Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od 02.03.2004 r. do 22.03.2004 r., przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty i Kultury Fizycznej (zw. dalej WOiKF), w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych (zw. dalej BOP) i w Klubie Sportowym PIAST (zw. dalej Klubem) w zakresie wykorzystania dotacji otrzymanych w 2003 r. ze środków Gminy Szczecin przez Klub. W wystąpieniach pokontrolnych z dnia 30 kwietnia 2004 r. skierowanych do WOiKF i BOP oraz do KS PIAST, na ogół pozytywnie oceniono sposób wykorzystania dotacji, a uwagi kontroli dotyczyły jedynie drobnych uchybień.
W wyniku kontroli stwierdzono, że na realizację kontraktu nr WOiKF-IV/42/2003 z dnia 11 listopada 2003 r. zawartego z Klubem na organizację szkolenia w rozgrywkach grup młodzieżowych w piłce siatkowej kobiet, Gmina Miasto Szczecin wydatkowała 70 tys. zł, co stanowiło 2,3 % środków przeznaczonych na dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom w zakresie kultury fizycznej i sportu w 2003 r.
W toku kontroli nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w wykorzystaniu przez Klub ww. dotacji. Środki wydatkowane zostały bowiem zgodnie z zasadami zawartymi w umowie kontraktu, tj. na organizację szkolenia młodzieży w piłce siatkowej dziewcząt w młodzieżowych rozgrywkach wojewódzkich, makroregionalnych i centralnych oraz w rozgrywkach centralnych i rywalizacji w I lidze państwowej seria "B" kobiet; na organizację przygotowań i uczestnictwo w regionalnych i ogólnopolskich imprezach sportowych oraz na realizację programu "Ateny 2004". Klub przedstawił wymagane dokumenty rozliczeniowe - oryginały faktur wraz z kopiami, w oparciu o formularz rozliczenia kontraktu, w terminie określonym w § 3 kontraktu. Kontrola wykazała, że Klub dokonał zapłaty za rachunki przedstawione w rozliczeniu na łączną kwotę 70 tys. zł przed dniem rozliczenia kontraktu, tj. przed 15 stycznia 2004 roku.
Kontrola wykazała, że w § 13 ust. 1 pkt 1 Szczecińskiej Karty Współpracy Miasta i Organizacji Pozarządowych, będącej załącznikiem do Uchwały Nr XXXII/748/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 listopada 2000 r. zmienionej Uchwałą Nr II/32/03 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 stycznia 2003 r. (zw. dalej Kartą), ujęto, że zawieranie kontraktów realizowanych na mocy dotacji Miasta, nie podlegało procedurom określonym w Ustawie o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.) oraz, że w tych przypadkach powinna mieć zastosowanie procedura określona w § 14 ust. 3 - 19 Karty, pomimo, że Karta zawierała tylko 13 paragrafów (a wiec nie było w niej ww. § 14). Stwierdzono jednak niedociągnięcia przy udzieleniu i rozliczeniu ww. dotacji. BOP i WOiKF nie przestrzegali niektórych zasad określonych w Karcie.
Ustalono bowiem, że Klub nie wykazał się finansowym zabezpieczeniem zadania, co było niezgodne z § 13 ust. 2 Karty, wg którego przeniesienie ustawowego zadania własnego Miasta mogło nastąpić jedynie na organizację pozarządową legitymującą się finansowym zabezpieczeniem tego przedsięwzięcia. Klub złożył wniosek o dofinansowanie kwotą 140 tys. zł działalności statutowej Klubu, co stanowiło 35% całkowitego kosztu realizacji zadania i jednocześnie dołączył do wniosku oświadczenie Prezesa Klubu o nie ubieganiu się o środki finansowe z innych źródeł niż gmina, podczas gdy wymaganym załącznikiem do wniosku było oświadczenie o nie ubieganiu się o środki finansowe na realizację zadania z innych źródeł gminnych. Kontrola wykazała, iż Klub ubiegał się o inne środki niż gminne na realizację zadania, natomiast nie ubiegał się o środki z innych źródeł gminnych na to zadanie. Wg wyjaśnień Pana Prezesa, "nastąpiła pomyłka językowa".
Podczas kontroli stwierdzono, że złożony wniosek podpisał Prezes Klubu zarówno jako osoba odpowiedzialna za finanse organizacji oraz jako Prezes Klubu, mimo że wg § 13 ust. 4 Karty wniosek powinien zawierać podpisy dwóch osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji pozarządowej. Naruszyło to ponadto § 21 Statutu Klubu, wg którego do składania oświadczeń, do podpisywania oraz zaciągania zobowiązań w imieniu Klubu wymagane było współdziałanie dwóch członków Zarządu, w tym Prezesa lub Wiceprezesa Klubu.
Zdaniem kontroli, uregulowania wymaga także kwestia odstępowania od wymagania załączania do wniosku przez organizacje pozarządowe, odpisu aktualnego lub wyciągu z właściwego rejestru oraz aktualnego statutu, w przypadku gdy organem rejestrowym jest Starosta Powiatu (w przypadku Szczecina jest nim Prezydent Miasta Szczecina) i można uznać, że treść wydanej przez Prezydenta Miasta Szczecina decyzji, jest nam znana z urzędu. Należy zaznaczyć, że Biuro ds. Organizacji pozarządowych w przypadku Klubu odstąpiło od wymagania ww. załączników do wniosku, o których mowa w § 10 ust. 6 pkt. 4 i przedstawiło, wydaną podczas trwania kontroli, opinię Radcy Prawnego Biura Prawnego UM z dnia 15 marca 2004 roku, następującej treści: "Oczywiście z formalnego punktu widzenia wszystkie załączniki wymienione we wniosku winny być fizycznie dołączone przez wnioskodawcę. W sytuacji jednak, gdy załącznik stanowi decyzja wydana przez BOP uznać można, że treść tej decyzji jest nam, znana z urzędu i nie musi być kolejny raz powielana".
W toku kontroli ustalono również, że WOiKF przygotowując umowę dotacyjną na mniejszą kwotę dotacji niż wnioskowana - 140 tys. zł, nie przeprowadził szczegółowych uzgodnień z Klubem co do sposobu wydatkowania kwoty 70 tys. zł. Uniemożliwiło to określenie całkowitego kosztu realizacji zleconego zadania oraz dokonania prawidłowej weryfikacji i oceny złożonego przez Klub całkowitego rozliczenia finansowego projektu, o którym mowa w § 10 ust. 7 Karty. Przyjęto ponadto we wniosku, że w przypadku zatwierdzenia niniejszego wniosku, zawarty w nim kosztorys jest uszczegółowieniem zawartej umowy kontraktu. Zdaniem kontroli powyższy kosztorys wymagał dokonania korekty i uszczegółowienia kosztów realizacji zadania.
Podczas kontroli stwierdzono brak załącznika nr 2 do kontraktu, o którym mowa w § 2 kontraktu. Zapisano, że Miasto przekaże jednorazowo na konto Klubu kwotę 70.000 zł, w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy, zgodnie z harmonogramem przekazania środków, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego kontraktu. Wg wyjaśnień Inspektora WOiKF, do umowy nie załączono załącznika nr 2, gdyż kwotę dotacji przekazano jednorazowo. Harmonogram przekazania środków stosowany był w przypadku ratalnego przekazania środków. Umowa była standardem opracowanym przez BOP, zawierającym stałe zapisy, które były modyfikowane w zależności od sposobu udzielania dotacji. W tym przypadku przez nieuwagę - powyższy zapis nie został usunięty. Czynności kontrolne potwierdziły, że Miasto przekazało jednorazowo kwotę 70 tys. zł na konto Klubu.
Kontrola wykazała również, że w przypadku rozliczania dotacji przyznanej w 2003 r. Klubowi, w zasadzie nie było nadzoru nad prawidłowością rozliczenia ww. dotacji. Rozliczenia dotacji i sprawozdania z rozliczenia kontraktu, nie zatwierdzili własnoręcznym podpisem zarówno Dyrektor jak i Zastępca Dyrektora WOiKF ds. sportu i turystyki. Brak weryfikacji prawidłowości rozliczenia dotacji, przedłożonego przez Klub był naruszeniem § 2 pkt 4 Zarządzenia Nr 75/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 21 lutego 2003 r., w sprawie współpracy międzywydziałowej w kwestiach dotyczących organizacji pozarządowych, wg którego zobowiązano Dyrektorów Wydziałów, przydzielających dotacje do weryfikowania prawidłowości przedkładanych rozliczeń. Wg wyjaśnień Dyrektora i Zastępcy Dyrektora WOiKF dokumenty rozliczeniowe złożone przez Klub po zweryfikowaniu prawidłowości wykonania zostały potwierdzone przez osobę rozliczającą co do zgodności z umową.
Wątpliwość kontroli budzi fakt, czy żądanie przez WOiKF przedstawienia w rozliczeniu kontraktu oryginałów dokumentów (umów, faktur) bez dowodów ich zapłaty, jest dostatecznym sprawowaniem nadzoru określonego w § 13 ust. 16 Karty w zakresie wykonywania kontraktu, a w szczególności gospodarowania przekazanymi środkami finansowymi.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił:

I. Kierownikowi BOP:

1. Podjęcie działań w kierunku dokonania zmian postanowień § 13 ust. 1 pkt 1 Szczecińskiej Karty Współpracy Miasta i Organizacji Pozarządowych, w celu usunięcia oczywistej omyłki pisarskiej.
2. Opracowanie zasad dotyczących załączania do wniosku dokumentów tj. odpisu aktualnego lub wyciągu z właściwego rejestru oraz aktualnego statutu.

II. Dyrektorowi WOiKF:

1. Dokonanie zatwierdzenia rozliczenia dotacji przekazanej Klubowi w 2003 r. oraz zatwierdzenia sprawozdania z rozliczenia kontraktu zawartego z Klubem w dniu 14 listopada 2003 r. Wprowadzenie i realizowanie, w sposób ciągły, procedur nadzoru nad weryfikacją prawidłowości rozliczeń dotacji.
2. Dokonywanie korekt przedstawianych we wnioskach o zawarcie kontraktu, kosztorysów realizacji zleconych zadań, przed przygotowaniem umów dotacyjnych, w przypadkach gdy przyznano dotację w kwocie innej niż wnioskowana.
3. Staranne dostosowywanie zapisów w umowie dotacyjnej do rodzaju zlecanego zadania i sposobu jego realizacji jak również do sposobu przekazania środków dla organizacji pozarządowych.
4. Rozważenie możliwości żądania od organizacji pozarządowych wraz z rachunkami załączonymi do formularza rozliczenia kontraktu - dowodów zapłaty tych rachunków.