PROTOKÓŁ NR 0012.8.47.2022
Z POSIEDZENIA 
KOMISJI DS. INICJATYW SPOŁECZNYCH, SPORTU I MŁODZIEŻY
Z DNIA 3 MARCA 2022 ROKU

Początek posiedzenia - 08:00
Zakończenie posiedzenia - 10:00

Posiedzenie Komisji otworzył i przewodniczył obradom p. Patryk Jaskulski - Przewodniczący Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodniczący poinformował o obowiązującej klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych i zaproponował następujący porządek dzienny posiedzenia:

1.	Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.
2.	Przyjęcie protokołu z posiedzenia Komisji w dniu 15.02.2022 r.
3.	Stan realizacji projektu SBO "Szczecin pomaga zwierzakom - wyposażenie przychodni TOZ".
4.	Harmonogram SBO 2023.
5.	Sprawy różne i wolne wnioski.

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie wniesiono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z posiedzenia Komisji w dniu 15.02.2022 r.

Głosowanie nad przyjęciem protokołu z posiedzenia Komisji w dn. 15.02.2022 r.

Za – 7 (jednogłośnie)

Protokół został przyjęty.

Ad. pkt. 3.
Stan realizacji projektu SBO "Szczecin pomaga zwierzakom - wyposażenie przychodni TOZ".

Przewodniczący Patryk Jaskulski – dokonał wprowadzenia, poinformował, że projekt ten wygrał w SBO 2020. Poprosił wydział merytoryczny o wyjaśnienia dotyczące etapu zaawansowania realizacji projektu.

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – poinformowała, że obecnie weryfikowany jest kosztorys, co jest obowiązkiem wynikającym z ustawy.W zeszłym roku został ogłoszony przetarg (podzielony na 4 części, aby ułatwić wyłonienie podmiotu). Niestety do żadnej z części nie udało się wyłonić podmiotu (do trzech części nikt się nie zgłosił, w przypadku czwartej części przetarg musiał być unieważniony, ponieważ oferent złożył dokumenty na nieaktualnych drukach i nie zawierały one wszystkich wymaganych elementów). Przetarg ten miał miejsce w grudniu, więc nie było możliwości zmian w budżecie. Na najbliższej sesji jest planowane przydzielenie wydziałowi pieniędzy, co będzie skutkowało ogłoszeniem nowego przetargu.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zauważył, że SIWZ był opracowywany już w lipcu 2020 r.

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – potwierdziła, że rozmowy z wnioskodawczynią dot. SIWZ trwały od maja 2020 r. Wyjaśniła, że wydział dostał to zadanie do realizacji, jednak należało rozstrzygnąć, czy nie dojdzie do podwójnego finansowania usług, ze względu na to, że TOZ korzysta z środków Miasta w ramach umów komercyjnych oraz dotacji. Wydział wystąpił o opinię prawną. Uzyskana opinia prawna mówiła, że sprzęt zakupiony z środków SBO powinien stanowić własność GMS, natomiast przekazanie sprzętu stowarzyszeniu powinno się odbyć na zasadnie umowy użyczenia, w której będą szczegółowo wskazane warunki użyczenia. Odbyły się rozmowy z wnioskodawczynią i w marcu 2021 r. przekazała ona jednoznaczną akceptację warunku projektu umowy użyczenia. Miasto stało na stanowisku, że sprzęt nie może być wykorzystywany do udzielania świadczeń komercyjnych. Dopiero wtedy można było przystąpić do procedury związanej z organizacją przetargu. W sierpniu 2021 r. został przekazany wniosek do Biura ds. Zamówień Publicznych, które zgłosiło swoje uwagi. Po ich poprawieniu w październiku został ogłoszony przetarg.

Karolina Winter-Zielińska – Prezes TOZ Szczecin – potwierdziła przedstawioną chronologię wydarzeń. Przypomniała jednak, że oprócz interesów Miasta są też interesy TOZ-u. Pierwotny projekt umowy zawierał postanowienia, które nie były do zaakceptowania (np. przekazanie sprzętu tylko na rok). Udało się dojść do konsensusu, jednak problem dotyczy przede wszystkim tego, co stało się później. Od marca 2021 r. został ogłoszony tylko jeden przetarg (w październiku 2021 r.). Poinformowała, że w listopadzie 2021 r. kontaktowała się z Biurem ds. Zamówień Publicznych, które potwierdziło, że jest gotowe do ogłoszenia przetargu, jednak czeka na decyzję wydziału merytorycznego. Zwróciła uwagę, że ze względu na upływ czasu może być coraz trudniej znaleźć sprzęt o ustalonej specyfikacji. Zwłoka w tym temacie pogłębia zatem problem.

Radny Łukasz Kadłubowski – zauważył, że z problemem realizacji projektów SBO mierzymy się co roku. Wyraził opinię, że projekty SBO, których realizacja się opóźnia powinny być traktowane priorytetowo przy przygotowywaniu przetargów. Trzeba wypracować rozwiązania systemowe, które pozwolą na sprawniejsze realizowanie projektów SBO. Trzeba skorelować wyniki SBO z uchwalaniem budżetu na przyszły rok, aby zapobiec sytuacji, w której wygrane projekty z grudnia 2021 r. nadal nie mają finansowania w obecny budżecie.

Radny Mirosław Żylik – zaproponował zastosowanie formy, w której przez 5 lat Miasto sprawdza sprzęt, a końcowe przekazanie odbywa się do 5 latach.

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – odpowiedziała, że jest to inna sytuacja, ponieważ TOZ nie dostaje sprzętu na własność. Wydział posiada dwie niezależne opinie prawne w tej sprawie. Umowa z TOZ-em będzie to umowa użyczenia nieodpłatna, TOZ będzie ponosił tylko koszty użytkowania. Okres trwania umowy ma zabezpieczyć interesy GMS. W umowie jest zawarta możliwość przedłużenia umowy. Jest to zabezpieczenie dla GMS w razie kontroli wydatkowania środków publicznych.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zapytał kiedy zostały zlecone opinie prawne?

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – odpowiedziała, że był to po tym, jak projekt wygrał. Na etapie weryfikacji wydział zgłaszał uwagi co do tej kwestii, jednak procedura nie przewiduje miejsca na uwzględnienie takich uwag. Kwestia ta wymaga systemowego rozwiązania.

Radny Mirosław Żylik – odnosząc się do kwestii długości trwania umowy wyraził zrozumienie dla stanowiska TOZ-u. Zapytał o możliwość zawarcia umowy na 5 lat z kontrolowaniem użytkowania sprzętu?

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – odpowiedziała, że dla Miasta nie jest to problem, tym bardziej, że Miasto i TOZ doszły do porozumienia w tej kwestii. Kluczowym pytaniem, które pada jest to, dlaczego w grudniu nie został ogłoszony ponownie przetarg. Odpowiedzią jest to, że w grudniu nie było zapewnionego finansowania na ten rok. Będzie ono zapewnione po sesji marcowej.

Radny Przemysław Słowik – zapytał jakie są dalsze procedury w przypadku, kiedy ponownie nie zostanie wyłoniony podmiot? Czy da się przetarg podzielić na mniejsze części? Co stanie się w przypadku wzrostu kosztów?

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – poinformowała, że przypadku wzrostu kosztów wydział będzie wnioskował o uruchomienie środków z rezerwy SBO. Przetargu nie da się podzielić na jeszcze mniejsze części (został on już podzielony na cztery części).Biorąc pod uwagę kwotę projektu nie ma innej możliwości niż przetarg.

Radny Przemysław Słowik – zapytał, dlaczego przez rok przeprowadzono tylko jeden przetarg?

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – wyjaśniła, że po zaakceptowaniu projektu umowy pojawiła się potrzeba ponownej aktualizacji kosztorysu oraz przygotowania wniosku. Uzgodnienia w tej kwestii trwały od maja do lipca. Był to także okres covidu, a to pociągnęło za sobą absencję pracowników.

Radny Przemysław Słowik – zapytał, czy można się spodziewać, że projekt zostanie zrealizowany w 2022 r.?

Anetta Kieszkowska – Dyrektor WOŚr – odpowiedziała, że problemem jest brak oferentów.

Radny Łukasz Kadłubowski – wyraził opinię, że Radni powinni zadbać o to, aby na marcowej sesji zostały zapisane odpowiednie środki na realizację projektu. Zapytał, czy poza deklaracją, która padła o wydłużeniu czasu do 5 lat, coś jeszcze budzi wątpliwości TOZ-u?

Radny Mirosław Żylik – zwrócił uwagę, że wydziały urzędu mają swoją „wydolność” i pewnych rzeczy nie da się przeskoczyć.

Karolina Winter-Zielińska – Prezes TOZ Szczecin – poinformowała, że w toku rozmów propozycja TOZ-u dot. długości trwania umowy zakładała czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia. Wówczas interesy obu stron byłyby tak samo chronione. TOZ nie nalegał także, aby być właścicielem sprzętu. TOZ chce z tego sprzętu korzystać dla dobra zwierząt. Przypomniała, że TOZ realizuje w części zadania gminy, więc w interesie gminy powinno być także stworzenie warunków do realizacji tych zadań. Zwróciła uwagę, że TOZ nie prowadzi działalności komercyjnej. TOZ prowadzi działalność statutową odpłatną. Taka forma działalności nie stoi w sprzeczności z założeniami SBO. Zaznaczyła, że TOZ każdego miesiąca ponosi koszty, których nie musiałby ponosić, gdyby posiadał sprzęt.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – dokonał podsumowania dyskusji. Wyraził uznanie dla działań prowadzonych przez TOZ. Zadeklarował wsparcie Komisji i Radnych dla realizacji projektu.

Ad. pkt. 4.
Harmonogram SBO 2023.

Magdalena Błaszczyk – Dyrektor BDO – poinformowała, że prace związane z przygotowaniem SBO zostały już rozpoczęte. Prace koncentrują się głównie na przygotowaniu systemu elektronicznego (w tej chwili przeprowadzana jest procedura zapytania ofertowego). Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, to harmonogram tegorocznej edycji powinien być podobny do założonego harmonogramu edycji poprzedniej (przełom kwietnia i maja – nabór projektów, maj-wrzesień – weryfikacja, koniec października – zakończenie głosowania, koniec listopada – ogłoszenie wyników).

Radny Łukasz Kadłubowski – zaproponował, aby już w tegorocznej edycji zastosować nowy podział na obszary lokalne, pomimo tego, że nowy Regulamin SBO będzie obowiązywał dopiero od przyszłej edycji. Zaproponował, aby w okresie weryfikacji projektów Komisja otrzymywała raz w miesiącu krótkie sprawozdanie informujące na jakim etapie są rozpatrywane projekty. Ponadto poddał pod zastanowienie, czy zasadne jest dokonywanie ewaluacji tej edycji, kiedy kolejna ma zostać przeprowadzona zgodnie z nowym Regulaminem.

Radny Przemysław Słowik – zauważył, że system komputerowy nie powinien wpływać na termin rozpoczęcia procesu SBO, ponieważ jest on używany dopiero na późniejszym etapie.

Radny Mirosław Żylik – odnosząc się do kwestii sprawozdawania Komisji zauważył, że jest to dla BDO dodatkowa praca i każde dodatkowe obowiązki wydłużą proces SBO.

Magdalena Błaszczyk – Dyrektor BDO – odnosząc się do kwestii podziału na obszary lokalne poinformowała, że możliwe jest przeprowadzanie SBO 2023 wg nowego podziału. Odpowiadając na prośbę o sprawozdania z weryfikacji poinformowała, że dzięki systemowi będzie można śledzić postępy i weryfikację na bieżąco. Można się więc zastanowić, czy jest konieczne opracowywanie dodatkowego dokumentu. Odnosząc się do kwestii ewaluacji poinformowała, że obowiązek corocznej ewaluacji wynika z uchwały, a samo badanie dostarcza wielu ważnych informacji. Odnosząc się do wypowiedzi Radnego P. Słowika wyjaśniła, że to w systemie uruchamiany jest nabór projektów, więc w momencie ogłoszenia naboru system musi być już gotowy.

Radny Przemysław Słowik – zapytał, czy będzie to nowy system, czy ten sam? Dlaczego nie został on zapewniony odpowiednio wcześniej?

Magdalena Błaszczyk – Dyrektor BDO – odpowiedziała, że za każdym razem Wydział Informatyki przeprowadza skrócone postepowanie. W tym roku z uwagi na zmiany budżetowe związane z m.in.. „Nowym Ładem” środki wydziału były zamrożone i dopiero teraz jest możliwość przystąpienia do działania.

Daniel Wacinkiewicz – Zastępca Prezydenta Miasta – wyraził zrozumienie dla uwag zgłaszanych przez Radnych dot. systemu informatycznego. Poinformował, że BDO postuluje zakup programu na dłuższy okres, aby uniknąć konieczności powtarzania corocznie procedury. Zadeklarował, że przy zmianie Regulaminu SBO dołożą starań, aby system był zabezpieczany na okres dłuższy niż jeden rok.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zapytał, czy system daje możliwość wygenerowania raportu, który pokazuje postęp w weryfikacji zgłoszonych projektów?

Magdalena Błaszczyk – Dyrektor BDO – potwierdziła, że na podstawie statusów jest możliwe wygenerowanie raportu.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – poprosił o bieżące przekazywanie Komisji wygenerowanego raportu.

Radny Mirosław Żylik – poparł pomysł przeprowadzenia tegorocznej edycji wg nowego podziału na obszary lokalne. Wyraził opinię, że jeśli ewaluacja SBO jest wymagana, to przynajmniej powinna być w tym roku jak najmniej rozbudowana.

Radny Łukasz Kadłubowski – zaznaczył, że celem sprawozdawania Komisji prac na etapie weryfikacji miałoby być przede wszystkim zmobilizowanie innych jednostek urzędu do nadania weryfikacji charakteru priorytetowego.

Daniel Wacinkiewicz – Zastępca Prezydenta Miasta – odnosząc się do kwestii ewaluacji SBO zauważył, że w nowym Regulaminie mogą pojawić się zapisy zakładające inny kształt raportu ewaluacyjnego. Zadeklarował rozsądne i funkcjonalne podejście do tej kwestii.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zaproponował przyjęcie przez Komisję dezyderatu mówiącego o zakupie systemu informatycznego, harmonogramie tegorocznej edycji SBO, podziale na obszary lokalne oraz składaniu sprawozdania dla KISSiM co 2 tygodnie.

Magdalena Błaszczyk – Dyrektor BDO – zadeklarowała, że po otrzymaniu systemu sprawdzi, jakie posiada on możliwości generowania raportu i filtrowania informacji. Na tej podstawie ustalona będzie forma informacji przekazywanej Komisji.

Radny Łukasz Kadłubowski – zaproponował, aby jednostki merytoryczne przedstawiły plan weryfikacji i były z wykonania tego planu rozliczane.Wyraził opinię, że w dezyderacie powinna być formalnie poruszona tylko kwestia zakupu systemu informatycznego na kolejne lata.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – poddał pod głosowanie skierowanie do Prezydenta dezyderatu mówiącego o potrzebie zakupu systemu informatycznego do obsługi SBO z licencją na kilka kolejnych lat.

Głosowanie nad skierowaniem dezyderatu do Prezydenta:

Za – 7 (jednogłośnie).

Ad. pkt. 5.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie zgłoszono.

Na tym posiedzenie zakończono.

Protokołowała		Przewodniczący Komisji
Anna Musiał Podinspektor BRM		Patryk Jaskulski