PROTOKÓŁ NR 0012.8.26.2020
Z POSIEDZENIA 
KOMISJI DS. INICJATYW SPOŁECZNYCH, SPORTU I MŁODZIEŻY
Z DNIA 10 SIERPNIA 2020 ROKU

Początek posiedzenia - 09:00
Zakończenie posiedzenia - 11:00

Posiedzenie Komisji otworzył i przewodniczył obradom p. Patryk Jaskulski - Przewodniczący Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodniczący poinformował o obowiązującej klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych i zaproponował następujący porządek dzienny posiedzenia:

1.	Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.
2.	Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji.
3.	Procedura gospodarowania środkami na działalność statutową Rad Osiedli.
4.	Sprawy różne i wolne wnioski.

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie wniesiono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji.

Przyjęcie protokołu nr 0012.8.24.2020 z dn. 17.06.2020 r.

Za – 8 (jednogłośnie)

Ad. pkt. 3.
Procedura gospodarowania środkami na działalność statutową Rad Osiedli.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – poinformował, że Radnym Komisji zostały przekazane opinie Rad Osiedla dotyczące proponowanej procedury gospodarowania środkami. Zgłaszane uwagi dotyczyły m.in. terminu rozpatrywania wniosków oraz określenia odbiorców danej inicjatywy.

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – omówił konsultacje z Radami Osiedli dotyczące proponowanej procedury gospodarowania środkami na działalność RO oraz plany przedstawione przez RO na początku roku. Przypomniał o konieczności dostosowania planów działań oraz sprecyzowania ich w kontekście aktualnej sytuacji epidemicznej, tak aby możliwe było zadecydowanie, czy dana impreza będzie bezpieczna dla jej uczestników. Zwrócił uwagę na to, że od ostatniego posiedzenia Komisji, które miało miejsce 23 lipca nastąpił zdecydowany wzrost liczby przypadków zakażeń koronawirusem. W tej sytuacji optymistyczne założenia z poprzedniej dyskusji uległy już zmianie.

Radna Maria Myśliwiec – zapytała o to, jak wygląda obecnie kwestia statutu Rad Osiedli?

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – odpowiedział, że statuty nadal obowiązują. Z punktu widzenia finansowego potrzebna jest korekta planowanych działań, aby przystawały do aktualnej sytuacji, jednak nie koliduje to z zapisami statutowymi.  

Radna Maria Myśliwiec – zapytała o to, w jaki sposób Rady Osiedli mają technicznie działać w obecnych warunkach (wstrzymanie posiedzeń)?

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej –odpowiedział, że Rady Osiedla mogą działać w sposób zdalny, z wykorzystaniem ogólnodostępnych platform internetowych.  Poinformował, że RO otrzymały stanowisko prawne w tej sprawie.

Iwona Balcer – Przewodnicząca RO Centrum – przypomniała swoją prośbę o uwzględnienie możliwości zmiany planów w ramach przyznanych kwot.

Łukasz Listwoń – Przewodniczący RO Drzetowo-Grabowo – zapytał o to, czy będzie górny limit przyznawania środków dla danej Rady Osiedla? Co stanie się w przypadku, kiedy wnioski pierwszych kilkunastu RO wyczerpią kwotę? Kto będzie podmiotem decyzyjnym przy rozpatrywaniu wniosków? Czy będzie procedura odwoławcza? Jakie będą kryteria oceny wniosków? Zwrócił uwagę na to, że 14 dni na ocenę wniosków, to w jego opinii zdecydowanie za długo.

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – odnosząc się do pytania o limit powiedział, że nie wszystkie Rady działają tak samo aktywnie i taki limit będzie bardzo ograniczający dla Rad, które chciałyby aktywnie realizować swoje cele. Powiedział, że jeśli kwota ta szybko będzie się wyczerpywać, to na przełomie września i października będzie można rozmawiać o zwiększeniu kwoty, jednak dotychczas zgłoszone od 5 RO wnioski zakładają konsumpcję kwot na poziomie, który „nie zagraża” wnioskom innych RO. Odnosząc się do pozostałych pytań zaproponował skrócenie czasu oceny wniosków do 7 dni, jednak zaznaczył, że w wyjątkowych przypadkach czas ten może się nieznacznie wydłużyć. Zaproponował, aby oceną wniosków zajął się Wydział Gospodarki Komunalnej, a Komisja ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży pełniła funkcję organu odwoławczego.

Radny Łukasz Kadłubowski – zauważył, że Rady z jednej strony naciskają na precyzyjne określenie kryteriów, a z drugiej oczekują zmniejszenia biurokracji i odformalizowania procedur. Połączenie tych oczekiwań jest bardzo trudne.

Radny Mirosław Żylik – powiedział, że jego zdaniem wprowadzenie limitu nie jest konieczne, ponieważ Dyrektor WGK będzie na bieżąco analizował wnioski Rad i będzie mógł moderować tym wydatkowaniem w taki sposób, aby nie doszło do sytuacji, że jakaś Rada nie otrzyma pieniędzy, o które zawnioskuje z powodu braku. Poparł pomysł, aby to Komisja była ciałem odwoławczym. 

Marian Adamowicz – Przewodniczący RO Pogodno – powiedział, że jest zwolennikiem dotychczasowego rozwiązanie i jego zdaniem RO powinny w jak najkrótszym czasie przedstawić plan działań, według którego będą wydatkować środki.

Iwona Balcer – Przewodnicząca RO Centrum – zapytała, czy RO będzie miała możliwość zmiany planu? Wyraziła opinię, że ustalenie równego limitu byłoby krzywdzące dla osiedli, które mają dużą liczbę mieszkańców.

Łukasz Listwoń – Przewodniczący RO Drzetowo-Grabowo – zaproponował ustalenie pewnych zasad, które będą obejmowały wszystkie RO, np. nieorganizowanie do końca roku wydarzeń o charakterze zamkniętym.  Zapytał o to, co stanie się jeśli na wydarzeniu organizowanym przez RO pojawi się koronawirus? Skąd RO wezmą środki ochrony? W przypadku złożenia odwołania, jak szybko może spotkać się Komisja i rozpatrzeć takie odwołanie?

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – odpowiedział, że Wydział wystąpi jeszcze dzisiaj do Wydziału Zarządzania Kryzysowego o zabezpieczenie środków ochrony. Być może w tym przypadku będzie można sięgnąć do rezerwy budżetowej Miasta i w ten sposób nie uszczupli to budżetu przewidzianego na działania RO. Poprosił o to, aby do dołączanych wniosków RO wskazały zapotrzebowanie na takie środki.

Aleksandra Ciszewska – Zastępca Dyrektora Wydziału Gospodarki Komunalnej – zaproponowała wprowadzenie terminu na złożenie wniosków przez RO. To rozwiązałoby obawy, które maja obecnie RO. Powiedziała, że RO powinny opracować propozycje działań, które będą umożliwiały zachowanie reżimu sanitarnego, stąd też powinny one zrezygnować z wnioskowania o organizację imprez w pomieszczeniach zamkniętych.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zgodził się z tym, że RO nie powinny organizować w tym roku imprez w pomieszczeniach zamkniętych.Odpowiadając na pytanie o termin rozpatrzenia ewentualnego odwołania przez Komisję powiedział, że termin 1 tygodnia jest możliwy do zrealizowania. Zapytał Przewodniczących RO, czy termin 2-3 tygodni od dzisiejszego dnia wystarczy im na opracowanie wniosków?

Radny Łukasz Kadłubowski – wyraził swoje poparcie dla pomysłu określania terminu, w którym RO będą składać wnioski. Zaproponował termin 2 tygodni.

Iwona Balcer – Przewodnicząca RO Centrum – poprosiła o doprecyzowanie, do jakiej kwoty może składać wniosek.

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – powiedział, że RO powinny skoncentrować się na realizacji zadań, jakie założą sobie na drugie półrocze. Plan na drugie półrocze powinien brać w granicach rozsądku pod uwagę dotychczasowo wydane środki, jednak nie chcemy ustalać sztywnych ram, ponieważ ze strony RO pojawiają się także prośby o uelastycznienie procedur. Ta propozycja jest pewnego rodzaju kompromisem między wszystkimi oczekiwaniami. Poprosił, aby plany i wnioski były na tyle szczegółowe, aby dawały obraz tego, jak dana impreza będzie wyglądać.  

Marian Adamowicz – Przewodniczący RO Pogodno – zadeklarował, że w ciągu 2 tygodni RO Pogodno przekaże uaktualniony plan.

Paweł Kurdziałek – RO Dąbie - zaproponował, aby WGK rozesłało do RO informację o tym, że wnioski dotyczące organizacji imprez w pomieszczeniach zamkniętych będą niezasadne. Poprosił o przekazanie do publicznej wiadomości informacji o tym, że działalność RO obecnie jest „zamrożona”, ponieważ pojawiają się ze strony mieszkańców zarzuty, że RO obecnie nie działają.

Paweł Adamczyk – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej – poinformował, że w dniu dzisiejszym zostanie do RO przekazana informacja o oczekiwaniu na przedstawienie w terminie 14 dni skorygowanych planów działań w zakresie działalności na rzecz mieszkańców (z wyszczególnieniem planowanych wydatków i opisem działania). Odnosząc się do pytania o przesunięcia w zakresie obsługi biurowej Rady, poprosił o zgłaszanie takich kwestii indywidualnie do WGK. Powiedział, że Miasto postara się przekazać komunikat dotyczące ograniczenia działalności RO w okresie pandemii. Odnośnie terminu na złożenie przez RO planów oraz wniosków zaznaczył, że musimy pamiętać o dynamice sytuacji, więc zarówno pewne terminy jak i same zapisy w planach mogą się zmienić.

Radny Mirosław Żylik – poprosił o uszczegółowienie daty jako 26 sierpnia.

Przewodniczący Patryk Jaskulski – zgodził się z propozycją Radnego Żylika. Podsumował wypracowaną procedurę: do 26 sierpnia 2020 r. Rady Osiedla aktualizują plany swoich działań, po tym czasie WGK w ciągu tygodnia rozpatruje wnioski. Ewentualne odwołania rozpatruje Komisja także w czasie 7 dni.

Ad. pkt. 4.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie zgłoszono.

Na tym posiedzenie zakończono.

Protokołowała		Przewodniczący Komisji
Anna Musiał Podinspektor BRM		Patryk Jaskulski