Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 4 w Szczecinie zw. w dalszej treści ośrodkiem, w zakresie prawidłowości dysponowania środkami budżetowymi przyznanymi przez organ prowadzący oraz pozyskanymi przez ośrodek za rok 2003. 
        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lutego 2005 r. przedstawiono ocenę badanego zagadnienia, ustalając jak niżej. 
        Wydatki ośrodka zrealizowane w 2003 r. po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem kwotę 1.801.784 zł, co stanowiło 101,1 % środków określonych pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 1.781.697 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na: zadania działu z zakresu edukacyjnej opieki wychowawczej (dział 854), w tym w większości na specjalne ośrodki szkolno wychowawcze (rozdział 85403) kwotę 1.093.527 zł, na zadania działu oświata i wychowanie (dział 801) w tym na szkoły podstawowe specjalne oraz gimnazja specjalne (rozdział 80101, 80111) łączną kwotę 678.177 zł. 
        W toku kontroli ustalono, że w sprawozdaniu rocznym Rb-32 za 2003 r. nie zostały wykazane wydatki § 4430 Podatek od towarów i usług vat w kwocie 1.212,60 zł. W 2003 r. ośrodek traktował cały przychód z wynajmu pomieszczeń jako zwolniony z podatku vat, dopiero dnia 20.10.03, wg PK nr 235 został zapłacony podatek vat w kwocie 564,99 zł, w tym naliczone odsetki za zwłokę na dzień 20.10.03 w kwocie 27,99 zł. Wydatki w ww. kwocie 564,99 zł zostały zaksięgowane w § 4300 - usługi niematerialne. Sprzeczne to było z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18.07.2000 r., w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2000 r. nr 59, poz. 688 ze zm.), które wg objaśnień do obydwu § § (4430 i 4300) powinny stanowić wydatki § 4430. 
        Powyższe sprzeczne było również z ustaleniami art. 24 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej ustawą o Rach., który stanowił, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 
        Naruszone zostały ponadto przepisy § 4 ust. 1 pkt. 2c oraz § 10 ust. 1 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13.03.2001 r. , w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2001 r. nr 24, poz. 279 ze zm.), wg których kierownicy samorządowych jednostek budżetowych dysponujący wyodrębnionymi rachunkami środków specjalnych byli obowiązani sporządzać sprawozdania Rb-32 rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 
        Ponadto, w sprawozdaniu Rb-32 wykonanie dochodów § 096 - otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej stanowiło kwotę 3.716 zł, natomiast w wydruku Wykaz obrotów za okres od 01.01.03 do 31.12.03 (środek specjalny) obroty Wn jak i saldo Wn konta 131-85403-096 - dochody darowizny pieniężne stanowiły kwotę 3.154,20 zł. 
        Wg wyjaśnień dyrektora kwota wykonania dochodów § 096 była wykazana błędnie, ponieważ na koniec roku gł. księgowa nie dokonała przeksięgowań wpływów za energię na odpowiedni § i przy sporządzaniu sprawozdania omyłkowo dodała kwotę 457,78 zł wpływy za energię oraz 103,44 zł - wpływy do refundacji MOPR za ubezpieczenie zdrowotne dzieci. Powyższe było sprzeczne z ustaleniami wyżej cytowanego art. 24 ustawy o Rach., który stanowił, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Naruszone zostały również wyżej cytowane przepisy § 4 ust. 1 pkt. 2c oraz § 10 ust. 1 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 
        W ocenie kontroli umowa nr 2/2003 z dnia 20.02.2003 r. na dostawę mięsa, wędlin przez f-mę MAS-AR była realizowana w sprzeczności z ustaleniami umowy, która tak jak i treść Zaproszenia do składania ofert, nie normowała ewentualnej indeksacji cen. 
        Na przykładzie 12. faktur dostarczonych przez ww. f-mę w miesiącach czerwiec i listopad 2003 r. na kwotę łączną 4.079, 51 zł, stwierdzono, że w przypadku 11. faktur ośrodek zapłacił dostawcy wyższe kwoty od cen oferowanych łącznie na kwotę 446,75 zł. 
        W wyniku kontroli prowadzonych przez ośrodek postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ustalono, że zamawiający dokonywał wydatkowania środków finansowych w łącznej wysokości 24.466,541 zł brutto, bez przeprowadzania analizy rynku do czego był zobowiązany Zarządzeniem Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych zmienionym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r. Wg § 14 ust. 8 - 11 zarządzenia nr 158/03, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego dostawcy / wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia. Przy zamawianiu usług zamawiający zawsze powinien posiadać kalkulacje nakładów sporządzone przez co najmniej trzech wykonawców. Przykładem takiego postępowania był remont sali lekcyjnej nr 35 oraz biblioteki wg umowy nr 1/03 z 10.06.2003 r. - faktura nr 01-07-03 z dnia 08.07.2003 r. na kwotę 5.306,09 zł brutto wystawiona przez firmę Remontowo-Budowlaną T. Dorożyńskiego; wykonanie i montaż m. innymi bramy wjazdowej przesuwanej na terenie obiektu ośrodka, wg f-ry nr 17/03 z 18.12.2003 r. na kwotę 3.905,50 zł brutto, wystawionej przez Z-d Ogólnobudowlany A. Nowosadowicza oraz dokonanie zakupu trzech odkurzaczy, wg f-ry nr FAU/1059 z dnia 25.11.2003 r. wystawionej przez firmę EURO-net Sp. z o. o. na kwotę 1.377,00 zł brutto. 
        W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji 3. umów najmu pomieszczeń na łączną kwotę 7.451,21 zł, wystąpiło 11. przypadków dokonywania przez najemców wpłat z opóźnieniem, co było niezgodne z ustaleniami § 3 umów najmu, wg których czynsz winien być płatny do 10-go każdego m-ca, za który przypada należność a w przypadku umowy najmu nr 2/03 z 01.01.03 do dnia 10-go następnego m-ca po otrzymaniu f-ry vat oraz § 1 pkt. 4 aneksu nr 1 z dnia 17.03.03 do umowy najmu jednej z najemców, wg którego czynsz winien być płatny z góry przy pobieraniu wynagrodzenia z list płac za dany m-c. W każdym z 11. przypadków nie naliczano odsetek ustawowych, co było niezgodne z ustaleniami ww. umów. Ponadto w umowie nr 2/03 z dnia 01.01.03 dot. wynajmu pomieszczenia na działalność Rady Osiedla Bukowo strony nie określiły, że w przypadku zwłoki w uiszczaniu należności wynajmującemu służy prawo doliczania odsetek. Dopiero podczas kontroli dnia 17.12.2004 r. zostało sporządzone za 2003 r. zestawienie odsetek na łączną kwotę 26,00 zł, w tym kwota 9,24 zł należność główna dot. zaniżonej odpłatności za zużytą energię elektryczną w III kw. Kwota ta została wpłacona przez jednego z najemców oraz gł. księgowego, do kasy ośrodka dnia 17.12.2004 r. - dowód wpłaty nr 251968 - 969, 251971, - raport kasowy nr 43 za okres od 16.12.04 do 31.12.04. Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. 
        W zakresie ewidencji majątku trwałego ustalono, że po oddaniu do użytku kotłowni gazowej o wartości 171.543,65 zł dokonano zwiększenia o tą kwotę wartość budynku ośrodka oraz dokonano amortyzacji kotłowni gazowej wg stawki amortyzacyjnej 2,5 %, jednocześnie nie wystawiono dowodu księgowego OT dokumentującego przyjęcie do ewidencji i użytkowania środka trwałego. Było to sprzeczne z przepisem § 5 rozporządzenia Min. Finansów z dnia 18.12.2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...(Dz. U. nr 153 z 2001 r., poz. 1752 ze zm.), wg którego m. innymi środki trwałe o wartości powyżej 3.500 zł winny być umarzane i amortyzowane przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Powyższe było niezgodne z ustaleniami pkt. 6 Zarządzenia dyrektora ośrodka z dnia 30.12.2001 r., w sprawie zakładowego planu kont, wg którego odpisom amortyzacyjnym podlegały środki trwałe ujęte na koncie 011 - środki trwałe przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie podatkowej. Ponadto powyższe było niezgodne z Instrukcją obiegu dokumentów ośrodka (Lp. 14), wg której dowód OT winien być wystawiony 2 dni od daty przyjęcia środka trwałego. 
        Stwierdzono też nieprawidłowości wynikające z niepełnego wykorzystania programu komputerowego finansowo - księgowego, co uniemożliwiało dokonywanie wydruków m. innymi załącznika do bilansu rocznego zawierającego wykonanie wydatków na poszczególne § § wg ich rodzajów, wydruków tabulogramów do poszczególnych § § wg ich rodzajów. Sprzeczne to było z zapisami instrukcji Programu, wg których program dopuszczał rozbudowę konta kosztów, co potwierdził dyrektor w wyjaśnieniach stwierdzając że "Załączniki zawierające wydatki były sporządzane ręcznie. Program dopuszczał rozbudowę kont kosztów i księgowa tylko częściowo wykorzystała tę możliwość".

1. Rzetelnie sporządzać sprawozdania na podstawie zapisów wynikających z ewidencji księgowej.
2. Przy udzielaniu zamówień publicznych stosować zasady określone przepisami Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej.
3. Od dostawców wymagał realizacji umów w oparciu o warunki zawarte w podpisywanych umowach.
4. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać i ewidencjonować odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.
5. Wystawić dokument OT na kotłownię gazową. Dokonać uzgodnień ewidencji księgowej analitycznej i syntetycznej dot. trwałych składników majątkowych.