Interpelacje i zapytania radnych - VI kadencja 2010-2014

Dotyczy mojej  interpelacji nr 798 w sprawie przeniesienia Referatu ds. Wykorzystania Zasobu z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami do struktur Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych jako Dział Dzierżaw.

Na interpelację otrzymałam odpowiedź i informację. Pierwszą, odpowiedź, firmuje swoim podpisem Pana zastępca,  Pan Mariusz Kądziołka, drugą, jako informację, pracownicy już Działu Dzierżaw w ZBiLK.

Moja interpelacja- treść.

Wkwietniu br. Prezydent Krzystek restrukturyzował szczeciński Urząd polegało to m.in. na stworzeniu nowych wydziałów, biur, zamiany nazw, zakresem działalności itd. Rozumiem, że te działania pomimo kosztów(nowych dyr., zastępców, pieczątki przeprowadzki itd.) miały na celu poprawę jakości pracy urzędu na rzecz mieszkańców. W skutek tej restrukturyzacji Prezydent P. Krzystek wyprowadził do ZBiLK „Referat ds. Wykorzystania Zasobów”- czyli dzierżaw. Dziś w skutek tej zmiany powstał wielki bałagan bo każdy, kto składa wniosek o dzierżawę musi załączyć mapkę do wniosku. Po mapkę jedzie do UM. Potem wniosek opisywany i podpisany przez pracowników ul. Goszczyńskiego jest zawożony do ZBiLK przy ulicy Mariackiej następnie do pracowników przy ul. Kaszubskiej, stamtąd do urzędu miejskiego do merytorycznych wydziałów i na koniec do Prezydenta!

1. Co Urząd czyli Pan Prezydent, zyskał na wyprowadzeniu Ref. Dzierżaw?
2. Pracownicy w torbach wożą dokumenty do podpisów. Nie działa prawidłowo program komputerowy tak jak w urzędzie, gdzie został kupiony za duże pieniądze zintegrowany system finansowo-księgowy, którego nie ma ZBiLK . Czas pracy wydłużył się trzykrotnie.

Odpowiedź:

Przygotowana przez  z-cę dyr. ZBiLK, a podpisana przez z-cę prezydenta Mariusza Kądziołkę.

Wodpowiedzi na Pani interpelację z dnia 17 września 2012r. dotyczącą przeniesienia referatu ds. wykorzystania zasobu z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Szczecin do struktur Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych uprzejmie informuję, że w związku z wdrażaniem Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 maja 2012r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, podjęto działania w celu m.in. usystematyzowania oraz jasnego podziału zadań pomiędzy ZBiLK oraz Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami tut. Urzędu.

Prowadzenie spraw związanych z dzierżawami nieruchomości stanowi część składową zadań, jakie wykonywał ZBiLK w zakresie zarządzania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Miasto Szczecin jak i Skarbu Państwa. W uchwale Nr IX/N/1390/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 04 listopada 2010r. zmieniającej uchwałę w sprawie likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków Komunalnych od nr 1 do nr 15 i powołaniu sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych – zarządzanie zasobami nieruchomości polegało min. na „prowadzeniu całości spraw związanych z najmem lokali użytkowych, garaży oraz dzierżawą nieruchomości”. Zadania Wydziału Gospodarki Nieruchomościami określone zostały w kategorii nadzoru nad zarządzaniem nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Miasta Szczecin i Skarbu Państwa.

W związku z powyższym:

• od 1 maja 2012r. zadania z zakresu dzierżaw zostały przekazane w ramach porozumienia do Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych wraz z pracownikami ww. referatu;
• od 1 sierpnia 2012 r. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych został przekształcony z samorządowego zakładu budżetowego w jednostkę budżetową i wraz z nowym statutem uchwalonym Uchwałą Rady Miasta Szczecin Nr XIX/553/12 z dnia 4 czerwca 2012r. zadania związane z dzierżawami stały się zadaniami ZBiLK-u;
• dane z ZSiFK UM zostały przetransportowane do systemu czynsze ZBiLK (system starszy od ZSiFK, ale prostszy w obsłudze);
• Prezydent Miasta udzielił nowego pełnomocnictwa (co było konieczne z uwagi na zmianę ZBiLK w jednostkę budżetową) z możliwością udzielania dalszych pełnomocnictw;
• w celu usprawnienia dalszej pracy dyrektor ZBiLK w dniu 13 sierpnia 2012r. udzielił pełnomocnictwa z zakresem dzierżaw Pani Sylwii Rogulskiej – zastępcy dyrektora ZBiLK, która w zależności od zgłoszonych potrzeb podpisuje wszystkie możliwe dokumenty w Dziale Dzierżaw mieszczącym się przy ul. Goszczyńskiego 4.
• poinformowano wszystkich dzierżawców o zmianie konta bankowego;
• obecnie pracownicy pomimo swojej bieżącej pracy wprowadzają do systemu czynsze numer rejonu do którego będzie przypisana umowa;
• nowe umowy dzierżawy zawierane od 1 sierpnia 2012r. są przekazywane na rejony ZBiLK-u i tam dzierżawca będzie je podpisywał i odbierał.

W dalszej kolejności, w celu poprawy jakości pracy oraz umożliwienia większego dostępu dla mieszkańców naszego miasta do pracowników prowadzących sprawy dzierżaw, po wprowadzeniu numerów rejonów do programu czynsze, część pracowników zostanie przeniesiona na poszczególne rejony.

Informacja pracowników Działu Dzierżaw (poniżej).   

                Dział Dzierżaw Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie informuje, że udzielona w dniu 01.10.2012 odpowiedź na Pani interpelację w sprawie reorganizacji w Urzędzie Miasta Szczecin, w szczególności dotyczącej przeniesienia pracowników poprzednio pracujących w Referacie ds. Wykorzystania Zasobu w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, zajmujących się dzierżawami gruntów Gminy Miasto Szczecin zawiera wiele nieścisłości i nie jest odpowiedzią na kwestie podnoszone w Pani interpelacji. Mając powyższe na uwadze, pracownicy Działu Dzierżaw pragną przedstawić rzeczywisty obraz sytuacji, zafałszowany przez ww. odpowiedź z uwagi na fakt, iż całość postępowania, wynikająca z rzeczonej reorganizacji stawia w niekorzystnym świetle administracje samorządową Gminy oraz jej zwierzchnika, czyli Prezydenta Miasta Szczecin oraz może spowodować w najbliższej przyszłości niepowetowane szkody.

               Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie na podstawie Uchwały Nr IX/N/1390/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 04 listopada 2010 roku, miał stać się beneficjentem dochodów z dzierżaw nieruchomości (§ 6 Uchwały statuującej powstanie Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie stanowi iż: „Źródłami przychodów ZBiLK są dzierżawa i najem nieruchomości”). Od 1 sierpnia 2012 roku ZBiLK został przekształcony w jednostkę budżetową. (…) Jednostki budżetowe działają na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności, a podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków. Mając powyższe na uwadze, przekształcenie ZBiLK w jednostkę budżetową z zakładu budżetowego jest posunięciem odpowiednim w przypadku usprawnienia kontroli przepływu środków finansowych pomiędzy taką jednostką, a dysponentem środków, czyli Gminą.

W przypadku zakładu budżetowego kontrola działań finansowych i kondycji przedsiębiorstwa jest utrudniona z uwagi na fakt, iż jest to jednostka organizacyjna sektora finansów publicznych, która odpłatnie wykonuje wyodrębnione zadania, pokrywa koszty swojej działalności z przychodów własnych z następującymi zastrzeżeniami:

- samorządowy zakład budżetowy może otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje przedmiotowe oraz dotacje celowe na zadania bieżące

- dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji.
W zakresie określonym w odrębnych ustawach samorządowy zakład budżetowy może otrzymywać dotację podmiotową.

               W związku z powyższym samo przekształcenie ZBiLK w jednostkę budżetową, bez potrzeby przesuwania pracowników i tworzenia Działu Dzierżaw wystarcza, aby usystematyzować i jasno rozdzielić działania ZBiLK i WGN Urzędu Miasta Szczecin, zgodnie z odpowiedzią na Pani interpelację. Rozsądnym i pozbawionym kosztów działaniem byłoby przekazanie dochodów uzyskanych z czynszów dzierżawnych w ramach zwykłego zarządu finansami miasta.

               W nawiązaniu do odpowiedzi udzielonej na interpelację Dział Dzierżaw wyjaśnia, co następuje:

- system czynszów, do którego przeniesiono dane z systemu działającego bez zarzutu w UM Szczecin jest niewydolny i nie spełnia podstawowych wymogów potrzebnych do pracy pracowników Działu Dzierżaw: sprawdzanie dzierżawionych nieruchomości gminnych po numerze działek i obrębów jest problematyczne, naliczenia z tytułu czynszów dzierżawnych są nieaktualne oraz błędnie wyliczone, gdyż system ma tendencje do naliczania podwójnie czynszów w przypadku zajmowania przez dzierżawcę więcej niż jednej działki. Stanowi to problem z uwagi na pretensje dzierżawców otrzymujących faktury oraz stwarza problemy w kontroli dokonanych wpłat, gdyż nie można z całkowitą pewnością stwierdzić, czy wniesiona przez dzierżawcę opłata jest zgodna z zapisami w umowie dzierżawy. Program ZSIFK, który został stworzony przede wszystkim dla potrzeb dzierżaw gruntów był bezproblemowy w obsłudze, przejrzysty i umożliwiał windykację, kontrolę, księgowanie, wystawianie faktur, bez niepotrzebnych zawiłości, co przekładało się także na wysokość dochodów Gminy w zakresie ściągalności czynszów oraz opłat za bezumowne użytkowanie terenu.

- Zastępca Dyrektora ZBiLK, Pani Sylwia Rogulskanie podpisuje dokumentów terminowo, na dodatek nie dysponując odpowiednią w tym zakresie wiedzą, opóźnia podpisywanie dokumentów, lub odsyła je do mało znaczących poprawek interpunkcji lub z komentarzami nie związanymi merytorycznie z istotą sprawy, co powoduje przewlekłość w załatwianiu spraw. Należy podkreślić, że pewne procedury załatwiania spraw (wycinka drzew, zbieranie opinii na temat wydzierżawienia  terenu) zostały już dużo wcześniej ustalone, a teraz są przez Panią Rogulską zaburzane, forsowane są nowe, mało skuteczne metody, nie sprawdzające się na dłuższą metę. W rezultacie pisma w wersji pierwotnej trafiają do adresatów z dużym opóźnieniem. Tego typu sytuacji nie było, gdy pracownicy obecnego Działu Dzierżaw pracowali w ramach struktur Urzędu Miasta Szczecin.

- przekazywanie nowo podpisanych umów do rejonów jest fikcją –po wprowadzeniu danej umowy w danym rejonie, nie pokazuje się ona po uruchomieniu w systemie w innym rejonie. Innymi słowy, następuje stopniowe rozdrobnienie zawieranych umów, rozpraszanie ich po rejonach, co spowoduje dodatkowy chaos w płaszczyźnie obsługi dzierżaw oraz interesantów. Dojdzie do tego wędrówka petentów pomiędzy siedzibami rejonów, które nie pokrywają się z zakresami działania pracowników Działu Dzierżaw.

- zamiast dokonywać wizji lokalnych w terenie, kontrolować obecność bezumownych użytkowników i przywracać wszelkie naruszenia posiadania nieruchomości gminnych, pracownicy zajmują się wprowadzaniem niepotrzebnych danych do systemu czynszowego, który docelowo i tak nie będzie spełniał swojej roli, zajmują się kopertowaniem faktur, przemieszczają się pomiędzy Urzędem Miasta, siedzibą Działu Dzierżaw a siedzibą ZBiLK przy ulicy Mariackiej 25, gdyż pilność prac oraz nierozłączne powiązanie zakresu pracy Działu z merytorycznymi komórkami Urzędu jest ogromna. Wpływa to także na jakość i terminowość prac Urzędu Miasta, a w szczególności Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, gdzie daje się zauważyć chaos związany z odłączeniem ww. Działu.

               Najważniejszy problem dotyczy jednak pracy z petentami. Dział Dzierżaw ze względu na swój charakter pracy, ma do czynienia z petentami regularnie i gros załatwianych spraw stanowią telefoniczne uzgodnienia, wizyty w terenie, bądź wizyty petentów w Dziale Dzierżaw, przy ulicy Goszczyńskiego 4a. Do chwili obecnej petenci zdezorientowani dzwonią do pracowników Działu Dzierżaw, będąc przekierowanymi z Urzędu Miasta, bądź będąc osobiście kierowanymi przez pracowników Urzędu, pytają o sprawy, których załatwienie odbywa się w Urzędzie Miasta (np. pobranie mapek), są odsyłani z powrotem ze słusznym przekonaniem o całkowitej niewydolności obecnie funkcjonującej organizacji pracy. Na dzień dzisiejszy nie było na szczęście jeszcze zdarzenia powodującego bezpośredni uszczerbek na mieniu lub życiu i zdrowiu z uwagi na opieszałe działanie administracji samorządowej, której częścią jest Dział Dzierżaw, jednak taka sytuacja może wystąpić w każdej chwili.

Z tego też powodu, pracownicy Działu Dzierżaw, czując się w obowiązku poinformować o tym rzetelnie i bez zbędnych ubarwień, składają niniejszym to pismo, które nie wyczerpuje absolutnie listy problemów związanych z pracą tut. Działu, jednocześnie podkreślając, iż o wszystkim można się przekonać na miejscu, poprzez dokonanie kontroli, aby stwierdzić rzeczywiste funkcjonowanie „zreorganizowanej” enigmatyczną decyzją bliżej nieznanej osoby szczebla decyzyjnego, która nie przyznaje się do poniesienia odpowiedzialności za skandaliczne zaniedbania, będące wynikiem źle przeprowadzonej próby usprawnienia działania administracji samorządowej, osiągając skutek zupełnie odwrotny. Nie mamy do czynienia z „poprawą jakości pracy oraz umożliwienia większego dostępu dla mieszkańców naszego miasta do pracowników prowadzących sprawy dzierżaw”, gdyż wszelkie działania prowadzą w kierunku dokładnie przeciwnym.

Prawidłową odpowiedzią na pierwsze zadane przez Panią pytanie jest odpowiedź negatywna, gdyż wyprowadzenie Działu Dzierżaw z Urzędu Miasta jest stratą, a nie zyskiem, o czym można się będzie przekonać w najbliższym czasie. 

PODSUMOWUJĄC - ARGUMENTY ZA PRZYWRÓCENIEMW STRUKTURĘ WGN DZIAŁU DZIERŻAW.

1. Zbieranie opinii odnośnie terenów będących przedmiotem wniosku o wydzierżawienie -  wszystkie Wydziały merytoryczne znajdują się w budynku Urzędu Miasta, często zachodzi konieczność bezpośredniego kontaktu, uzgadniania opinii. Brak takich możliwości oraz ich spore ograniczenie w obecnej sytuacji.

2. Opinie wydawane przez Dział Dzierżaw w odpowiedzi na zapytania innych referatów WGN, innych wydziałów, były wydawane praktycznie od ręki, była możliwość konsultacji, szczególnie w przypadku inwestycji, zajęcia terenu pod budowę infrastruktury technicznej itp.

3. System komputerowy pn. ZSIFK znajdujący się w UM – jest przejrzysty, funkcjonalny, dający pełen obraz terenów, będących przedmiotem dzierżawy. W chwili obecnej nie ma pewności, czy dany teren nie jest dzierżawiony z uwagi na jakość systemu w ZBiLK.

4. Windykacja prowadzona w Referacie Dzierżaw WGN była na poziomie 90% ściągalności czynszów, jak również szybka procedura podawania do sądu bezumownych użytkowników dawała duże dochody Gminie. W chwili obecnej jest to niemożliwe. Nie ma osoby odpowiedzialnej za windykację ani za księgowość, o czym pracownicy zgłaszali Pani Dyrektor Rogulskiej wielokrotnie!

5. Wycinka drzew – decyzje o wycince były wydawane praktycznie od ręki, gdyż na podstawie opinii WGKiOŚ udzielano zgody na wycinkę. Teraz  WGKiOŚ zwraca się do Działu Dzierżaw o ustalenie gatunku, wymierzenie drzew, ustalenie terminu wycinki oraz nasadzeń uzupełniających. Opóźnia to procedurę, a jej opóźnienie może nawet spowodować szkody dla życia ludzkiego oraz mienia.

6. Brak odpowiednich programów. Program LEX, zawierający aktualną bazę aktów pranych oraz orzeczeń sądowych, planowanych zmian w przepisach prawa jest w ZBiLKu niedostępny. Brak tego programu w sytuacji kiedy większość pracy bazuje na przepisach prawa cywilnego, administracyjnego itp. powoduje, że nie ma możliwości sprawdzenia, czy podstawa prawna zastosowana w danej sprawie jest aktualna. Ogólna i fundamentalna zasada pewności prawa została w ZBiLK zachwiana!

7. Aspekt merytoryczny – Zarząd budynków i Lokali Komunalnych jest ze swojego przeznaczenie komórką zajmującą się lokalami i przynależnym gruntem. W żadnym urzędzie miast na prawach powiatu, czy też urzędu gminy w całej Polsce dział dzierżaw nie funkcjonuje w ten sposób!

8. Wożenie dokumentów i korespondencji – strata czasu, który powinien być wykorzystany inaczej i strata pieniędzy, bo wiąże się z dodatkowymi kosztami obsługi, każdej sprawy.

9. Poprawianie słabo działającego systemu czynszowego w ZBiLK zajmuje coraz to więcej czasu, system jest niestabilny, nieprzystosowany do pracy z dzierżawami gruntów. Brakuje czasu na wykonywanie zwykłych obowiązków i bieżącej pracy, bo co chwila okazuje się, że coś w tym systemie nie działa. Gdyby nawet doszło o zmiany systemu komputerowego, to nie rozwiąże pozostałych problemów.

10. Komfort pracy – zamiast wsparcia ze strony jakiekolwiek jednostki merytorycznej, pracownicy Działu są oskarżani o lenistwo, brak zaangażowania, ciągłe marudzenie. Przykrości spotykają tych, którzy w niczym nie zawinili!!! Nie poprawia to stosunków współpracy z Urzędem Miasta, który pozostawił te sprawy samymi sobie. Odpowiedzialny za ZBiLK jest Pana zastępca, Mariusz Kądziołka, który jak dotąd nie wykazał zainteresowania, jak funkcjonują wprowadzone zmiany w podległej mu jednostce i czy w ogóle funkcjonują?! Jest na pewno odpowiedzialny za niezrealizowane wpływy z tyt. kar za bezumowne dzierżawy!

11. Tu pracownicy mówią o braku zaufania do Pani Dyrektor Rogulskiej cyt.” mętne zapewnienia o zjawianiu się i regularnym podpisywaniu pism, gubienie dokumentacji,  opóźnienia w podpisywaniu pism, wymaga składania każdego problemu na piśmie, co ma stanowić zabezpieczenie przed jej odpowiedzialnością. Braki w wiedzy merytorycznej nadrabia niestosownym zachowaniem”.

Uważam, że Dział Dzierżaw powinien znajdować się w strukturze Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, a autorzy pomysłu nieprzygotowanego i nieprzemyślanego, którego skutki są bardzo poważne, powinni być w sposób szczególny „wyróżnieni”. W końcu przyczynili się do całkowitej dezorganizacji pracy ludzi im podległych, poważnego utrudnienia mieszkańcom/petentom  w załatwianiu  spraw związanych z dzierżawą i uszczuplenia budżetu miasta w 2012 roku, na około 1 milion zł z tytułu bezumownych dzierżaw.

Dodam, że pracownicy otrzymali od dyrektora ZBiLK upomnienia, za to, że cyt.” pomijając drogę służbową zwrócili się do osoby postronnej radnej Judyty Lemm, zarzucając wiceprezydentowi Mariuszowi Kądziołce podawanie nieprawdziwych informacji na temat reorganizacji Urzędu Miasta” (…) „Pismem powyższym podważa Pani/Pan w sposób nieuzasadniony kompetencje swoich przełożonych”. (…) ”Podważanie kompetencji i podawanie nieprawdziwych informacji naruszających dobre imię pracodawcy i przełożonych (…) stanowi naruszenie obowiązków służbowych”.

Panie Prezydencie, pytam:

1. Co było nieprawdą w informacji podanej przez pracowników? Albo co było prawdą w odpowiedzi Pana Mariusza Kądziołki na moją interpelacje?!
2. Pan Mariusz Kądziołka popełnił poważny błąd podpisując odpowiedź na moją interpelację, która w swej treści była nierzetelna i lekceważyła sprawę i mnie, osobę wybraną przez mieszkańców do reprezentowania ich interesów i dbania miedzy innymi o majątek miasta.
3. Czy radny/radna jest osobą postronną w sprawach związanych z miastem?
4. Czy Pana zastępca M. Kądziołka wykazał się kompetencją w sprawie?
5. Czy w zaistniałej i opisanej sytuacji, ktokolwiek z Pana pracowników ma prawo uważać, że ucierpiało jego dobre imię?

Na dobre imię trzeba sobie zapracować, a nie uważać, że z racji stanowiska należy się!

1. Czy naruszeniem obowiązków służbowych przez pracowników, może być ich troska i dbałość, jaką wykazali?
2. Czy postawa pracowników Działu Dzierżaw jest naruszeniem obowiązków służbowych? Czy powinna być ukarana?

Odważnie wskazali, kto i w jaki sposób spowodował pogorszenie jakości ich pracy. To Pana urzędnicy z kadry zarządzającej, swoją niekompetencją  naruszyli dobre imię swojego pracodawcy, czyli Pana! Ci zwykli urzędnicy z Działu Dzierżaw wykazali się niezwykłą odwagą zwracając moją i Pana uwagę na to co działa źle.

Panie Prezydencie, oczekuję od Pana, zdecydowanego działania dla dobra mieszkańców i oddanych pracowników, którzy nie są obojętni na bylejakość!  Ostatecznie to Pan będzie oceniany i rozliczany! Zrobią to Pana wyborcy!

Interpelujący Radni:

Odpowiedzi na interpelacje/zapytania: