Wyjaśnienia treści SIWZ

Szczecin 2011-12-02
Miejska Jednostka Obsługi Gospodarczej
pl. Armii Krajowej 1
70-456 Szczecin

Wykonawcy biorący udział w postępowaniu

nasz znak: MJOG/MG/6226/11
znak sprawy: 3/11/MJOG/2011

Dotyczy:
Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Dostawę paliw płynnych dla potrzeb Miejskiej Jednostki Obsługi Gospodarczej”

Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły pytania, dotyczące treści siwz. Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) Zamawiający przekazuje wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie nr 1:
Czy Zamawiający wyrazi zgodę na modyfikację zapisu w SIWZ Rozdział XIV pkt. 7 oraz wzór umowy §4 ust. 3 ?
Informuję, że w przypadku faktur wystawianych przez określonego Wykonawcę szczegółowe zestawienie zawiera: numer karty, numer rejestracyjny samochodu
(w przypadku karty wystawionej na numer rej. i karty imiennej), imię i nazwisko
(w przypadku karty imiennej), rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Data transakcji będzie znajdowała się na potwierdzeniu, które otrzyma pracownik Zamawiającego w chwili tankowania, oraz w specyfikacji w formie elektronicznej.

Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraża zgody.

Pytanie nr 2:
Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek, jeżeli Wykonawca wskaże, że ma
w posiadaniu dwie stacje całodobowe na terenie Miasta Szczecin i trzy stacje czynne od poniedziałku do soboty w godzinach 6:00 – 22:00 w niedzielę i święta w godzinach 6:30 – 21:00 (wzór umowy §1 ust. 4) ?

Odpowiedź:
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu
na etapie oceny ofert.

Pytanie nr 3:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wskazał min. jedną stację w każdym mieście wojewódzkim. Wykonawca nie posiada stacji całodobowej w Katowicach, jednak może zaproponować dokonywanie transakcji na innej stacji, np. w Sosnowcu, bądź w innym mieście województwa śląskiego. Również Wykonawca posiada stacje 1 2 3 w Katowicach, które czynne są od poniedziałku do soboty w godzinach 6:00 – 22:00 i niedzielę w godzinach 7:00 – 21:00. Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje takie rozwiązanie i uzna za spełniony warunek dopuszczenia do udziału
w niniejszym postępowaniu (wzór umowy §1 ust. 4) ?

Odpowiedź:
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu
na etapie oceny ofert.

Pytanie nr 4:
Czy Zamawiający zaakceptuje sposób wystawiania faktur, jaki obowiązuje
u określonego Wykonawcy: wzór umowy §4 ust. 4 ?
Proponuję: wystawienie faktur zbiorczych będzie następowało dwa razy w miesiącu. Pierwszy okres rozliczeniowy będzie kończył się w niedzielę najbliższą połowie miesiąca i za ten okres będzie wystawiona faktura VAT zawierająca wszystkie transakcje od pierwszego dnia miesiąca, druga natomiast będzie wystawiona za transakcje od poniedziałku (dnia następnego po wspomnianej niedzieli) do końca miesiąca kalendarzowego.

Odpowiedź:
Wykonawcę będą obowiązywały okresy rozliczeniowe wskazane we wzorze umowy (§4 ust. 4), stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ.

Pytanie nr 5:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności na 21 dni, ale liczonych od daty wystawienia faktury (wzór umowy §4 ust. 6 oraz §7 ust. 2)?
Termin ten, jest dla Zamawiającego bardziej korzystny, gdyż wydłużony jest o czas,
w którym Wykonawca wystawia fakturę (do 7 dni od daty zakończenia okresu rozliczeniowego).
Za datę zapłaty uznaje się datę wpływu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.
Pragnę wyjaśnić, że w systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych Wykonawcy, termin płatności od daty otrzymania faktury nie funkcjonuje, z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności, w przypadku występujących przeterminowań.

Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie terminu płatności. Zamawiający dokona modyfikacji zapisu umowy dotyczącego sposobu obliczenia terminu zapłaty wynagrodzenia.

Pytanie nr 6:
Czy Zamawiający dokona zmiany we wzorze umowy w §6 ust. 2 pkt. 3, tak, aby zachować równość w traktowaniu stron umowy ?
Proponuję: Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej Zamawiającemu: 10% wartości przedmiotu umowy brutto w razie odstąpienia lub wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy; Zamawiający zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej Wykonawcy: 10% wartości przedmiotu umowy brutto w razie odstąpienia lub wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 7:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisów we wzorze umowy §6 ust. 4 ?
Proponuję: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego złej jakości paliwa Wykonawca zobowiązany jest przyjąć pisemną reklamację od Zamawiającego. Ponadto Zamawiający może pobierać próbki dostarczanego paliwa. Ważność próbki ustala się maksymalnie na 1 miesiąc od daty jej pobrania. Zamawiający będzie pobierał próbkę w obecności upoważnionego pracownika Wykonawcy w liczbie nie mniejszej niż 3 (trzy). Pobierane próbki muszą zostać oznakowane i zaplombowane. Co najmniej jedną z oznakowanych i zaplombowanych próbek będzie otrzymywał Wykonawca.
Zamawiający sporządza protokół pobrania próbek zawierający:
• pieczęć Zamawiającego,
• numer dystrybutora, z którego pobrano próbki,
• datę pobrania próbek,
• szczegółowe opisanie sposobu pobierania próbek,
• imię i nazwisko pobierającego próbki,
• podpis przedstawiciela Zamawiającego oraz przedstawiciela Wykonawcy.

Protokół, o którym mowa powyżej, sporządza się dwóch egzemplarzach, z których jeden zatrzymuje Zamawiający, a drugi egzemplarz otrzymuje Wykonawca. Zamawiający dostarczy pobrane próbki do niezależnego, akredytowanego laboratorium, w warunkach uniemożliwiających zmianę jakości paliwa i jego cech charakterystycznych. Jedna z próbek dostarczonych do laboratorium stanowiła będzie próbkę kontrolną laboratorium, a pozostałe próbki przeznaczone są do badań. Wykonawca pokryje koszt wykonanych badań jedynie w przypadku, gdy jakość paliw nie będzie odpowiadała stosownym normom. W innych sytuacjach koszt badań pokrywa Zamawiający. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca zobowiązuje się pokryć koszty naprawy pojazdu Zamawiającego udokumentowane odpowiednimi fakturami.
Informuję, że reklamacja u określonego Wykonawcy traktowana jest jako odrębny proces prowadzony przez dedykowane do tego komórki Wykonawcy. Przysądzona Zamawiającemu kwota w procesie reklamacji wypłacana jest na podstawie odrębnego dokumentu księgowego niepodlegającego kompensacie z fakturą VAT.
Informuję, że kary umowne bądź reklamacja u określonego Wykonawcy traktowane są jako odrębny proces prowadzony przez dedykowane do tego komórki Wykonawcy. Przysądzona Zamawiającemu kwota w procesie reklamacji bądź kwota kary umownej wypłacana jest na podstawie odrębnego dokumentu księgowego niepodlegającego kompensacie z fakturą VAT.

Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia procedury reklamacyjnej zgodnie z warunkami określonymi w Regulaminie wewnętrznym Wykonawcy.
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 8:
Czy Zamawiający doprecyzuje zapis we wzorze umowy §6 ust. 6 ?
Proponuję: należne kary umowne będą potrącone za wynagrodzenia należnego Wykonawcy za odrębną notą księgową.

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 9:
Czy w przypadku wyboru Wykonawcy, Zamawiający zaakceptuje Regulamin Wykonawcy w części niesprzecznej z umową stanowiącą załącznik do SIWZ.

Odpowiedź:
Zamawiający zaakceptuje Regulamin Wykonawcy w części niesprzecznej z zapisami SIWZ i załączników do SIWZ (w tym umowy).

Pytanie nr 10:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wydawania kart paliwowych w terminie 15 dni roboczych od daty wpływu prawidłowo wypełnionego wniosku do Wykonawcy (§ 1 ust. 6)?
Wnioski mogą być składane w formie pisemnej lub za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, do której dostęp Wykonawca przekaże w ramach wynagrodzenia.

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 11:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Rozporządzenia podanego w § 3 wzoru umowy, które zostało zmienione Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 grudnia 2008 roku w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. Nr 221, poz.1441)?

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 12:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu § 4 ust. 6 na zapis o treści: „Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od daty dostarczenia jej do siedziby Zamawiającego, bądź przesłania na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-Faktury. Faktury wystawiane będą za pełen okres rozliczeniowy i obejmą należności z tytułu sprzedaży paliw dokonanej w tym okresie na rzecz Zamawiającego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego”?
Wykonawca proponuje zmianę powyższego zapisu ze względu na fakt, iż e-Faktury/ e-Dokumenty wystawiane przez Wykonawcę, opatrywane są bezpiecznym podpisem i udostępniane (również z funkcją pobierania) Klientowi poprzez portal internetowy. Powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury/e-dokumentu jest przesyłane na adres e-mail podany przez klienta. Dostęp do Aplikacji e–Faktura jest możliwy po zalogowaniu klienta na portalu internetowym z wykorzystaniem wcześniej przyznanego loginu i hasła, przesłanego na wskazany przez Klienta adres mailowy w oświadczeniu o akceptacji faktur i dokumentów w formie elektronicznej. Oświadczenie o akceptacji faktur i dokumentów w formie elektronicznej Klient składa w formie pisemnej.

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 13:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej, o której mowa w §6 ust. 2 ppkt 2 przypadków awarii systemu obsługi, przyjęcia paliwa na stacje paliw lub modernizacji stacji paliw Wykonawcy i doprecyzowania, czy kara ta naliczana ma być od wartości brutto czy netto realizowanego zakupu?

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 14:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisów § 6 ust. 4 i zaakceptowania poniższego zapisu dotyczącego postępowania reklamacyjnego: ”Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedawanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”

Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia procedury reklamacyjnej zgodnie z warunkami określonymi w regulaminie wewnętrznym Wykonawcy.
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 15:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania w § 6 ust. 6 zdania drugiego o treści:” Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych Zamawiający wystawi Wykonawcy notę księgową (obciążeniową) na wysokość kwoty kar umownych”

Odpowiedź:
Zamawiający dokona modyfikacji odpowiednich zapisów umowy.

Pytanie nr 16:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania Regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków wydania i używania kart paliwowych oraz Regulamin korzystania z elektronicznej Aplikacji e-Faktura w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ 

Odpowiedź:
Zamawiający zaakceptuje regulamin Wykonawcy w zakresie niesprzecznym z zapisami SIWZ.