Protokoły pokontrolne

Hells Bells Festival 2026

PROTOKÓŁ Z KONTROLI

z dnia 26 czerwca 2026 roku przeprowadzonej w związku z realizacją przez Zachodniopomorską Fundację Kultury i Sportu, z siedzibą w Szczecinie 70-471, al. Wojska Polskiego 8, zadania publicznego pn. Hells Bells Festival 2026, w związku z umową Nr WK-IV.OKO.7.2026.AS CRU Nr 26/0001118 zawartą w dniu 20 kwietnia 2026 roku.

Kontrola realizacji zadania publicznego została dokonana przez: Annę Stępień, na podstawie upoważnienia do kontroli nr WO-I.0052.1.317.2021.DH, Agatę Piotrowską, na podstawie upoważnienia do kontroli nr WO-I.0052.1.395.2026.EW.

Kontrolą objęto: wydarzenie kulturalne, realizowane w ramach ww. projektu, w postaci koncertów w pierwszym dniu Festiwalu Hells Bells 2026 w Szczecinie

Kontrolujący dokonali następujących czynności kontrolnych:

W dniu 26 czerwca 2026 r. przeprowadzono kontrolę realizacji zadania publicznego współfinansowanego przez Gminę Miasto Szczecin, polegającego na organizacji wydarzenia kulturalnego Hells Bells Festival. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w miejscu realizacji zadania, podczas pierwszego dnia festiwalu.
Przedmiotem kontroli była ocena zgodności realizacji przedsięwzięcia z opisem zawartym w ofercie oraz zakresem rzeczowym i harmonogramem zadania publicznego. W trakcie kontroli dokonano oględzin terenu festiwalu, zweryfikowano przygotowanie infrastruktury oraz przebieg wydarzenia.
Stwierdzono, że organizator właściwie przygotował teren imprezy, zapewniając uczestnikom czytelny układ przestrzenny oraz odpowiednie oznakowanie poszczególnych stref. Na potrzeby uczestników udostępniono mapę terenu festiwalu, obejmującą rozmieszczenie scen oraz najważniejszych punktów infrastruktury. Organizator poinformował o planowanej aktualizacji mapy przed rozpoczęciem wydarzenia o pełną listę stref partnerskich.
Na terenie festiwalu funkcjonowały trzy sceny muzyczne: Main Stage, Frozen Stage oraz zlokalizowana pomiędzy nimi Illusion Stage. Rozmieszczenie scen umożliwiało sprawne przemieszczanie się uczestników pomiędzy poszczególnymi miejscami koncertów – odległość pomiędzy Main Stage i Frozen Stage wynosiła około 100 metrów. Główne wejście na teren wydarzenia zostało zlokalizowane naprzeciwko pomnika Krzysztofa Jarzyny ze Szczecina, co było zgodne z informacjami przekazywanymi uczestnikom przed rozpoczęciem festiwalu.
Kontrola wykazała, że program artystyczny realizowany był zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez organizatora. W dniu 26 czerwca 2026 r. odbywały się koncerty wykonawców reprezentujących różne gatunki muzyki rockowej i metalowej, w tym: Pro-Pain (35th Anniversary), Furia, Dezerter, Hamulec, The Materia, Detection, Drowned in silver – rock i jazz.
W trakcie kontroli zaobserwowano liczną frekwencję uczestników oraz płynny przebieg wydarzenia. Poszczególne koncerty odbywały się zgodnie z opublikowanym programem, a infrastruktura festiwalowa umożliwiała sprawną organizację ruchu uczestników pomiędzy scenami. Organizacja przestrzeni wydarzenia oraz sposób przygotowania terenu odpowiadały charakterowi festiwalu i zapewniały możliwość równoległego prowadzenia programu artystycznego.
Na podstawie przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że zadanie publiczne było realizowane zgodnie z założeniami przedstawionymi w ofercie oraz harmonogramem wydarzenia. Program artystyczny odpowiadał zakresowi rzeczowemu zadania, a organizacja festiwalu potwierdzała realizację celu polegającego na organizacji wydarzenia kulturalnego o szerokim zasięgu i bogatym programie koncertowym. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realizacji zadania objętego kontrolą.
W toku kontroli dokonano również oceny wybranych rozwiązań organizacyjnych zastosowanych przez organizatora. Pozytywnie oceniono przygotowanie infrastruktury zwiększającej komfort uczestników wydarzenia. Na szczególne wyróżnienie zasługuje zorganizowanie sceny Illusion Stage w zadaszonej przestrzeni wyposażonej w klimatyzację, zlokalizowanej w bezpośrednim sąsiedztwie strefy gastronomicznej z barem. Rozwiązanie to stanowiło istotne udogodnienie dla uczestników, zwłaszcza ze względu na wysoką temperaturę powietrza panującą w dniu kontroli.
Pozytywnie oceniono również zapewnienie uczestnikom bezpłatnego dostępu do wody pitnej na terenie festiwalu, co miało znaczenie dla bezpieczeństwa i komfortu osób uczestniczących w wydarzeniu podczas upalnej pogody. Korzystnie oceniono także przygotowanie strefy wypoczynku wyposażonej w leżaki, umożliwiającej uczestnikom odpoczynek pomiędzy koncertami oraz po aktywnym uczestnictwie w wydarzeniach odbywających się pod scenami.
W trakcie kontroli stwierdzono jednak, że baner informujący o współfinansowaniu wydarzenia przez Gminę Miasto Szczecin, umieszczony przy głównej scenie, był niewystarczająco wyeksponowany. Jego lokalizacja i sposób prezentacji ograniczały widoczność informacji o udziale Miasta w finansowaniu zadania. Zaleca się organizatorowi zwrócenie większej uwagi na odpowiednie wyeksponowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących źródła finansowania podczas kolejnych edycji wydarzenia.

W toku czynności kontrolnych wyjaśnień udzielali:
Piotr Trafny – Prezes Zarządu Zachodniopomorskiej Fundacji Kultury i Sportu

W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonali następujących ustaleń:

1. Gmina Miasto Szczecin dofinansowała realizację zadania publicznego pn. Hells Bells Festival 2026, wykonywanego przez Zachodniopomorską Fundację Kultury i Sportu w Szczecinie.
2. Kontrolowane wydarzenie: pierwszy dzień Hells Bells Festival 2026.
3. Miejsce i czas kontrolowanego wydarzenia: Plac Gryfitów Łasztownia, ul. Tadeusza Wendy w Szczecinie, dnia 26 czerwca 2026r.
4. Kontrolujący stwierdzili zgodność sposobu realizacji zadania z warunkami zawartej umowy.

Kontrolowany nie wnosi żadnych zastrzeżeń do protokołu/wnosi następujące zastrzeżenia do protokołu

Protokół kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.

Pouczono kierownika jednostki kontrolowanej o możliwości zgłoszenia w terminie 14 dni od podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń.

Protokół zawiera 2 strony.

Anna Stępień i Agata Piotrowska (podpisy osób kontrolujących)

Piotr Trafny  (podpis kierownika jednostki kontrolowanej)