Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie oraz Biuro ds. Zamówień Publicznych, w okresie od 2 lipca 2004 r. do dnia 23 lipca 2004 r. przeprowadzili kontrolę w Miejskim Przedsiębiorstwie Oczyszczania Sp. z o.o. (zw. dalej MPO) w zakresie zamówień publicznych udzielonych przez MPO w okresie od 2003 r. do chwili zakończenia kontroli. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 września 2004 r. przekazanym Prezesowi Zarządu MPO oraz Przewodniczącemu Rady Nadzorczej MPO, przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.     
        W wyniku kontroli stwierdzono, że MPO udzielało zamówień publicznych z pominięciem przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664, ze zm.) (zw. dalej ustawą).
W dniu 21 października 2003 r. MPO, bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zawarło umowę leasingu samochodu ciężarowego (z tytułu której wydatkowało do końca czerwca 2004 r. kwotę 128.722,30 zł), a wg art. 12a ustawy, zamówienie publiczne mogło być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie. Ponadto MPO w 2003 r. z pominięciem przepisów ustawy zawarło 3. umowy na czas nieokreślony, m.in. na składowanie odpadów, na przyjęcie ścieków oraz na usługi komputerowe (z tytułu których łącznie wydatkowało do końca czerwca kwotę 1.779.422,39 zł), a wg art. 73 ustawy, umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogły być zawierane na czas nie oznaczony. Ponadto ww. zamówienia zostały udzielone bez przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (zw. dalej postępowaniem), co było niezgodne z art. 12a ustawy. Należy podkreślić, że wg art. 72 ust. 2 ustawy, umowa w sprawie zamówienia publicznego była nieważna, jeżeli w postępowaniu, poprzedzającym jej zawarcie doszło do naruszenia przepisów określonych w ustawie. 
        Kontrola wykazała, że MPO dokonywało dzielenia zamówień publicznych na części, unikając stosowania przepisów ustawy. W 2003 r. MPO zawarło 4 umowy, których przedmiotem było świadczenie usług w zakresie zimowego oczyszczania Miasta jak również inne usługi transportowe wynikające z działalności i potrzeb Spółki, na łączną wartość przekraczającą wartość 6.000 EURO, tj. 74.196,45 zł. Wartość każdej z tych umów nie przekraczała 6 000 EURO i została zawarta bez stosowania przepisów ustawy, a wg art. 3 ust. 2 ustawy, zamawiający nie mógł w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia. Ponadto wg art. 72 ust 2 ustawy, umowa w sprawie zamówienia publicznego była nieważna, jeżeli zamawiający dokonał wyboru oferty z rażącym naruszeniem ustawy. 
        W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że MPO w badanym okresie przeprowadziło 6. postępowań, w efekcie których zawarło umowy na łączną kwotę 1.004.049,10 zł. Do dnia 1 marca 2004 r. MPO z rażącym naruszeniem ustawy przeprowadziło 5 postępowań (m.in. na dostarczenie stalowych, ocynkowanych pojemników na śmieci typu MGB 1,1 m³ (zw. dalej na dostarczenie pojemników); na dostawę używanego specjalistycznego samochodu ciężarowego “śmieciarka” (zw. dalej na dostawę śmieciarki); na dostawę zestawu samochodowego – urządzenia hakowego na podwoziu “MERCEDES” (zw. dalej na dostawę zestawu samochodowego) ; na zakup 230 szt. plastikowych pojemników na piasek o pojemności 150 l (zw. dalej na zakup pojemników) oraz na dostawę samochodu ciężarowego marki Mercedes Sprinter o max DMC 3500 kg (zw. dalej na dostawę samochodu)). 
        Kontrola wykazała, że wszystkie ww. postępowania powinny być unieważnione. W postępowaniu na dostawę śmieciarki i na dostawę zestawu samochodowego, MPO udzieliło zamówień, pomimo, że wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, co było niezgodne z art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy, wg którego postępowanie powinno zostać unieważnione, jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu. Ponadto, w związku z poniżej przedstawionymi nieprawidłowościami, MPO nie unieważniło postępowań na dostawę śmieciarki, na zakup pojemników, na dostarczenie pojemników oraz na dostawę samochodu, co było niezgodne z art. 27b ust. 1 pkt 4 ustawy, wg którego postępowanie unieważniało się, jeżeli było dotknięte wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. Wg art. 72 ust. 2 ustawy, umowa w sprawie zamówienia publicznego była nieważna, jeżeli w postępowaniu o zamówienie publiczne, poprzedzającym jej zawarcie doszło do naruszenia przepisów określonych w ustawie lub aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie, jeżeli to naruszenie miało wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 
        Kontrola wykazała, że we wszystkich ww. postępowaniach, Prezes MPO oraz inne osoby występujące w imieniu zamawiającego, nie złożyli oświadczenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy, wg którego osoby występujące w imieniu zamawiającego w postępowaniu, składają oświadczenia pisemne o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1. 
        Ponadto, stwierdzono, że w 3. postępowaniach, na dostarczenie pojemników, na zakup pojemników i na dostawę samochodu, MPO nie sporządziło dokumentacji podstawowych czynności, co było niezgodne z art. 26 ust. 1 ustawy, wg którego w postępowaniu o zamówienie publiczne, którego wartość nie przekraczała równowartości kwoty 30.000 EURO zamawiający obowiązany był prowadzić dokumentację podstawowych czynności związanych z postępowaniem, zawierającą informacje określone w art. 25 ust.1. pkt. 1,2,4,5,9 i 15 niniejszej ustawy. 
        Kontrola wykazała również, że MPO nie wykluczyło z postępowania na dostawę śmieciarki oferty, która nie zawierała informacji z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, pomimo, iż wg punktu 3.5 rozdziału I “zapytania o cenę” dostawcy powinni złożyć w ofercie informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 19 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy, wydaną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert; a wg art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy, z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wykluczało się dostawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli, nie uzupełnili lub nie wyjaśnili dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 niniejszej ustawy. 
        Ponadto w postępowaniu na dostawę samochodu, MPO wysłało zaproszenia do składania ofert tylko do trzech dostawców. Natomiast w postępowaniu na dostawę śmieciarki, MPO przyjęło do oceny ofertę firmy, która nie została zaproszona do udziału w postępowaniu. Było to niezgodne z art. 67 ustawy, wg którego zapytanie o cenę stanowiło tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kierował pytanie o cenę dostaw, rzeczy lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewniała wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej niż do czterech. W postępowaniu w trybie zapytania o cenę, ofertę mogli złożyć tylko dostawcy zaproszeni przez zamawiającego. 
        W postępowaniu na dostawę zestawu samochodowego, MPO nie odrzuciło 2. ofert, w których zaproponowano 10. tygodniowy termin realizacji zamówienia (licząc od daty zawarcia umowy), a w pkt 4 rozdziału II zaproszenia do składania ofert, termin realizacji zamówienia określono na maksymalnie 8 tygodni od daty zawarcia umowy. Ponadto jedna z ww. ofert nie zawierała ostatecznej ceny. Ponadto, w postępowaniu na zakup pojemników MPO przyjęło do oceny 2. oferty, które wpłynęły faxem, a wg art. 21 ust. 4 ustawy ofertę sporządzało się w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Było to niezgodne z art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy, wg którego zamawiający zobowiązany był odrzucić ofertę jeżeli była sprzeczna z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia. 
        Kontrola wykazała, że w postępowaniach na dostawę śmieciarki i na dostawę zestawu samochodowego MPO nie powiadomiło o wyborze oferty pozostałych oferentów, co było niezgodne z art. 69 ust. 4 ustawy, wg którego, zamawiający miał obowiązek niezwłocznie zawiadomić o wyborze oferty pozostałych oferentów, wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano, oraz cenę. 
        Stwierdzono również, że w 2. postępowaniach na dostawę śmieciarki i na dostawę zestawu samochodowego, MPO nie sporządziło protokołów postępowania o zamówienie publiczne, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy, wg którego podczas prowadzenia postępowania o zamówienie, zamawiający sporządzał protokół postępowania o zamówienie publiczne. Ponadto w ww. postępowaniach, MPO jako zamawiający nie ogłosiło w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania, co było niezgodne z art. 14d ust. 1 ustawy, wg którego zamawiający przesyłał do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenie o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 
        Kontrola wykazała, że w postępowaniu na dostawę śmieciarki, Prezes MPO nie powołał do przygotowania i przeprowadzenia postępowania komisji przetargowej, co było niezgodne z art. 20a ust. 1 ustawy, wg którego, w przypadku zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w zł równowartość kwoty 30.000 EURO, zamawiający był obowiązany powołać komisję przetargową. 
        Stwierdzono również, że w postępowaniu na zakup pojemników i na dostawę pojemników, MPO wysłało do oferentów zapytanie o cenę tylko za pośrednictwem faxu, co było niezgodne z art. 21 ust. 1-2 ustawy, wg którego wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiających i dostawców lub wykonawców wymagały formy pisemnej, chyba, że ustawa stanowiła inaczej. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumiały się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji musiała zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie. 
        W postępowaniu na dostawę zestawu samochodowego oraz na dostawę samochodu, MPO opisało przedmiot zamówienia niezgodnie z zasadami określonymi w ustawie. W rozdziale II zaproszenia do składania ofert w postępowaniu na dostawę zestawu samochodowego, określono przedmiot zamówienia jako dostawę zestawu samochodowego na podwoziu MERCEDES bez dopuszczenia możliwości składania ofert równoważnych, a w postępowaniu na dostawę samochodu zamawiający określił przedmiot zamówienia jako dostawę samochodu ciężarowego marki Mercedes Sprinter, również bez dopuszczenia możliwości składania ofert równoważnych. Było to niezgodne z art. 17 ust. 1-3 ustawy, wg którego przedmiot zamówienia określało się za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych. Przedmiotu i warunków zamówienia nie wolno było określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Nie stanowiło utrudnienia uczciwej konkurencji określenie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, jeżeli ze względów technologicznych, ekonomicznych lub organizacyjnych zachodziła konieczność zachowania norm, parametrów lub standardów, jakimi charakteryzują się posiadane przez zamawiającego maszyny lub urządzenia, a zamawiający dopuszczał składanie ofert równoważnych lub jeżeli obowiązek taki wynikał z odrębnych przepisów. 
        W postępowaniu na dostawę śmieciarki, MPO nie wezwało oferentów do złożenia oświadczenia z art. 22 ust. 5 ustawy, a wg art. 22 ust. 5-6 ustawy, w postępowaniu o zamówienie, którego wartość przekraczała 30.000 EURO zamawiający wzywał dostawców do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi (Dz. U. z 2002 r. Nr 49 poz. 447) z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. Dostawcy byli zobowiązani do dostarczenia ww. oświadczenia w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu. 
        Ponadto, po dniu 2 marca 2004 r. MPO przeprowadziło 1. postępowanie, na dostawę piaskarko – solarki, z naruszeniem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 ze zm.) (zw. dalej PZP) Prezes MPO nie złożył oświadczenia wymaganego art. 17 ust. 2 PZP, wg którego osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składały pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 PZP. Ponadto MPO nie sporządziło protokołu postępowania, a wg art. 96 ust. 1 PZP, w trakcie prowadzenia postępowania zamawiający sporządzał pisemny protokół postępowania, zawierający co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informacje o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty. O wyniku postępowania wszyscy wykonawcy zostali powiadomieni w dniu 6 kwietnia 2004 r. MPO zawarło umowę dostawy po upływie terminu związania ofertą, tj. w dniu 14 maja 2004 r. , co było niezgodne z art. 94 ust. 1 PZP, wg którego zamawiający zawierał umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zaproponował Radzie Nadzorczej MPO, aby zobligowała Zarząd MPO do:

1. stosowania ustawy PZP do każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza 6 000 EURO,
2. nie dzielenia zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania PZP lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych PZP,
3. zawierania umów na czas oznaczony, za wyjątkiem przypadków określonych w art. 143 PZP,
4. prowadzenia postępowania w formie pisemnej,
5. prowadzenia do każdego postępowania protokołu postępowań,
6. przestrzegania obowiązku składania przez członków komisji przetargowych i inne osoby występujące w postępowaniu w imieniu zamawiającego pisemnych oświadczeń z art. 17 ust 2 PZP,
7. dokładania należytej staranności przy ocenie formalno-prawnej ofert dokonywanej przez komisję przetargową.