Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

Odpowiadając na interpelację nr 1802, uprzejmie informuję:
Program „Zielone Podwórka” ma już 11 edycję i cieszy się ogromnym uznaniem wśród mieszkańców wspólnot mieszkaniowych z udziałem Gminy, a także jest doceniany w całym kraju, o czym świadczy m.in. wyróżnienie jakie otrzymał ten Program w 2012 roku poprzez zamieszczenie go na Witrynie Obywatelskiej Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Bronisława Komorowskiego w kategorii Wspólnota Obywatelska. Witryna Obywatelska ma na celu upowszechnienie dobrych praktyk, aby doświadczenia poszczególnych samorządów, organizacji pozarządowych, grup obywatelskich wskazywały innym drogi budowania społeczeństwa obywatelskiego. Historia 11 lat prowadzenia tego programu, pokazuje, że najtrudniejszym problemem jest poszukiwanie kompromisu pomiędzy restrykcyjnym, formalnym podejściem do wniosków Wspólnot Mieszkaniowych w zakresie kompletowania dokumentów na wstępnym etapie a zrozumieniem trudnej sytuacji Wspólnot, które mimo ogromnego zaangażowania i wysiłku włożonego w uzgodnienia obejmujące duże grupy mieszkańców, nie mogłyby brać udziału w początkowej kwalifikacji. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych reprezentując w wielu wspólnotach interesy Gminy jako właściciela lokali, ma świadomość jak ciężko pogodzić interesy indywidualne i specyficzne gusta poszczególnych członków Wspólnot Mieszkaniowych.
Jest to jednak możliwe w sytuacjach, w których nie ma zagrożenia dla finansowych interesów Gminy, ponieważ nie wiąże się z wydatkowaniem żadnych środków publicznych.
Oczywiście można uznać, że w tym przypadku pominięcie na etapie niektórych dokumentów było zbyt daleko idącym ukłonem wobec Zarządu Wspólnoty,(„rozpatrywanie na komisji wniosku z brakiem jednego z dokumentów”), ale jednocześnie należy zwrócić uwagę na to, że zarówno Zarządca, jak i ówczesny Zarząd WM mieli - wynikającą z umowy o zarządzanie i uchwały upoważniającej - legitymację mieszkańców do działania i nie deklarowali istnienia jakiegokolwiek konfliktu wewnętrznego wśród mieszkańców co do realizacji projektu.
Przy czym najważniejsze jest to, że podjęte przez ZBiLK działania nie narażały ani Wspólnoty, ani Gminy na jakąkolwiek szkodę, ponieważ wydatkowanie środków nastąpiłoby dopiero w oparciu o umowę o dofinansowanie, podpisaną na podstawie posiadanego kompletu dokumentów, dostarczonego na wezwanie pracownika ZBiLK.
Jednocześnie odnosząc się do uwag ogólnych zawartych w interpelacji należy podkreślić, że reguły uzyskania dofinansowania w programie od kilkunastu lat są takie same
i koncentrują się na wartości estetycznej i funkcjonalnej przygotowywanych przez wspólnoty projektów zarówno w aspekcie potrzeb ich mieszkańców, jak i ich otoczenia, w tym poprawy wizerunku naszego miasta. Warto podkreślić, że program ten nie funkcjonuje w próżni, ponieważ jest przedmiotem nie tylko kontroli społecznej (poprzez aktywność dotychczasowych uczestników i kandydatów), ale również przedmiotem weryfikacji merytorycznej ze strony Gminy Miast Szczecin.

Odnosząc się do Pani pytań szczegółowych, wyjaśniam:
Ad. 1. Zarządca nieruchomości DOM-BEST Sp. z o.o. jest przedsiębiorcą, samodzielnym podmiotem prawa, który działając w zakresie zarządu nieruchomością, jest zobligowany
do dokonywania czynności z należytą starannością, przypisaną profesjonaliście.
Z tego względu ZBiLK nie jest w stanie udzielić jakichkolwiek informacji co do motywacji Zarządcy. Można jedynie na podstawie analizy faktów i przedstawionych dokumentów stwierdzić, że w tym przypadku Zarządca działał na zlecenie i w porozumieniu z członkami ówczesnego Zarządu Wspólnoty, którzy swoje umocowanie do działania w ramach projektu „Zielone Podwórka” wywodzili z treści uchwały nr 7/2007 z dnia 4 kwietnia 2007 r., zgodnie z którą właściciele lokali udzielili pełnomocnictwa Zarządowi WM nieruchomości ul. Obrońców Stalingradu 7,8,9,9A (obecnie ul. E. Bałuki) do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.
Zarząd składał się i obecnie również składa się z właścicieli lokali położonych w WM. Uchwała ta w ocenie Zarządcy i ówczesnego Zarządu WM była wystarczająca do podjęcia czynności zmierzających do uzyskania dofinansowania w ramach programu.
Należy podkreślić, że do ZBiLK wnioskodawca złożył projekt w ostatnim dniu terminu wraz z wnioskiem, toteż należy przypuszczać, że data 19 marca odnosi się do złożenia przez projektanta drugiego egzemplarza projektu u Zarządcy DOM-BEST wraz z fakturą w celu uzyskania wynagrodzenia, co nie ma znaczenia dla sprawy. Tezę tę potwierdza prezentata DOM-BEST widoczna na pierwszej stronie tego egzemplarza projektu. Natomiast ZBiLK, z uwagi na fakt, że nie zwraca kosztów za projekty, które nie zostały zaakceptowane przez Komisję do dalszej realizacji, nigdy nie żąda złożenia faktury albo jej kopii na etapie przed przyznaniem środków w ramach projektu i zawarciem umowy o dofinansowanie. Zwrot kosztów projektu następuje dopiero w transzy płatności za określony etap inwestycji i to jedynie do wysokości 2.500 zł i wówczas dopiero pojawia się wymóg przedstawienia stosownej faktury.

Ad. 2, 3 i 4. Wniosek do ZBiLK wraz z projektem został złożony w terminie, tj. 1 marca br.,
a data 19 marca br. odnosi się do złożenia drugiego egzemplarza w siedzibie Zarządcy nieruchomości DOM-BEST, o czym mowa była szerzej w poprzedniej części odpowiedzi. Wniosek został złożony przez pracownika zarządcy wspólnoty – firmy DOM-BEST Sp. z o.o. W dokumentacji dotyczącej omawianej sprawy jest pisemne Oświadczenie członkini ówczesnego Zarządu (właścicielki jednego z lokali we wspólnocie o tym, że została ustnie, osobiście w siedzibie ZBiLK poinformowana o konieczności dostarczenia załączników do Wniosku o dofinansowanie tj. uchwały WM wyrażającej zgodę na przystąpienie do Programu oraz Oświadczenia Zarządu WM o gotowości do realizacji inwestycji, w tym jego zabezpieczeniu finansowym. Oznacza to, że Zarząd WM był świadomy o spoczywającym na nich obowiązku. Warto podkreślić, że uczestnictwo w projekcie „Zielone Podwórka” jest możliwe jedynie po przeprowadzeniu szeregu czynności, w których posiedzenie Komisji oceniającej tylko i wyłącznie aspekty estetyczne i funkcjonalne projektów (bez weryfikacji dokumentów), jest zaledwie jednym z wielu elementów niezbędnych do wyłożenia środków finansowych. Na tym etapie oceniane są walory związane z optymalizacją udziału terenu zielonego w projekcie zagospodarowania, posadowieniem wiaty na pojemniki na odpady bytowe, właściwym posadowieniem miejsc postojowych, etc. Tym samym na tym etapie ocenia się projekt.
W konsekwencji, doceniając aktywność obywatelską i nakład finansowy związany ze sporządzeniem projektu, ZBiLK stara się zawsze wykazać dobrą wolę wobec zarządów Wspólnot. Granicą tej dobrej woli jest należyte wydatkowanie środków publicznych, które jednak następuje dopiero po zawarciu umowy o dofinansowanie i wykonaniu przewidzianych projektem prac, które są najczęściej etapowane. Historia programu „Zielone Podwórka” pokazuje, że w okresie kilku miesięcy przygotowań do projektu zdarzają się różne sytuacje (np. kosztowne awarie, które pochłaniają środki WM i niszczą plany Wspólnoty z powodu braku środków finansowych). Te okoliczności powodują zmiany podmiotowe na końcowej liście wspólnot korzystających z dofinansowania, wynikające z przekazania niezagospodarowanych środków na rzecz kolejnych kandydatów chętnych do udziału w projekcie i zakwalifikowanych w drodze czynności uzupełniających. Intencja wyjścia naprzeciw potrzebom wspólnot jest również wyraźnie zaakcentowana w postanowieniach Regulaminu, który w pkt 1 wskazuje, że WM muszą spełniać łącznie poniższe warunki:
1) znajdują się w nich lokale stanowiące własność Gminy Miasto Szczecin lub spółki komunalnej;
2) mają zawarte porozumienie/umowę z Gminą lub spółką komunalną na korzystanie z terenu stanowiącego własność Gminy, służącej do użytku właścicieli nieruchomości wspólnej dla jej potrzeb związanych z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości.
Wskazana Wspólnota te warunki spełniła. Tym samym - w celu ochrony interesów Gminy - komplet dokumentów oraz pozytywna opinia Komisji (ogłaszana publicznie) muszą zaistnieć łącznie de facto dopiero w momencie zawarcia umowy o dofinansowanie, na której podstawie powstaje stosunek prawny między ZBiLK a Wspólnotą, obligujący Gminę
do przekazania środków finansowych w czasie rzeczywistej realizacji projektu.
Co więcej, umowa przewiduje szereg szczegółowych czynności, które warunkują wypłatę środków na rzecz Wspólnoty (np. odbiór dokonanych prac). Pozytywne stanowisko Komisji jest jedynie promesą uwarunkowaną zaistnieniem pozostałych wymogów formalnych i podtrzymaniem przez Wspólnotę woli wykonania zagospodarowania terenu na dzień podpisania umowy o dofinansowanie. Oczywiście, można podejść do tej sprawy bardzo formalistycznie i żądać kompletu dokumentów już na wstępie, ale w takiej sytuacji wspólnoty często byłyby narażone na nieuzasadnione wykluczenie już na wstępie rekrutacji do programu (np. z uwagi na długotrwałe zbieranie podpisów pod uchwałą w dużej wspólnocie, złożonej z kilkudziesięciu lokali – w tym przypadku jest ponad 70 właścicieli). W związku z tym takie restrykcyjne podejście do sprawy trudno uzasadnić, bowiem nie ma to znaczenia dla wydatkowania środków publicznych do etapu podpisania umowy o dofinansowanie. Co więcej, w tej konkretnej sytuacji ani zawodowy zarządca nieruchomości, ani członek Zarządu WM nie wskazywali żadnych problemów dotyczących woli mieszkańców co do udziału w programie, a ZBiLK nie reprezentuje w tej WM interesów Gminy, więc musi polegać na twierdzeniach wnioskodawcy.

Ad. 5. W związku z okolicznościami wskazanym wyżej ZBiLK nie ma wiedzy na temat losów omawianego projektu, ponieważ nie reprezentuje Gminy w tej wspólnocie. Projekt jest własnością Wspólnoty i został wykonany na jej koszt oraz ryzyko, podobnie jak w innych przypadkach, gdy WM nie otrzyma dofinansowania albo z innych powodów ostatecznie
nie podpisze umowy o dofinansowanie. W tej sytuacji jedynie TBS Prawobrzeże Sp. z o.o. reprezentujący Gminę może rozważać stan prawny odnoszący się do potencjalnej odpowiedzialności cywilnej Zarządcy nieruchomości jako profesjonalisty zobowiązanego do należytej staranności albo odpowiedzialności członków Wspólnoty w zależności od tego, kto zlecił wykonanie projektu. Jednak w świetle przywołanej na wstępie uchwały można uznać, że Zarząd miał umocowanie właścicieli do działań tego rodzaju.

Ad. 6. Jak zasygnalizowano wyżej, niezagospodarowane środki w sytuacji, gdy Wspólnota nie podpisze z jakichkolwiek przyczyn umowy o dofinansowanie są przekazywane na rzecz innych Wspólnot aplikujących do programu, które uzyskały pozytywną opinię Komisji, ale pierwotnie nie otrzymały dofinansowania z powodu ograniczonych środków przeznaczonych na ten projekt. W takiej sytuacji również na dzień zawarcia umowy o dofinansowanie wspólnoty te muszą posiadać komplet wymaganych dokumentów.
Te konkretne środki zostały przekazane na rzecz WM:
1. ul. Jackowskiego 1,2,3 w kwocie 84 tysiące złotych,
2. ul. Jagiellońska 80 w kwocie 120 tysięcy złotych (rozszerzenie umowy o dodatkowe prace).