uwaga! W związku ze zmianą przepisów obowiązujących od 1 grudnia 2014 r. organizacje zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców wraz z pierwszą zmianą danych w KRS (np. zmianą władz) mają także obowiązek zaktualizowania informacji o prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Więcej o tym artykule: Aktualizacja działalności gospodarczej w KRS.

Jakie opłaty

Koszt złożenia sprawozdania finansowego przez organizację, która nie zgłasza dodatkowo żadnych zmian, wynosi 140 zł. Składa się na nią opłata sadowa za złożenie dokumentów – 40 zł oraz opłata za Monitor Sądowy i Gospodarczy – 100 zł (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł).

Opłata dla organizacji, która zgłasza sprawozdanie oraz przy okazji aktualizuje swoje dane w KRS wynosi 350 zł. Składa się na nią: 250 zł za zmianę w rejestrze przedsiębiorców oraz opłata za Monitor Sądowy i Gospodarczy – 100 zł (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł).

Przykładowo wypełnione formularze: http://poradnik.ngo.pl/formularze_zgloszenie_sprawozdania_finansowego

Informacje o sprawozdaniu wraz z wzorami uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego znajdują się w serwisie: http://poradnik.ngo.pl/roczne_sprawozdanie_finansowe.

Odpowiadając na pytanie:

Fundacja zarejestrowana w zeszłym roku w rejestrze przedsiębiorców ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do KRS wraz z uchwałą je zatwierdzającą.

Uwaga! Złożenie sprawozdania do KRS nie zwalnia organizacji od złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), art. 69 ust. 1

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r., Nr 17, poz. 209 z późn. zm.), art. 40

Art. 40. W dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:

1) przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy, z tym że w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji przedmiot działalności i przedmiot przeważającej działalności określa się dla oddziału;

2) wzmiankę o złożeniu sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, z oznaczeniem dat ich złożenia i roku obrotowego;

3) wzmiankę o złożeniu opinii biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego, na podstawie przepisów o rachunkowości;

4) wzmiankę o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty;

5) wzmiankę o złożeniu sprawozdania z działalności, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego;

6) (uchylony);

7) wzmiankę o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego;

8) informację o dniu kończącym rok obrotowy.

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw

Art. 7. 1. Podmiot wpisany do rejestru w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, składa wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy, wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego złożonym po dniu wejścia w życie niniejszej ustawy. Opłatę sądową pobiera się tylko od wniosku o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego. W przypadku złożenia odrębnego wniosku o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy nie pobiera się od tego wniosku opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Postanowienie o wpisaniu wyłącznie tej wzmianki nie podlega doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy.

2. Sąd rejestrowy, dokonując wpisu wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego dokona tym samym postanowieniem wpisu informacji o dniu kończącym rok obrotowy również wtedy, gdy nie złożono wniosku o wpis informacji.

3. Jeżeli informacja o dniu kończącym rok obrotowy nie będzie wpisana do rejestru w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, sąd rejestrowy dokona wpisu tej informacji z urzędu. Wydane z urzędu postanowienie dotyczące wyłącznie takiego wpisu nie podlega uzasadnieniu i doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy.