Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 14 w Szczecinie (zwanej w dalszej treści Szkołą) oraz w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miejskiego (zwanym w dalszej treści WGN) w zakresie gospodarowania przez Szkołę w 2003 r. majątkiem Gminy Miasta Szczecin w odniesieniu do wymagań ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 46, poz. 543 ze zm.) (zwanej w dalszej treści UGN).
W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 czerwca 2004 r. dokonano oceny gospodarowania majątkiem Gminy, a uwagi kontroli dotyczyły następujących, opisanych poniżej zagadnień.
Decyzją z dnia 18 listopada 2003 r. przekazano w trwały zarząd na czas nie oznaczony na rzecz Szkoły nieruchomość położoną w obrębie ewidencyjnym
91 Szczecin-Nad Odrą, składającą się z działki nr 6 o powierzchni 13580 m2 (zabudowanej budynkiem Szkoły) oraz z działki nr 15/25 o pow. 127 m2. Ustalono jednak, że postępowanie w sprawie ustanowienia na rzecz Szkoły trwałego zarządu ww. nieruchomości trwało aż 6 lat bowiem wniosek Szkoła złożyła w dniu
29 października 1997 r. (ponawiając go 25 stycznia 2002 r.) a trwały zarząd ustanowiono dopiero w dniu 18 listopada 2003 r. Nieuregulowanie przez 6 lat tytułu prawnego do ww. nieruchomości naruszyło postanowienia § 33 i 34 ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (t. j. Dz. U. z 1991 r., Nr 30, poz. 127 ze zm.), wg których komunalne jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej mogły zarządzać wydzielonymi im i nabytymi gruntami, wraz z położonymi na nich budynkami, stanowiącymi własność gminy i uzyskać grunty w zarząd na podstawie decyzji. Po uchyleniu ww. ustawy, nie ustanowienie trwałego zarządu było niezgodne z art. 43 ust. 1 UGN, wg którego jest on formą prawną władania nieruchomością przez komunalną jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej. Wg wyjaśnień Zastępcy Dyrektora WGN „Do Wydziału Geodezji i Gospodarki  Gruntami w dniu 29.10.1997 r. wpłynął wniosek Szkoły Podstawowej Nr 14 o nadanie statusu prawnego dla nieruchomości położonej przy ul. Strzałowskiej 27 a. Złożony wniosek był nieprecyzyjny. Ustalono, że szkoła jako jednostka budżetowa bez osobowości prawnej może jedynie otrzymać użytkowaną przez siebie nieruchomość w zarząd.
W dniu 17.06.1998 r. skierowano pismo do Wydziału Urbanistyki, Architektury i Nadzoru Budowlanego o wydanie opinii na temat możliwości oddania w zarząd nieruchomości położonej przy ul. Strzałowskiej 27 a (dz. nr 6 z obr. 91 Nad Odrą) na cele działalności statutowej szkoły. Opinia WUAiNB z dnia 20.06.1998 r. dopuszczała możliwość oddania w zarząd ww. nieruchomości na cele działalności statutowej szkoły. Zatem pismami: z dnia 02.09.1998 r. wystąpiono o wydanie opisów nieruchomości, z dnia 04.09.1998 r. wystąpiono o przyspieszenie założenia księgi wieczystej dla ww. nieruchomości, z dnia 04.09.1998 r.  wystąpiono o zlecenie wyceny nieruchomości – dz. nr ew. 6 z obr. 91 Nad Odrą w celu oddania jej w trwały zarząd Szkole Podstawowej Nr 14. Uzyskane opisy nieruchomości potwierdzały - na dzień 16.09.1998 r. brak ujawnienia księgi wieczystej, założonej dla nieruchomości  (postanowienie i zawiadomienie o założeniu księgi wieczystej KW 104081 z dnia 20 sierpnia 1998 r. zostało przekazane znacznie później - w dokumentach brak potwierdzenia wpływu do Wydziału i do Referatu prowadzącego sprawę). W grudniu 1998 r. została sporządzona wycena nieruchomości. Na początku 1999 r. nadal nie było informacji o założeniu księgi wieczystej, zatem z powodu braku możliwości oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej wstrzymano się z wydaniem decyzji. Ponadto w 1999 r.,  przed wydaniem decyzji uzyskano informacje, iż w Referacie przygotowującym nieruchomości do zbycia, przygotowywana była koncepcja opracowania zagospodarowania i podziału  kwartału ul. Strzałowskiej, w tym  m.in. działek inwestycyjnych przyległych do terenu działki użytkowanej przez szkołę. W opracowaniu tym miała zostać ujęta korekta granicy działki z uwagi na trasę przebiegu istniejących przyłączy obsługujących nieruchomość przy
ul. Strzałowskiej 27 a oraz zapewnienia parametrów drogi dojazdowej. Dlatego wydanie decyzji zostało wstrzymane do czasu wydzielenia działki przyległej. Opracowanie zagospodarowania całego kwartału, wiązało się z uporządkowaniem sytuacji prawnej działek (ich stanu prawnego i stanu władania) oraz zleceniem podziału (..)”.
Podkreślenia wymaga, że wg opinii o terenie przy ul. Strzałowskiej 27 a wydanej w dniu 20 czerwca 1998 r. przez Wydział Urbanistyki, Architektury i Nadzoru Budowlanego, korekta granic działki nr 6 z obrębu 91 Szczecin N/O, nie warunkowała ustanowienia trwałego zarządu na rzecz Szkoły.
Ustanowienie trwałego zarządu na rzecz Szkoły po 6 latach było też niezgodne z art. 36 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 1980 r., Nr 9, poz. 26 ze zm.) (zwanej dalej k.p.a), wg którego o każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminach określonych w art. 35 § 1 i 3  k.p.a, organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin. Należy również zauważyć, że pismo WGN w sprawie wydania opinii o terenie na którym znajdowała się Szkoła, skierowano do Wydziału Urbanistyki, Architektury i Nadzoru Budowlanego dopiero po 7 miesiącach (tj. w dniu 17 czerwca 1998 r.) od dnia złożenia wniosku przez Szkołę (tj. w dniu 29 października 1997 r.),  a wg ww. art. 35 § 1 i 3 oraz art. 36 § 2 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.
Stwierdzono ponadto, że Szkoła obciążała (styczeń-grudzień 2003 r.) najemcę lokalu mieszkalnego znajdującego się w budynku Szkoły, czynszem miesięcznym za powierzchnię 47 m2, podczas gdy przedmiotem umowy najmu (§ 1) z dnia 1 maja 1978 r. były pomieszczenia o powierzchni 49,65 m2. Naliczanie czynszu i mediów za pow. 47 m2  obniżyło wartość faktur o 264,54 zł. Wg wyjaśnień Głownej Księgowej Szkoły; z chwilą rozpoczęcia remontu Szkoły i zmiany rodzaju ogrzewania dokonano pomiaru mieszkania, który wykazał że ma ono 47 m2.
Pomimo pomiaru mieszkania, nie wprowadzono jednak do ww. umowy najmu zmiany dotyczącej jego powierzchni, a wg postanowień art. 77 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), jeżeli umowa została zawarta na piśmie, jej uzupełnienie, zmiana powinno być stwierdzone pismem. Również w umowie strony uzgodniły (§ 14), że jej zmiany wymagają formy pisemnej.
 Z opóźnieniem (tj. w dniu 28 sierpnia 2003 r.) zapłacono też kwotę 604,89 zł tytułem czynszu za sierpień oraz za zużycie wody w lipcu, a wg § 6 ww. umowy, czynsz należało opłacić z góry w terminie do dnia 10 miesiąca na który przypadała należność, a inne opłaty - z dołu do dnia 10 następnego miesiąca.
 Na dwóch Kwitariuszach przychodowych (nr 0029572-6 i nr 0029551-5) za czynsz i wodę nie było daty dokonania wpłaty, a wg art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), dowód księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji.

W związku z wyżej wymienionymi uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił:

I. Dyrektorowi WGN
Przestrzegać terminów określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego a w przypadkach nie załatwienia spraw w terminach w niej wskazanych, wysyłać stronie zawiadomienia o nie załatwieniu sprawy ze wskazaniem nowego terminu.

II. p.o. Dyrektora Szkoły
Wprowadzić zmiany do umowy najmu z dnia 1 maja 1978 r. dotyczące powierzchni lokalu mieszkalnego.