Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od 07.04.2004 r. do 10.05.2004 r., przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty i Kultury Fizycznej (zw. dalej WOiKF), w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych (zw. dalej BOP) i w Międzyszkolnym Klubie Sportowym KUSY (zw. dalej Klubem) w zakresie wykorzystania dotacji otrzymanych w 2003 r. ze środków Gminy Szczecin przez Klub. 
        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lipca 2004 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości. 
        W wyniku kontroli stwierdzono, że na realizację zadania z zakresu kultury fizycznej polegającego na organizacji szkolenia, organizacji i udziału w rozgrywkach sportowych dzieci i młodzieży uzdolnionej sportowo w 2003 roku, wg kontraktu nr WSS-I/6/2003 z dnia 20 marca 2003 r. zawartego z Klubem, Gmina Miasto Szczecin wydatkowała 175 tys. zł, co stanowiło 5,7 % środków przeznaczonych na dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom w zakresie kultury fizycznej i sportu w 2003 r. 
        W toku kontroli stwierdzono, że w § 13 ust. 1 pkt 1 Szczecińskiej Karty Współpracy Miasta i Organizacji Pozarządowych, będącej załącznikiem do Uchwały Nr XXXII/748/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 listopada 2000 r. zmienionej Uchwałą Nr II/32/03 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 stycznia 2003 r. (zw. dalej Kartą), ujęto, że zawieranie kontraktów realizowanych na mocy dotacji Miasta, nie podlegało procedurom określonym w Ustawie o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.) oraz, że w tych przypadkach powinna mieć zastosowanie procedura określona w § 14 ust. 3 – 19 Karty, pomimo, że Karta zawierała tylko 13 paragrafów (a wiec nie było w niej ww. § 14). 
        Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości przy udzieleniu dotacji Klubowi. Pomimo, że Klub wnioskował o zawarcie kontraktu w 2003 roku na czas nieokreślony, zawarto z nim kontrakt nr WSS-I/6/2003 na okres dwóch lat, tj. od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2004 r. a wg § 13 ust. 8 pkt. 2 Karty, kontrakt należało zawrzeć na: czas określony, nie dłuższy niż okres jednego roku budżetowego, czas określony dłuższy niż jeden rok w przypadku realizacji zadania inwestycyjnego oraz czas nieokreślony, (z możliwością jej wypowiedzenia w okresie 6 miesięcy) w przypadku realizacji zadania, w zakresie określonym przez Miasto na podstawie właściwych ustaw z tym, że określenie wysokości kwoty przekazanej na realizację umowy dokonywane jest corocznie w pisemnym aneksie do kontraktu. Wg opinii Radcy Prawnego Biura Prawnego UM, kontrakt “nie wskazuje, by jego przedmiotem było zadanie inwestycyjne. Tylko zaś przewidywana realizacja zadania inwestycyjnego upoważniała do zawarcia z ubiegającym się podmiotem kontraktu na okres dwóch lat.” Jak wyjaśnił Kierownik BOP “za sporządzenie umowy odpowiedzialny jest wydział, który ze swoich środków udziela organizacji dotacji.” Jednak ówczesny Zastępca Dyrektora WSS ds. sportu i turystyki, mimo wezwania, do dnia zakończenia kontroli nie złożył wyjaśnień w powyższej kwestii. Natomiast Zastępca Dyrektora WOiKF po przejęciu przez WOiKF w kwietniu 2003 r. zadań z WSS nie rozwiązał kontraktu zawartego z Klubem. Wyjaśnił on, że “Kontrakt dla MKS Kusy był przygotowany na okres 2. lat dla klubu prowadzącego właściwie szkolenie sportowe dzieci i młodzieży, po sugestii (...) Dyrektora Biura Organizacji Pozarządowych do (...) dyrektora WSS opiniowany był przez radcę prawnego i Biuro Organizacji Pozarządowych – bez uwag został podpisany i przekazany do realizacji.” 
        Ustalono też, że w umowie kontraktu nie określono postanowienia § 10 ust. 10 Karty o zobowiązaniu Klubu do zamieszczania we wszystkich materiałach informacyjnych zapisu o dofinansowaniu programu przez Miasto Szczecin. Do kontraktu nie załączono ponadto, załącznika nr 2 (“Formularza rozliczenia Kontraktu”), o którym mowa w § 4 kontraktu. Wg wyjaśnień Kierownika BOP “załącznik nr 2 do kontraktu stanowi druk rozliczenia, który załączany jest przez dysponenta środków z chwilą przekazania umowy organizacji. Druk z chwilą rozliczenia realizacji zadania składany jest w wydziale dysponującym środkami finansowymi. Rozliczenia znajdują się w dokumentacji WOiKF.” 
        Kontrola wykazała, że we wniosku o zawarcie kontraktu w 2003 roku, pod oświadczeniem o przyjęciu odpowiedzialności merytorycznej za realizację zadania oraz gwarancji pozyskania przez Klub pozostałej ilości środków niezbędnych do realizacji zadania nie było podpisu, a wg postanowień § 10 ust. 6 Karty, organizacje pozarządowe, ubiegające się o przyznanie środków finansowych, zobowiązane były do złożenia w BOP m.in. zobowiązania przyjęcia odpowiedzialności merytorycznej ze strony osoby prowadzącej projekt oraz gwarancji pozyskania przez organizację pozarządową pozostałej części środków niezbędnych na realizację projektu. Jednak Główny specjalista BOP nie stwierdził braków formalnych we wniosku Klubu. Wg wyjaśnień Kierownika BOP “brak podpisu na wniosku (...) jest ewidentnym błędem osoby sprawdzającej wniosek pod względem formalnym.” W dokumentacji przedstawionej do kontroli, nie było ponadto wymaganych załączników do wniosku tj. pisemnych oświadczeń osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu o nie ubieganiu się o środki finansowe z innych źródeł gminnych na to samo zadanie oraz o nie prowadzeniu przeciwko podmiotowi ubiegającemu się o udzielenie dotacji egzekucji na podstawie przepisów prawa cywilnego. Wg wyjaśnień Prezesa Klubu “MKS KUSY złożył ww. oświadczenia w BOP (...) wraz z wnioskiem o zawarcie kontraktu.” Kierownik BOP dodał, że “dokumentacja (...) była kompletna
i zweryfikowana pod względem formalnym, a wynikłe w czasie kontroli braki w dokumentacji nie stanowią o zaniechaniu procedury sprawdzenia wniosku pod względem formalnym przez BOP”. 
        Z dokumentów przedłożonych do kontroli wynika, że Klub nie przedstawił finansowego zabezpieczenia przedsięwzięcia, a wg § 13 ust. 2 Karty, przez kontrakt należało rozumieć przeniesienie ustawowego zadania własnego Miasta o dużym znaczeniu społecznym na organizację pozarządową legitymującą się m.in. jego finansowym zabezpieczeniem. Wg wyjaśnień Kierownika BOP “to dysponent środków udziela organizacji dotacji i do niego należy sprawdzenie zabezpieczenia finansowego przedsięwzięcia”. Natomiast osoba pełniąca ówcześnie funkcję Zastępcy Dyrektora WSS ds. sportu i turystyki, mimo wezwania, do dnia zakończenia kontroli nie złożyła wyjaśnień w powyższej kwestii. 
        Stwierdzono ponadto, że dopiero w dniu 09.01.2003 r. (13 dni po terminie) BOP wezwał Klub do usunięcia braków formalnych we wniosku złożonym w dniu 18 grudnia 2002 r., co było niezgodne z § 13 ust. 3 pkt. 2 Karty, wg którego BOP miał go sprawdzić pod względem formalnym w terminie 7 dni od daty wpływu. Podczas kontroli Kierownik BOP poinformował, iż “w 2002 roku na stanowisku zajmującym się opiniowaniem kontraktów pracowała tylko jedna osoba, a okres końca roku charakteryzuje się zwiększoną częstotliwością składania wniosków przez organizacje pozarządowe, pragnące uzyskać dotacje na prowadzenie swojej działalności od dnia 1 stycznia danego roku”. 
        Zdaniem kontrolującego, uregulowania wymaga także kwestia odstępowania od wymagania załączania do wniosku przez organizacje pozarządowe, odpisu aktualnego lub wyciągu z właściwego rejestru oraz aktualnego statutu, w przypadku gdy organem rejestrowym jest Starosta Powiatu (w przypadku Szczecina jest nim Prezydent Miasta Szczecina) i można uznać, że treść wydanej przez Prezydenta Miasta Szczecina decyzji, jest nam znana z urzędu. Należy zaznaczyć, że Biuro ds. Organizacji pozarządowych w przypadku Klubu odstąpiło od wymagania dołączenia ww. załączników do wniosku, o których mowa w § 10 ust. 6 pkt. 4 i przedstawiło, wydaną po dniu rozliczenia dotacji z 2003 r., opinię Radcy Prawnego Biura Prawnego UM, następującej treści: “Oczywiście z formalnego punktu widzenia wszystkie załączniki wymienione we wniosku winny być fizycznie dołączone przez wnioskodawcę. W sytuacji jednak, gdy załącznik stanowi decyzja wydana przez BOP uznać można, że treść tej decyzji jest nam, znana z urzędu i nie musi być kolejny raz powielana”. 
        WSS nie przeprowadził -przygotowując umowę dotacyjną na mniejszą kwotę dotacji niż wnioskowana (350 tys. zł) -szczegółowych uzgodnień z Klubem co do sposobu wydatkowania kwoty 135 tys. zł. Uniemożliwiło to określenie zakresu całkowitego kosztu realizacji zleconego zadania oraz dokonania prawidłowej weryfikacji i oceny rozliczenia finansowego projektu, o którym mowa w § 10 ust. 7 Karty. Przyjęto ponadto, że w przypadku zatwierdzenia wniosku, zawarty w nim kosztorys jest uszczegółowieniem zawartego kontraktu. Zdaniem kontrolującego powyższy kosztorys wymagał dokonania korekty i uszczegółowienia kosztów realizacji zadania, gdyż dane w nim zawarte były zbyt ogólne. 
        Kontrola wykazała, że Klub bez uzasadnienia wnioskował o zwiększenie dotacji na 2003 rok do kwoty 45 tys. zł pomimo, że przyznano wcześniej 130 tys. zł. Wniosek został podpisany ponadto, przez Sekretarza Klubu (jako osobę odpowiedzialną za finanse w organizacji), zamiast przez Główną Księgową. Wg wyjaśnień Prezesa Klubu “nastąpiła pomyłka. Klub ubiegał się o zwiększenie kwoty dotacji o 45 tys. zł czyli łącznie 175 tys. zł na realizację zadania w 2003 r.” BOP nie wezwał Klubu do skorygowania wniosku. Wg Kierownika BOP Karta “nie nakłada na BOP obowiązku korygowania wniosku po złożeniu wniosku o aneksowanie kontraktu. Merytoryczna i finansowa ocena wniosku o aneks do kontraktu należy do dysponenta środków”. 
        Kontrola wykazała również, że wnioski o zawarcie aneksów do badanego kontraktu nie posiadały opinii ZKO, a wg § 13 ust. 3 pkt. 6 Karty, powinny być opiniowane przez ZKO. Radca Prawny Biura Prawnego UM uznał, że “wszystkie wnioski zmierzające do aneksowania umów (...) winny być poddawane takim samym procedurom, co wnioski o zawarcie umów właściwych.”  
        Ustalono też, że aneks do kontraktu zawarty w dniu 30 grudnia 2003 r., Kierownik BOP kontrasygnował dopiero w dniu 13 stycznia 2004 r. 
        Kontrola wykazała również uchybienia i nieprawidłowości w rozliczeniu udzielonej Klubowi dotacji. Badaniu poddano 73 dokumenty (na kwotę 40.654,42 zł) z 548. załączonych przez Klub do rozliczenia dotacji na 2003 roku (co stanowiło 23,2 % kwoty dotacji). WOiKF przyjął w rozliczeniu dotacji dokumenty (tj. faktury VAT, rachunki, bilety PKP, bilety komunikacji miejskiej, delegacje sędziowskie, zestawienia kosztów przejazdu i diet, dowody wpłaty KP oraz polecenia przelewu) w postaci kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Prezesa Klubu, pomimo iż wg § 4 kontraktu Klub miał przedłożyć oryginały faktur wraz z kopiami, które miały być sprawdzone przez osobę odpowiedzialną za rozliczenie ze strony Miasta i potwierdzone przez nią za zgodność. Wg opinii Radcy Prawnego Biura Prawnego UM należało przedłożyć dokumenty wskazujące wysokość poniesionych kosztów a w indywidualnych przypadkach uwzględnić (po ich zweryfikowaniu) koszty wykazane innymi dokumentami niż faktury. WOiKF w rozliczeniu dotacji udzielonej w 2003 roku Klubowi, przyjął 20 zestawień zwrotu kosztów przejazdu i diet bez podpisu Głównego Księgowego Klubu, dwie listy wypłat ekwiwalentów sędziowskich wypłaconych osobie, pełniącej funkcje pielęgniarki (na łączną kwotę 100 zł) oraz częściową zapłatę (na kwotę 858,99 zł) do faktury wystawionej w 2002 roku, tj. przed datą zawarcia rozliczanego kontraktu. W trakcie kontroli WOiKF przyjął od Klubu i przedstawił kontrolującemu dodatkowe dokumenty, korygujące przedstawione przez Klub rozliczenia dofinansowania z 2003 roku, na łączną kwotę 958, 99 zł. 
        Na dokumentach rozliczeniowych nie było cech wskazujących na sprawdzenie ich pod względem finansowym, a wg § 13 ust. 16 Karty zleceniodawca zobowiązany był do prowadzenia nadzoru w zakresie wykonywania kontraktu na zasadach w nim określonych, a w szczególności gospodarowania przekazanymi środkami finansowymi. Wg wyjaśnień Zastępcy Dyrektora WOiKF “w rozliczeniu ostatniej raty kontraktu zabrakło dekretacji inspektora odpowiedzialnego za rozliczenie finansowe ze względu na przeoczenie”. 
        Kontrola wykazała, że Klub dokonał zapłaty za rachunki przedstawione w rozliczeniu na łączną kwotę 135 tys. zł przed dniem rozliczenia dotacji za 2003 rok, tj. przed 15 stycznia 2004 roku. 
        Ustalono, że nie było ze strony WOiKF kontroli nad wykonywaniem kontraktu wg zasad w nim zawartych, zasad wynikających z Karty oraz Zarządzenia Nr 75/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 21 lutego 2003 r. w sprawie współpracy międzywydziałowej w kwestiach dotyczących organizacji pozarządowych (zw. dalej zarządzeniem w sprawie współpracy). Stwierdzono brak podpisów Dyrektora WOiKF i Zastępcy Dyrektora WOiKF na dokumentach rozliczeniowych dotacji udzielonej Klubowi w 2003 roku. Kontrola wykazała ponadto, że WOiKF sporządził sprawozdanie do kontraktu, które nie spełniało wymogów § 13 ust. 17 Karty, wg którego miało ono dotyczyć oceny stanu realizacji zleconego zadania oraz oceny prawidłowości wykorzystania przekazanych zleceniobiorcy środków finansowych. 
        Na sprawozdaniu z kontraktu sporządzonym przez WOiKF nie było podpisu osoby odpowiedzialnej za jego sprawdzenie pod względem finansowym, ani też podpisów Dyrektora WOiKF i Zastępcy Dyrektora WOiKF, a wg zarządzenia w sprawie współpracy Dyrektorzy Wydziałów zostali zobowiązani m.in. do weryfikowania prawidłowości rozliczeń dotacji, przedkładanych przez organizacje pozarządowe. 
        Wg Dyrektora WOiKF i Zastępcy Dyrektora WOiKF, zarządzenie w sprawie współpracy “nie precyzuje w jaki sposób powinna być dokonywana weryfikacja prawidłowości rozliczeń dotacji, przedkładanych przez organizacje pozarządowe, zarówno pod względem merytorycznym, jak i finansowym. W związku z powyższym nie jest wymagane złożenie własnoręcznego podpisu przez dyrektora Wydziału. Dyrektor w ramach organizacji pracy swojego pionu, sprawuje bieżący nadzór nad rozliczaniem dotacji.” 
        Wątpliwość kontrolującego budzi też fakt, czy żądanie przez WOiKF przedstawienia w rozliczeniu kontraktu oryginałów faktur bez dowodów ich zapłaty, jest dostatecznym sprawowaniem nadzoru określonego w § 13 ust. 16 Karty w zakresie wykonywania kontraktu, a w szczególności gospodarowania przekazanymi środkami finansowymi.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił :

1. Opracować zasady dotyczące załączania do wniosku o kontrakt dokumentów tj. odpisu aktualnego lub wyciągu z właściwego rejestru oraz aktualnego statutu.
2. Wyciągnąć konsekwencje służbowe w stosunku do Głównego Specjalisty BOP, w związku z nieprawidłowościami zaistniałymi przy weryfikacji wniosku złożonego przez Klub pod względem formalnym.
3. Poddawać wnioski o aneksowanie kontraktu takim samym procedurom, co wnioski o zawarcie umów właściwych.
4. Kontrasygnować kontrakty, wg § 4 ust. 1 zarządzenia o współpracy, przed datą ich zawarcia.
5. Rozważyć możliwość wnioskowania o wprowadzenie zmian w zarządzeniu o współpracy międzywydziałowej, w temacie uszczegółowienia celu i terminu uzyskiwania na kontraktach kontrasygnaty BOP.

Dyrektorowi WOiKF:

1. Rozwiązać z Klubem kontrakt.
2. Wyciągnąć konsekwencje służbowe w stosunku do osób odpowiedzialnych za sprawdzenie pod względem finansowym rozliczeń dotacji udzielonej Klubowi w 2003 r.
3. Dokonać sprawdzenia pod względem finansowym rozliczenia II i III raty dofinansowania udzielonego Klubowi w 2003 roku.
4. Dokonać weryfikacji prawidłowości wszystkich rozliczeń dotacji przekazanej Klubowi.
5. Uzupełnić i zatwierdzić sprawozdania z rozliczenia kontraktu.
6. Kierować wnioski o aneksowanie kontraktu (po zaopiniowaniu przez WOiKF) do ZKO celem ich zaopiniowania.
7. Uzyskiwać na kontraktach kontrasygnaty Kierownika BOP, o której mowa w § 4 ust. 1 zarządzenia o współpracy, przed datą ich zawarcia.
8. Wprowadzić procedury nadzoru nad weryfikacją prawidłowości rozliczeń dotacji.
9. Korygować przedstawiane we wnioskach o zawarcie kontraktu, kosztorysów realizacji zleconych zadań, przed przygotowaniem umów dotacyjnych, w przypadkach gdy przyznano dotację w kwocie innej niż wnioskowana.
10. Dostosowywać zapisy w umowie dotacyjnej do rodzaju zlecanego zadania i sposobu jego realizacji jak również do sposobu rozliczania przekazanych środków dla organizacji pozarządowych.

11. Rozważyć możliwość żądania od organizacji pozarządowych wraz z rachunkami załączonymi do formularza rozliczenia kontraktu – dowodów zapłaty tych rachunków.