Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie w zakresie wydatkowania środków z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w 2003 r oku. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 września 2004 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniżej opisanych ustaleń.
    W 2003 r. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie realizował m.in. zadania powiatu dotyczące rehabilitacji społecznej. W ww. roku wydatkowano na te zadania ogółem 3.933.974 zł, co stanowiło 97,3% planu po zmianach. Ze środków PFRON na rehabilitację społeczną w 2003 r. MOPR dofinansował wnioski dotyczące zadań sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych na łączną kwotę 88.880 zł (15 spośród 29 złożonych wniosków), likwidacji barier architektonicznych na łączną kwotę 596.951 zł (102 spośród 135 złożonych wniosków), zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze dla osób niepełnosprawnych na łączną kwotę 415.938 zł (386 spośród 391 wniosków), uczestnictwa osób niepełnosprawnych w turnusach rehabilitacyjnych na łączną kwotę 890.759 zł (1273 spośród 1402) oraz dofinansowanie kosztów działania warsztatów terapii zajęciowej na łączną kwotę 1.941.446 zł (49,4 % ogółu wydatków na rehabilitację społeczną). 
        Kontrola wykazała jednak pewne nieprawidłowości w wykonywaniu ww. zadań polegające przede wszystkim na braku skutecznego nadzoru i kontroli nad wykorzystaniem przekazanych środków, co polegało m.in. na nieegzekwowaniu wymaganej dokumentacji (m.in. dowodów uiszczenia wkładu własnego), przekazywaniu środków z naruszeniem zasad określonych przepisami prawa, dopuszczeniu do naruszenia zasad postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego.
        W toku kontroli 7 wniosków o dofinansowanie zadania dot. sportu kultury i turystyki osób niepełnosprawnych na łączną kwotę 55.575 zł (63% ogółu), nieprawidłowości stwierdzono w realizacji trzech wniosków. Dotyczyło to dofinansowania udzielonego Klubowi Sportowemu Inwalidów “Start” (na kwotę 8.340,00 zł), Związku Harcerstwa Polskiego Komendy Hufca Szczecin Pogodno im. Janusza Korczaka (na kwotę 6.000,00 zł) oraz Szczecińskiego Stowarzyszenia Pomocy Autystom (na kwotę 5.160,00 zł). Ustalono bowiem, że KS Inwalidów “Start” przedłożył do rozliczenia fakturę VAT nr FSZ83682537/008/03 z dnia 16 sierpnia 2003 r za usługi telekomunikacyjne i abonament za okres 01.08.2003 r. do 31.08.2003 r., w tym połączenia za okres lipiec na kwotę 607,18 zł, fakturę VAT nr 94/33 z dnia 10 września 2003 r. wystawioną przez MOSRiR z tytułu czynszu (według opisu faktury za miesiąc sierpień) na kwotę 269,71 zł oraz umowę zlecania nr 83/2000 zawartą w dniu 22 września na obsługę techniczną imprezy na kwotę 200 zł, podczas gdy wg § 1 pkt. 2 lit. b umowy z dnia 2 września 2003 r. realizacja zadania miała odbyć się w okresie od 19 września do 21 września 2003 r. 
        Stwierdzono też, że Związek Harcerstwa Polskiego Komenda Hufca Szczecin Pogodno im. Janusza Korczaka przedłożył – podobnie jak ww. KSI “Start” - do rozliczenia fakturę VAT nr 1280/03 z dnia 2 września 2003 r. wystawioną przez Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie na kwotę 606,08 zł oraz fakturę VAT nr FSZ83150944/009/03 z dnia 16 września 2003 r. za usługi telekomunikacyjne i abonament za okres 01.09.2003 do 30.09.2003, w tym połączenia za okres sierpień na kwotę 160,63 zł, mimo że zadnie zostało wykonane już 20 września 2003 r. tj. po poniesieniu wskazanych kosztów. Powyższe naruszyło postanowienia § 9 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie określenia rodzajów zadań powiatu, które mogą być finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (Dz.U. z 2002 r. Nr 96, poz. 861 z późniejszymi zmianami), który stanowi że, dofinansowanie nie może obejmować kosztów realizacji zadania poniesionych przed przyznaniem środków finansowych i zawarciem umowy o dofinansowanie ze środków Funduszu.
        W przypadku Szczecińskiego Stowarzyszenia Pomocy Autystom przedłożono z kolei do rozliczenia faktury wraz z oświadczeniem zobowiązując się do opłacenia przedstawionych w rozliczeniu dokumentów finansowych oraz innych z nimi związanych, wynikających z odrębnych przepisów, pomimo że zgodnie z § 3 umowy nr 06/2003/sport przekazanie środków mogło nastąpić po dostarczeniu przez wnioskodawcę oryginałów wystawionych na wnioskodawcę dokumentów, potwierdzających wysokość poniesionych kosztów. 
        Kontrola wykazała ponadto nieprawidłowości w jednym spośród dwóch objętych kontrolą wniosków na łączną kwotę 26.536,50 zł (6,3 % ogółu realizacji tego zadania) w ramach realizacji zadania pn. “dofinansowanie zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze dla niepełnosprawnych”. Stwierdzono bowiem, że w dniu 18 grudnia 2003 r. MOPR zawarł umowę z Klubem Sportowym Inwalidów “Start” o dofinansowanie ze środków PFRON zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny i dokonał na tej podstawie w dniu 29 grudnia 2003 r. przelewu środków PFRON w wys. 10.800,10 zł na konto GYMNASION INVEST SPORT Sp. z o.o., mimo że wniosek o ww. dofinansowanie złożono dopiero w dniu 17 grudnia 2003 r. Było to niezgodne z § 12 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie określenia rodzajów zadań powiatu, które mogą być finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób (Dz.U. z 2002 r. Nr 96, poz. 861 z późniejszymi zmianami), wg którego taki wniosek składa się w terminie do dnia 30 listopada roku poprzedzającego realizację zadania. Ustalono też, że ww. przelewu środków dokonano bez przedstawienia przez wnioskodawcę dowodu uiszczenia udziału własnego, co naruszyło postanowienia § 3 ust. 1 pkt. 2 umowy nr 02/2003/Sp.rehab./dorośli/podmioty zawartej przez MOPR z Klubem Sportowym Inwalidów “Start”, wg którego przekazanie środków mogło nastąpić jedynie po przedłożeniu przez wnioskodawcę oryginału dowodu uiszczenia wkładu własnego w terminie 14 dni od dnia wystawienia dokumentu. Kontrola wykazała, że powyższe nastąpiło w sposób świadomy na wyraźne polecenie Pana Adriana Guranowskiego byłego Dyrektora Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej. 
        Uwagi kontroli dotyczyły też faktu, że sprzęt oferowany w ofercie firmy GYMNASION INVEST SPORT Sp. z o.o. od kilku lat był faktycznie używany przez KSI “Start” (mimo że wcześniej nie dokonano za niego zapłaty). Oferta cenowa firmy GYMNASION była natomiast tożsama ze szczegółowym preliminarzem sprzętu przedstawionym przez Klub we wniosku o dofinansowanie co do dziesiątych części ceny, a oferent zaoferował na rzecz Klubu darowiznę w wys. 30 tys. zł. Podkreślenia wymaga, że rozpatrując wniosek złożony przez KSI “Start”, MOPR nie dokonał oceny dokumentów związanych z wyborem oferty firmy GYMNASION, pomimo że niektórzy jego pracownicy mieli świadomość i wiedzieli o powyższym. 
        W toku kontroli realizacji przez MOPR zadania pn. “Dofinansowanie kosztów działania warsztatów terapii zajęciowej”, stwierdzono że Regulamin warsztatu terapii zajęciowej Szczecin – Płonia z dnia 2 lutego 1998 r. w swej treści odbiega od stanu aktualnego, gdyż wskazano w nim jako jednostkę prowadzącą warsztat Miejski Ośrodek Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji, podczas gdy faktycznie jest nią od 1 grudnia 2003 r. Stowarzyszenie Pomocy w Rozwoju Społecznym i Zawodowym Osób Niepełnosprawnych. W ww. Regulaminie podano ponadto nieaktualną podstawę prawną działania warsztatu, tj. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 września 1992 r. w spawie szczegółowych zasad tworzenia, działania i finansowania warsztatów terapii (Dz.U. Nr 71, poz. 357), a obowiązuje aktualnie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 września 2002 r. w spawie szczegółowych zasad tworzenia, działania i finansowania warsztatów terapii (Dz.U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1376).
        Kontrola wykazała, że w 2003 r. MOPR zakupił na potrzeby dwóch funkcjonujących w Szczecinie warsztatów terapii zajęciowej samochody osobowe typu bus do przewozów osób niepełnosprawnych na łączną kwotę 244.800 zł, co naruszyło postanowienia § 18 ust. 3 w związku z ust. 1 z dnia 30 września 2002 r. w sprawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej szczegółowych zasad tworzenia, działania i finansowania warsztatów terapii zajęciowej (DZ. U. Nr 167, poz. 1376), wg którego na pokrycie rocznych kosztów działalności warsztatów na niezbędną wymianę zużytego wyposażenia warsztatu lub jego dodatkowe wyposażenie można przeznaczyć za zgodą stron umowy nie więcej niż 3 % środków Funduszu. W kontrolowanym przypadku 3% kosztów działalności łącznie dla obu warsztatów nie mogło przekroczyć kwoty 58.244 zł. 
        Kontrola wykazała ponadto, że zakupu jednego z ww. samochodów typu bus na kwotę 126.000,00 zł na potrzeby warsztatu terapii zajęciowej dokonało Polskie Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Szczecinie w trybie zamówienia z wolnej ręki poniżej 30.000 euro z uwagi na “konieczność zakupu samochodu i dokonania przelewu ostatecznie do 30 grudnia 2003 r.”. Naruszyło to postanowienia art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.) które nie wskazują takiej przesłanki do zastosowania trybu zamówienia publicznego z wolnej ręki. Polskie Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Szczecinie o przyznaniu dofinansowania zostało poinformowane w dniu 28 listopada 2003 r. w następstwie którego w dniu 3 grudnia 2003 r. powołano komisję przetargową natomiast dopiero w dniu 17 grudnia 2003 r. dokonano ogłoszenia o wszczęciu postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego tj. 14 dni od zawiązania komisji przetargowej a 19 dni od powzięcia informacji o przyznaniu środków finansowych. 
        W ramach realizacji zadania pn. likwidacja barier analizie poddano 28 zrealizowanych wniosków na łączną kwotę 253.003,53 zł co stanowiło 42% ogółu realizacji tego zadania. W wyniku analizy zawartych z wnioskodawcami umów stwierdzono w jednym przypadku nieprawidłowo wypłacone środki finansowe wykonawcy robót, wypłatę zaliczek na poczet przyszłych prac, brak podpisu pod aneksem do umowy oraz zmianę zakresu umowy bez zachowania formy pisemnej.
        Kontrola wykazała, że dokonana wypłata w kwocie 9.836,68 zł w dniu 18 grudnia 2003 r. na rzecz wykonawcy robót w oparciu o zawartą w dniu 13 listopada 2003 r. umowę nr 37/2003/arch./dorosli na łączną kwotę 28.124,29 zł była działaniem nielegalnym polegającym na dokonaniu przelewu środków finansowych w oparciu o wypowiedzianą w dniu 17 grudnia 2003 r. umowę (pismo MOPR/DN/KP/6213-12-84/03) tj. dzień po jej wypowiedzeniu. Jak wyjaśnił kierownik Działu ds. Osób Niepełnosprawnych “z uwagi na zapisy umowy nie powinniśmy wypłacić kwoty 9.836,68 zł na rzecz wykonawcy. Kierując się dobrem osoby niepełnosprawnej, wobec zrealizowania części prac zachowaliśmy się inaczej”.
        Kontrola wykazała, że w dwóch przypadkach na trzynaście poddanych badaniu kontrolnemu wypłacono zaliczkę na poczet przyszłych prac w oparciu o prośbę wnioskodawcy (umowa nr 05/2003/arch./dzieci; umowa nr 02/2003/arch./dzieci) pomimo, że zawarte z wnioskodawcami umowy nie przewidywały takiej formy wypłaty .
        W przypadku zawartej umowy nr 15/2003/arch./dorosli na dofinansowanie prac związanych z likwidacją barier architektonicznych – dokonano zmiany zakresu umowy bez zachowania formy pisemnej (zrezygnowano z części prac) na prośbę wnioskodawcy co w ocenie kontroli było sprzeczne z § 8 umowy stanowiącym, iż zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, w związku z § 1 regulującym przedmiot umowy, zakres prac oraz termin wykonania prac.
        Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w toku kontroli 50. zrealizowanych wniosków dot. zadania pn. “Dofinansowanie uczestnictwa osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych” na łączną kwotę 32.249,00 zł (4% ogółu zrealizowanych).
        Kontrola ustaliła ponadto, że żadna z kontrolowanych umów o dofinansowanie ze środków PFRON zawartych z osobami fizycznymi i osobami prawnymi nie zawierała kontrasygnaty głównego księgowego, pomimo że, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.) jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi MOPR, aby:

1. uaktualnił regulamin warsztatu terapii zajęciowej Szczecin – Płonia,
2. zapewnił dokonywanie kontrasygnaty głównego księgowego pod umowami rodzącymi zobowiązania,
3. nie przyjmował oświadczeń stwierdzających pokrycie udziału własnego przez wnioskodawcę,
4. nie uwzględniał przedstawianych do rozliczenia dokumentów potwierdzających poniesione koszty przed datą zawarcia umowy o dofinansowanie,
5. opracował i wprowadził wewnętrzną procedurę przyjmowania, rozpatrywania, przyznawania i rozliczania udzielanych dofinansowań w ramach środków PFRON.